Web 会議のメリットとは?ビジネスチャットを併用した会議の進め方
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Web 会議のメリットとは?ビジネスチャットを併用した会議の進め方

近年、普及が進んだ Web 会議のメリット・デメリットを紹介。ビジネスチャットツールとの組み合わせによる、 Web 会議の上手な進め方についても解説します。

Slack チーム一同作成2022年6月29日

今や、 Web 会議はさまざまなビジネスシーンで行われています。離れた場所にいる人が簡単に会議やミーティングを始められる便利さは、対面の会議しか選択肢がなかった頃と比べると、仕事の進め方に大きな変化をもたらしています。

一方で、 Web 会議にも課題があることがわかってきました。今回は Web 会議のメリットとデメリットのほか、ビジネスチャットツールとの組み合わせによる Web 会議の上手な進め方についても解説します。

Web 会議の基本的な仕組みと普及した背景とは?

まず、 Web 会議の概要や、 Web会議が普及した理由についてなどを改めて整理しておきましょう。

インターネットの通信速度が高速化したことで、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からでも会議に参加することができるようになった理由についても解説します。

Web 会議とは?

Web 会議とは、パソコンやスマートフォンなどのデジタルデバイスを使い、インターネットを介して映像や音声を通信して行う会議のことです。

オフラインの会議と異なるのは、離れた場所にいる複数の者同士がモニター越しに会話をし、コミュニケーションできる点です。

また、専用の機材とネットワーク回線を使うテレビ会議とも違って、 Web 会議はパソコン(もしくはスマートフォン)とインターネット回線を用いるため、比較的気軽に導入できるのも特徴です。最近では画質や音質も向上し、映像や音声が途切れるといった問題も解消され、オフラインの会議と比べても遜色のないコミュニケーションが行えるようになってきました。

Web 会議が急速に普及した背景

Web 会議が普及した理由として挙げられるのが、働き方改革の推進と新型コロナウイルス感染症の感染拡大です。

この 2 つの背景と高速インターネット通信環境の標準化によって、リモートワーク(テレワーク)に舵を切る企業が一気に増え、それと同時に Web 会議も急速に普及したという経緯があります。

Web 会議は当初、対面での会議を代替するものとして利用されていましたが、テレワークが一般的になると、日常的なコミュニケーションツールとして幅広く使われるようになりました。

現在では、 Web 会議システムはオンラインの面接、商談、セミナー、研修などにも利用されています。遠隔診療や遠隔臨場など、その用途は今後さらに多様化していくものと考えられます。

Web 会議を導入するには?

Web 会議を始めるには、特別な道具は必要ありません。業務で使っているパソコン(もしくはスマートフォン)と、下記に紹介するソフトウェアや各種アクセサリーを用意すれば、誰しも簡単に Web 会議に参加することができます。

Web 会議システムを導入

Web 会議を始める際には、 Web 会議システムと呼ばれるソフトウェアを利用します。

現在の Web 会議システムは、クラウド型( ASP 型)と呼ばれるものが主流です。クラウド型の Web 会議システムの多くは、デスクトップアプリをインストールして使用します。 Web ブラウザ上で動作する Web 会議システムもありますが、よく知られている Web 会議システムの Zoom などは、デスクトップアプリのインストールが推奨されています。

スマートフォンやタブレット端末で使用する場合は、基本的にモバイル版のアプリをインストールします。

カメラ、ヘッドセットなどの機材をそろえる

多くのノートパソコンにはカメラ、マイク、スピーカーが内蔵されています。 Web 会議でも、自宅や自席から 1 人で参加するのであれば、それらを使用すれば事足りるでしょう。

ただし、画質や音質を上げたいなら、別途機材を用意したほうが良いケースもあります。特に音質が悪いとコミュニケーションがとりづらいため、ヘッドホン、もしくはイヤホンとマイクが一体になったヘッドセットを使うのがおすすめです。

デスクトップパソコンの場合、カメラなどがついていないケースが多いので、新たに機器をそろえる必要があります。 USB などで接続する Web カメラとマイクとスピーカー(もしくはヘッドホンやイヤホン)、あるいは Web カメラとヘッドセットという組み合わせが一般的です。

Web 会議のメリット

会議の最大のメリットは、専用機材や専用回線が必要なテレビ会議システムなどに比べ、導入が簡単で、コミュニケーションにかかるコストが低減できるという点です。また、業務効率の観点からも、多くのメリットがあります。ここでは、 Web 会議が業務にもたらすメリットについて、詳しくご紹介します。

離れた場所にいる者同士でもすぐにコミュニケーションできる

電話は音声のみ、かつ 1 対 1 が基本ですが、 Web 会議は、離れた場所にいる者同士、顔を見ながら複数人でのコミュニケーションが可能です。

在宅勤務中の従業員はもちろん、支社などの別拠点にいる従業員、出張先や顧客先にいる相手とも、お互いの表情を見ながら話ができるのは大きなメリットです。社内だけでなく、外部パートナーやフリーランスのスタッフ、顧客との打ち合わせでも Web 会議がよく使用されています。

移動やスケジュール調整の手間が省ける

対面での会議と違って移動の手間が省けるため、スケジュール調整がしやすいのも Web 会議のメリットです。会議室を確保する必要もありませんし、交通費もかかりません。最近は Web 会議用のコワーキングスペースや駅の構内などに設置された個室ブースも増えて便利になりました。

スピーディーな意思決定が可能になる

できるだけ早く関係者の合意を得たいことがある時など、 Web 会議なら必要なメンバーを集めやすく、迅速に意思決定できます。事前にメールやチャットで資料などを共有しておき、 Web 会議では最終的な確認のみ行ってすぐに行動に移すといったことも可能です。

働き方の多様化に対応できる

Web 会議は在宅勤務やテレワークに対応できるほか、 U ターンや I ターンを希望する従業員が地方に移住して働くなど、多様な働き方を選択できる環境整備にも役立ちます。加えて、勤務地に縛られることなく優秀な人材を獲得する足がかりとして、企業側にもメリットが多いものです。

また、ソフトウェア開発においては、開発業務を海外企業に委託するオフショア開発や、国内の地方の企業に委託するニアショア開発も増えています。そこでも、 Web 会議やビジネスチャットが活用されています。

コストを削減できる

コスト削減を目的に、 Web 会議を積極的に活用する企業も多く存在します。本社の営業部門と各支店間の出張費を削減するといったものが典型例です。

また、従来の対面式から、 Web (オンライン)商談や Web セミナー、 Web イベントへ移行するのもコスト削減効果が期待できます。

BCP (事業継続計画)に結びつく

BCP (事業継続計画)とは、自然災害等や有事など緊急事態に遭遇した際、損害を最小限にとどめることや企業の中核事業を継続すること、早期復旧をすみやかに行うために、緊急時における事業継続の方法、手段などを決めておくなどの対策を指しています。

Web 会議を日頃から用いることは、災害時の事業継続のための備えとしても役立つといわれています。特に、感染症拡大時の対策として有効なことは、コロナ禍によって証明されたといえるでしょう。緊急時の通信やコミュニケーション手段の確保のためにも、 Web 会議システムの導入は有効です。

Web 会議のデメリットと課題

Web 会議には多くのメリットがありますが、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。普及するにつれて明らかになってきた課題も含めてご紹介します。

通信環境や通信状況に影響される

Web 会議の映像や音声の品質は、各人の通信環境や通信状況に左右されます。何らかのトラブルが発生して通信が途切れる、切断される、音声ノイズが入る、ハウリングやエコーが起きるといった不具合は、スムーズなコミュニケーションを阻害する大きな要因です。

通信速度は個々の環境に依存するため、快適に Web 会議を利用できる人がいる一方、画質や音質が悪いまま参加している人もいるという状況が生まれやすいのも問題です。通信環境が悪い所から参加していると会議の内容を把握できず、発言も消極的になるおそれがあります。

Web 会議に参加できるスペースが限られる

パソコンで仕事はできても、 Web 会議に参加できる場所は意外に限られている…と感じたことのある人もいるのではないでしょうか。在宅勤務の場合でいえば、すべての人が自宅に書斎や仕事部屋を持っているわけではありません。そばに小さな子供がいるため、落ち着いて話ができないといったケースもよくあります。あるいは、カフェなどでは周囲の目も多く、セキュリティの観点でも問題があります。

オフィスのデスクも、すぐ隣にほかの従業員がいるような環境だと、配慮が必要な場合もあります。そのため、オフィスから Web 会議に参加する時は、結局、打ち合わせスペースや会議室を使うという場合も多いようです。

感情や場の雰囲気を把握しづらい

モニター越しの会話は対面での会議と違って、参加者の感情や気分、場の雰囲気を把握しづらいという側面があります。身振り手振りなどの非言語的要素が少ないために、意思疎通がうまくいかないといったことも起こりやすいものです。

ほかにも、誰かが話す時には音声をミュートすることが多く、あいづちが伝わらない、話を聞き逃した時に聞き返しづらい、意見をするタイミングがわかりにくい、対面より表情を作らなければならない…といった違いもあります。そのため、 Web 会議は対面の会議に比べて疲労が大きいと感じる人もいるようです。

ツールの扱いに慣れていない人や Web 会議に抵抗感を持つ人もいる

「オンライン会議は苦手」「直接会話しないと仕事ははかどらないものだ」といった理由で、 Web 会議そのものに抵抗がある人もいます。ツールの扱いに慣れていない、オンラインでの会議というスタイルに苦手意識を持っているという場合もあります。

問題は、参加者それぞれの感覚にギャップがあるという点です。慣れている人は積極的に発言をし、そうでない人は聞き役に回ってしまうとすれば、十分な話し合いができているとはいえないかもしれません。

議論が盛り上がらない

ファシリテーターが会議をマネジメントする場合を除くと、「 Web 会議を開いても活発な議論になりにくい」「参加者の当事者意識が薄く、議論が盛り上がらない」といったこともよくあります。

報告や連絡事項の確認が目的であれば問題ないのですが、議論やブレーンストーミングをするといった濃度の高い話し合いをする時には、やはり対面での会議のほうが向いている場合が多いようです。

プライバシーやハラスメントの問題も

自宅から Web 会議に参加している人に対し、映り込んでいる部屋の様子や本人の服装、ヘアスタイル、メイクなどについて、ことさら指摘するといった行為はプライバシー侵害やハラスメントに該当する場合もあります。

反対に、たまたま映ったペットの話から、なごやかな雰囲気が生まれるといったケースもあるのですが、プライベートに踏み込んだ話題には配慮が必要です。

Web 会議の普及は、オフィスでのミーティングや会議とは異なる新しい課題があることを、参加者全員が認識することが大切です。

Web 会議 × ビジネスチャットの組み合わせで、 Web 会議のデメリットを補う

Web 会議とともに、テレワークなどでよく利用されているビジネスチャットシステム。ビジネスチャットの多くは、テキストベースのコミュニケーションが中心です。 Web 会議システムと組み合わせて使うことで、両者の特徴を活かして Web 会議の課題を解決できる可能性があります。

例えば、チーム内のビジネスチャットで議案に対して意見交換をしたのち、十分な情報がそろった段階で Web 会議によるリアルタイムの話し合いをして結論を出すというのは、よく見られる形です。

あるいは、 Web 会議での話し合いの後、ビジネスチャットで認識のずれを修正したり、細かい部分を詰めたりするやり方もあるでしょう。

Web 会議で伝わりにくい部分があったとしても、その前後にビジネスチャットで確認するなどすれば、 Web 会議にありがちな情報のばらつきをなくし、その後の意見調整もスムーズにできるはずです。 Web会議だけ、ビジネスチャットだけでコミュニケーションをとるのではなく、シーンに合わせて両者を柔軟に使い分けるのがおすすめです。

Slack なら、チャットから Web 会議への移行もスムーズ

ビジネスチャットツールとしても人気の Slack は、チャットと Web 会議の使い分けや移行をスムーズにする機能が備わっています。ここでは、その便利な 2 つの機能について解説しましょう。

ビデオ通話を使って、会議もできる

Slack では、「ハドルミーティング」という機能を使ってメンバーと音声や映像を使ったリアルタイム通話ができます。テキストでのやりとりをしていて直接会話したほうが早いなと感じた時は、スムーズに通話での会議に切り替えることが可能です。

無料プランでは 最大 2 人まで参加可能ですが、有料プランでは最大 50 人まで同時参加ができます。

Web 会議システムとの連携も可能

Slack 上から、外部の Web 会議システムを呼び出して会議を始めることもできます。 Web 会議システムも、 Zoom 、 Microsoft Teams Calls 、 Webex Meetings 、 Google+ ハングアウト( Google Meet )、 BlueJeans などから選べます。

普段使っているビデオ会議サービスをつなげば、 Slack の会話を離れることなくその場ですぐに会議を開始したり、通話に参加したりできるようになります。

Web 会議のデメリットはビジネスチャットツールの併用で解決しよう

Web 会議には多くのメリットがありますが、企業での活用が進むにつれてデメリットや課題も明らかになってきました。今後、機器や通信環境の改善が行われていけば、その多くは解決していくでしょう。

一方で、企業や利用者も上手な活用法をマスターしつつあります。ビジネスチャットやそのほかのコミュニケーションツールや対面での会議も組み合わせ、デメリットを補いながらメリットを最大限活かすというのも、利用を重ねる中で生まれた知恵だといえます。

Slack の標準ビデオ通話機能を活用するも良し、外部の Web 会議システムを連携して使用するも良し。チャットと Web 会議のいいとこどりで、業務効率化にお役立てください。

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ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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