Cliente em destaque

A Cvent realiza eventos de classe mundial com a ajuda do Slack

"Determinados produtos atraem todos nós, são incríveis. E o Slack tem uma magia que simplesmente atrai as pessoas."

Pradeep MannakkaraCIO, Cvent

Resultados de uso do Slack:

"O Slack permitiu eliminar diferenças e fazer a comunicação fluir em uma organização grande e em expansão."

Principais integrações usadas com o Slack:

  • Outlook Calendar
  • Zoom
  • Box

O risco é alto ao organizar grandes conferências e eventos corporativos. Quando sua empresa é a principal responsável por esses eventos, o risco é ainda maior. A Cvent, empresa líder no setor de tecnologia em reuniões, eventos e hospitalidade, leva essa responsabilidade muito a sério. Tão a sério que 80% das empresas da Fortune 100 e 27 mil outras organizações globais usam o software da Cvent para planejar, comercializar e executar eventos.

Esse sucesso deu início a uma era de rápida expansão. A Cvent, com sede em Tysons, na Virgínia (EUA), cresceu para mais de 4.300 funcionários em 22 escritórios globais. Grande parte desse crescimento ocorreu nos últimos cinco anos. Obviamente, o crescimento traz novos desafios. Quando o CIO da Cvent, Pradeep Mannakkara, entrou na empresa em 2016, ele se comprometeu a simplificar e otimizar a maneira como a empresa operava internamente.

"Nos perguntamos 'Como as empresas modernas realmente prosperam nesse ambiente? Como nossos funcionários podem ser mais produtivos, mais satisfeitos, mais engajados com nossa tecnologia e a cultura que ela proporciona?' ", diz Mannakkara. A resposta? O Slack.

Na época, a Cvent usava uma combinação de diferentes ferramentas que variavam de departamento para departamento. Inicialmente, a empresa experimentou várias ferramentas de colaboração diferentes, incluindo as que vieram com outro software, mas "a adoção simplesmente não ocorreu", diz o CIO.

Os funcionários clamavam por uma plataforma comum em toda a empresa. De fato, muitos viram que as equipes de tecnologia da empresa estavam usando o Slack, e agora estavam pedindo pela ferramenta. "Após tomar a decisão de implantar o Slack em toda a empresa, pensamos que levariam meses para todos começarem a usá-lo", diz Mannakkara. "Pelo contrário, a adoção foi de mais de 90% nas primeiras semanas." E mais, as pessoas gostaram de usar o Slack. Em uma recente pesquisa de NPS, que mede a satisfação do usuário, os funcionários deram uma pontuação de 65 para o Slack. A média de softwares e apps é de 30, pontuações acima de 50 são consideradas excelentes.

O rápido crescimento da Cvent incluiu uma série de aquisições, como a Social Tables e a Wedding Spot. Para integrar essas empresas rapidamente, a Cvent conta com o Slack Connect, um ambiente seguro de comunicação que permite que várias organizações trabalhem nos mesmo canais. Com o Slack Connect, a Cvent abriu novos caminhos para a colaboração, até mesmo durante o processo de expansão da empresa.

Hoje, os funcionários da empresa enviam mais de 250 mil mensagens por dia no Slack, o que permite que eles se conectem e colaborem como nunca antes. "Determinados produtos atraem todos nós, são incríveis", diz Mannakkara. "E o Slack tem uma magia que simplesmente atrai as pessoas."

Pessoas sorrindo e trabalhando em um escritório iluminado.

Desenvolvimento rápido com o bot Release

Com a proliferação das ofertas de produtos da Cvent, os engenheiros da empresa precisaram acelerar seu cronograma de lançamentos. No início, a empresa lançava versões a cada trimestre. Depois passou a lançar mensalmente e, em seguida, semanalmente. Para apoiar a expansão e a velocidade dessas implantações, eles precisavam de uma nova ferramenta. Com o Slack, os engenheiros da Cvent simplificaram o processo de implantação e agora liberam novos lançamentos mais rapidamente, além de manter informadas as outras equipes, como a de atendimento ao cliente e o marketing.

Para ajudar nesse processo, os engenheiros de confiabilidade do site da Cvent desenvolveram o bot Release, uma integração que permite aos desenvolvedores lançar novas versões diretamente no Slack. O bot garante que cada nova versão siga as práticas recomendadas da Cvent e mantenha outras partes interessadas informadas por meio dos canais do Slack, espaços virtuais em que os funcionários compartilham atualizações, ferramentas digitais e arquivos. "Com o bot Release, em tempo real, é possível garantir que equipes e escritórios em todos os fusos horários se comuniquem corretamente e que não tomem decisões que afetem nossos clientes de modo negativo", diz o CTO e cofundador da Cvent, David Quattrone.

An example of a message inside an integration app.
release-botAPP9h55
@Matt Brewer confirmed the deploy of event-site-editor
@Matt Brewer unblocked the queue after deploy of event-site-editor
@Sarah Parras confirmed the deploy of snapshot-evaluator-consumer to PRODUCTION

Com o bot Release, a equipe de engenharia da Cvent duplicou o volume de novas versões no ano passado. Hoje, a equipe lança novas versões centenas de vezes a cada mês, várias vezes por dia. "Para nós, o fato de poder implantar uma nova versão sem intervenção manual, confiando essa tarefa a ferramentas de software, foi transformador", diz Quattrone.

"Os membros da minha equipe agora trabalham uns com os outros independentemente do local. Basta acessar o Slack nos dispositivos móveis em qualquer lugar. Em caso de problemas, é só se conectar com os colegas e resolvê-los."

David QuattroneCTO e cofundador, Cvent

Obviamente, essas novas versões nem estariam em andamento sem uma colaboração próxima entre as 90 equipes de desenvolvedores da Cvent. Essas equipes estão espalhadas em todo o mundo, mas permanecem conectadas independentemente da distância por meio do Slack e da integração com o Zoom, que permite iniciar chamadas no Slack em questão de segundos. "As dificuldades antes causadas pelos fusos horários diferentes se evaporaram", diz Quattrone. "Os membros da minha equipe agora trabalham uns com os outros independentemente do local. Basta acessar o Slack nos dispositivos móveis em qualquer lugar. Em caso de problemas, é possível colaborar rapidamente e resolvê-los sem precisar ligar o computador."

Quattrone também organiza regularmente AMAs (sigla em inglês para "pergunte qualquer coisa") no Slack para os funcionários da Cvent tirarem dúvidas sobre novas linhas de produtos e a estratégia de tecnologia geral da empresa. É um fórum aberto que cria um espaço para conversas francas, incentivadas na política de portas abertas da Cvent, além de ajudar a empresa a expandir sua cultura única. "À medida que a Cvent cresceu para diferentes locais e escritórios, ficou mais difícil garantir que a cultura de abertura, inovação e colaboração continuasse em toda a organização", diz Quattrone. "O Slack foi fundamental porque nos permitiu fazer isso."

Otimização do ciclo de vendas com os canais

Com a crescente organização de vendas da Cvent espalhada por 13 fusos horários e vários países do mundo, manter uma comunicação eficaz e consistente, tanto dentro do departamento quanto com outras equipes, tornou-se uma preocupação importante. "Antes do Slack, tínhamos que confiar totalmente no e-mail para a comunicação da equipe", diz Franci Hirsch, vice-presidente de desenvolvimento de vendas da Cvent. "E isso é difícil quando você lida com muitos fusos horários e muitas pessoas diferentes. As caixas de entrada de e-mail ficam lotadas."

Depois que a empresa adotou o Slack, notou uma mudança drástica. "O Slack permitiu eliminar diferenças e fazer a comunicação fluir em uma organização grande e em expansão", diz ela. "O Slack alinha as partes interessadas para garantir que a comunicação com os clientes seja precisa e eficiente."

Hirsch e seus colegas no departamento de vendas usam os canais do Slack na maioria das operações, incluindo:

  • Desenvolvimento de funcionários: os dois programas de treinamento da Cvent, Ignite (integração de novos funcionários) e Accelerate (formação contínua de funcionários), usam os canais públicos do Slack para tirar dúvidas dos aprendizes antes e depois das sessões. Assim, os líderem podem identificar áreas de foco.
  • Comemoração de vitórias: a equipe de vendas compartilha as vitórias diárias no canal #sales-successes. Outros membros da equipe e executivos parabenizam publicamente as pessoas, gerando mais engajamento e promovendo uma cultura de sucesso em toda a organização.
  • Gerenciamento do ciclo de vendas: a Cvent cria novos canais para negócios de alto nível, de modo que todas as partes interessadas possam se alinhar sobre a estratégia e os gerentes de vendas possam acompanhar o status de um negócio e ajudar a superar possíveis obstáculos.
  • Respostas rápidas: os representantes podem postar perguntas nos canais de outros departamentos para receber respostas rápidas, mesmo se estiverem no telefone com um cliente potencial. Em vez de esperar horas ou dias, os representantes podem agora dar uma resposta quase instantânea.

Talvez o mais importante seja que o Slack democratiza as informações, permitindo que a equipe de vendas avance e feche negócios mais rapidamente. "Com o Slack, incentivamos todos a acessar os canais corretos para receber respostas", diz Hirsch. "Em vez de ter que esperar por e-mails, o que pode levar muito tempo, agora é possível acessar as informações necessárias imediatamente."

A sample sales and enterprise conversation in Slack
sales-connect
Arcadio Buendía14h57Will we have specialized tracks and networking events for universities and colleges at CONNECT? I have several interested prospects.
👀1👍1
Zoe Maxwell14h59@Arcadio Buendía yes! We'll have special sessions for them. Check out the tentative schedule. Let me know if you have any questions.
https://docs.google.com/document/d/1HOYHDYM/edit?usp=sharing
CONNECT ScheduleDocument from Google Drive
fez upload deste arquivo: CONNECT Schedule
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Harry Boone15h35When can we expect the finalized agenda for CONNECT? Thanks!
Zoe Maxwell15h35@Harry Boone we'll be sharing the agenda in channel on Friday. It'll be live on the website on Monday. Let me know if you need specific details in the meantime.
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Enviar mensagem para #sales-connect

Organização de eventos mundiais no Slack

A Cvent é mais que uma empresa de software para organizar os bastidores de eventos. A empresa também organiza a Cvent CONNECT, a maior conferência de usuários de tecnologias de eventos do mundo. Com 5 mil participantes anuais, a pressão para proporcionar uma experiência perfeita é alta. Rachel Andrews, diretora de reuniões e eventos da Cvent, está muito ciente disso. Para a equipe de 40 pessoas dela, a Cvent CONNECT é um evento global, em que todos precisam trabalhar.

"O Slack transformou a maneira como realizamos eventos do ponto de vista da comunicação, mas também da perspectiva da capacitação, do treinamento, da criação de vínculos e do compartilhamento de informações em todos os departamentos da empresa."

Rachel AndrewsDiretora de reuniões e eventos, Cvent

No entanto, apesar da plataforma de primeira linha, da grande experiência em eventos e de meses de planejamento, alinhar todas as pessoas se mostrou uma tarefa problemática. Um exemplo: a coordenação do dia do evento da Cvent CONNECT exigiu que Andrews gerenciasse a comunicação em sete plataformas diferentes, do WhatsApp a chamadas telefônicas e rádio. "Descartamos todas elas e usamos só uma: o Slack. Não precisar usar um rádio em um evento com mais de 5 mil pessoas foi transformador", diz ela.

Hoje, a equipe de eventos da Cvent usa o Slack para gerenciar a comunicação da CONNECT e também 1.200 eventos menores ao longo do ano. Em cada um deles, o Slack desempenha um papel fundamental em todas as etapas do processo de execução do evento.

  • Planejamento pré-evento: os e-mails sobre o evento global que enchiam a caixa de entrada agora estão consolidados nos canais do Slack, onde as partes interessadas podem encontrar rapidamente as respostas de que precisam.
  • Logística do dia do evento: em vez de usar walkie-talkies no local, Andrews agora interage com mais de 600 funcionários do evento da Cvent por meio do app para dispositivos móveis do Slack, o que facilita tudo, desde o check-in dos participantes até trocas de função de última hora.
  • Dados do pós-evento: por meio do Slack, a equipe de Andrews compartilha métricas do evento e coleta feedback de toda a organização. Em seguida, essas informações são usadas para atualizar e aprimorar futuros eventos.

Desde a implantação de atualizações de produtos até a organização de eventos mundiais, a Cvent escolheu o Slack como sua ferramenta de colaboração preferida. Ao conectar os funcionários da Cvent em todo o mundo, o Slack permitiu à empresa se expandir mais rapidamente, acelerar a inovação e oferecer um suporte melhor aos seus clientes. Tudo isso ajuda os mais de 300 mil usuários a criar experiências de eventos verdadeiramente memoráveis.