Slack 協助 Ray White Bendigo 更快談成交易

「Slack 的深度是其他協作平台所欠缺的。其他平台確實能協助團隊進行溝通,但 Slack 的功能不僅止於此,它就像我們的大腦,能集結各種資訊,讓我們工作起來更加得心應手。」

Ray White總經理Rory Somerville

房地產經紀人的生活非常忙碌,整天行程不外乎驗屋、開發商機、回應賣方要求等等,經常忙得不可開交。

簡而言之,就是一團混亂,這是 Ray White Bendigo 總經理 Rory Somerville 的形容。至少,在開始採用 Slack 之前,他們的生活確實又忙又亂。

Somerville 表示:「我們 Ray White Bendigo 員工真的是 Slack 的愛用者。在我們公司,使用 Slack 是個非常大的轉捩點,現在它就是我們整個團隊的中樞神經系統。」

Somerville 說:「使用 Slack 之前,我們利用各種管道保持交流互動:電子郵件、Facebook Messenger、簡訊,所有查詢都透過這些管道進行。待處理的電子郵件總是堆積如山,我們老是找不到顧客寄來的電子郵件。」

團隊開始使用 Slack 之後,這方面的問題就迎刃而解,團隊也得以發揮前所未見的效率。

從此告別電子郵件瓶頸

Ray White Bendigo 管理散佈在澳洲和菲律賓的團隊。房地產市場經年累月都有不少待交易的房地產,有沒有能力迅速將洽詢資訊分流,並且妥善分配給合適的處理人員,正是影響成交結案速度的關鍵。

Somerville 說道:「做我們這一行,速度非常重要。買方、賣方和合作夥伴需要我們的時候,我們就得讓他們聯絡得到。」

使用 Slack 之前,該團隊總是很難妥善做好客戶洽詢事宜、合作夥伴要求,或是潛在商機之類的工作分流。絕大多數的洽詢郵件,全都進了 Somerville 的收件匣,然後就無聲無息了。

「我常常會收到不歸我管的電子郵件,然後自然而然就堆積如山了,因為我總是馬不停蹄地忙著開會和驗屋。」

該團隊需要一個能將郵件分門別類並大幅提高效率的生產力平台,簡單地說,他們需要 Slack。

「Slack 的深度是其他協作平台所欠缺的。其他平台確實能協助團隊進行溝通,但 Slack 的功能不僅止於此,它就像我們的大腦,能集結各種資訊,讓我們工作起來更加得心應手。」

總經理Ray WhiteRory Somerville

因應加快工作分流速度的需求

自從使用 Slack 之後,Ray White Bendigo 終於能讓郵件變得井然有序。現在,內部協作全數透過頻道進行,頻道就是共用的空間,各團隊可以透過這個平台溝通想法、做決定,以及同心協力推動工作。同時,客戶寄到 Ray White Bendigo 的洽詢郵件終於受到正視,也能得到應有的回應了。

Somerville 表示:「Slack 的深度是其他協作平台所欠缺的。其他平台確實能協助團隊進行溝通,但 Slack 的功能不僅止於此,它就像我們的大腦,能集結各種資訊,讓我們工作起來更加得心應手。」

據 Somerville 的形容,使用 Slack 之前的日子,他每晚下班回家還得處理白天馬不停蹄趕赴洽公行程之際堆積的 40 則語音留言。

現在就不一樣了,Somerville 設定將自己的手機和 Slack 連結,只要收到語音留言和訊息,團隊成員馬上就能進行處理。比方說,假設有位潛在客戶想要預約在隔天進行驗屋,團隊成員看到留言之後馬上就能回電並安排驗屋。

Somerville 說道:「以前這類語音留言都堆在我的手機裡,其他人根本不知道有留言。現在我的語音留言會傳到一個 Slack 頻道中,我的團隊就能迅速處理。

現在大約 90% 的語音留言都能有專人即時處理,不像以前得等我晚上 6 點抽空聽留言、手動分配工作。」

工作速度更快、更省力

Slack 也協助整個團隊更快完成工作。

舉例來說,只要透過 Huddle 這類可以讓團隊即時合作和共同創作的虛擬平台,成員不論身在何處,都能順利推動工作進度。

「有了 Huddles 這項功能,我就可以和團隊成員進行短暫但有意義的溝通。不但不必特地預約會議時間、不需浪費時間參加一些沒效率的應酬,還能隨時和任何人交流溝通,不論他們人在樓下的辦公室裡或是在菲律賓,感覺都像坐在我身邊一樣。」

Slack 也改善了該公司與外部合作夥伴之間的合作模式。Slack Connect 能從分散在各處的電子郵件對話串中挑出屬於外部協作的電子郵件,將這些電子郵件整合在同一個平台,Ray White Bendigo 採用這項功能之後,相關人員只要按個滑鼠按鍵,輕輕鬆鬆就能與房貸市場經紀人、會計師、記帳士或其他 Ray White 分公司展開協作。

Somerville 說道:「現在已經沒得商量了;想和我們接洽業務,一定得透過 Slack,我們不接受使用簡訊、電子郵件或電話。」

「要不是因為 Slack,我真的不認為我們能夠如此突飛猛進,甚至不知道能不能這麼順利地擴大業務規模。」

總經理Ray WhiteRory Somerville

提升客戶服務,一次服務一人

放眼未來,Somerville 和他的團隊迫不及待想使用畫板這個能讓團隊輕鬆尋找、管理及分享知識的介面。

「我們很愛在頻道裡釘選各種文件和筆記,這樣就不用花時間在 Google Drive 裡一個一個找。加上新的畫布功能之後,我們就不需要再翻閱釘選過的所有內容,所以,我相信我們的工作效率會再更上一層樓。」

「開始改用 Slack 處理工作之後,我們可以協作、合作、標記、分享、討論以及發揮創意,最終當然就能提供更好的服務。」

「要不是因為 Slack,我真的不認為我們能夠如此突飛猛進,甚至不知道能不能這麼順利地擴大業務規模。」[# /]