手段を見直して業務効率化！即実践できるシーン別 4 つのヒント

働き方改革の意識が高まるなか、注目を集めているのが業務効率化。そのためのさまざまなツールも溢れていますが、どんなシーンで何を使えば業務効率化につながるのか迷い、結果的に何も導入できず、これまでのやり方をとりあえず続けている…というのはよく聞く話です。

しかし組織に合ったツールをメンバー全員が使いこなせれば、劇的な業務効率化につながります。今回は、社内コミュニケーション、プロジェクト管理、ルーティンワーク、トレーニングの 4 つのシーンにおいて、業務効率化のための目のつけどころと、最新テクノロジーに及び腰な人でも実践できるような簡単で楽しい方法を紹介します。

1. 社内コミュニケーションはチャットで

社内コミュニケーションの手段として、多くの人が活用しているのがメールです。メールを書くときは社内と言えど、「〇〇さん、お疲れ様です」で始まり「以上宜しくお願い致します」で終わる定型フォーマットを使うことがマナーとされています。しかしこの定型文は意外と時間の浪費につながっており、ビジネス定型文になんと年間 2.7 日相当が浪費されているという試算もあるほどです。

さらに、メールでは基本宛先に入っている人にしか情報が共有されず、社内での情報格差が生まれる原因になっています。情報格差が生まれると、その格差を埋めるためのコミュニケーションがさらに必要になります。たとえば現場の進捗を上長に報告したり、顧客やベンダーとのやり取りを報告書にまとめるなど余計な仕事が生まれるのです。

電話はさらに考えもの。閉じたコミュニケーションであるだけでなく、相手の集中力や時間を奪うからです。そもそも電話をかけるということは、かけた相手の作業を自分の都合で中断させるということ。そしてすべての手を止めさせ、自分の話を聞いてもらうのです。当然、作業を中断された方はもとの作業に戻るのに多少の時間がかかります。余程の緊急事態でない限り、その必要性はないはずです。

このようなメールや電話の代わりに使いたいのがオープンにコミュニケーションできるチャットツールです。メールのような定型文を挟まずに会話しているように返信できるほか、絵文字でリアクションすることも可能です。メールで一言だけ返信すると若干「感じが悪い」という印象になりがちですが、チャットであればそんな気まずさも発生せず、むしろ楽しく効率的にやり取りすることが可能です。

また、オープンな場でやり取りすることで、全員が情報を平等に持つようになり「情報格差を埋めるための仕事」が不要に。これは社内コミュニケーションに限らず、顧客やベンダーなど社外の人とのやり取りにおいても同様です。さらにおやすみモードにしておくと通知もオフできるため、集中したいときに邪魔されることもありません。

2. プロジェクト管理ツール活用で定例会を削減

業務効率化を考えるときに必ず見直したいのが会議です。プロジェクトが決まると自動的に定例会を設定し、主な議題が進捗共有だというのはよく聞く話です。

そもそも報告や共有は全員が集まらなくてもできるもの。それに、その報告や共有のタイミングを会議まで待っていては、業務全体のスピードを落としかねません。報告事項や共有事項は関係者全員がいつでも見られるような状態にしておき、各自が必要なタイミングで見れば十分です。

そこで活用したいのが、オンラインのプロジェクト管理ボード。プロジェクトメンバーのほか、関係部門や役員等もそのボードに招待しておけば、関係各所への社内報告資料作成も必要ありません。また、このようなツールではタスクごとにメッセージを投稿することができます。そうするとやり取りもタスクごとに整理できるうえ、関係者がそのやり取りから流れを把握したり会話に参加したりできるため、スムーズにかつスピーディなプロジェクト進行が可能になるのです。

3. 定型タスクを自動化する

どこの組織にも存在する定型タスク。会議室の予約、来客登録、残業申請、出張報告書の作成、物品や名刺の発注依頼、勤怠管理登録…など、「手続きのためのタスク」を挙げてみると意外と多いことに気づくでしょう。しかも、これらの手続きは一度やり方が決まるとなかなか変更されません。

しかし、ものすごい勢いでテクノロジーが発達している今、数年前に定められた手続き方法が業務効率化にとってベストだとは言い切れません。特にルーティンワークは売上に直接結びつかないタスクであるため、ここにかかる時間を抑えることが業務効率化に効果的だと言えるでしょう。

そこで考えたいのがタスクの自動化です。定型タスクはすべて Bot で処理できるようにし、依頼する側・された側両方が最小限のコミュニケーションで済むようにします。そうすることで、エクセルやワードファイルで申請書を作る手間や、それを承認する手間やハンコを省き、さらにバックオフィスが申請データや書類を保管する手間も省けます。Bot と聞いてハードルが高いと思うかもしれませんが、最近はコーディングなしで簡単にワークフローを自動化できる仕組みもあるので調べてみましょう。

4. 見える化と自動化でトレーニングを効率よく

新しいメンバーを迎えたときにもやることはたくさんあります。ウェルカムメッセージの送付から始まり、必要書類の共有、参加してもらうプロジェクトのこれまでの情報共有など、実施側にとったらかなりの負担です。また、1 年間に何度も新しいメンバーが入ってくる場合、これらの負担をその都度繰り返すことになります。

ここで業務効率化するポイントは、「情報の見える化」と「自動化」。1 番目や 2 番目に挙げたチャットツールやプロジェクトマネジメントツールを活用すると、情報がすべて「見える化」します。そうすることで、プロジェクトのこれまでの流れなどをすぐに把握できるほか、そこで行われているコミュニケーションから、その組織ではどんな言動が推奨されていてどんな言動に気を付ければよいのかがわかります。そうすることで、新しいメンバーは情報をすばやくキャッチアップしながら自然に会社の文化を学んでいくことができるのです。

さらに、3 番目に挙げた自動化で、ウェルカムメッセージや手続きガイドなどを自動送信できるようにしておくと、受け入れ側の負担がぐっとが楽になります。

ツールを 1 か所にまとめてさらに業務効率化

これまで色々な方法を紹介しましたが、一番のおすすめは、それらを 1 か所のプラットフォームにまとめてしまうこと。そうすることで、色々なツールを行ったり来たりする必要もなく、すべてが 1 つの場所で使えるためますます業務効率化につながります。まずは 1 つからでもいいので、新しいツールを導入してみましょう。

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