La digitalizzazione aziendale diventa un processo essenziale

Secondo lo studio Market Watch PMI di Banca Ifis, un’impresa su due (circa il 51%) riconosce che la digitalizzazione aziendale è essenziale per la sopravvivenza sul mercato e circa il 42% la ritiene un vantaggio per il futuro. Si tratta di un’evoluzione non sempre facile, ma che in ogni caso le aziende devono affrontare.

In questo contesto, va notato come la digitalizzazione dei documenti sia uno degli aspetti essenziali della digitalizzazione aziendale. Ma come si applica una trasformazione di questa portata in un’azienda e quali vantaggi può portare in termini di competitività? Lo spieghiamo in questo articolo.

Digitalizzazione aziendale: di cosa si tratta?

La digitalizzazione aziendale è il passaggio attraverso il quale le imprese trasformano i propri processi sulla base dell’integrazione delle tecnologie. Grazie a questa evoluzione, in cui come vedremo la digitalizzazione dei documenti gioca un ruolo essenziale, le aziende cercano di sopravvivere e crescere in un mercato sempre più competitivo.

Stiamo parlando di un cambiamento incentrato su efficienza, produttività, riduzione dei costi, consumo di risorse e sostenibilità. Ma non solo: anche il ruolo dei dipendenti è molto rilevante nella digitalizzazione aziendale; da un lato, infatti, devono essere parte di questa trasformazione e, dall’altro, devono facilitare il lavoro di tutti i membri e tutte le aree dell’impresa.

Affrontare la digitalizzazione aziendale

Molte aziende non sono in grado di affrontare questo processo con facilità. Si tratta di introdurre una serie di cambiamenti che richiedono investimenti consistenti, di cercare strumenti tecnologici in un mercato sempre più saturo e di implementarli nella gestione quotidiana dell’azienda nel modo più naturale possibile. Pertanto, come ogni evoluzione, la digitalizzazione aziendale comporta alcune difficoltà.

Per superare gli ostacoli, è meglio vivere questa transizione come un vero e proprio processo, con un inizio e una fine, e pianificarla in modo attento e scrupoloso per ottenere il risultato sperato. Per la digitalizzazione dei documenti, come per qualsiasi altro cambiamento apportato dalla tecnologia, è necessario seguire i passaggi descritti qui sotto.

Analisi dell’azienda

Il primo e indispensabile passo nel processo di digitalizzazione aziendale è l’autoanalisi: studiare le esigenze dell’azienda è essenziale per capire quali strumenti utilizzare e quali caratteristiche essi debbano avere. Stabilire gli obiettivi che definiscono il percorso da seguire renderà la transizione molto più semplice e proficua.

Ricerche di mercato

Una volta chiarite le esigenze digitali dell’azienda, è il momento di effettuare una ricerca di mercato approfondita, in modo da stabilire quali tecnologie siano necessarie per soddisfarle al meglio.

Selezione dei canali di comunicazione

Contemporaneamente alla scelta degli strumenti, ogni cambiamento deve essere comunicato a tutti gli attori che possano essere interessati in misura maggiore o minore. In altre parole, se la digitalizzazione dei documenti riguarda i clienti, i dipendenti o i fornitori – o tutti loro – questi devono essere informati in dettaglio di tale transizione.

Digitalizzazione dei documenti

Come abbiamo detto, la digitalizzazione dei documenti è uno dei punti più importanti nel processo di digitalizzazione aziendale, in cui occorre abbandonare i supporti informativi fisici e unificare l’uso dei dispositivi tecnologici. L’archiviazione, la gestione e la protezione dei dati diventano quindi parte integrante di questo processo evolutivo.

Strategie di marketing

Nel momento in cui un’azienda diventa digitale, le sue strategie di marketing devono essere aggiornate e, ancora una volta, i suoi mezzi e canali devono essere completamente cambiati. Questo aspetto merita un’attenzione particolare nel processo di cambiamento, data la sua importanza sia all’interno che all’esterno dell’azienda stessa, al fine di comprendere questa evoluzione e di presentarla al mercato e ai clienti, esistenti o potenziali.

Integrazione degli strumenti

Dopo aver individuato le esigenze dell’azienda e gli strumenti in grado di soddisfarle, non resta che procedere all’applicazione nella gestione quotidiana della struttura. Questa è forse la parte più complessa della digitalizzazione aziendale: l’aggiornamento dei sistemi, l’acquisizione di attrezzature e l’integrazione con i processi esistenti sono alcuni dei passaggi da considerare.

Formazione dei dipendenti e talent scouting

Se c’è un aspetto rilevante della fase precedente che si distingue dal resto, è la formazione dei dipendenti. Anche in questo caso, la complessità sta nell’adattamento dei collaboratori, che in molti casi dipende dalla loro disponibilità ad apprendere e a modificare i propri incarichi. Da qui l’importanza della comunicazione con i dipendenti lungo tutto il processo.

Monitoraggio costante degli sviluppi

Infine, è auspicabile tenere presente che questo processo è costante e ciclico, per cui non si esaurisce qui. Il monitoraggio degli strumenti implementati, i relativi aggiornamenti e l’adeguata manutenzione devono essere accompagnati da un follow-up del mercato, poiché può sempre presentarsi un nuovo sviluppo a miglioramento di quanto già esistente.

La centralità della digitalizzazione aziendale

Considerando l’importanza delle tecnologie per la competitività delle aziende in un mercato sempre più complesso, non riconoscere la necessità di utilizzarle diventa un atteggiamento irresponsabile.

La digitalizzazione aziendale non è più un futuro, ma un presente che promette di continuare a mutare costantemente, per cui è consigliabile adattarsi ed entrare in gioco quanto prima.

La digitalizzazione dei documenti come fattore chiave

Altrettanto essenziale è la digitalizzazione dei documenti, che è destinata a diventare il centro, il primo passo e il filo conduttore di questa trasformazione aziendale. Sarebbe forse possibile introdurre le tecnologie nei processi produttivi di un’azienda senza aver precedentemente digitalizzato tutte le informazioni necessarie a farlo?

Benefici della digitalizzazione aziendale

Sebbene molti dei vantaggi della digitalizzazione aziendale siano facili da cogliere una volta compreso il concetto, può essere molto utile rivedere i principali benefici che questa transizione porterà alla tua azienda:

• Riduzione dei costi grazie all’automazione di processi che prima consumavano più risorse.
• Efficienza produttiva, in quanto per aumentare la produzione sono necessari meno tempo e risorse rispetto al passato.
• Maggiore adattabilità dell’azienda ai possibili cambiamenti del mercato, soprattutto quando si tratta di innovazioni tecnologiche.
• Gestione della conoscenza grazie all’elaborazione intelligente di grandi quantità di dati, che migliora notevolmente il processo decisionale strategico in tutte le aree dell’azienda.
• Aumento della competitività aziendale sul mercato come conseguenza di tutti i vantaggi sopra descritti.

Come affrontare la digitalizzazione aziendale in modo efficace

Come abbiamo visto in questo articolo, la digitalizzazione aziendale è un processo che comporta una serie di attività e coinvolge un gran numero di professionisti. La gestione del cambiamento è complessa, richiede una comunicazione chiara e costante tra tutti i partecipanti e l’utilizzo contemporaneo di vari strumenti.

Slack è un supporto utile quando si tratta di affrontare internamente la digitalizzazione di un’azienda che continuerà poi ad utilizzarlo come principale mezzo di comunicazione. È un software che consente di gestire gran parte delle applicazioni esterne necessarie per la digitalizzazione dei documenti, e non solo.