Eine Labor-Mitarbeiterin von Nexomics
Erfolgsgeschichte

Durch Slack kann Nexomics den Patienten schnellere Krebstestergebnisse liefern

„Durch den Einsatz von Slack in unseren Laboren können unsere Teams qualitativ hochwertige Probentests mit kürzeren Bearbeitungszeiten für Patienten und ihre Behandlungsteams auf der ganzen Welt liefern.“

David LeeDirector of Strategy, Peter MacCallum Cancer Centre, Nexomics

Ergebnisse der Nutzung von Slack:

„Mit der Echtzeit-Kommunikation in Slack müssen unsere Labormitarbeiter nicht mehr ständig auf ihr E-Mail-Postfach achten und können Testergebnisse schneller liefern.“

Wichtige Integrationen mit Slack:

  • Email
  • Google Drive
  • Simple Poll
  • Workast
  • Google Calendar
  • Nikabot Time Tracking

Für die Patienten, Wissenschaftler und Ärzte, die auf die pathologischen Ergebnisse von Nexomics, einem Labordienstleistungsteam des führenden australischen Krebsbehandlungs- und Forschungsinstituts, warten, ist Zeit ein wichtiger Faktor: Peter MacCallum Cancer Centre (Peter Mac). Als Bestandteil der Pathologieabteilung bietet Nexomics akkreditierte onkologische Labortests zur Unterstützung klinischer und medizinischer Tests an.

Da die Patientenbetreuung für die Organisation von zentraler Bedeutung ist, wandte sich Nexomics an Slack, um die Kommunikation zu optimieren und die pathologischen Prozesse zu verbessern. Seit der Einführung von Slack für das gesamte Team von Wissenschaftlern und Labortechnikern ist Nexomics in der Lage, reibungslose Gespräche zu führen, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu stärken und weltweit schnellere Bearbeitungszeiten für Patiententestergebnisse zu erreichen.

„Bevor wir Slack kennenlernten, litten wir unter den unvermeidlichen Kommunikationslücken, die durch die Verwendung von Fax und E-Mails bei der Arbeit in verschiedenen Labors und Büros entstehen. Dank Slack können die Teams über eine Plattform miteinander kommunizieren.“

David LeeDirector of Strategy, Peter MacCallum Cancer Centre, Nexomics

Durch Slack-Channels werden Bluttestergebnisse beschleunigt

Eine der anspruchsvollsten Aufgaben in einem Pathologielabor ist die Triage von Proben aus anderen Ländern. Sie kann bis zu einem Dutzend Personen in mehreren Teams an verschiedenen Standorten umfassen und trifft häufig außerhalb der normalen Arbeitszeiten ein. Auch für die Prüfung von Proben sind kurze Durchlaufzeiten notwendig, und die Prüfung klinischer Studien kann nur von einem Spezialistenteam durchgeführt werden.

Vor Slack waren die Kommunikation und die Triage der Proben langsamer und umständlicher. Jedes Labor, die Büros und andere Arbeitsbereichen sind physisch getrennt. In den Labors gibt es zudem nur begrenzten Zugang zu E-Mails, und wenn man diesen Raum zum Versenden einer Nachricht verlässt, muss man Handschuhe und Kittel ausziehen. Die vorhandenen Systeme erlaubten es den Teams nicht, direkt miteinander zu kommunizieren.

„Ich kam rein und hatte einen Stapel von E-Mails vom Vorabend zu bearbeiten“, erzählt Anna Korczynski, Molekularhämatologin bei Nexomics. „Es nahm viel Zeit in Anspruch, die Informationen durchzulesen und nicht Relevantes zu löschen sowie richtig einzuordnen, was Priorität hatte.

Die Aufrechterhaltung der Intaktheit einer Probe sowie deren rechtzeitige Entgegennahme, Verarbeitung und Sortierung war eine echte Herausforderung. Jede Minute, die für das Sortieren irrelevanter E-Mails aufgewendet wurde, war eine Minute, in der keine Ergebnisse an Ärzte und ihre Patienten geliefert wurden.

Wir müssen die Arbeitsabläufe im Labor so effizient wie möglich gestalten. Wenn etwas dem Patienten nicht nützt, dann sollte man es nicht tun“, sagt Korczynski.

Person, die an der Rezeption von Peter Mac vorbeigeht

Mit Slack haben Wissenschaftler und Laboranten weiterhin Zugang zu den gleichen Informationen, die an ihre Postfächer gesendet werden. Diese Informationen werden aber nun in Slack-Channels organisiert. Durch Channels entfällt die Notwendigkeit, strukturierte E-Mails zu erstellen, zugunsten von kürzeren, prägnanten Nachrichten. Dadurch konnten Planungsabläufe, wie die Triage von zusätzlichen Tests für nicht dringende Proben, die bis zu einer Stunde dauern konnten, nun in nur fünf Minuten durchgeführt werden. Woran sich aber nichts geändert hat, ist die Vertraulichkeit von Patienteninformationen.

David Lee, Leiter des Bereichs „Strategie“ bei Peter Mac und ehemaliger Leiter der Abteilung für Pathologie bei Nexomics, sagt, dass Slack eine effizientere Umgebung für Wissenschaftler schafft, in der sie die Qualitätsprüfungen durchführen können. Es ist zu einem Dreh- und Angelpunkt in ihren Arbeitsabläufen geworden.“

„Lieferzeiten sind von größter Wichtigkeit“, erzählt Lee. „Am anderen Ende sitzt ein Patient, der auf die Ergebnisse wartet, um zu sehen, ob er für eine bestimmte Krebsbehandlung in Frage kommt.“

Mit Slack lässt sich zudem die Zeit verkürzen, die erforderlich ist, um kritisches Feedback von Pathologen an Wissenschaftler zu liefern, ohne den Bereich des abgeschotteten Labors verlassen zu müssen.

„Slack erleichtert uns die Kommunikation im Labor ungemein“, sagt Chloe McDermott, eine Wissenschaftlerin für klinische Studien bei Nexomics. „Bislang mussten wir eine Stunde pro Tag damit zubringen, die richtige Person für die Validierung einer Probe zu finden. Mit Slack erhalten wir die Antwort sofort.“

Wenn internationale Proben am Wochenende im Labor von Nexomics eintreffen, werden die entsprechenden Spezialisten per Benachrichtigung im Channel #nexomics_samples (#nexomics_proben) über dringende Fälle informiert. In Fällen, bei denen der jeweilige Mediziner einen zusätzlichen Test derselben Probe durchführen muss, werden seine E-Mails automatisch an #csr_requests (#csr_anfragen) triagiert, anstatt in einem Postfach voller ungelesener E-Mails zu landen, wodurch sich mögliche Verzögerungen vermeiden lassen. Die Menge der Proben ist oft begrenzt, so dass möglicherweise eine weitere Probe entnommen werden muss, wenn ein Test nicht rechtzeitig hinzugefügt wird, was die Behandlung verzögern kann.

A sample sales and enterprise conversation in Slack
nexomics-samples
Lee Hao16:45 Uhr@Sara Parras It looks like we have a sample coming in from Auckland, New Zealand this Saturday that requires attention. Will you be available to test it?
👀1
Sara Parras16:51 Uhr@Lee Hao Yes I should be available. @Matt Brewer will you be monitoring #csr_requests just in case the doctor requests additional tests while I'm in the lab?
👍2
Matt Brewer16:54 Uhr@Sara Parras Yes I shall! According to #roster I'm on deck this weekend. Let me know how else I can help.
🙌2
Message #nexomics-samples

„Mit Slack müssen unsere Teammitglieder ihre Arbeit im Labor nicht unterbrechen, um auf E-Mail-Anfragen zu antworten. Slack hilft uns dabei, die Zeit zu verkürzen, die benötigt wird, um Testergebnisse zu erhalten, die für die Patientenversorgung von entscheidender Bedeutung sind.“

Simon FoxManager der zentralen Probenannahme, Nexomics

Slack als treibende Kraft hinter der Herausbildung einer Unternehmenskultur

Die physische Abgrenzung zwischen einem sterilen Labor und einer Zentrale stellte weitere Herausforderungen für das Personal dar. Wenn Wissenschaftler im Labor arbeiteten und sich damit nicht an ihrem Computer befanden, konnte es oft vorkommen, dass krankenhausweite oder abteilungsweite E-Mail-Ankündigungen übersehen wurden. Im Gegensatz zum Personal im restlichen Krankenhaus können die Mitarbeiter im Labor nicht ständig auf das Intranet zugreifen. Dadurch entsteht eine Barriere, die die Entwicklung einer starken, konsistenten internen Kommunikation behindert. Mit der Einführung von Slack konnte die Ad-hoc-Lösung der Kommunikation über gemeinschaftliche Aushänge oder Klebezettel ersetzt werden.

„Es bestand eine deutliche Lücke in der Kommunikation, und als Folge davon litten sowohl die Effizienz als auch die Unternehmenskultur“, sagt Lee. Dank Slack konnten wir diese Probleme lösen und darauf verzichten, wichtige Mitteilungen physisch aushängen zu müssen und E-Mails zu versenden, die letztendlich ungelesen blieben.“

Simox Fox, Manager der zentralen Probenannahme bei Nexomics, erzählt, dass einige Mitglieder seines Teams ihre Arbeits-E-Mails nur unregelmäßig abrufen konnten, bevor sie auf Slack setzten.

„Die Tatsache, dass wir Slack auf einem zweiten Bildschirm ausführen und so sehen konnten, wenn die Leute eine Mitteilung gelesen hatten, war ein Riesenschritt für uns“, sagt Fox. „Das bedeutete, dass ich nicht mit jeder Person einzeln sprechen oder mich mit vielen Leuten in einen Raum drängen musste, wenn ich etwas mitzuteilen hatte.“

Das Nexomics-Team nutzt Slack, um die Effizienz zu steigern und seine Kultur intern zu stärken, indem es:

  • interne Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) hochlädt und Management-Meetings in #path_management (#pfad_management) abhält
  • Schichtpläne sechs Wochen im Voraus in #roster (#dienstplan) postet
  • von Kollegen veröffentlichte wissenschaftliche Artikel in #path_news (# pfad_neuigkeiten) teilt
  • Nominierungen für Auszeichnungen und Würdigungen außergewöhnlicher Arbeiten in #kudos (#anerkennungen) veröffentlicht
  • Veranstaltungen zum Stärken des Teamgeistes wie eine Weihnachts-Schnitzeljagd in #social (#gruppenaktivitäten) #xmas_2019 (#weihnachten_2019) organisiert

Slack hilft den Mitarbeitern von Nexomics, über die Arbeit ihrer Kollegen auf dem Laufenden zu bleiben, während gleichzeitig die Verantwortlichkeiten des Pathologielabors, die Teammoral und die Gesamteffizienz verbessert werden.

„Durch das Einrichten von Erinnerungen und Emoji-Reaktionen in den Slack-Channels werden Aufgaben, die mehrmals am Tag erledigt werden müssen, fortgesetzt und überwacht, so dass es bei einem großen Arbeitsaufkommen nicht zu Pannen kommt.“

Simon FoxManager der zentralen Probenannahme, Nexomics

Laborbetrieb durch Einbringen wichtiger Meldungen in Slack optimieren

Die Wissenschaftler von Nexomics führen anspruchsvolle, lebensrettende Tests an extrem empfindlichen biologischen Materialien durch. Daher muss in ihrem Pathologielabor eine streng kontrollierte Umgebung gewährleistet sein. Mithilfe von Slack kann der allgemeine Laborbetrieb optimiert werden, wodurch die Reaktionsfähigkeit im Notfall drastisch verbessert und kostspielige Unterbrechungen fast ausnahmslos vermieden werden können.

„Eine einfache Angelegenheit wie die Ankündigung eines Besuchers durch eine Lautsprecheranlage verursachte Probleme hinsichtlich der Produktivität des Teams“, sagt Lee. „Die Pathologen untersuchen Proben unter einem Mikroskop und nehmen gleichzeitig Notizen mit Diktiergeräten auf. Bei jeder Ansage waren alle gezwungen, die Arbeit einzustellen und neu anzufangen, was eine große Ablenkung darstellte.“

Mit Slack werden Ansagen von Besuchern und nicht dringende Informationen in den Channels #visitors (#besucher) und #all_pathology (#alle_pathologie) des Labors geteilt. Unterbrechungen durch die Lautsprecheranlage, die nicht auf Notfälle zurückzuführen sind, wurden vollständig eliminiert.

A sample sales and enterprise conversation in Slack
visitors
Lisa Dawson13:31 UhrHi @Arcadio Buendia! 👋Jessica Lowery is waiting in the pathology administrative lounge to see you.
👀1
Arcadio Buendía13:41 Uhr@Lisa Dawson Great, please tell her I will be leaving the lab in 5 minutes to greet her. Just finishing some sample testings.
👍1
Matt Brewer13:46 Uhr@Lisa Dawson just letting you know I'm expecting a shipment at 3:00pm today. Please let me know when it's arrived.
👍1
Lisa Dawson13:48 Uhr@Matt Brewer Thanks for the notification. Pathology administrative services will sign for it and let you know when it's ready for pick up.
🙏1
Message #visitors

Slack hat auch das frühere Notfalldienst-System des Labors ersetzt, da es sich auf die Aufbewahrung von Proben in einer sicheren Umgebung bezieht.

„Wenn die Temperatur eines Kühlschranks zu lange außerhalb des erforderlichen Temperaturbereichs liegt, kann dies dazu führen, dass sämtliche Proben oder Reagenzien unbrauchbar werden“, erklärt Lee. „Vor Slack verfügten nur ein oder zwei Personen über Pager, die meldeten, wenn ein Temperaturalarm ausgelöst wurde. Wenn jetzt ein Alarm ausgelöst wird, wird er in #path_alarms (#pfad_alarme) geteilt, und die Person, die jeweils am schnellsten reagieren kann, kümmert sich darum.“

Fox verwendet Slack auch, um Erinnerungen im internen Kommunikations-Channel des Labors für Änderungen an Routineaufgaben wie das Ausfüllen von Patientenregistrierungsformularen festzusetzen und zu automatisieren.

„Es ist viel schwieriger und nimmt viel Zeit in Anspruch, die Antragsformulare eines ganzen Tages durchzugehen, um ein fehlendes Formular zu finden“, sagt Fox. „Jetzt schickt Slack mehrmals täglich eine Erinnerung an die verantwortlichen Mitarbeiter, damit wir das viel besser in den Griff bekommen.“

In einer Welt, in der die Bearbeitungszeiten für Ärzte und ihre Patienten, die auf wichtige Testergebnisse warten, von entscheidender Bedeutung sind, nimmt Nexomics bei der Innovation im Gesundheitswesen dank Slack eine Vorreiterrolle ein. Das Team von Wissenschaftlern und Pathologen hat in der Vergangenheit wertvolle Zeit gewonnen, um die Patientenversorgung zu verbessern und den Weg für das zu ebnen, was heute im Gesundheitswesen möglich ist.