El tiempo es esencial para los pacientes, científicos y médicos que esperan los resultados patológicos de Nexomics, un equipo de servicios de laboratorio en el instituto de investigación y tratamiento del cáncer líder en Australia: Peter MacCallum Cancer Centre (Peter Mac). Como parte del departamento de patología, Nexomics ofrece análisis de laboratorio oncológicos acreditados destinados a respaldar ensayos clínicos y pruebas médicas.
Con la atención al paciente como el centro de la organización, Nexomics recurrió a Slack para agilizar la comunicación y mejorar sus procesos patológicos. Desde la adopción de Slack en su equipo de científicos y técnicos de laboratorio, Nexomics ha podido fomentar conversaciones fluidas, generar responsabilidad de los empleados y ofrecer tiempos de respuesta más rápidos para los resultados de los análisis de pacientes a nivel mundial.
“Antes de Slack, teníamos los problemas de comunicación inevitables derivados de depender de un fax o correo electrónico al trabajar en múltiples laboratorios y oficinas.Slack hizo posible que el equipo se reuniera en un solo espacio”.
Los canales de Slack agilizan los resultados de los análisis de sangre.
Una de las tareas más complejas en los laboratorios de patología es clasificar las muestras de otros países; puede involucrar hasta una docena de personas de varios equipos en diversos lugares y con frecuencia llegan fuera del horario laboral normal. Los análisis de muestras también requieren rápidos tiempos de entrega y los análisis para ensayos clínicos solo los puede llevar a cabo un equipo de personas especializadas.
Antes de Slack, la comunicación y la clasificación de muestras eran mucho más lentas y engorrosas. Existe una separación física entre cada laboratorio, las oficinas y otros espacios de trabajo. En los laboratorios también hay acceso limitado al correo electrónico, y dejar ese espacio para enviar un mensaje significa quitarse los guantes y las batas. Los sistemas implementados no permitían que los equipos se comunicarán directamente entre sí.
“Cuando llegaba me encontraba con una gran cantidad de correos electrónicos de la noche anterior”, dice Anna Korczynski, hematóloga molecular de Nexomics. “Tardaba mucho tiempo en leer y eliminar correos, y asegurarme de saber qué debía priorizar”.
Era difícil mantener la integridad de una muestra mientras los recibía, procesaba y ordenaba de forma oportuna. Cada minuto que dedicaba a ordenar correos electrónicos irrelevantes era un minuto en que no entregaba resultados a médicos y sus pacientes.
“En el laboratorio debemos actuar lo más rápido posible. Si no es útil para el paciente, no es algo que se daba hacer”, señala Korczynski.
Gracias a Slack, los científicos y técnicos de laboratorio siguen teniendo acceso a la información que llega a sus bandejas de entrada, pero ahora está organizada en los canales de Slack. Los canales eliminan la necesidad de elaborar correos electrónicos estructurados gracias a mensajes más cortos y pequeños. Esto ha permitido que los procesos de planificación, como clasificar análisis complementarios para una muestra no urgente, que podrían demorar hasta una hora ahora se realicen en cinco minutos. Lo que no ha cambiado es la confidencialidad de la información del paciente.
David Lee, director de estrategia de Peter Mac y ex gerente general de patología de Nexomics, dice que Slack crea un entorno más eficiente que permite a los científicos entregar análisis de calidad. Se ha convertido en una pieza central de sus operaciones”.
“Los tiempos de entrega son importantes”, agrega Lee. “Hay un paciente en el otro lado a la espera de los resultados para verificar si reúne los requisitos para un tratamiento oncológico específico”.
Slack también reduce el tiempo necesario para que los patólogos den opiniones esenciales a los científicos sin tener que abandonar físicamente el laboratorio sellado.
“Slack nos ayuda muchísimo con la comunicación en el laboratorio”, afirma Chloe McDermott, científica de ensayos clínicos de Nexomics. “Anteriormente, podíamos pasar una hora al día intentando encontrar a la persona correcta para validar una muestra. Slack ha permitido que obtengamos la respuesta de forma instantánea”.
Cuando llegan muestras internacionales al laboratorio de Nexomics durante el fin de semana, las notificaciones en el canal #nexomics_samples advierten a los especialistas pertinente sobre los casos urgentes. En los casos en que un médico necesite incluir un análisis adicional en la misma muestra, los correos electrónicos del médico se remiten automáticamente a #csr_requests, en lugar de esperar en una cola de correos electrónicos no leídos y así, eliminar lo que podría ser un retraso de 30 minutos. La cantidad de una muestra suele ser limitada, por lo que podría ser necesario extraer otra muestra si no se agrega un análisis a tiempo. Esto podría retrasar el tratamiento.
Catalina Álvarez It looks like we have a sample coming in from Auckland, New Zealand this Saturday that requires attention. Will you be available to test it?
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Mauricio Rodríguez Yes I should be available. Marcos López will you be monitoring csr_requests just in case the doctor requests additional tests while I'm in the lab?
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Catalina Álvarez Yes I shall! According to roster I'm on deck this weekend. Let me know how else I can help.
2“Con Slack, los miembros del equipo no tienen que interrumpir su trabajo en el laboratorio para responder consultas por correo electrónico. Ayuda a reducir el tiempo necesario para obtener los resultados de análisis cruciales para la atención de un paciente”.
Slack como fuerza impulsora para crear una cultura organizacional
La barrera física entre el laboratorio esterilizado y la oficina general implicaba otros retos para el personal. Cuando los científicos estaban en el laboratorio, lejos de su computadora, generalmente no podían ver los anuncios por correo electrónico del hospital o departamento. A diferencia del resto del hospital, no es necesario que el personal del laboratorio tenga acceso constante a la intranet, lo que genera una barrera para fomentar una comunicación interna fuerte y constante. La introducción de Slack reemplazó la solución ad hoc de comunicarse a través de tableros de anuncios comunitarios o notas adhesivas en el refrigerador.
“Había un problema claro en las comunicaciones y, como resultado, la eficiencia y la cultura se estaban viendo afectadas”, dice Lee. “Slack resolvió estos problemas al ayudarnos a dejar de fijar físicamente los avisos importantes y enviar correos electrónicos que quedaban sin leer”.
Simon Fox, gerente de Recepción central de muestras de Nexomics, dice que antes de Slack, algunos miembros de su equipo revisaban sus correos electrónicos del trabajo con muy poca frecuencia.
“El hecho de poder tener en funcionamiento Slack en una segunda pantalla y de ver cuándo las personas habían leído un anuncio era magnífico para nosotros”, señala Fox. “Significaba que no teníamos que hablar con cada persona de forma individual ni reunirnos cuando teníamos que comunicar algo”.
El equipo de Nexomics usa Slack para ser más eficiente y fortalece su cultura a nivel interno al:
- Subir indicadores clave de rendimiento (KPI) internos y ejecutar reuniones de gerencia en #path_management
- Publicar los horarios de los turnos en #roster para seis semanas
- Compartir artículos científicos publicados por colegas en #path_news
- Hacer nominaciones para premios y reconocimientos por trabajos excepcionales en #kudos
- Organizar eventos de creación de equipos como una búsqueda del tesoro para la fiesta de Navidad #social #xmas_2019
Slack ayuda a los empleados de Nexomics a ver el trabajo que están realizando sus colegas, al tiempo que aumenta la responsabilidad del laboratorio de patología, la moral del equipo y la eficiencia general.
“Al establecer recordatorios y reacciones emoji en los canales de Slack, se hace seguimiento a las tareas que deben realizarse varias veces al día, y así se evitan contratiempos durante grandes afluencias de trabajo”.
Optimización de las operaciones de laboratorio mediante la incorporación de alertas críticas en Slack
Los científicos de Nexomics llevan a cabo análisis sofisticados que salvan vidas en materiales biológicos extremadamente delicados. En consecuencia, su laboratorio de patología debe mantener un entorno altamente controlado. Slack ayuda a optimizar las operaciones generales del laboratorio, mejorar considerablemente las respuestas de emergencia y eliminar las costosas interrupciones.
“Algo tan simple como un sistema de megafonía que anunciaba la llegada de un visitante causaba problemas en la productividad del equipo”, afirma Lee. “Al mismo tiempo, los patólogos analizan muestras bajo un microscopio y utilizan grabadoras de voz para tomar notas. Durante cada anuncio, se veían obligados a dejar de trabajar y comenzar de nuevo, lo que era una enorme distracción”.
Con Slack, las notificaciones de acceso de visitantes y los fragmentos de información no urgentes se comparten en los canales del laboratorio #visitors y #all_pathology. Las interrupciones del sistema de megafonía que no constituyen emergencias se han eliminado por completo.
Hi Arturo García! 
Jessica Lowery is waiting in the pathology administrative lounge to see you.
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Valentina Correa Great, please tell her I will be leaving the lab in 5 minutes to greet her. Just finishing some sample testings.
1Valentina Correa just letting you know I'm expecting a shipment at 3:00pm today. Please let me know when it's arrived.
1Marcos López Thanks for the notification. Pathology administrative services will sign for it and let you know when it's ready for pick up.
1Slack también ha reemplazado el antiguo sistema de primera respuesta del laboratorio en lo que respecta a mantener las muestras en un entorno seguro.
“Si el refrigerador se sale del rango de temperatura durante demasiado tiempo, puede causar que todas las muestras o reactivos no sean viables”, explica Lee. “Antes de Slack, solo una o dos personas tenían localizadores que les notificaban cuando se activaba una alarma. Ahora, si una alarma se activa, se notifica en #path_alarms, y la persona que está más disponible para responder, puede hacerlo rápidamente”.
Fox también usa Slack para fijar y automatizar recordatorios en el canal de comunicaciones internas del laboratorio para anunciar cambios en las tareas de rutina, como llenar los formularios de registros de los pacientes.
“Es mucho más difícil y se requiere una cantidad significativa de tiempo en un día para revisar los formularios de solicitud para poder encontrar uno que falta”, dice Fox. “Ahora, Slack envía un recordatorio a las personas responsables varias veces al día para que podamos manejarlo mucho mejor”.
En un mundo donde los tiempos de entrega son importante para los médicos y sus pacientes que esperan resultados de análisis críticos, Slack ha colocado a Nexomics a la vanguardia de la innovación en salud. El equipo de científicos y patólogos han ganado un tiempo valioso en su día, mejorando la atención al paciente y allanando el camino para lo que es posible en el sector de la atención médica.
