El tiempo es esencial para los pacientes, los científicos y los médicos que esperan los resultados de patología de Nexomics, un equipo de servicios de laboratorio del principal instituto de investigación y tratamiento del cáncer de Australia: Peter MacCallum Cancer Centre (Peter Mac). Como parte del departamento de patologías, Nexomics ofrece pruebas oncológicas de laboratorio acreditadas para respaldar tanto ensayos clínicos como exámenes médicos.
Nexomics, una organización en la que la atención médica ocupa un lugar destacado, recurrió a Slack para agilizar la comunicación y mejorar sus procesos de patologías. Desde la adopción de Slack en su equipo de científicos y técnicos de laboratorio, Nexomics ha podido facilitar conversaciones fluidas, fomentar la responsabilidad de los empleados y ofrecer unos plazos más breves para los resultados de las pruebas de los pacientes a nivel mundial.
“Antes de Slack, sufríamos las inevitables lagunas de comunicación por depender de los faxes y el correo electrónico al trabajar en varios laboratorios y oficinas. Gracias a Slack, el equipo ha podido reunirse en un único espacio”.
Los canales de Slack facilitan los resultados de los análisis de sangre
Una de las tareas más difíciles de un laboratorio de patologías es la clasificación de muestras de otro país; puede involucrar a hasta una decena de personas de varios equipos ubicados en diversos lugares y, con frecuencia, llega fuera del horario normal de trabajo. Las pruebas de muestras también precisan de unos plazos ajustados y las pruebas de ensayos clínicos solo puede realizarlas un equipo de especialistas.
Antes de Slack, la comunicación y la clasificación de las muestras eran procesos más lentos y engorrosos. Los laboratorios, las oficinas y otros espacios de trabajo están separados físicamente. También hay un acceso limitado al correo electrónico en los laboratorios y, al abandonar ese espacio para enviar un mensaje, los empleados deben quitarse los guantes y las batas. Los sistemas con los que se contaba no permitían a los equipos comunicarse directamente entre sí.
“Al entrar, tendría una pila de mensajes de correo electrónico de la noche anterior”, comenta Anna Korczynski, hematóloga molecular de Nexomics. “Me llevaría mucho tiempo leerlo todo y borrar lo pertinente, y asegurarme de saber a qué darle prioridad”.
Conservar la integridad de una muestra durante su oportuna recepción, procesamiento y clasificación era todo un reto. Cada minuto dedicado a organizar el correo electrónico irrelevante era un minuto perdido para entregar los resultados a los médicos y sus pacientes.
“Necesitamos movernos lo más rápido posible en el laboratorio. Debemos prescindir de todas las tareas que no resulten de utilidad para el paciente”, afirma Korczynski.
Con Slack, los científicos y los técnicos de laboratorio siguen teniendo acceso a la misma información que se envía a sus buzones, con la diferencia de que esta se organiza en canales de Slack. Gracias a los canales, ya no es necesario crear correos electrónicos estructurados; ahora basta con mensajes más cortos. Esto ha permitido que los procesos de planificación —como la clasificación de las pruebas complementarias para una muestra no urgente—, que podían llevar hasta una hora, hoy se puedan realizar en cinco minutos. Lo que no ha cambiado es la confidencialidad de la información del paciente.
En palabras de David Lee, director de estrategia del Peter Mac y antiguo director general de patologías de Nexomics, Slack crea un entorno más eficiente para que los científicos puedan llevar a cabo pruebas de calidad. Se ha convertido en el eje de sus operaciones.
“Los plazos importan”, explica Lee. “Hay un paciente al otro lado que espera los resultados para ver si puede optar a un tratamiento oncológico en particular”.
Slack también reduce el tiempo que se tarda en hacer llegar a los científicos la información esencial de los patólogos sin tener que salir físicamente del laboratorio cerrado.
“Slack nos ayuda enormemente con la comunicación en el laboratorio”, afirma Chloe McDermott, científica de ensayos clínicos de Nexomics. “Antes, pasábamos una hora al día tratando de encontrar a la persona adecuada para validar una muestra. Con Slack, podemos obtener la respuesta al instante”.
Cuando llegan muestras internacionales al laboratorio de Nexomics durante el fin de semana, los especialistas pertinentes reciben notificaciones a través del canal #muestras_nexomics que les avisan de los casos urgentes. En las ocasiones en que un médico necesita incluir una prueba adicional en la misma muestra, sus mensajes de correo electrónico se redirigen automáticamente a #solicitudes_csr, en lugar de quedarse a la espera en una cola de mensajes sin leer, con lo que se evita lo que podría ser un retraso de 30 minutos. La cantidad de las muestras suele ser limitada, por lo que puede que se necesite tomar otra muestra si no se añade una prueba a tiempo, lo que puede retrasar el tratamiento.
Sara Parras It looks like we have a sample coming in from Auckland, New Zealand this Saturday that requires attention. Will you be available to test it?
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Felipe Quispe Yes I should be available. Marcos Bravo will you be monitoring csr_requests just in case the doctor requests additional tests while I'm in the lab?
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Sara Parras Yes I shall! According to roster I'm on deck this weekend. Let me know how else I can help.
2“Con Slack, los miembros del equipo no tienen que dejar de lado su trabajo de laboratorio para responder a las consultas por correo electrónico. Ayuda a reducir el tiempo necesario para obtener los resultados de las pruebas críticas para la atención médica”.
Slack impulsa el desarrollo de la cultura organizativa
La barrera física entre el laboratorio esterilizado y la oficina general planteaba otros retos para el personal. Cuando los científicos estaban en el laboratorio, lejos de su ordenador, a menudo se pasaban por alto los anuncios de correo electrónico de todo el hospital o el departamento. A diferencia del resto del hospital, el personal del laboratorio no tiene acceso continuo a la intranet, lo que dificulta una comunicación interna sólida y repetible. Slack ha sustituido la solución ad hoc de comunicarse a través de tablones de anuncios comunitarios o notas adhesivas en la nevera.
“Había una clara laguna en las comunicaciones y, como resultado, tanto la eficiencia como la cultura se estaban viendo afectadas”, comenta Lee. “Slack ha resuelto estos problemas ayudándonos a dejar a un lado las notas físicas con avisos importantes y el envío de mensajes de correo electrónico que se quedan sin leer”.
Simon Fox, gerente del departamento de Recepción Central de Especímenes de Nexomics, explica que, antes de la llegada de Slack, algunos miembros de su equipo revisaban su correo electrónico de trabajo con poca frecuencia.
“El hecho de que pudiéramos tener Slack en una segunda pantalla y ver cuándo la gente había leído un anuncio era de gran utilidad para nosotros”, afirma Fox. “Significaba que no tenía que hablar con cada una de las personas de manera individual u organizar una reunión cuando necesitaba comunicar algo”.
El equipo de Nexomics utiliza Slack con el fin de aumentar su eficiencia y reforzar su cultura internamente. Para ello, realiza lo siguiente:
- Subir los principales indicadores de rendimiento (KPI) internos y organizar reuniones de gestión en #gestión.
- Publicar los horarios de los turnos en #plantilla con seis semanas de antelación.
- Compartir artículos científicos publicados por compañeros en #noticias.
- Proponer nominaciones a premios y reconocer el trabajo bien hecho en #elogios.
- Organizar eventos para fortalecer el espíritu de equipo, como una búsqueda del tesoro en las fiestas, en #social y #navidades_2019.
Slack ayuda a los empleados de Nexomics a ver el trabajo que están haciendo sus compañeros, a la vez que aumenta la responsabilidad del laboratorio de patologías, la moral del equipo y la eficiencia general.
“Al configurar recordatorios y reacciones emoji en los canales de Slack, se puede hacer un seguimiento de las tareas que deben realizarse varias veces al día, lo que evita los contratiempos durante los picos de trabajo”.
El laboratorio agiliza sus operaciones mediante la incorporación de las alertas críticas en Slack
Los científicos de Nexomics utilizan materiales biológicos extremadamente sensibles para llevar a cabo sofisticadas pruebas que permiten salvar vidas. Como resultado, su laboratorio de patologías debe mantener un ambiente muy controlado. Slack ayuda a agilizar las operaciones generales del laboratorio, lo que mejora drásticamente las intervenciones de urgencia y poco menos que elimina las costosas interrupciones.
“Algo tan simple como los avisos por megafonía que anunciaban la llegada de un visitante causaban problemas de productividad en el equipo”, comenta Lee. “Los patólogos observan las muestras con un microscopio y utilizan grabadoras de voz para tomar notas. Durante cada anuncio, todos se veían obligados a dejar de trabajar y empezar de nuevo, lo que les desconcentraba demasiado”.
Con Slack, las notificaciones de llegada de los visitantes y la información de carácter no urgente se comparten en los canales #visitantes y #todo_patologías del laboratorio. De este modo, se ha acabado por completo con las interrupciones de los avisos por megafonía que no son estrictamente necesarios.
Hi Fernando Garcia! 
Jessica Lowery is waiting in the pathology administrative lounge to see you.
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Laura Gallardo Great, please tell her I will be leaving the lab in 5 minutes to greet her. Just finishing some sample testings.
1Laura Gallardo just letting you know I'm expecting a shipment at 3:00pm today. Please let me know when it's arrived.
1Marcos Bravo Thanks for the notification. Pathology administrative services will sign for it and let you know when it's ready for pick up.
1Slack también ha reemplazado el antiguo sistema de primera respuesta del laboratorio en lo que se refiere a conservar las muestras en un entorno seguro.
“Si un frigorífico se mantiene durante mucho tiempo fuera del intervalo de temperatura, puede que las muestras o reactivos dejen de ser viables”, expone Lee. “Antes de Slack, solo una o dos personas tenían localizadores que avisaban cuando sonaba una alarma de temperatura. Ahora, si una alarma se activa, se redirige a #alarmas y la persona que esté disponible puede actuar rápidamente”.
Fox también usa Slack para fijar y automatizar recordatorios en el canal de comunicaciones internas del laboratorio en lo que respecta a cambios en las tareas rutinarias, como rellenar los formularios de registro de los pacientes.
“Es mucho más difícil y lleva mucho tiempo revisar los formularios de solicitud de un día para encontrar uno que falte”, comenta Fox. “Ahora, Slack envía un recordatorio a los responsables varias veces al día para que podamos controlarlo mucho mejor”.
En un mundo en el que los plazos son fundamentales para los médicos y sus pacientes, que esperan los resultados de pruebas críticas, Slack ha conseguido que Nexomics esté a la vanguardia de la innovación en lo que a atención sanitaria se refiere. El equipo de científicos y patólogos ha ganado un tiempo valioso en su día a día, además de mejorar la atención médica y allanar el camino para las posibilidades del sector de la salud.
