Comunicación efectiva: qué es, características, tipos y ejemplos

Según un estudio de McKinsey, practicar la comunicación efectiva en ámbitos laborales puede aumentar la productividad hasta en un 25 %. Las palabras correctas en el momento adecuado pueden resolver un grave problema o proponer una idea fascinante, mientras que las palabras incorrectas pueden generar conflictos difíciles de resolver o un gran malestar en otras personas.

La comunicación es una potente herramienta de trabajo que debemos cuidar, practicar y compartir, pues gracias a ella, podemos construir relaciones sólidas, resolver conflictos y avanzar en nuestros objetivos profesionales y personales. En este artículo indagaremos más sobre este concepto, profundizando en los elementos que la componen y en cómo podemos mejorarla.

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es un proceso del lenguaje humano que permite transmitir ideas, emociones, información, órdenes y conocimientos de manera comprensible e inequívoca. Involucra habilidades verbales y no verbales y permite a dos o más partes entenderse y llegar a un acuerdo.

Comunicarse efectivamente es clave en el ámbito personal, académico o profesional. Lograrlo depende en gran parte de practicar una escucha activa y empática, así como de la capacidad de expresar pensamientos de forma clara y precisa. Además, se trata de una habilidad que se puede aprender y mejorar tanto a nivel teórico como práctico.

El objetivo de la comunicación efectiva es hacer que el receptor entienda el mensaje del emisor de una forma sencilla, tanto en intención como en mensaje. Para ello, la información transmitida debe ser concisa, de interés, objetiva y veraz. La transmisión de ideas debe ser segura, creíble y coherente. Es importante que el emisor adapte su mensaje al conocimiento y contexto del receptor para asegurar una comprensión adecuada.

Tipos de comunicación efectiva

En primera instancia, cuando pensamos en comunicación efectiva, solemos pensar que se trata de una característica que pertenece solamente al lenguaje verbal. Es decir, que solo depende de las palabras que utilizamos para transmitir un mensaje. Sin embargo, la comunicación efectiva también abarca otros tipos de lenguaje:

• Lenguaje verbal: son las palabras que pronunciamos oralmente empleando el aparato fonador humano.
• Lenguaje no verbal: incluye gestos, expresiones faciales, posturas corporales y el contacto visual. Este tipo de comunicación puede complementar o contradecir lo que se dice verbalmente.
• Lenguaje paraverbal: se refiere al tono, ritmo, volumen y entonación de la voz que utilizamos al comunicarnos. Estos elementos pueden transmitir emociones y actitudes que no se expresan explícitamente con palabras.
• Lenguaje escrito: la comunicación también puede producirse por escrito, tanto por medios tradicionales como digitales. La falta de elementos no verbales en este tipo de comunicación hace que sea crucial elegir las palabras adecuadas y estructurar el mensaje de manera clara y coherente.

Por otro lado, y hablando un poco más sobre la comunicación efectiva en el trabajo, podemos distinguir también entre:

• Formal: lenguaje que se emplea en entornos profesionales o protocolizados y donde predomina una mayor rigidez, respeto por la jerarquía y actitud correcta.
• Informal: se usa en entornos más relajados y de confianza, donde el lenguaje es más coloquial y la jerarquía no es tan estricta. Este tipo de comunicación puede fomentar un ambiente de trabajo más amigable y colaborativo.
• Ascendente: ocurre cuando los empleados comunican información, sugerencias o preocupaciones a sus superiores. El respeto, la claridad o la honestidad son clave en este tipo de comunicación.
• Descendente: se produce cuando la información fluye desde los niveles superiores de la organización hacia los niveles inferiores. La precisión y la claridad son fundamentales para evitar malentendidos y garantizar que los mensajes sean comprendidos correctamente.
• Horizontal: se refiere a la comunicación entre colegas o departamentos del mismo nivel jerárquico. Este tipo de comunicación es esencial para la colaboración y el trabajo en equipo.

¿Cuáles son las características claves de la comunicación efectiva?

1. Claridad: el mensaje debe transmitirse de forma clara y sin ambigüedades, empleando las palabras y el lenguaje no verbal precisos, así como la velocidad, pronunciación, tono y volumen correctos.
2. Propiedad: implica el uso adecuado y preciso del lenguaje, evitando jergas o términos técnicos innecesarios que puedan confundir al receptor.
3. Empatía: debes entender y considerar las emociones y perspectivas del receptor para establecer una comunicación efectiva.
4. Concisión: hay que transmitir el mensaje de manera directa y sin rodeos, evitando información innecesaria que pueda distraer o confundir al receptor.
5. Escucha activa: se debe prestar atención plena al interlocutor, mostrando interés y comprensión, y proporcionando retroalimentación adecuada.
6. Respeto: hay que comunicarse de forma respetuosa, considerando la postura del interlocutor para construir una relación de confianza y colaboración.
7. Adaptabilidad: hay que adaptar el estilo y el enfoque de la comunicación a las características de la situación y el receptor para garantizar que el mensaje sea comprendido correctamente.

¿Cuáles son las principales barreras de la comunicación efectiva?

El 69 % de los gerentes atribuyen los fracasos de proyectos a la falta de comunicación efectiva. Existen ciertas barreras que impiden que la transmisión de un mensaje sea inefectiva:

• Falta de claridad: cuando el mensaje es ambiguo o está lleno de ruido innecesario, el receptor tiende a malinterpretar la información o simplemente no comprenderla.
• Sobrecarga de información: cuando se transmite demasiada información de golpe, el receptor puede sentirse abrumado y perder los puntos clave del mensaje.
• Jerarquías rígidas: las jerarquías empresariales y las estructuras organizativas muy verticales dificultan la comunicación e impiden que los empleados compartan sus ideas.
• Barreras tecnológicas: la falta de herramientas adecuadas o el mal uso de la tecnología pueden dificultar el intercambio de información, especialmente en equipos remotos o híbridos.
• Falta de retroalimentación: cuando no se proporciona feedback adecuado, el emisor no puede saber si su mensaje ha sido comprendido correctamente, generando confusión y errores.

Comunicación efectiva en equipos remotos e híbridos

La comunicación efectiva se vuelve todavía más importante si cabe en equipos de trabajo remotos o híbridos. La falta de lenguaje no verbal, los mensajes escritos o la mensajería asíncrona pueden dificultar la comunicación, por lo que es más necesario que nunca ser claros, concisos y adaptarnos al contexto de cada conversación.

Una de las claves es establecer buenas prácticas de comunicación y diseñar una cultura organizacional que promueva la transparencia y la confianza entre los miembros del equipo. Además, es necesario emplear las herramientas más adecuadas, ya que, según un estudio de Gallup, el 75 % de los empleados que trabajan de forma remota se sienten más comprometidos cuando se emplean las herramientas correctas.

En este contexto es imperativo emplear herramientas tecnológicas que faciliten la comunicación asíncrona y síncrona, como videollamadas, mensajería instantánea y espacios de colaboración compartidos. Además, hay que establecer protocolos claros sobre cuándo usar cada canal para reducir la sobrecarga de información y mejorar la eficiencia del equipo.

Ejemplos de comunicación efectiva

La comunicación efectiva en el trabajo puede emplearse en ámbitos como el correo electrónico, por teléfono o en reuniones de equipo. Los siguientes ejemplos permiten diferenciar entre una comunicación efectiva y una que no lo es.

Correo electrónico

Quieres enviar un correo a un superior para pedir ayuda con una tarea compleja. La claridad y el tono del mensaje son clave para evitar malentendidos.

• Comunicación efectiva: “Hola, Pedro: ¿cómo estás? Necesito ayuda con la redacción del manual de protocolo de seguridad. ¿Podríamos reunirnos esta tarde? Gracias. Saludos.” Este mensaje es claro, directo y respetuoso.
• Comunicación inefectiva: “Hola, Pedro: te envío un borrador del manual de protocolo de seguridad. No sé cómo seguir, ¿me ayudas? Gracias.” Este mensaje carece de detalles y claridad.

Teléfono

Las conversaciones telefónicas permiten transmitir emociones y actitudes a través del tono y la entonación. Ser claro y escuchar activamente es clave para comunicarse correctamente.

• Comunicación efectiva: “Hola, Pedro, como acordamos, te llamo para repasar los detalles del proyecto y responder a tus preguntas. ¿Tienes unos minutos?”. Este enfoque profesional y claro facilita la comunicación y la escucha activa.
• Comunicación inefectiva: “Hola, Pedro, necesito hablar contigo sobre el proyecto. Las cosas no están saliendo como acordamos y necesitamos resolver esto rápido. Creo que te has confundido y no tengo tiempo que perder”. Este mensaje puede generar tensión y malentendidos.

Reuniones de equipo

En las reuniones de equipo, la comunicación efectiva es esencial para el éxito de los proyectos y la colaboración.

• Comunicación efectiva: “Buenos días, equipo. Hoy revisaremos el progreso de nuestros objetivos y discutiremos cualquier obstáculo. Cada uno compartirá una breve actualización”. Este enfoque claro y estructurado facilita la participación.
• Comunicación inefectiva: “Bueno, ¿quién quiere empezar? Tenemos mucho que hacer y no hay mucho tiempo, así que, por favor, seamos rápidos”. Este tipo de introducción puede crear estrés y confusión.

Situación	Comunicación efectiva	Comunicación inefectiva
Solicitar ayuda por correo electrónico	“Hola, Pedro: ¿Cómo estás? Necesito ayuda con la redacción del manual de protocolo de seguridad. ¿Podríamos reunirnos esta tarde? Gracias. Saludos.”	“Hola, Pedro: te envío un borrador del manual de protocolo de seguridad. No sé cómo seguir, ¿me ayudas? Gracias.”
Conversación telefónica sobre un proyecto	“Hola, Pedro, como acordamos, te llamo para repasar los detalles del proyecto y responder a tus preguntas. ¿Tienes unos minutos?”	“Hola, Pedro, necesito hablar contigo sobre el proyecto. Las cosas no están saliendo como acordamos y necesitamos resolver esto rápido. Creo que te has confundido y no tengo tiempo que perder.”
Introducción en reunión de equipo	“Buenos días, equipo. Hoy revisaremos el progreso de nuestros objetivos y discutiremos cualquier obstáculo. Cada uno compartirá una breve actualización.”	“Bueno, ¿quién quiere empezar? Tenemos mucho que hacer y no hay mucho tiempo, así que, por favor, seamos rápidos.”

Cómo lograr una comunicación efectiva en el trabajo: 7 consejos

Para lograr una comunicación efectiva, es necesario practicar la escucha activa, ser claro, adaptar tu estilo al contexto, usar correctamente el lenguaje no verbal, mostrar seguridad, fomentar el respeto y practicar mucho. Veamos un poco más en detalle estos puntos:

• Practica la escucha activa: presta atención plena a tu interlocutor, mostrando interés y proporcionando la retroalimentación adecuada.
• Sé claro y conciso: evita la información innecesaria y utiliza un lenguaje directo para asegurar que tu mensaje sea comprendido.
• Adapta tu estilo de comunicación: ajusta tu lenguaje según el contexto y el receptor para garantizar una comunicación efectiva.
• Usa el lenguaje no verbal de manera efectiva: complementa tus palabras con gestos, expresiones faciales y posturas corporales que refuercen tu mensaje.
• Fomenta un ambiente de respeto y colaboración: trata a tus interlocutores con respeto y fomenta un entorno en el que todos se sientan cómodos para expresarse.
• Practica: la comunicación efectiva es una habilidad que se puede aprender y mejorar con el paso del tiempo. Practica, analiza y mejora constantemente.
• Transmite seguridad: es fundamental transmitir certeza en tus palabras y acciones para generar un entorno de comunicación abierta y honesta.

¿Por qué es tan importante la comunicación efectiva en el trabajo?

No hay duda. La forma en la que nos comunicamos con los demás es clave para la productividad, la satisfacción laboral y el éxito organizacional, reduciendo hasta un 59 % la rotación de personal. La comunicación efectiva mejora la colaboración y la resolución de conflictos, además de fortalecer las relaciones y fomentar un ambiente de trabajo positivo.

Y en un contexto donde la automatización y la inteligencia artificial están ganando cada vez más peso, las relaciones humanas también se están volviendo cada vez más importantes. Por naturaleza, los seres humanos necesitamos establecer relaciones sólidas y efectivas para colaborar y alcanzar objetivos comunes.

En este aspecto, herramientas tecnológicas como Slack pueden ser de gran ayuda para mantener una comunicación fluida y efectiva entre los miembros del equipo, incluso cuando trabajan de manera remota.

La plataforma ofrece todo lo necesario para facilitar la coordinación, el intercambio de ideas o conocimientos y la resolución rápida de problemas, contribuyendo así a una mayor eficiencia y cohesión del equipo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre comunicación efectiva y comunicación asertiva?

La comunicación efectiva se centra en que el mensaje se comprenda; la asertiva, en expresarse con respeto y claridad, sin agresividad ni pasividad hacia el otro interlocutor.

¿Cuáles son las barreras más comunes de la comunicación efectiva?

La falta de claridad, sobrecarga de información, jerarquías rígidas, diferencias culturales y ausencia de retroalimentación son barreras habituales para la comunicación efectiva.

¿Qué herramientas facilitan la comunicación efectiva en equipos remotos?

Las plataformas de mensajería como Slack, herramientas de videoconferencia, gestores de proyectos y canales definidos para cada tipo de comunicación facilitan la comunicación en equipos remotos.

¿Cómo medir si la comunicación en mi empresa es efectiva?

La comunicación efectiva se puede medir mediante encuestas de clima laboral, indicadores de rotación, cumplimiento de plazos y comentarios regulares del equipo.