Comunicación efectiva: qué es, características, tipos y ejemplos

“ Hay tres cosas que nunca vuelven atrás: la palabra pronunciada, la flecha lanzada y la oportunidad perdida”. Este famoso proverbio chino es una forma muy elegante de expresar la importancia de la comunicación efectiva, y como a través de nuestras palabras, podemos influir y afectar a quienes nos rodean.

En el ámbito laboral, muchas personas siguen subestimando el poder de sus palabras. Las palabras correctas en el momento adecuado pueden resolver un grave problema o proponer una idea fascinante, mientras que las palabras incorrectas pueden generar conflictos difíciles de resolver o un gran malestar en otras personas.

La comunicación es una potente herramienta de trabajo que debemos cuidar, practicar y compartir, pues gracias a ella, podemos construir relaciones sólidas, resolver conflictos y avanzar en nuestros objetivos profesionales y personales. En este artículo indagaremos más sobre este concepto, profundizando en los elementos que la componen o cómo podemos mejorarla.

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es un proceso del lenguaje humano que permite transmitir ideas, emociones, información, órdenes y conocimientos de manera comprensible e inequívoca. Se trata de una disciplina compleja que involucra habilidades verbales y no verbales y que permite a dos o más partes entenderse mutuamente y llegar a acuerdos

Es esencial en cualquier contexto, ya sea personal, académico o profesional, y requiere una escucha activa y empática, así como la capacidad de expresar pensamientos de forma clara y precisa. Además, se trata de una habilidad que se puede aprender y mejorar tanto a nivel teórico como práctico.

El objetivo de la comunicación efectiva es hacer que el receptor entienda el mensaje del emisor de una forma sencilla, tanto en intención como mensaje. Para ello, la información transmitida debe ser concisa, de interés, objetiva y veraz. La transmisión de ideas deber ser segura, creíble y coherente. Es importante que el emisor adapte su mensaje al conocimiento y contexto del receptor para asegurar una comprensión adecuada.

Tipos de comunicación efectiva

En primera instancia, cuando pensamos en comunicación efectiva, solemos pensar que se trata de una característica que pertenece solamente al lenguaje verbal. Es decir, que solo depende de las palabras que utilizamos para transmitir un mensaje. Sin embargo, la comunicación efectiva también abarca otros tipos de lenguaje:

• Lenguaje verbal: como decíamos, son las palabras que pronunciamos oralmente empleando el aparato fonador humano.
• Lenguaje no verbal: incluye gestos, expresiones faciales, posturas corporales y el contacto visual. Este tipo de comunicación puede complementar o contradecir lo que se dice verbalmente.
• Lenguaje paraverbal: se refiere al tono, ritmo, volumen y entonación de la voz que utilizamos al comunicarnos. Estos elementos pueden transmitir emociones y actitudes que no se expresan explícitamente con palabras.
• Lenguaje escrito: la comunicación también puede producirse por medio escrito, tanto por medios tradicionales como digitales. La falta de elementos no verbales en este tipo de comunicación hace que sea crucial elegir las palabras adecuadas y estructurar el mensaje de manera clara y coherente.

Por otro lado, y hablando un poco más sobre la comunicación efectiva en el trabajo, podemos distinguir también entre:

• Formal: lenguaje que se emplea en entornos profesionales o protocolizados y donde predomina una mayor rigidez, respeto por la jerarquía y actitud correcta.
• Informal: se usa en entornos más relajados y de confianza, donde el lenguaje es más coloquial y la jerarquía no es tan estricta. Este tipo de comunicación puede fomentar un ambiente de trabajo más amigable y colaborativo.
• Ascendente: ocurre cuando los empleados comunican información, sugerencias o preocupaciones a sus superiores. El respeto, la claridad o la honestidad son clave en este tipo de comunicación.
• Descendente: se produce cuando la información fluye desde los niveles superiores de la organización hacia los niveles inferiores. La precisión y la claridad son fundamentales para evitar malentendidos y garantizar que los mensajes sean comprendidos correctamente.
• Horizontal: se refiere a la comunicación entre colegas o departamentos del mismo nivel jerárquico. Este tipo de comunicación es esencial para la colaboración y el trabajo en equipo.

¿Cuáles son las características claves de la comunicación efectiva?

Aunque la forma y el estilo de la comunicación pueden variar según el contexto y los participantes, existen ciertas características universales que definen la comunicación efectiva. Algunas de las más destacadas son:

• Claridad: sin un mensaje claro o sin ambigüedades no es posible lograr una comunicación efectiva. La velocidad, pronunciación, tono, volumen, referencias, etc., así como el lenguaje no verbal o incluso las palabras que no se dicen tienen impacto en la claridad del mensaje.
• Propiedad: implica el uso adecuado y preciso del lenguaje, evitando jergas o términos técnicos innecesarios que puedan confundir al receptor.
• Empatía: es fundamental entender y considerar las emociones y perspectivas del receptor para establecer una comunicación efectiva.
• Conciso: ser conciso implica transmitir el mensaje de manera directa y sin rodeos, evitando información innecesaria que pueda distraer o confundir al receptor.
• Escucha activa: la escucha activa es una habilidad esencial que implica prestar atención plena al interlocutor, mostrando interés y comprensión, y proporcionando retroalimentación adecuada.
• Respeto: la comunicación efectiva también debe ser respetuosa, ya que el respeto y consideración por el interlocutor son fundamentales para construir una relación de confianza y colaboración.
• Adaptable: la capacidad de adaptar el estilo y el enfoque de la comunicación según la situación y el receptor es crucial para garantizar que el mensaje sea comprendido correctamente.

Ejemplos de comunicación efectiva

La comunicación efectiva en el trabajo puede verse en distintas situaciones. A continuación proponemos algunos escenarios para resaltar la diferencia entre una comunicación efectiva y una que no lo es.

Correo electrónico

Quieres enviar un correo a un superior para pedir ayuda con una tarea compleja. La claridad y el tono del mensaje son clave para evitar malentendidos.

• Comunicación efectiva: “Hola Pedro, ¿Cómo estás? Necesito ayuda con la redacción del manual de protocolo de seguridad. ¿Podríamos reunirnos esta tarde? Gracias. Saludos.” Este mensaje es claro, directo y respetuoso.
• Comunicación inefectiva: “Hola Pedro, te envío un borrador del manual de protocolo de seguridad. No sé cómo seguir, ¿me ayudas? Gracias.” Este mensaje carece de detalles y claridad.

Teléfono

Las conversaciones telefónicas permiten transmitir emociones y actitudes a través del tono y la entonación. Ser claro y escuchar activamente es crucial.

• Comunicación efectiva: “Hola Pedro, como acordamos, te llamo para repasar los detalles del proyecto y responder a tus preguntas. ¿Tienes unos minutos?”. Este enfoque profesional y claro facilita la comunicación y la escucha activa.
• Comunicación inefectiva: “Hola Pedro, necesito hablar contigo sobre el proyecto. Las cosas no están saliendo como acordamos y necesitamos resolver esto rápido. Creo que te has confundido y no tengo tiempo que perder”. Este mensaje puede generar tensión y malentendidos.

Reuniones de equipo

En las reuniones de equipo, la comunicación efectiva es esencial para el éxito de los proyectos y la colaboración

• Comunicación efectiva: “Buenos días, equipo. Hoy revisaremos el progreso de nuestros objetivos y discutiremos cualquier obstáculo. Cada uno compartirá una breve actualización”. Este enfoque claro y estructurado facilita la participación.
• Comunicación inefectiva: “Bueno, ¿quién quiere empezar? Tenemos mucho que hacer y no mucho tiempo, así que, por favor, seamos rápidos”. Este tipo de introducción puede crear estrés y confusión.

Cómo lograr una comunicación efectiva en el trabajo: 7 consejos

1. Practica la escucha activa: presta atención plena a tu interlocutor, mostrando interés y proporcionando la retroalimentación adecuada.
2. Sé claro y conciso: evita la información innecesaria y utiliza un lenguaje directo para asegurar que tu mensaje sea comprendido.
3. Adapta tu estilo de comunicación: ajusta tu lenguaje según el contexto y el receptor para garantizar una comunicación efectiva.
4. Usa el lenguaje no verbal de manera efectiva: complementa tus palabras con gestos, expresiones faciales y posturas corporales que refuercen tu mensaje.
5. Fomenta un ambiente de respeto y colaboración: trata a tus interlocutores con respeto y fomenta un entorno en el que todos se sientan cómodos para expresarse.
6. Practica: la comunicación efectiva es una habilidad que se puede aprender y mejorar con el paso del tiempo. Practica, analiza y mejora constantemente.
7. Seguridad: es fundamental transmitir certeza en tus palabras y acciones para generar un entorno de comunicación abierta y honesta.

¿Por qué es tan importante la comunicación efectiva en el trabajo?

En un mundo laboral donde la automatización y la inteligencia artificial está ganando cada vez más peso, las relaciones humanas también se están volviendo cada vez más importantes. Por naturaleza, los seres humanos necesitamos establecer relaciones sólidas y efectivas para colaborar y alcanzar objetivos comunes.

Tanto de forma interna como externa, la forma en la que nos comunicamos con los demás es clave para la productividad, la satisfacción laboral y el éxito organizacional. La comunicación efectiva no solo mejora la colaboración y la resolución de conflictos, sino que también fortalece las relaciones y fomenta un ambiente de trabajo positivo.

En este aspecto, herramientas como Slack pueden ser de gran ayuda para mantener una comunicación fluida y efectiva entre los miembros del equipo, incluso cuando trabajan de manera remota. La plataforma ofrece todo lo necesario para facilitar la coordinación, el intercambio de ideas o conocimientos y la resolución rápida de problemas, contribuyendo así a una mayor eficiencia y cohesión del equipo.