Migliora il tuo flusso di lavoro con un software di gestione documentale

Uno studio dell‘Association for Information and Document Management (AIIM) spiega che il 74% delle aziende ha difficoltà a condividere efficacemente i documenti e il 62% ha difficoltà a trovare documenti importanti. 

Tuttavia, la tecnologia ha permesso l’evoluzione dei processi di lavoro e oggi un software di gestione documentale può migliorare la gestione e organizzare la creazione, l’archiviazione, il recupero, l’accesso e lo smaltimento dei documenti.

Queste piattaforme aiutano a garantire l’efficienza, la trasparenza e il processo decisionale. Una gestione documentale efficace può migliorare significativamente l’efficienza operativa e la produttività di un’azienda, oltre a contribuire a ridurre i rischi e a migliorare la conformità.

I vantaggi di avere un software di gestione documentale

Secondo un nuovo studio di AIIM, il 59% delle aziende ha subito una perdita di produttività a causa della mancanza di accesso alle informazioni giuste al momento giusto. Alla luce di ciò, i vantaggi di avere un software di gestione documentale efficiente e adatto alle esigenze specifiche di ogni azienda sono ancora più evidenti. 

A questo proposito, alcuni dei vantaggi di una piattaforma del genere sono i seguenti:

• Risparmio di tempo e aumento della produttività: i documenti possono essere trovati rapidamente e condivisi in modo efficace, riducendo il tempo necessario per la loro ricerca e gestione. Questo permette ai dipendenti di dedicare il proprio tempo ad altre responsabilità, aumentando così la produttività complessiva dell’organizzazione.
• Riduzione degli errori e miglioramento dell’accuratezza: i software di gestione documentale possono automatizzare i processi e i flussi di lavoro, riducendo la possibilità di errore umano e aumentando l’accuratezza dei dati. Questo può essere particolarmente utile in alcuni settori industriali, come la fatturazione e il monitoraggio dell’inventario.
• Maggiore sicurezza: possono gestire un controllo sicuro degli accessi ai documenti, riducendo il rischio di perdita, furto o uso indebito di informazioni sensibili. Inoltre, molte piattaforme offrono funzioni di conformità per garantire il rispetto delle linee guida di normative come il Data Protection Act.
• Riduzione dell’uso della carta: archiviando e gestendo i documenti in modo digitale, le aziende riducono significativamente l’uso della carta e migliorano il proprio impatto ambientale. Inoltre, ciò contribuisce a ridurre i costi associati all’archiviazione e alla gestione dei documenti cartacei.

Come puoi vedere, un buon software di gestione documentale può aiutare le aziende a migliorare l’efficienza e la sicurezza, a ridurre gli errori, a garantire la conformità e a risparmiare tempo e denaro.

Esempi di software di gestione documentale

Esistono molti software di gestione documentale sul mercato. Tuttavia, tra quelli più diffusi, possiamo menzionare i seguenti:

• SharePoint: una piattaforma di collaborazione Microsoft che consente agli utenti di archiviare, organizzare e condividere documenti e altri contenuti.
• Google Drive: uno strumento di archiviazione e collaborazione online che consente agli utenti di creare, modificare e condividere documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
• Dropbox: un servizio di archiviazione online che consente agli utenti di archiviare e condividere file in modo sicuro nel cloud.
• Box: un’altra piattaforma di archiviazione e collaborazione online che si concentra sulla sicurezza e sulla conformità.
• OneDrive: un servizio di archiviazione e collaborazione online di Microsoft che si integra con altre applicazioni di Office 365.
• Asana: una piattaforma di gestione dei progetti e delle attività che aiuta i team a organizzare, monitorare e collaborare ai progetti in modo più efficace.
• Trello: una piattaforma di gestione dei progetti e delle attività basata su pannelli visivi. Ogni lavagna rappresenta un progetto e le schede sulla lavagna corrispondono ai compiti da portare a termine per completare il progetto.

Tutti questi strumenti possono essere integrati in un’unica piattaforma di lavoro: Slack.

 

Gestisci i tuoi documenti con Slack

Slack è una piattaforma di comunicazione aziendale e, sebbene il suo design principale e specifico non sia destinato alla gestione documentale, può comunque essere molto utile per migliorare la collaborazione e l’accesso ai documenti all’interno di un’azienda, soprattutto grazie all’integrazione degli strumenti. Inoltre, Slack offre un unico ambiente di lavoro, indipendentemente dall’occupazione dell’utente o dell’azienda, e funziona per tutti i tipi di team. 

Come piattaforma di comunicazione aziendale, è un ottimo strumento per mantenere una comunicazione organizzata e una gestione efficiente dei documenti, oltre che per migliorare la collaborazione all’interno di un’impresa. 

In questo senso, alcune delle sue funzioni che possono aiutare nella gestione dei documenti sono le seguenti:

• Condivisione di documenti: Slack permette agli utenti di condividere documenti in modo semplice e veloce, sia caricando direttamente i file che integrando servizi di cloud storage come Google Drive o Dropbox.
• Ricerca dei documenti: dispone di una funzione di ricerca che consente agli utenti di cercare i messaggi, compresi quelli con allegati, rendendo più facile trovare i documenti rilevanti.
• Commenti e discussioni: quando si condividono documenti in Slack, gli utenti possono commentarli e discuterli, facilitando la collaborazione e il processo decisionale.
• Integrazioni con le applicazioni: la piattaforma dispone di un’ampia gamma di integrazioni con altri software di gestione documentale, come Google Drive, Asana e Trello, ecc. In questo modo gli utenti possono accedere ai documenti e lavorarci direttamente da Slack.
• Automazione dei flussi di lavoro: esiste una funzione di automazione dei flussi di lavoro chiamata “Slack Workflow Builder”, che consente agli utenti di automatizzare i processi legati alla gestione dei documenti, come l’approvazione degli stessi e la creazione di attività basate su di essi.

Con le integrazioni di Slack puoi ottenere il massimo dai tuoi strumenti, in modo che i tuoi team abbiano la flessibilità di cui hanno bisogno. Slack è il luogo dove trovare tutti gli strumenti necessari per mantenere al massimo la produttività della tua azienda.