R/GA es una agencia internacional, con sede en Nueva York, que trabaja con marcas como Nike, Samsung, Verizon y Google. R/GA, empresa diseñada para "la era de la conectividad", hace honor al lema conectando a través de Slack a su creciente número de empleados: 1700 personas repartidas en 15 oficinas de todo el mundo. Para R/GA, Slack se ha convertido en la herramienta central para la comunicación entre departamentos, disciplinas y oficinas. Además, R/GA es la mayor agencia de publicidad del mundo que utiliza Slack y la están aprovechando al máximo.
“Actualmente trabajamos en equipo desde 4 lugares diferentes y en 3 zonas horarias distintas. Slack es lo que nos ha permitido a todos mantener el ritmo”.
Como no resulta fácil sincronizar tantas oficinas remotas en zonas horarias tan dispares, Slack se hizo indispensable para los equipos de R/GA. Como dice Nick Coronges, director de Tecnología de R/GA: "Al trabajar en zonas horarias y geografías muy diferentes, dependemos bastante de la comunicación en tiempo real de Slack, ya que nos permite colaborar sin disminuir el ritmo a la hora de tomar decisiones. En un proyecto determinado podemos tener entre tres y cinco oficinas trabajando en equipo y el correo electrónico no nos convence como medio de comunicación".
Desde servicios a clientes, pasando por diseño de experiencias, producción, ingeniería, hasta relaciones públicas, Slack nos permite unirnos a decenas de proyectos simultáneos y trabajar con equipos, independientemente de su función o ubicación, algo que antes no era fácil ni factible. R/GA constata que la toma de decisiones es más rápida, se celebran menos reuniones internas y hay un mayor nivel de transparencia hacia el trabajo de todos, lo que también implica una mayor rendición de cuentas. Katrina Bekessy, directora de Tecnología, afirma que se están obteniendo mejores resultados de los empleados.
“Ahora nuestros clientes ven en tiempo real todo el trabajo que hacemos para ellos. Pueden ver lo que está haciendo cada miembro del equipo sin que tengamos que supervisarlo manualmente”.
Prácticamente todo el trabajo que hace R/GA es en nombre de clientes y, cuando la empresa los invita a sus equipos de Slack, además de ganarse su confianza y aprecio, constata una enorme mejora en la productividad. R/GA comparte maquetas, informa si se completó una tarea o alerta al cliente en cuanto hay disponible una nueva versión de su aplicación por medio de un mensaje automatizado. Los gestores de clientes de R/GA ya no tienen que escribir largos resúmenes en correos electrónicos ni programar reuniones de presentación con los clientes cuando el trabajo está listo para evaluar: los clientes simplemente siguen a los equipos en Slack e inmediatamente comparten sus opiniones con R/GA.
Katrina Bekessy, directora de Tecnología, asegura que Slack permite un mayor acercamiento entre los clientes y el equipo del proyecto: “Le da un toque más humano al proceso, no parece una simple transacción comercial. A pesar de que todo es asincrónico y totalmente basado en la tecnología, facilita esa conexión humana muchísimo más que una llamada telefónica”. En definitiva, Bekessy estima que la toma de decisiones es entre un 30 y un 40 % más rápida en aquellos proyectos en los que los clientes forman parte del equipo de Slack.
Cada equipo incorpora sus propias herramientas a Slack (el equipo de diseño depende de las integraciones con Dropbox y Trello, mientras que el de ingeniería utiliza Jenkins y Jira). Además, R/GA creó herramientas personalizadas para usar en Slack a fin de aumentar la productividad. Las denominaron, muy acertadamente, RGABot y pueden usarlas para ver quién trabaja en cuál proyecto y qué conexiones hay entre los miembros. El chatbot está integrado con el sistema interno de base de datos de competencias de R/GA, lo que permite ver quién es experto en, digamos, desarrollo para dispositivos móviles, averiguar en qué oficina trabaja, cuáles fueron sus últimos proyectos y si está disponible para aceptar una nueva tarea.
“Slack no solo es genial para permitir que la gente se conecte, sino que también es muy útil para conectar las herramientas y los sistemas que ya utilizamos”.
Slack se convirtió, en nada de tiempo, en el tejido que conecta personas, proyectos e información en R/GA. Y como está basado en la nube, los empleados pueden utilizar las aplicaciones móviles sobre la marcha, acceder a debates desde casa o en la oficina, y encontrar todo lo que necesitan, sin importar dónde estén.
