R/GA est un organisme d’envergure internationale basé à New York qui compte parmi ses clients des entreprises aussi illustres que Nike, Samsung, Verizon ou Google. Entreprise conçue pour « l’ère de la communication », R/GA incarne l’esprit de ce slogan en connectant ses 1700 employés répartis dans 15 bureaux à travers le monde grâce à Slack. Pour R/GA, Slack est devenu un outil incontournable pour la communication entre les différentes disciplines et entre les différents départements et bureaux. R/GA est la plus grande agence publicitaire dans le monde qui utilise Slack, et elle exploite à merveille les possibilités de la plateforme.
« Notre équipe est répartie sur 4 sites et travaille sur 3 fuseaux horaires. C’est grâce à Slack si tout le monde reste informé. »
Coordonner l’activité de bureaux éloignés, situés dans des fuseaux horaires différents nécessite des outils adaptés, et Slack est rapidement devenu indispensable au fonctionnement des équipes de R/GA. Comme l’explique Nick Coronges, Directeur technique de R/GA : « Nos employés travaillent dans plusieurs fuseaux horaires et ils utilisent constamment la communication en temps réel sur Slack pour travailler ensemble sans freiner la cadence des prises de décision. Plusieurs bureaux peuvent être impliqués dans un projet donné, et les e-mails ne suffisent pas à la prise en charge de flux de communication complexes.
Slack permet aux employés de tous nos départements (service client, conception de l’expérience client, production, technique et relations publiques) de rejoindre un projet parmi les nombreux projets en cours et d’y apporter leur contribution, quel que soit leur rôle dans l’entreprise et quel que soit le bureau dans lequel ils travaillent. Ceci était bien entendu impossible avant que l’entreprise n’adopte Slack. Les prises de décision sont plus rapides et elles nécessitent moins de réunions en interne. Pour favoriser la transparence, mais aussi la responsabilité, la plupart des projets et des flux de travail au sein de l’entreprise sont librement accessibles à l’ensemble des employés. Katrina Berkessy, Directrice technique déclare : « Slack permet aux employés de donner le meilleur d’eux-mêmes ».
« Dorénavant, nos clients peuvent suivre notre activité en temps réel. Le détail des tâches de chaque membre de l’équipe est visible directement. Plus besoin d’un suivi manuel. »
Chez R/GA, les clients occupent une place centrale. La plupart des projets sont élaborés et conduits en leur nom. Grâce aux comptes invités, l’environnement de R/GA leur est ouvert, et ils peuvent venir constater par eux-mêmes l’état d’avancement des projets. Le résultat ? Des clients satisfaits et reconnaissants, et un capital confiance renforcé pour l’entreprise. R/GA utilise Slack pour partager des aperçus, envoyer des notifications quand une tâche est terminée ou signaler au client par un message automatique qu’une nouvelle version de son application est prête à passer en phase de test. Chez R/GA, les responsables de clientèle n’ont plus besoin de rédiger de longs e-mails récapitulatifs ou d’organiser des réunions de présentation pour les clients quand les résultats du projet sont prêts à être évalués. Il suffit aux clients de suivre l’activité des équipes sur Slack et de soumettre leurs commentaires s’ils le souhaitent.
Katrina Bekessy, Directrice technique, pense que Slack rapproche les clients des équipes de projets : « La relation entre le client et le fournisseur de services prend une dimension plus humaine, bien au-delà de la simple transaction commerciale. Même si les processus n’ont pas lieu au même moment, même s’ils dépendent largement d’une technologie très sophistiquée, les échanges dans Slack ont une dimension par exemple bien plus humaine que les communications téléphoniques ». En fin de compte, Mme Bekessy estime que les prises de décision interviennent dans des délais de 30 à 40 % plus courts quand les clients font partie des équipes Slack.
Chaque équipe conserve ses outils habituels dans l’environnement Slack (l’équipe de conception utilise de façon extensive les intégrations Dropbox et Trello, alors que l’équipe technique utilise plutôt Jenkins et JIRA), mais R/GA a aussi développé ses propres outils pour faciliter le travail de toutes ses équipes. Le bot de RGA, nommé tout simplement RGABot, peut servir à voir qui travaille sur tel ou tel projet, et qui communique avec qui. Le bot de chat est intégré au système interne de base de données des compétences. Tout employé de R/GA peut facilement trouver par exemple qui est expert en développement mobile, dans quel bureau la personne en question travaille, quels sont les projets auxquels elle a participé dans le passé et si elle est actuellement disponible pour une nouvelle mission.
« Slack est efficace non seulement pour mettre en relation les personnes, mais aussi pour relier les outils et les systèmes que nous possédons déjà. »
Slack est rapidement devenu le réseau par lequel les personnes, les informations et les projets sont mis en relation les uns avec les autres dans l’environnement R/GA. Slack est basé sur le Cloud, et c’est ce qui lui permet d’être accessible, où que vous vous trouviez. En déplacement ? Utilisez nos applications pour appareil mobile. Au bureau ou à la maison ? Accédez à vos conversations, et trouvez facilement les informations que vous recherchez.
