R/GA è un'agenzia globale con sede a New York City che lavora con marchi come Nike, Samsung, Verizon e Google. Pensata per “l’era connessa”, R/GA è un’azienda all’altezza della sua vision, essendo capace di connettere i suoi 1.700 dipendenti in continua espansione dislocati in 15 uffici su piano globale tramite Slack. Per R/GA, Slack è diventato lo strumento centrale per la comunicazione tra reparti, discipline e uffici. R/GA è anche la più grande agenzia pubblicitaria al mondo che utilizza Slack, e lo fa bene.
“Attualmente lavoriamo in team in quattro località diverse, con tre fusi orari differenti. Slack è lo strumento che ci tiene costantemente aggiornati”.
L’esigenza di mantenere sincronizzato un numero così elevato di uffici distanti tra loro in fusi orari diversi non è facile da soddisfare e Slack è diventato indispensabile per i team di R/GA. Come afferma Nick Coronges, Chief Technology Officer di R/GA: “Le persone lavorano in più fusi orari e aree geografiche e noi dipendiamo fortemente dalla comunicazione in tempo reale realizzabile in Slack per collaborare senza rallentare il ritmo del processo decisionale. Su un determinato progetto possono lavorare 3-5 uffici e le e-mail non sono sufficienti come mezzo di comunicazione”.
Slack consente a tutti, dagli addetti ai servizi per i clienti, all’experience design, alla produzione, alle attività tecniche e alle pubbliche relazioni di partecipare a uno dei numerosi progetti simultanei e di collaborare con i team indipendentemente dai loro ruoli o dalla loro posizione, cosa che prima non era facile se non impossibile. R/GA riscontra processi decisionali più rapidi, una diminuzione del numero di riunioni interne e una maggiore trasparenza sulle attività di tutti, il che si traduce anche in una maggiore responsabilità. Katrina Bekessy, Technology Director, dichiara: “Otteniamo risultati migliori dalle persone”.
“Ora i nostri clienti si rendono conto in tempo reale di quanto ci impegniamo per loro e vedono esattamente a cosa lavora ogni singola persona del team, senza che noi dobbiamo tenerne traccia manualmente”.
La maggior parte delle attività di R/GA viene svolta per conto dei clienti, che hanno rilevato elevati guadagni in termini di produttività, nonché di fiducia e apprezzamento da parte dei clienti quando questi ultimi vengono invitati nei team di Slack. R/GA può condividere mockup, segnalare il completamento di un’attività o avvisare il cliente che una nuova versione della sua app è pronta per il test, nel momento stesso in cui viene resa disponibile, con un semplice messaggio automatico. I gestori dei clienti di R/GA non devono più scrivere lunghi riepiloghi via e-mail né pianificare riunioni di presentazione quando il lavoro è pronto per la valutazione, perché i clienti possono semplicemente seguire i team in Slack e fornire rapidamente un feedback immediato a R/GA.
Katrina Bekessy, Technology Director, dichiara che avvicina anche i clienti al team di progetto: “Il processo viene reso più umano, riducendo la sensazione di transazione commerciale. Anche se l’ambito è asincrono e fortemente basato sulla tecnologia, la connessione umana è facilitata, molto meglio di quanto possano fare anche le telefonate”. In definitiva, Bekessy stima che il processo decisionale sia del 30-40% più rapido nei progetti in cui i clienti sono membri del team Slack.
Ogni team si avvale dei propri strumenti in Slack (il team di progettazione dipende dalle integrazioni Dropbox e Trello, mentre il team di tecnici utilizza Jenkins e JIRA) e R/GA ha anche creato strumenti per Slack che consentono al team di aumentare la produttività. RGABot, un chatbot dal nome appropriato, consente di vedere le persone che lavorano su progetti specifici e il modo in cui le persone sono connesse. Il chatbot è integrato con il sistema di database delle competenze interno di R/GA e chiunque in R/GA può vedere chi è esperto in un campo, ad esempio nello sviluppo per dispositivi mobili, capire in quale ufficio lavora, quali sono i progetti precedenti a cui ha partecipato e se è possibile assegnargli un nuovo lavoro.
“Slack è ideale per connettere non solo le persone, ma anche gli strumenti e i sistemi che già utilizziamo”.
Slack è rapidamente diventato la base di connettività che riunisce persone, progetti e informazioni in R/GA. Basato sul cloud, Slack consente al personale di utilizzare le app per dispositivi mobili ovunque, di accedere alle discussioni da casa e dall’ufficio, nonché di trovare tutto ciò di cui ha bisogno indipendentemente da dove si trovi.
