コミュニケーション不足がビジネスに与える影響とは?改善方法を解説
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コミュニケーション不足がビジネスに与える影響とは?改善方法を解説

コミュニケーション不足は解決すべきビジネス課題のひとつです。コミュニケーションツールの導入方法のほか、コミュニケーションを活性化する具体策や解決方法について紹介します。

Slack チーム一同作成2022年12月6日

ビジネスを推進する上で必要なコミュニケーション。私たちは、日頃から気持ちや考えを伝え合うことを通して、社会生活を営んでいます。当然、ビジネスシーンでもコミュニケーションは重要で、これをおろそかにすると生産性や品質の低下を招くリスクになるため注意が必要です。

ここでは、コミュニケーション不足の原因やビジネスに与える影響のほか、効果的な改善策について解説します。

ビジネスのリスク要因になるコミュニケーション不足

会社員であれ、フリーランスとして働く身であれ、誰しも他者とコミュニケーションをとりながら仕事をするものです。

例えば、チームメンバーとの情報共有やクライアントとの折衝・調整、パートナー会社への協力要請など、コミュニケーションが必要な場面は多岐にわたります。ビジネスシーンでコミュニケーションが不足すると、業務遂行に支障が生じ、経営的なリスクに発展する可能性も否めません。

コミュニケーション不足の原因とは?

コミュニケーション不足は、なぜ発生するのでしょうか。ビジネスへの悪影響を解説する前に、まずはコミュニケーション不足のよくある原因をご紹介しましょう。

組織における縦・横の連携に問題がある

業務を円滑に遂行するには、同僚や先輩、上司、部署間・経営層など、組織内の密なコミュニケーションが肝要です。しかし、上司から部下への業務指示が一方通行的で報連相(報告・連絡・相談)が乏しい場合や、日常的に交流がない部署同士で互いの業務内容を把握していない場合、経営層との接点が希薄な場合など、組織内の縦・横の連携が潤滑でないケースはどの組織でもよくあることです。

このような状態を放置すると、慢性的なコミュニケーション不足から、業務効率の低下やトラブルにつながります。

曖昧な役割分担

本来、チームや部署を構成するメンバーは、一人ひとり役割が決められています。役割分担が曖昧だと、誰に何を確認すべきかわからず、無駄な作業が発生し、その結果、必要なコミュニケーションに割くべきリソースが無駄遣いされてしまうことも。役割分担が不明瞭なままプロジェクトを開始することは、チームワークを停滞させる要因になると理解し、業務初期段階で役割分担を明確にしましょう。

同様に、メンバーに与えられる権限や裁量が不明瞭な場合も、確認やすり合わせに時間を要し、非合理的なコミュニケーションが増えがちです。

行きすぎた個人主義など企業文化によるもの

業務が属人的になりすぎた結果、他者とのコミュニケーションが不足することもあります。個人プレーで業務を行うと、他者への報連相の必要性が低下するため、コミュニケーション不足に陥りやすい傾向があるのです。

報連相に不慣れだと、困ったことが発生しても仲間に相談しづらく、チームプレーの妨げになりかねません。こうなると、当然ビジネスに好ましくない影響が発生しやすくなります。

明確なリーダーがいない

チームリーダーの経験がない人が統括する組織や、明確なリーダーがいないチームも、コミュニケーション不足が発生しがちです。こうした環境では、困ったときに頼るべき人が不明瞭で、聞く(尋ねる)というコミュニケーションが失われ、結果的に業務の停滞が発生します。

コミュニケーション不足が招く問題

コミュニケーション不足は、ビジネスにおいてどのような問題を引き起こすのでしょうか。続いては、コミュニケーション不足が招くさまざまな問題の中から、典型的なケースを取り上げて解説しましょう。

認識の齟齬によるミスの多発

業務を進行する際、通常何度も確認作業が発生します。しかし、コミュニケーションが不足しているチームでは、責任者や上司に相談するタイミングを誤り、後々大きな問題へ発展した…といったこともよくあるのです。

コミュニケーション不足が原因で、プロジェクトのスケジュールに遅延が発生すれば、結果として目標を達成できなくなる場合もあるでしょう。また、クライアントとの契約のような重要な場面においても、互いの認識の不一致や解釈の違いをすり合わせることができず、深刻な状況を招く可能性があります。

生産性や品質の低下

製品やサービスを生み出す業務では、生産性の向上はビジネスの大きな課題のひとつです。そして、生産性の向上には、各工程間の情報共有と連携が大きな要だといえます。

コミュニケーション不足は生産性低下の可能性をはらみ、結果として品質の低下といった問題に発展しかねません。品質が低下すれば顧客の信頼を失うなど、深刻な経営問題の引き金になる場合もあります。

クライアントからの信頼低下

OEM などの受託開発や製造事業の場合、委託元であるクライアントとの情報共有や確認作業は欠かせません。コミュニケーションが不足すると、クライアントの要求を把握できず、生産ミスや納期遅延などの問題に波及し、委託契約の解除や業務提携の解消といった経営的リスクを負う可能性もあります。

事故の多発

重機を用いる建築現場や土木などの工事現場では、安全管理のため作業者同士の段取りや確認が極めて重要です。しかし、コミュニケーションが不足すると確認がおろそかになり、結果として事故を招きやすくなります。危険が伴う現場では、コミュニケーションの徹底こそが安全性確保と事故防止のカギになると心得えましょう。

コミュニケーション不足を改善に導くには?

コミュニケーション不足で起こるさまざまな問題は、放置すると深刻な事態を引き起こす可能性があるため、改善に向けた取り組みが必要不可欠です。

では、コミュニケーションを促進する具体策にはどのようなものがあるのか、チェックしていきましょう。

リーダーが率先してコミュニケーションを図っていく

チームや組織内のコミュニケーションを活性化するために、リーダーが率先してチームメンバーと交流することが大切です。

マネジメントや教育の専門家であるロバート・ K ・グリーンリーフが唱えた「リーダーはまず相手に奉仕し、その後相手を導くものである」という「サーバントリーダーシップ」という理論を提唱しています。この理論は、組織内のコミュニケーション促進にも効果的であることがわかっています。

 

リーダーが率先してメンバーの気持ちをくみ取り、それを踏まえた改善に取り組む。より良いチームワークを生み出していくための方法が、サーバントリーダーシップです。

信頼関係を構築するために、リーダーが積極的にメンバーに歩み寄り、気持ちや状況をくみ取っていけば、リーダーとメンバーの垣根が取り払われ、コミュニケーションの活性化につながっていくでしょう。

Slack などコミュニケーションツールの積極活用

報連相や日常的なやりとりに、 Slack に代表されるコミュニケーションツールを使うのも、コミュニケーション不足の改善に効果的な方法のひとつです。特に若い世代は、メッセンジャーアプリで友人と交流することに慣れているため、組織の縦・横のつながりを円滑にする上でも役立ちます。

コミュニケーション文化の醸成

コミュニケーションの活性化には、「話しやすい雰囲気」「相談しやすい雰囲気」といった環境が大切です。

例えば、雑談などの「アイスブレイク」的なコミュニケーションで緊張を取り除く工夫をしたり、社員参加型のアクティビティや社内イベントといった交流機会を設けたり、社員同士が業務以外の会話を自然と持つ環境を整えたりするのも良いでしょう。コミュニケーションをすることが当たり前になれば、コミュニケーション不足が原因のトラブル発生の抑止につながります。

フリーアドレスによるコミュニケーションの促進

オフィスで固定席を持たず、社内の好きな場所で仕事をする「フリーアドレス」をオフィスに導入することも、組織内のコミュニケーションを活性化する方法のひとつです。

自席が固定されていると、会話する人が決まってしまいがちですが、フリーアドレスだとさまざまな同僚とゆるやかな交流を持つ助けになり、コミュニケーション促進へとつながります。

社内コミュニケーションを円滑にする環境づくりを

コミュニケーション不足は、組織の構造的な問題、企業文化的な問題、リーダーシップの有無といった問題が、複雑に絡み合っている場合がほとんどです。これを放置すれば、生産性・品質の低下、クライアントからの信頼低下、事故やミスの多発など、深刻な問題へと発展する可能性もあります。

円滑な業務推進には、 Slack などのコミュニケーションツールを導入することが大きな助けになることもあります。一度立ち止まって、自社のコミュニケーション環境を見直してみてはいかがでしょうか。

よくある質問

コミュニケーションが不足しているチームでは、責任者や上司に相談するタイミングを誤り、後々大きな問題へ発展する可能性があります。例えば、認識の齟齬によるミスが多発し、その結果、生産性や品質の低下を招き、クライアントからの信頼低下につながるおそれもあります。また、重機を用いる建築現場や土木などの工事現場では、安全管理のため作業者同士の段取りや確認が極めて重要です。危険が伴う現場では、コミュニケーションの徹底こそが安全性確保と事故防止のカギとなります。
チームや組織内のコミュニケーションを活性化するために、リーダーが率先してチームメンバーと交流し、メンバーの気持ちをくみ取り、それを踏まえた改善に取り組むことが大切です。報連相や日常的なやりとりに、コミュニケーションツールを利用するのもひとつの方法です。オフィスでは、「話しやすい雰囲気」「相談しやすい雰囲気」をつくったり、社内の好きな場所で仕事をする「フリーアドレス」をオフィスに導入したりすることも、組織内のコミュニケーションを活性化するためには効果的な方法です。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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