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職場の「苦手な人」とのコミュニケーションを改善!状況別アイデア

苦手に感じる理由を洗い出してコミュニケーションの改善を

執筆者 : Slack チーム一同2020年9月2日

職場の人間関係に悩む人は少なくありません。職場に「苦手な人」がいるためにストレスが溜まり、それを理由に転職を考えることも珍しくないようです。

仕事のために集まったメンバーにはさまざまな人がいて当然ですし、意見が合わない人がいることはビジネスにとってメリットにもなります。しかし、実際にチームで人間関係の問題があるなら、原因を把握し、何かしらの対策を取ることは欠かせません。「職場に苦手な人がいる」という悩みが原因で、チーム内のコミュニケーションが滞ったり、悪化したりする状況は避ける必要があるからです。

コミュニケーション方法を工夫するだけで、職場の「苦手な人」は「自分にないもの」を持っている強力な仲間に変わります。あなたのチームのメンバーが「職場の苦手な人」で悩んでいる場合、まずはその相手を苦手に思う理由を具体的に掘り下げてみると、解決策が浮かび上がってくるかもしれません。

職場で「苦手な人」がいるというと、その相手の「話し方が威圧的」「よく言うことが変わる」「言うことをいつも否定してくる」などのケースが考えられます。今回は、職場での「苦手な人」タイプや人間関係の「あるある」状況別に、コミュニケーションを改善してよりよいチームになるためのアイデアをお伝えします。

「威圧的」に感じるメンバーとはオープンな場でやりとりを

職場での「苦手な人」として「威圧的」なタイプを挙げる人は多いでしょう。一方的に意見を通そうとしたり、意見が否定されると理不尽に怒ったりするように思える相手とのやりとりは確かに疲れます。

そこでそのような相手とは、フラットでオープンにコミュニケーションできる場でやり取りしてみましょう。例えば関係者全員が参加するオンラインツール上でやり取りすれば誰もがその会話を確認できるうえ、ほかの人のコミュニケーションスタイルとの違いを見える化でき、自身も相手もコミュニケーションのあり方について気づきが得られるかもしれません。

ただし、書き言葉でのやり取りは効率がよい反面、きつい印象を与えてしまうことも。適度に絵文字を使うことを普段からチームで促進しておくなど、テキストの場でもポジティブな雰囲気作りを意識することも大切です。

「言うことが変わる」メンバーとはテキストベースのコミュニケーションを

「よく言うことが変わる」人も、ほかのメンバーにとって「苦手な人」になりがちです。「方向性や優先度がよく変わる」「相手によって言うことが違う」などの状況はメンバーにとってストレスになるだけでなく、仕事を進める上で混乱を招きかねません。考えや決定が変わることはあっても、それをきちんと周囲に共有し、その背景を説明できるようにしておくことは周囲が状況を理解するために欠かせないポイントです。

「言うことが変わる」相手とのコミュニケーションでは、やり取りをすべて文字で残しておくことがおすすめです。いつでもそのやり取りを遡って確認でき「言った言わない」を未然に防ぐことができるからです。

テキストベースのコミュニケーションの場としては、チャットツールやプロジェクト管理ツールを活用するとよいでしょう。チャットツールでは相手との会話の記録を残せますし、チームでオープンなコミュニケーションをしていれば、相手とほかのメンバーのやり取りを見ることで、わざわざ尋ねずに進捗を知ることもできます。またプロジェクト管理ツールを活用すれば、締切日やプロジェクトのステータスなど、基本的かつ必要な情報をもれなく把握できるようにもなります。

意見が対立しがちな状況には考え方のシフトと表現の工夫を

「あの人とは意見が合わない」と言うと、ネガティブな意味合いで使われることが多いかもしれません。しかし、多様な意見があり、多様な人材がいることはチームにさまざまな視点を与え、チームを豊かにしてくれることでもあります。メンバーが意見の対立を単にネガティブなものとして捉えている場合には、別の視点を持つよう働きかけ、そのメリットに目を向けてみましょう。

特にブレインストーミングの際などは、枠にとらわれないさまざまな考えが求められることが多いもの。自分と異なる意見やアイデアが出た場合には「そういう切り口もあるのだ」と捉えられるような文化をチームで育むことを意識してみましょう。また、多様な意見をフラットに出しやすい環境を作るには、オンラインで意見やアイデアを書き込める場を作っておくのがおすすめです。打ち合わせでは発言しづらいと感じるメンバーでも、オンラインなら考えを共有しやすくなるうえ、メンバー全員の目に触れやすくなります。さらに意見を聞く側も「誰の発言か」よりも、アイデアそのものにフォーカスして公平な判断をしやすくなるというメリットもあります。

一方で、反対意見や異なるアイデアを伝える際には、表現次第で相手を否定する印象を与えてしまうことも事実。違う意見を言う場合には、最初に相手のアイデアで賛成できる点を伝えるなど、フェアな視点を持とうとしていることや、相手を尊重していると示すことの大切さもチームで共有しましょう。

「チームの雰囲気が良くない」時にはチームで目標の再確認を

上に挙げたような工夫をしても、忙しい時は余裕がなくなり「苦手な人」同士の対立が増えてしまうことも。そんな時に行いたいのは、チームの目標を再確認することです。

チームで一緒に働いているメンバーには、同じ目標を目指しているという共通点があります。「チームの雰囲気が良くない」という状況になってしまったら、改めてチームで目指している目標を共有し直し、全員が一歩引いて目標を認識し直せるよう促しましょう。その目標を達成するために何ができるか、互いにどのように助け合えるかという会話ができるように導けるとよいでしょう。

そのためには、チーム全員がいる打ち合わせや朝会で目標を再度共有したり、全員が見るコミュニケーションツール上で呼びかけたり、メッセージをツール上でピン留めしておくのもよいかもしれません。

また、普段から仕事以外のコミュニケーションも取り入れ、メンバー同士の気軽で友好的なつながりを保っておくことも大切です。負荷なく雑談を楽しめるよう、例えば職場で使っているツールで雑談用の場を設けるのも一案。「今はまっている海外ドラマは?」などの話題で、仕事以外の一面もメンバー同士で知り合えるように日頃から意識してみましょう。

職場の「苦手な人」を苦手に感じる理由を分析すれば、コミュニケーションの改善方法をより具体的に考えられるはずです。現状を把握し、的を射たコミュニケーションの工夫を重ねることが、個性豊かなメンバーが協力し合える環境作りにつながっていくでしょう。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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