「あるある」状況別！ビジネスコミュニケーション問題の対処法

「前にも説明したのに」「結局どう決まったんだっけ？」「あの人から聞いた話と違う気が…」。非効率なやり取りや、そのちょっとしたずれが生み出すビジネスコミュニケーション問題の「あるある」、皆さんの職場ではどんなことが思い浮かびますか？

ある調査結果では約 8 割の企業がコミュニケーションの問題を認識しており、なかでも特に問題が多いと回答があったのは「部門間」（68%）、次に「経営層と社員」（51%）でした。一見小さなコミュニケーションのすれ違いが、時間のロスや意欲の低下につながることは避けたいですよね。

またビジネスコミュニケーションの問題は社内だけに留まらず、社外とのやり取りで悩みを抱える人も。「連絡がなかなか取れない」「依頼内容と納品内容にずれがある」など、思い当たる節があれば、ビジネスコミュニケーションに改善の余地があるかもしれません。

今回は状況別のビジネスコミュニケーション「あるある」に着目し、対応策をご提案します。

1. 部門間ビジネスコミュニケーション問題

聞いた話と違う？

部門間で情報共有する際に「この部分はこの人に聞いて、この部分はあの人に…」と個別に確認しようとすると、聞いた話の間で折り合わない部分やグレーゾーンに気づくなど、全体像が見えないことも。あとで「聞いた話と違う」ということにならないためにも、必要な情報はチャットやオンラインメモなどのオープンなプラットフォームで共有しておくと便利です。ビジネスコミュニケーションに透明性をもたらし、伝え漏れやまた聞きによる誤解も防ぐことができます。

担当者が不明！誰に聞けば？

単純な疑問や問題のはずなのに、部門間での関わりがないために誰に聞けばいいのかわからない、ということはありませんか？こんなケースで取り入れたいのは、オフラインで話したことがない人同士でも、オンラインで簡単につながる環境です。部門の垣根を越えたやり取りが自然に生まれ、部門同士の連携もスムーズになるでしょう。

部門ごとに使うツールが違う

各部門がそれぞれ独自にツール導入を進めた結果、部門ごとに導入しているツールが違うということも最近は珍しくないようです。そうした状況で直面するのは、まず自部門で話した内容をリアルタイムで他部門に共有できないという不便さ。仕方なく部門間のやり取りを口頭で行うと、あとから内容を再確認したい時に記録がないという事態にもなりかねません。このような状況に陥らないためには、さまざまなアプリやツールを 1 つの場所に連携させてコミュニケーションのハブにしておくことがおすすめです。

2. マネジメント層と社員間のビジネスコミュニケーション問題

コミュニケーションがそもそも希薄

マネジメント層と社員間のコミュニケーションがそもそも希薄な例も珍しくないようです。物理的に離れていると関わる機会がなく、何気ない世間話や日々の自然な会話が生まれづらいというケースもあるかもしれません。

こんな時はマネジメント層からコミュニケーションを図る姿勢を見せたいもの。でも物理的に接点がないからと言っていきなりメールを出す、というのも気が引けますよね。メールは手紙のようなものですし、そもそも 1 日何十通も届くと開封されないこともあります。

気軽にコミュニケーションを図ることが目的なら、社員がオンラインで交流する場などで最近感じていることをつぶやいたり、気軽なテーマで質問を投げかけたりしてみるのはどうでしょうか。受ける側に「しなくてはいけない」というストレスを感じさせないようにすると、気軽な会話が生まれやすくなるでしょう。

「飲みニケーション」なしで部下とどう関われば…

先の年末年始には「忘年会スルー」という言葉をメディアでもよく耳にしました。若手社員の「飲みニケーション」離れが進む一方、マネジメント層からは「飲みの席での関わりを拒否されると、どう交流していいかわからない」という声もあるようです。

上司が新しい方法で部下との交流を図るには、手始めにチャットなどを使った会話の際に積極的に絵文字で反応してみてはどうでしょうか。「絵文字で反応することで距離感が埋まり、オフラインの場でも会話が生まれるようになった」という声もあります。思ったより簡単なことで、距離感はぐっと縮まるのかもしれません。

3. 社外とのビジネスコミュニケーション問題

必要な情報がすぐに見つからない

メールでのビジネスコミュニケーションでは、必要な情報を探したい時に「どのタイトルのメールだったっけ」「最新のファイルはどの添付かな」と、見つけるまでの時間と労力がかかることも。

そこでおすすめしたいのは、これまで当たり前に使っていたメール自体を見直すこと。今は検索機能に優れたコミュニケーションツールも色々登場しています。探す時間を節約し、ストレスなく情報を見つけるために導入を検討してみましょう。

連絡がスムーズに取れない

クライアントやベンダーなど社外の人と一緒にプロジェクトを進める場合、メールだとタイムリーな連携が難しいこともあります。また CC に入っている人にしか情報が共有されず、さらにはうっかり間違った宛先に送ってしまうというリスクも。

こうしたビジネスコミュニケーション問題の解決策としては、会話がすべて整理でき、関係者が自由にやり取りを見られるプロジェクト管理ツールや、企業の枠を越えて同じ場所で会話できるプラットフォームを使うことがおすすめです。こうすることで、社外の人ともチームメンバーとやり取りするようにリアルタイムで連携できるほか、必要に応じて会話の経緯を遡ったり検索することもできるので、効率よくプロジェクトを進めていくことができます。

依頼や提案内容の詳細まで把握しづらい

社外とのやり取りで「概要はわかったけど、詳細についてはどこまで理解が一致しているのだろうか」と不安になることはありませんか？細かな疑問はすぐに解決したいもの。そこで、関係者が投稿・閲覧できるオンラインの場を用意し、どんどん疑問を共有するようにしてみましょう。対面での打ち合わせだと曖昧になりがちな点まで明確に文字で残すことができるうえ、その記録をそのまま後の議論にも活かすことができるでしょう。

ビジネスコミュニケーション問題の「あるある」はさまざまな形で存在します。まずは、今ある問題の中で何が一番大きな障害かを分析し、より良いビジネスコミュニケーションのために役立つ対処法を選んでいきましょう。