良い職場環境を作ることで、従業員のエンゲージメントが上がり、離職率が下がります。離職率が下がると良い人材が育ちやすくなり、生産性が向上します。このように、良い職場環境は業務において良い循環を生み出すものといえるでしょう。また、良い職場環境を作るには、従業員個人だけではなく、良いチームづくりも大切です。
ここでは、良い職場環境を作るために実践したい 6 つの方法とともに、良いチームを作り上げるために、チームリーダーが心掛けたいことについてご紹介します。
良い職場環境を作るための 6 つの方法
「職場環境」には、いろいろな要素が含まれます。オフィスの空間、作業スペースといった物理的な環境面以外にも、日々の業務内容、人間関係、さらには、福利厚生にも関連する勤務形態なども含まれるでしょう。
良い職場環境を作るには、こうした側面を一つひとつ改善していく必要があります。まずは、良い職場環境を作るための 6 つの方法についてご説明します。
1. 研修と教育を優先する
生産性の高いチームや良い職場環境を作るためには、人材育成や社員教育に力を入れるべきです。人材育成に力を入れている企業に勤める従業員は、企業から大事にされていると実感しやすくなります。企業から大事にされていると実感できればエンゲージメントも高くなり、離職率の低下にもつながります。
特に、新入社員が入社してから、少なくとも最初の 2 週間については、十分な計画を立てて新人研修を行うべきです。この研修期間内には業務の進め方だけではなく、職場の安全性や行動規範について指導を受け、組織が全体としてどのように機能するかを理解する必要もあります。
可能であれば、入社当初の落ち着かない期間を切り抜けることができるよう、次の時間をスケジュールに組み込みましょう。
2. 快適で居心地の良い職場環境を作る
職場は、従業員に最高の仕事をしてもらえるような場所でなければなりません。物理的な快適さだけではなく、従業員の精神面も考慮した環境を作ることが大切です。
例えば、高さが調節可能なスタンディングデスクやちょうどいい位置に配置されたパソコンの画面は、従業員の体の負担を軽減するだけでなく、精神面での健康にも影響し、集中力を高めることにつながります。人間工学的観点にもとづく家具や温度調整された室内など、職場環境を整えることで、生産的な空間を作ることができます。
厚労省が2021年10月22日に発表した「新規学卒就職者の離職状況を公表します」によると、2020年度の就職後3年以内の離職率は新規高卒者で36.9％、新規大卒就職者では31.2％でした。
また、独立行政法人労働政策研究・研修機構が2021年3月26日に公表した「早期離職の背景と離職後の就業状況」では、初めての就職から3年以内の退職の理由として、「労働時間・休日・休暇の条件が良くなかった」が38％、「人間関係が良くなかった」が37.6％、「賃金の条件が良くなかった」が22.6％で、そのほかにも「仕事が自分に合わない」「ノルマや責任が重すぎた」「会社に将来性がない」と続いています。
早期離職理由の上位は、いずれも勤務状況に関連しています。物理的な職場環境の改善はもちろんですが、福利厚生の充実など、従業員のライフスタイルも考慮した環境を配備する必要があるといえるのではないでしょうか。
3. 定期的に進捗確認する
仕事に対して前向きな人ほど良い仕事をします。チームのために良い職場環境を作ることは、一般的に考えられているほど難しいことではありません。
上司が、従業員のデスク脇で立ち止まって意見を聞いたり、フォローアップしたりすることで、上司からの配慮や関心を示すことができます。こうした小さな行動が、組織全体の生産性向上において、驚くべき効果をもたらすのです。
4. コラボレーションとコミュニケーションを促進する
チームのリーダーは、新入社員が疎外感を抱かないように配慮する必要があります。
リーダーは、常にその場にいられるわけではありませんが、チームの雰囲気を良くするために、効率的で効果的なコミュケーションをとることが不可欠です。そのようなコミュニケーションには、下記のような方法があります。
シンプルで、わかりやすく、率直なコミュニケーションは、チームの基盤となります。それは、グループの成功に貢献するという、コミュニティ意識にもつながります。
また、上司が身近にいなくても、新入社員がサポートされている感覚を持つことができるでしょう。
5. 学習の機会を提供する
チームを成功に導きたいときには、短期間で生産性を高めることに目が向きがちです。
しかし、短期間で生産性を高めるのは、簡単ではありません。そのためには、職場における学習や体験が重要です。企業自体が専門的なスキルを向上させるための学習の場となることで、従業員のスキルは向上しやすくなり、その結果、業績も向上すると考えられます。
企業側が、ナレッジ共有の機会を提供することは、特に新入社員にとって大切です。新入社員だからと隠したり、先延ばしにしたりすることなく、従業員が業務を行うために必要な情報に確実にアクセスできるようにすることで、企業は生産性の損失を避けられるでしょう。
6. 揺るぎない職場文化を作る
良い職場環境を作るには、揺るぎない職場文化の形成も重要なポイントのひとつです。そして、職場文化の形成には、従業員の研修と教育、快適な職場環境の整備といった、ここまでにご説明してきた方法すべてが関わってきます。
職場文化は、職場の風土とも深い関連があります。文化と風土は同じようなものととらえられがちですが、少し異なる面を持っています。
風土はすでに根付いた習慣を指し、その習慣をより良いものに育てていく、変えていくのが文化といえるでしょう。そして、より良い職場文化を形成するためになくてはならないのが従業員です。
従業員が企業に合わせるのではなく、企業が従業員に合わせていくことで組織の力は増していきます。そのためには、従業員が同じ価値観を目指すことのできる風土を作ることが大切です。
価値観や優先順位は、企業によって大きく異なります。大切なのは、従業員をひとつにまとめられる、明確な方向性を定める文化を作ることです。
職場環境を改善するためにチームリーダーができること
職場環境の改善や生産性の向上は、従業員それぞれが努力する必要があります。しかし、企業という組織である以上、従業員個人だけではなく、チーム、部署、部門、企業全体が、それぞれ一丸となって取り組むべき点もあるでしょう。
そのようなとき、チームリーダーにはどのようなことが求められるのでしょうか。職場環境を改善するために、チームリーダーが率先して行うべきことを見ていきましょう。
従業員が業務に集中できる環境を作る
業務の現場においてリーダー職にある人は、業務の最中でもほかの従業員から相談を受けたり、彼らに業務指示を出したりなど、自分の仕事に集中することが難しいこともあるかもしれません。
しかし、実際に業務を進めているのは、チームの従業員です。リーダーの優先すべき業務は、彼らの仕事を取りまとめたり、彼らが快適に、そして効率的に業務を推進できるように采配したりすることではないでしょうか。
そのためにも、リーダーは従業員が集中して業務に取り組めるよう、気を散らすようなものを取り除き、時間を上手に管理できるよう導くことが大切です。
週ごとに目標を作る
リーダーは、1週間の初日である月曜日に、その週に何を成し遂げるかといった、目標を作ってみることをおすすめします。特に月曜日は、その週の職場環境の状態を整える大切な日です。その1週間に実現可能な目標を作ることで、従業員たちも次のゴールを理解できます。
目標は大きく持つことが大切です。厳密なノルマではなく、あくまでも目標を大きく掲げることが、大きな進歩につながるでしょう。
週の半ばに全体の進捗を確認する
月曜日に作った目標の進捗を、週の半ばに確認します。目標が大きければ大きいほど達成は難しくなりますが、そのために1週間の残りの日数でどれだけ業務を進められるのかを確認することが大切です。場合によっては、業務の優先順位を変える判断が必要かもしれません。
この時点で、週の初めに立てた目標を、余裕を持って達成できそうだと感じたら、その目標はそれほど大きなものではなかったということになります。それは、チームとしての成長を意味する場合もありますが、従業員のスキルを活かしきれていないことも考えられます。
従業員個々のスキルとチームの力を正しく見極め、適切な目標を掲げ続けることが、チームの成長につながるのです。
自分やチームに合ったツールを利用する
近年は、さまざまなビジネスツールが開発されており、自社やチームに合ったツールを見つけるには、あらゆる側面からの検討が必要です。しかし、便利だからといって、使いこなすために時間がかかってしまうようなビジネスツールを導入しても長続きしません。
職場環境にとってベストなツールを見つけるには、企業目標を達成するために必要なタスクを細分化し、そのタスクに必要な機能かどうか、簡単に使いこなせるツールかどうかを検討する必要があります。
その点、コミュニケーションツールとして多くの企業で導入されている Slack なら、多彩な機能を持ちながら、直感的に使いこなすことが可能です。ダイレクトメッセージやグループチャットのほか、音声でやりとりができるハドルミーティング、映像と音声でコミュニケーションがとれるビデオ会議など、状況に応じたコミュニケーション機能を備えています。
さらに、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールといったビジネスツールと連携させることができるため、必要に応じて機能を拡張させることも可能です。
Slack は、セキュリティレベルも高く、特定の業界における規制やセキュリティ基準も満たしているため、厳格なコンプライアンス要件が求められる業界においても活用されています。
誰もが使いやすく、業務効率向上に貢献するツールを導入することは、職場環境の改善に役立つだけではなく、従業員同士のコミュニケーションの活性化にも期待できるでしょう。
自分自身が成長するための時間を確保する
リーダーは、従業員の教育に力を入れる立場にあります。しかし、その一方で、リーダー自身も従業員の一人です。従業員たちに気を配りながらも、リーダー自身が成長するための学習が必要です。だからこそ、企業が学習の場を提供するべきなのです。
良い職場環境を作るには従業員の環境を整えることが大切
良い職場環境を作ることは、業務環境だけではなく、その職場で働く従業員それぞれに合った環境を整えることです。従業員たちの環境を整えれば、企業に対するエンゲージメントが上がり、離職率も低下していきます。離職率が低下すれば、良い人材が育ちやすくなります。そのためにも、職場の雰囲気や物理的環境、人間関係の適切な構築が重要なのです。
企業は人が作るもの。企業が、良い職場環境とやりがいのある仕事を提供することは、その企業が成長するためには欠かせないといえるでしょう。
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。