取引先など社外の方とやりとりをする際に、電話やメールを利用している企業は一般的でしょう。最近では、より手軽で効率的な連絡手段として、ビジネスチャットを導入する企業も増えています。
今回は、社外連絡にビジネスチャットを取り入れるメリットや、注意点について解説します。ビジネスチャットを選ぶ際のポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットで社外連絡をするメリット
社外とのやりとりにビジネスチャットを取り入れれば、電話やメールにはないメリットが得られますが、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、主なメリットをまとめました。
メールよりも迅速にやりとりができる
ビジネスチャットは、メールと比べてカジュアルなやりとりがしやすい連絡手段といえます。例えば、メールでは必須の「件名」を省略できるほか、本文冒頭の「いつもお世話になっております」といった挨拶文なども省略できるのです。コミュニケーションが迅速化し、より手軽なやりとりが可能となることは、ビジネスチャットを導入するメリットのひとつといえるでしょう。
セキュリティレベルが高い
ビジネスチャットツールには、グローバルスタンダードのセキュリティを備えたツールが多く、非常に高いセキュリティレベルを維持できます。ファイル共有などを伴うやりとりも、情報漏洩の不安を感じることなく利用できるのがメリットです。
メッセージのやりとりの検索が簡単
ビジネスチャットでは、カテゴリーごとにグループ分けをしたり、会話のテーマによってスレッドを立てたりできるため、後から見返した時にメッセージのやりとりを検索しやすい特徴があります。メールでも検索は可能ですが、さまざまな送信元のメールが入り交じった状態で検索するため、目的のメールが見つかるまでに時間を要することも少なくありません。検索性に優れており、必要な情報を探しやすい点はビジネスチャットの強みといえます。
送信後でも編集ができる
ビジネスチャットでは、送信後もメッセージの編集・削除が可能です。メッセージを誤送信してしまった場合や、送信後に内容を修正・追加したい場合も、新たに訂正メッセージを送ることなく修正できます。
メールの場合、送信済みのメールを編集・削除できませんので、これは大きなメリットといえるでしょう。
ビジネスチャットで社外連絡をする際の注意点
社外とビジネスチャットでやりとりをするのは、メリットばかりではありません。注意するべき点をあらかじめ把握しておき、上手に運用していくことが大切です。
共通のツールを導入する必要がある
ビジネスチャットを利用するには、送信側と受信側が同じツールを利用する必要があります。メールの場合は、メールソフト（メーラー）の種類によらずメッセージのやりとりができますが、ビジネスチャットの場合は、相手が利用しているツールと自社のツールが異なる場合、どちらかが、相手の会社に合わせて新たにツールを導入する必要があります。
コミュニケーションが増える可能性がある
気軽にやりとりができるというビジネスチャットのメリットは、不必要なコミュニケーションを誘発しやすいというデメリットにもなります。特に相手が取引先となると、届いたメッセージを放置するわけにはいきませんので、頻繁にメッセージのやりとりが発生する可能性も考慮しておく必要があるでしょう。
社外連絡に使用するビジネスチャットツールを選ぶ際のポイント
社外とのやりとりに使用するビジネスチャットには、どのようなツールが適しているのでしょうか。ビジネスチャットツールを選ぶ際のポイントを確認しておきましょう。
取引先と共同で使ってもセキュリティを保持できるか
やりとりをする相手が社内に限定されない場合、セキュリティを保持できるかどうかが重要なポイントとなります。メッセージは暗号化されているか、情報漏洩への対策は十分に講じられているかなど、セキュリティレベルを十分にチェックしておく必要があります。高いセキュリティを備えたツールを選び、自社のみならず取引先でのセキュリティガイドラインに抵触しないよう配慮することが大切です。
自社の従業員や取引先の IT リテラシーに合っているか
ツールの操作性や見やすさについても検討しておく必要があります。自社の従業員が部署を問わず使いこなせるか、操作方法が直感的に理解できるかといった点を重視してツールを選定することが重要です。
また、やりとりをする社外の方にとって、操作が可能かどうかも考慮しておかなければなりません。導入のしやすさも含めて、自社と取引先の IT リテラシーに合ったツールを選びましょう。
機能とコストのバランスが合っているか
ツールに備わっている機能と、導入・運用に伴うコストのバランスが合っているかどうかも検証しておきましょう。
例えば、チャット機能以外にウェブ会議などの機能を備えたツールを選ぶことで、ウェブ会議ツールの導入・運用コストを削減できる可能性があります。チャット以外の機能を十分に確認し、実際の利用シーンを想定しながらコストとのバランスを検討しておくのです。
社外とビジネスチャットをするなら Slack がおすすめ
社外とのやりとりも含めビジネスチャットを利用するなら、 Slack をおすすめします。 Slack を社外とのコミュニケーションに活用する主なメリットは、次のとおりです。
幅広いシチュエーションで利用が可能
Slack には多彩な機能が備わっており、幅広いシチュエーションで利用できます。一例として、下記のような機能を各種シーンで利用可能です。
例えば、チャットでのやりとりの中で「短時間でいいので直接話しながら確認したい」という場合は、チャットから直接ハドルミーティングへと移行できます。あるいは、「資料を見ながら話したい」という場合、ビデオ会議で画面共有をしながら話すことも可能です。
さまざまな機能をシチュエーションに応じて使い分けられれば、リモートワーク（テレワーク）などでもスムーズなコミュニケーションができます。
デバイスや OS を選ばない
Slack はパソコン以外にも、スマートフォンやタブレットで利用できます。アプリでの利用はもちろんのこと、ブラウザ版でも利用できるため、デバイスや OS を選ばず活用しやすい点がメリットです。
社外とのやりとりでは、取引先によって使用しているデバイスや OS がまちまちになるケースは少なくありません。幅広いデバイスや OS に対応する Slack を導入すれば、社外とのやりとりも環境に依存しない運用が可能となります。
高いセキュリティレベル
Slack は、グローバルスタンダードのセキュリティを備えています。 ISO/IEC をはじめ、国際的なコンプライアンス監査および認証を得ています。また、特定の業界における規制のほか、国際的なセキュリティやデータプライバシー基準も満たしています。
他社のサービス、ビジネスツールとの連携も可能
Slack は、他社のサービスやビジネスツールとの連携も可能です。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどと組み合わせて活用することで、各種ツールのメリットをより高めてくれるでしょう。
既存のツールと連携させるだけでなく、今後導入予定のツールがあれば、 Slack と組み合わせて活用し、より効果的な業務効率化を実現できます。
社外連絡にもビジネスチャットを活用して業務効率化を図ろう
社外とのやりとりにおいては、迅速にコミュニケーションを図れる仕組みを整えておくことが重要といえるでしょう。そのためには、ビジネスチャットなどのツールの導入がおすすめです。ビジネスチャットは、お互いの業務効率を高めるだけでなく、より迅速にストレスなくやりとりをするうえで効果的なツールといえます。
ビジネスチャットを社外とのやりとりに活用するなら、 Slack の導入をぜひ検討してみてください。 Slack の多彩な機能を活用すれば、社外との協働をより効率的に進められます。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。