スケジュール管理が苦手な人と得意な人、その差は何から生じるのでしょうか。上手にスケジュール管理ができている人のスケジュール帳は予定が見やすく具体的に記入されていて、期日に遅れるようなこともほとんどありません。
ここでは、スケジュール管理で得られるメリットや、管理するうえで留意すべきポイントをご紹介します。また、スケジュール管理をうまく行うためのコツやおすすめのツールについても見ていきましょう。
スケジュール管理のメリットとは？
スケジュール管理は、仕事を進めるうえでどのような効果をもたらすのでしょうか。まずは、スケジュール管理で得られる効果について確認しておきましょう。
行うべきこと、優先すべきことが明確になる
スケジュール管理の大きな目的は、期限が設定された作業を期限内に終わらせることです。スケジュール表に予定を書き込みながら情報を整理すれば、その日に行うべきことが明確化します。
同時に、今すぐには行わなくてもいいこと、数日後に行うべきことなど、「いつ」「何を」行うべきかを明確にできます。つまり、スケジュール管理をすることで、作業の優先順位をつけられるのです。
仕事の無駄を減らして効率化できる
スケジュールを決めるためには、行うべきことを洗い出して優先順位を決め、それらをどんな順番で、どんなペースで行うべきかを考える必要があります。そうすることで、作業を始める前に全体を俯瞰して効率的なやり方を考えるきっかけとなり、仕事を効率的にこなせるようになります。
仕事の進捗状況を把握できる
数時間程度で完了する作業であれば、それほど進捗を意識する必要はないかもしれません。しかし、数日かけて実行しなければならない作業、あるいはもっと長いスパンで進めていく作業は、事前にスケジュールを組み、そのとおりに進んでいるかを逐次チェックする必要があります。
こうした進捗管理も、スケジュール管理によって実現できることのひとつです。進捗状況を把握することで作業の遅延を防ぎ、必要に応じてリソースの再配分やスケジュール調整をすることも可能になります。
メンバーとのスケジュール調整がスムーズになる
個人個人がしっかりとスケジュールを管理していれば、メンバー間のスケジュール調整もスムーズです。例えば、協力や連携が必要な業務に携わっている場合や、複数メンバーによるプロジェクトに参加している場合、個人のスケジュールの変動がチーム全体のスケジュールのずれにつながる可能性があります。
プロジェクトの期限を守るためにも、個人のスケジュール管理が重要なのです。
スケジュール管理が苦手な人にありがちなこと
スケジュール管理が苦手だと、仕事を進めるうえで不都合が多いものです。続いては、スケジュール管理が苦手な人にありがちなことについて見ていきましょう。
行き当たりばったりの中途半端な作業をしてしまう
行き当たりばったりで作業を始めて期限に間に合わず、どれも中途半端になる人は、業務の優先順位を把握できていない可能性があります。
上司に指示されるまま、とりあえず言われた作業に手をつけたものの、途中でその日に行うべき重要な作業があったことに気づいて、慌ててそちらの作業を開始する…。スケジュールやタスク管理ができていないと、結果的にどの作業も完了できないという困った状況に陥りやすくなります。
スケジュール管理ができていないと、人は指示されたことや自分のやりやすいことから手をつけてしまいがちです。あれもこれもと複数の作業をマルチタスクで行うと、集中力が続きません。それでは、一生懸命仕事をしているのに、実は効率の悪い時間を過ごしているという残念な結果に。このような悪循環を防ぐためにも、スケジュール管理が大切です。
いつも時間が足りず期限に遅れてしまう
時間が足りず作業が期限内に終わらないという人は、作業内容とそれに要する時間の配分や予測に問題があるかもしれません。中でもよく見られるのが、自分の作業について「現実的に必要な時間」ではなく、「理想の時間」でスケジュールを組んでしまうケースです。
これくらいの時間で作業を終わらせたいという願望をもとに時間配分をすることは、スケジュールを遅延させる大きな落とし穴であると考え、現実的な作業時間をしっかり把握しましょう。
また、同じ仕事をしていても、人によって作業スピードが異なるケースもあります。まずは、自分がどんな作業にどれくらいの時間を要するかを把握することが大切です。
急な依頼やアクシデントに対応できない
スケジュールを組むのは問題なくできても、予定がずれるのが極端に苦手な人もいます。これは、柔軟性や修正能力が問われる部分です。
イレギュラーなことが起きた時は迅速に優先順位を検討し直し、時間配分を組み替える必要があります。イレギュラーな案件が緊急かつ重要なものなら、まずその問題を優先して解決するのが原則です。状況を整理して上司に指示を仰ぐ、自分一人で抱えるのが難しいタスクならほかのメンバーに協力を頼むなどの判断も必要でしょう。
いずれにしろスケジュール管理では、時にスピーディーで臨機応変な対応力が求められます。
自分に合ったスケジュール管理手段を見つけよう
スマートフォンの普及などにより、スケジュールの管理の手段も多様化しています。従来の手帳をはじめ、ほかにどのような管理方法があるのか、それぞれのメリットや特徴について解説します。
手帳
デジタル化が進んでも、紙の手帳は根強い人気があります。自由度が高く、思いついた時にすぐに予定を書き込めて、いつでもどこでもさっと確認することができるのが手帳を使うメリットです。ペンで書き込むことで、予定を覚えられるという人も多いようです。
スマートフォン
スマートフォンのカレンダーアプリを使う人も増えています。リマインダーや共有機能があるのが、紙の手帳にはないメリットです。年・月・週・日などの表示切り替えが、簡単にできるアプリも便利です。
カレンダーアプリにはさまざまな種類があり、使い手の好みによって好きなものを選べます。色分け機能やスタンプなどの視覚的に見やすくする機能、日記・アルバム機能がある、ビジネス用とプライベート用カレンダーを作成して使い分けられるなど、さまざまな機能を持ったアプリが登場しています。
タブレット
スマートフォンとあまり変わらない印象がありますが、タブレットは画面が広いので視認性が良く、入力も容易です。さらに、 Apple Pencil のようなペンを使えば、手書きで文字や図を書き込むなど「紙の手帳」に似た使い方もできるでしょう。
ペンで手書き入力ができると、使い勝手はぐっと向上します。さっとメモをしたりイラストや図を描いたり、線を引っ張って数日にまたがる予定を書き込んだりと、使い手の好みに応じた使い方ができ、スケジュール管理の観点でも自由度が高いのも特徴のひとつです。日付とリンクした手書きメモを残せるなど、便利な機能を持つカレンダーアプリやスケジュール管理アプリも多数登場しているので、自分好みのアプリを探してみてください。
Excel
スケジュール管理に Excel を使う人は、ガントチャート形式でスケジュールの管理を行いたいからという理由からかもしれません。
ガントチャートとは縦軸にタスクを、横軸に日時を記載してスケジュールを視覚化して管理するための表で、主にプロジェクト管理などで利用されます。 Excel には、ガントチャート作成用のテンプレートも多数用意されているので、それらをうまく活用してスケジュール管理に役立てるのもいいでしょう。 Excel には、タスク管理や To Do リスト用のテンプレートもあり、ガントチャート以外のスケジュール管理フォーマットを作成することも可能です。
スケジュール管理ツール
ここでいうスケジュール管理ツールは、基本的にパソコンで使用することを前提としたチーム利用向けのツールを指します。最近は、ブラウザから利用できるクラウド型が主流で、スマートフォンやタブレットからも利用可能です。
チーム向けスケジュール管理ツールは、スケジュール管理と情報共有に重点が置かれています。各メンバーの予定がひと目でわかり、会議の日程調整などに活用されることが多いようです。ほかに、プロジェクト管理やタスク管理に特化したツールもあります。
利用者の多い Google カレンダーは、個人利用以外に、複数人での利用を想定していて、チームのスケジュール管理に適したものです。
スマートフォン向け、タブレット向けも含めて、ほかのカレンダーアプリやスケジュール管理アプリの中にも、 Google カレンダーと同期できるものが多い点も、よく使われている理由といえるでしょう。
スケジュール管理を上手に行う 5 つのコツ
続いて、スケジュール管理に役立つ 5 つのコツについて見ていきましょう。スケジュール管理が上手な人が実践している具体的な方法を知ると、「なるほど、こういうことだったのか」と合点がいくものばかりです。この知識は、スケジュール管理の苦手意識を克服するためにも役立ちます。
優先順位をしっかり把握する
行うべきことを洗い出して優先順位をつける。これは、スケジュール管理の基本です。優先順位をつけるというのは、すぐに行うべきことと、すぐに行わなくてもいいことを分けて整理することでもあります。
行うべきことがたくさんあるなら、今行わなくてもいいことは、期限を決めて作業を先送りする判断が必要です。
期日を守るための逆算する
時間の見積もりは、作業を細分化すると正確な時間を割り出しやすくなります。作業内容が具体的になれば不確定な要素がなくなり、必要な時間を計算しやすいからです。通常、期日から逆算して、何をどれくらいのペースで行えばいいのかを考えます。自分で期日が決められる場合は、タスク処理にかかる全体の時間を算出します。
集中するための一定の時間を確保する
予定の中には、作業ではなく人と会う約束や会議・ミーティングなどの、コミュニケーションに分類されるものもあるはずです。もちろん、これも仕事の一部ですが、打ち合わせや会議が間に挟まると、行っている作業が中断され非効率になる場合もあります。
そこで、なるべく集中して作業ができるよう、あらかじめ一定の時間を作業用として確保し、ほかの予定が入れられないよう、共有カレンダーに記載しておくといった対応をとりましょう。集中して作業をするために必要な時間をしっかりと確保することは、期日を守るための最大のコツです。
定期的に見直して修正する
作業の中には、進捗状況に合わせてスケジュールを修正すべきものもあります。そのため、スケジュールは定期的にチェックし、見直すことを習慣にしましょう。計画の段階では、多少進捗が遅れても柔軟にスケジュールが修正できるよう、あらかじめバッファ（予備時間）を設けておくのが理想です。
想定よりも早めに完了した作業があれば、そこで生まれた時間を、遅れている作業やチームメンバーのフォローアップにあてるなど調整していくと、リソースの有効活用につながります。
作業開始時と終盤では、同じ作業でも所要時間が異なることを把握する
業務の種類によっても事情は異なりますが、同じ作業であっても、作業開始時のほうが時間を要する傾向があります。そして、作業に慣れて終盤に向かうほど慣れて作業効率が上がり、作業時間が短縮されていくことが多いものです。
このように、作業の始まりと終わりでは、同じ作業であっても所要時間に差があることを勘案し、最初のうちは時間がかかることを織り込んだうえでスケジュールを立てましょう。
チームのスケジュール管理で得られるメリット
プロジェクトのゴールに向かって目標達成を目指す場合はもちろんですが、近年はリモートワーク（テレワーク）という新しいワークスタイルの導入をきっかけに、チーム内のスケジュール管理や情報共有の必要性が高まっています。続いては、チームのスケジュール管理によって得られるメリットについて見ていきましょう。
チーム全体の進捗状況を把握できる
チームのメンバーそれぞれのスケジュールを共有あるいは一覧できるようにすると、プロジェクトの進捗状況やチームの誰に業務負荷がかかっているかなどを把握するのに役立ちます。
プロジェクトの責任者やマネージャーにとっては、作業の割り振りやマネジメントがしやすくなるというメリットがありますし、メンバー同士もお互いの進捗を確認しながら自身の仕事を進めるための材料として有益です。
チームとしての連携が高まる
チームメンバーのスケジュールが共有されていると、会議などの日程調整もスムーズです。また、スケジュール上、作業の遅れが出ているメンバーのサポートやフォローもしやすくなるでしょう。
フォローのための声かけや進捗確認のようなコミュニケーションを持ちながらプロジェクトを推進することは、信頼関係の醸成やチームビルディングにつながります。特に、テレワークでは直接顔を合わせる機会が減る分、こうした連携強化がもたらす良い影響は決して小さくありません。
効率化が進む
進捗状況の可視化やチーム内の連携強化、コミュニケーションの活性化などが実現すれば、業務効率化も進むでしょう。スケジュールの共有から見えてくる実情から、どうすればもっとチームとしてバランス良く役割分担をし、効率的に仕事を進められるのかを考えられるようになります。
Slack をスケジュールの共有に役立てる方法
最後に、Slack を使ったスケジュール共有機能についてふれておきましょう。チームのスケジュール管理を効率化するヒントにしてください。
Slack と Google カレンダーを連携させる
Slack には、外部ツールとの連携機能が用意されています。 Google カレンダーを連携させることもでき、 Slack 上で Google カレンダーへの予定の入力や編集、表示をし、メンバー同士で共有することが可能です。ほかにも、 Outlook Calendar やタスク管理ツールの Trello など、さまざまなツールと連携することができます。
分報で自分の状況を知らせる
Slack ユーザーの中には、日報ならぬ「分報」を日常の仕事に取り入れている人もいます。分報とは、自分の作業内容や考えていること、疑問などをいつでも好きなだけ、 SNS のつぶやきのように書き込むことを指します。分報専用の個人チャンネルを作り、チーム内の誰でも閲覧でき、コメントをつけられるようにしておくというやり方が一般的です。
分報で仕事の進捗などを書き込めば、状況をチーム内に共有し続けることができます。疑問点について誰かが回答してくれることも期待できます。そこから、 Slack 上でちょっとした話し合いも始まるかもしれません。分報は、各メンバーが行っていることや考えていることの共有を促し、チームワークを高めるきっかけになります。
スケジュール管理に Slack を活用して業務効率を上げよう
テレワークなどの普及によって、スケジュール共有の重要性が増し、個人の業務スケジュールもチームで共有していこうという考え方が広がってきました。
ビジネスチャットツールとしても人気の Slack は、スケジュール管理やタスク管理、 To Do リストの作成、ほかのスケジュール管理ツールとの連携など、多彩な機能を備えています。もちろん、チャットそのものでチームに報告するというコミュニケーション自体も、個々のスケジュール共有に大いに役立つ機能です。
Slack の便利な機能を活用し、スケジュール管理や共有にもお役立てください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。