システム開発や建設、製品・サービスの企画・開発などのモノづくりでは、プロジェクトチームで仕事をすることが多いでしょう。このようなプロジェクトを計画どおりに進行するにあたっては、進捗管理が欠かせません。この進捗管理が正しく行われていなければ、プロジェクトの進行に影響を与え、最悪の場合、品質低下やプロジェクトの頓挫といった深刻な問題へと波及する可能性があります。
この記事では、進捗管理の重要性や失敗する理由と、正しい進捗管理の方法について解説します。
プロジェクト型ビジネスに欠かせない進捗管理
進捗管理とは、具体的にどのようなことを意味するのでしょうか。進捗とは、「物事が進みはかどること」、すなわち「業務の進み具合」を意味する言葉です。ですから進捗管理は、「スケジュールどおりに業務を進めるために必要な管理」のことといえます。
さまざまなジャンルの製品・サービスの開発をはじめとしたモノづくりや、全社を上げての改善・改革への取り組みなど、複数のメンバーが集って共通の目標を達成していくようなプロジェクト型ビジネスでは、進捗管理が非常に大切です。
進捗管理の重要性
進捗管理は、あらゆるプロジェクトにおける重要要素のひとつです。もし、進捗管理という概念がなければ、スケジュールに沿ってプロジェクトを進行することは不可能ですし、何よりもスケジュールを作成すること自体に意味がなくなります。
また、進捗管理を行ったとしても、それがいい加減になされてしまうと、プロジェクトの進行に大きな遅れが生じるだけではなく、製品の品質にも悪影響が出る高くなります。
プロジェクトをスケジュールに沿って進行することは納期を守ることだけではなく、製品の品質を保つことにもつながるのです。
進捗管理に失敗する理由
進捗管理に失敗してしまった場合、その理由はひとつだけとは限りません。さまざまな要因によって進捗が妨げられ、プロジェクトの進行に影響を与えることも起こりえます。しかし、進捗管理に失敗する理由を把握することで、進捗管理そのものを改善することが可能です。
続いては、進捗管理に失敗する理由について、詳しく見ていきましょう。
無理のある計画立案
プロジェクト進行にあたっては、初期段階でスケジュールの策定を行い、「進捗管理表」「線表」のような形でメンバーに共有されます。この段階で業務ボリュームや人員規模、想定されるトラブルなども踏まえて計画を立てる必要がありますが、これを怠ると裏付けのない形だけのスケジュールとなり、プロジェクトの進行に影響を及ぼすことになります。そもそも無理のあるスケジュールを立てることで、進捗管理に失敗してしまうのです。
メンバー間の情報共有不足
チームで行うプロジェクトの場合、複数のメンバーが集まって業務にあたります。同じチームのメンバーの業務内容や業務の状況を共有が不足することでも、進捗管理はうまくいきません。プロジェクトの進行中はメンバー同士が密に情報共有を行い、互いの状況を常に把握しておくことが大切です。
特に、プロジェクトのマネジメントを担うPM（プロジェクトマネージャー）は、それぞれのメンバーがどのような状況にあるのかを逐一把握し、それをもとに、随時、計画の修正を行っていくことも進捗管理に欠かせません。
進捗状況を可視化できていない
進行中のプロジェクトが、現在、どのような状況下にあるのかが可視化できないと、進捗管理に失敗する可能性が高くなります。
事前に定められた工程や目標に対して、業務がどれだけ遅れているのか、もしくは進んでいるのかを把握することが大切です。これを怠れば、現在の工程だけでなく後の工程にも影響が生じ、結果としてプロジェクト全体の遅れや品質低下といった事態を招くことにもなりかねません。
軌道修正が行われない
プロジェクトを進行する上では、不測の事態が発生し、進行が遅れがちです。その時に、PMなど、プロジェクトを牽引する立場にいる人が、各メンバーの状況を把握の上、スケジュールが遅れているなど何らかの問題があれば、それに応じて細かな軌道修正を行っていく必要があります。
プロジェクトのメンバーで情報共有を行い、進捗の状況を可視化した上で、必要があればスケジュールを調整していきましょう。たとえ小さな問題でも、それを放置していれば後々大きな問題へと発展してしまいます。
進捗管理ミスで生じる影響
進捗管理をミスすることで、具体的にはどのような影響が生じるのでしょうか。進捗管理の失敗で多いのが、スケジュールに遅れが生じるなど、プロジェクトの進行に与える影響でしょう。しかし、スケジュールの遅れがさまざまな部分に影響を及ぼし、より大きな失敗を招くことも少なくありません。何より、進捗管理ミスは、企業の信頼性の低下につながります。
進捗管理ミスで生じる影響には、具体的にどのようなものがあるのかご説明します。
納期に間に合わない
進捗管理ミスによる影響の中で、多いのが納期の遅れです。PMが各メンバーの進捗を管理しきれなかった場合、チームメンバー一人の遅れがチーム全体の進行に影響を及ぼす可能性もあります。最初は少しの遅れだったかもしれませんが、この少しの遅れを放置したために、後の工程に影響を与え、納期遅れへと発展してしまうのです。
そして、納期の遅れは企業としての信頼低下にもつながり、最悪の場合損害賠償などの大問題となってしまう可能性もあります。
品質低下
進捗管理を正しく行わなかった結果、成果物の品質低下を招くこともあります。例えば、プロジェクトの途中で、少しのスケジュールの遅れを放置した結果、納期に間に合わないことが判明したとします。納期に間に合わせるために、必要な工程を短縮するなどした結果、製品の品質に悪影響を及ぼしてしまうことも起こりえるのです。
場合によっては、別の関連プロジェクトへも影響を及ぼしたり、業務品質の低下を招いたりするおそれもあります。
作業コストの増加
進捗管理ミスによってスケジュールに遅れが生じた結果、そのリカバリーのための人員補填やスケジュール遅延による工数増加などにより、コスト増加を招くことも、進捗管理失敗の大きな影響のひとつです。
さらに、納期の遅れによってクライアントとの間で違約金問題などが発生する可能性もあり、企業の利益損失にもつながる可能性があります。
組織全体の業務停滞
進捗管理のミスでスケジュールに遅れが生じることで、当該プロジェクトだけでなく、隣接する関連部署を含め、組織全体の業務停滞を招く可能性があります。
当該プロジェクトに予定を超えた人員が割かれることで、ほかのプロジェクトや業務に人員が回せなくなり、結果として組織全体の事業に影響を及ぼすことになりかねません。
正しい進捗管理を行うために有効な方法
進捗管理のミスを防ぐには、具体的にどのようなことをするべきでしょうか。スケジュールを策定する段階で綿密な計画を練り、現状把握を徹底することは大切です。しかし、それ以外にもミスを防ぐ方法があります。進捗管理を失敗しないよう、防止策を実施していくことでミスを防げるだけではなく、ミスをしたとしても、その影響を小さなものにとどめることができるかもしれません。
続いては、進捗管理ミスを防ぐために有効な方法について解説します。
正しい計画立案および作業工程の作成
正しい計画立案や作業工程の作成は、進捗管理において最も基本的な方法のひとつです。プロジェクト初期段階でスケジュールの策定を行うにあたり、正確な作業ボリュームにもとづく工数の割り出しやプロジェクトに参加しているメンバースキルの把握をしっかりと行うことが大切です。
その上で、想定されるリスクを踏まえたスケジュールを策定します。この際、クライアントからの納品希望などについてもスケジュールと併せて確認し、納期までの工程をしっかり想定し、必要があれば随時、スケジュールや工程の調整と修正を図っていくことが重要です。
現状把握
現状を常に把握しておくことも、進捗管理ミスを回避する方法のひとつです。例えば、定期的な進捗会議を実施するなどしてプロジェクト全体とメンバー各々の現状を把握することで、進捗の状況を可視化します。さらに、それを踏まえてスケジュール調整や人員の再配置などを行い、軌道修正を図っていきます。
プロジェクト内での情報共有の徹底
プロジェクトに参加するすべてのメンバー間で、各自の進捗状況やプロジェクト進行上で生じた問題、ブレイクスルーにつながったような技術、過去の事例などの情報共有を徹底することも進捗管理のミスを防ぐ有効な方法です。
情報共有が徹底することで、問題が発生した際の解決や対処が早くなり、プロジェクトの進行に与える影響を少なくすることができます。
プロジェクト管理ツールの活用
進捗管理をする上では、管理ツールの活用も効果的です。例えば、ビジネスチャットツールとしても人気の Slack には、プロジェクト管理やワークマネジメントツールである Asana 、 Jira といった外部ツールと連携させることができ、あらゆる情報交換やワークフロー管理を Slack 上で行うことができます。
さらに、プロジェクト進行におけるタスク管理ツールである Trello との連携も行うことができ、これを用いることでタスクの可視化や進行管理を行うことができます。
また、ソフトウェア開発におけるプロジェクト管理サービスである GitHub との連携も可能であり、これを用いることで開発プロジェクトのソースコード管理を効率的に行うことができます。
これらを一例に、進捗管理にこうしたプロジェクト管理ツールを用いることも、進捗管理ミスを削減する上で効果的です。
進捗管理を上手に行ってスムースに業務を進めよう
進捗管理は、システム開発プロジェクトや建設プロジェクト、製品・サービスの企画・開発プロジェクトといったプロジェクト型ビジネスにおいて非常に大切な要素となります。もし、進捗管理を怠れば、社内外問わず、さまざまな部署に悪影響が生じ、プロジェクトの進行を妨げることになります。
そのような事態に陥らないよう、本記事で紹介した進捗管理ミスを防ぐ方法を参考に、ご自身が携わるプロジェクトのスムースな進行をリードしてみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。