Una mano de madera que sostiene una lupa representa figurativamente a SEEK, el principal sitio web de búsqueda de empleo de Australia.
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Cómo SEEK usa Slack para ampliar sus servicios de búsqueda de trabajo en todo el mundo

"Cuando Slack se implementó en toda la empresa hace dos años y comenzamos a entender lo que Slack podía hacer, no hubo dudas de que esta era la herramienta que queríamos empezar a usar para mejorar nuestra eficiencia".

Mathieu LonginGerente de Operaciones financieras, SEEK

Resultados del uso de Slack:

"Les hemos dado a las personas una herramienta que pueden usar para administrar mejor sus portafolios y brindar un mejor servicio a los clientes".

Integraciones clave usadas con Slack:

  • Zoom
  • GitHub
  • Envoy
  • Polly

SEEK es una empresa de recursos humanos que se dedica a encontrar la combinación laboral perfecta. Sin embargo, aunque estas relaciones laborales suelen ser duraderas y gratas (al menos eso se espera), no son lo que la gente fuera de Australia podría esperar. Como líder del mercado de empleo del país, la empresa con sede en Melbourne se dedica a encontrar la combinación perfecta entre empresas contratantes y candidatos.

Fundada en 1997, SEEK copó su mercado local y, luego, buscó llevar su experiencia en servicios de empleo a nuevas áreas. Una serie de adquisiciones estratégicas en Asia-Pacífico y en América expandieron la presencia de la compañía que ahora incluye empresas de empleo, educación, comercialización y organizaciones de voluntariado en 18 países.

Este rápido crecimiento trajo consigo nuevos desafíos, en especial el aprovechamiento de los recursos y el impulso de una cultura de camaradería en una cartera de negocios muy variada. Para crear relaciones significativas entre su personal, la empresa necesitaba una herramienta de colaboración ágil. Slack surgió rápidamente como la solución para simplificar la comunicación y fomentar un espíritu comunitario entre el personal multinacional de SEEK.

Los canales compartidos agilizan la colaboración y la comunicación

Inicialmente, el equipo de DevOps de la sede corporativa de SEEK adoptó Slack, que poco a poco fue reemplazando a Skype for Business como el método de comunicación elegido en las operaciones de la empresa en Australia, según Mark Sweeney, gerente de Tecnología de espacios de trabajo de SEEK. "Lo siguiente que supimos fue que la mitad de la empresa lo estaba usando", comenta. "Sin duda, el cambio a Slack fue muy beneficioso para nosotros".

La función de canales compartidos de Slack, que permite a las personas de dos empresas diferentes colaborar en el mismo espacio de trabajo virtual, fue un gran atractivo entre los miembros de los equipos. Los canales compartidos resultaron fundamentales para intercambiar conocimientos, ya que SEEK incorporó nuevas adquisiciones a su cartera. "Tenemos varias marcas en Asia-Pacífico, Australia y Sudamérica", comenta Sweeney. "Todo el mundo creaba sus propias aplicaciones móviles y plataformas de búsqueda en su región. Nuestra intención fue clara: 'creemos esto una vez y, luego, lo distribuimos globalmente, en lugar de tener a estos equipos dispersos geográficamente trabajando por separado' ".

Afortunadamente, SEEK y sus adquisiciones ya hablaban un mismo idioma: Slack. "Muchas de esas organizaciones ya usaban Slack, principalmente en sus equipos de desarrollo de productos y estrategia", explica Sweeney. “Era hora de comenzar a reunir a esos equipos para trabajar en productos compartidos y colaborar sin fronteras. Los canales compartidos, junto con Zoom, que se integra perfectamente, han sido factores cruciales de ese éxito, tanto para conversaciones puntuales como para proyectos de planificación. Los canales compartidos fueron muy importantes para ayudar a reunir a esos equipos".

An example conversation in the SEEK #global-job-feed Slack channel
global-job-feed
Jagdeep Das9:59Hi 👋 @Sara Parras, could you shed some light on jobs jobsdb-hk-309146 and jobsdb-hk-247152. They appear in the report and should be live, but I'm not seeing a message for them.
👍1
Lisa Zhang10:02Seems to be a regional issue. I'm looping in @Arcadio Buendía—he's closest to it. Arcadio, can you please advise?
🙇1👀1

Los equipos de toda la empresa confían en los canales compartidos para resolver problemas durante todo el día. "La actividad de los canales se intensifica cuando algo sale mal", dice Sweeney. "Las personas intervienen de inmediato y conversan en los canales, mientras que las partes interesadas pueden ver fácilmente cómo van las cosas".

Con la integración de Zoom, la aplicación predeterminada de videoconferencia y llamadas de SEEK, los miembros de los equipos pueden unirse a una llamada rápidamente para obtener aclaraciones sin tener que salir de Slack. "Cuando alguien notifica un problema, podemos iniciar una llamada de Zoom y ayudarlo de forma remota", explica Sweeney. "Es una integración perfecta".

Los canales compartidos han demostrado ser igualmente valiosos en la creación de una cultura de equipo en las adquisiciones. "La cultura de equipo se afianza en Slack", afirma Sweeney. “Allí es donde [los equipos] colaboran y se comunican, ya sea que charlen sobre DevOps, sobre el almuerzo o que compartan fotos de sus gatos. Slack no se trata solo de trabajo. Se trata de conocer gente".

El tráfico de correo electrónico se redujo significativamente a medida que SEEK migró a Slack para fortalecer las relaciones entre compañeros de trabajo y la cultura de la empresa a nivel mundial. El principal espacio de trabajo de Slack de SEEK ahora tiene más de 1000 usuarios activos semanales, que, en conjunto, envían más de 25 000 mensajes cada día. Este flujo constante de información le permite a la empresa colaborar más estrechamente y aprovechar su experiencia interna más a fondo.

"Era hora de comenzar a reunir a esos equipos para trabajar en productos compartidos y colaborar sin fronteras... Los canales compartidos jugaron un papel muy importante a la hora de reunir a esos equipos".

Mark SweeneyGerente de Tecnología de espacios de trabajo, SEEK
'Empleada trabaja en su computadora portátil en una cafetería.'
'Dos empleados de SEEK buscan ideas nuevas para en torno a una mesa llena de diagramas e impresiones.'

Finbot agiliza el servicio para el equipo de Operaciones financieras

Día tras día, el equipo de Operaciones financieras se veía desbordado con montones de preguntas repetidas de los colegas de Ventas y Atención al cliente. "Hoy por hoy, tendríamos entre 250 y 300 consultas diarias sin responder", cuenta Mathieu Longin, gerente de Operaciones financieras de SEEK. Debido a la magnitud del atraso, tardábamos horas (o tal vez días) en responder las consultas. "Recibíamos las mismas preguntas de los usuarios una y otra vez: '¿Puedo obtener un extracto de una cuenta? ¿Puedo obtener un informe de gastos? ¿Puedo solicitar una copia de una factura?' Se trata de ese tipo de preguntas que realmente no quieres responder porque interrumpen tu propio trabajo. Y, entonces, surgía la pregunta: '¿Por qué no se automatiza todo esto?' ".

Emily Purcell, controladora de crédito corporativo y gubernamental de SEEK, y Bradley Bramham, líder del equipo de Crédito para asistencia interna, iniciaron una búsqueda de cuatro años para encontrar una solución. Pensaron en la automatización de procesos robóticos, pero parecía demasiado complejo para que lo utilizaran tantas personas. "Cuando Slack se implementó en toda la empresa hace dos años y comenzamos a entender lo que Slack podía hacer", explica Longin, "no hubo dudas de que esta era la herramienta que queríamos empezar a usar para mejorar nuestra eficiencia".

Ese descubrimiento derivó en una consulta con un equipo de DevOps que aceptó asumir el desafío durante un hackathon de tres días. Su solución, llamada Finbot, ganó el Premio People's Choice en el hackathon.

Finbot se ocupa de las consultas de rutina en Slack. Todos los usuarios pueden escribir un simple comando en Slack para obtener información sobre una cuenta. Pueden consultar el saldo de una cuenta o enviar un extracto por correo electrónico, todo desde Slack. Finbot también incluye preguntas frecuentes vinculadas con Jive, una solución de software de intranet, en la que los empleados de SEEK pueden encontrar respuestas a sus propias preguntas. En cuestión de segundos pueden hacer lo que antes les llevaba horas o días. "Slack nos dio la posibilidad atender consultas las 24 horas, todos los días", comenta Longin. Y, así, desaparecieron los desacuerdos. Les hemos dado a las personas una herramienta que pueden usar para administrar mejor sus portafolios y brindar un mejor servicio a los clientes".

The SEEK app integrates with Slack
Lee Hao11:40/finbot help
FinbotAPP

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Common queries
Account Summary Customer Statement PO Status Vendor Invoice FAQ

Gracias a Finbot, el equipo de Operaciones financieras tuvo una reducción significativa en las consultas, lo que les ha permitido centrarse en otras iniciativas de valor agregado, incluidas las funciones que deberían agregar a Finbot en el futuro.

"Slack nos dio la posibilidad atender consultas las 24 horas, todos los días. Y, así, desaparecieron los desacuerdos".

Mathieu LonginGerente de Operaciones financieras, SEEK

Slack facilita las comprobaciones de estado de las computadoras

La expansión global de SEEK requirió que la compañía no solo integrara las oficinas sino también la tecnología. Tania Dastres, administradora sénior del sistema Apple en SEEK se ocupó de esta tarea. La principal prioridad de Dastres es garantizar que las computadoras Mac de toda la empresa funcionen sin problemas y estén actualizadas en materia de los protocolos de seguridad.

Cuando SEEK se expandió a Asia, Dastres enfrentó un desafío doble: lograr que los nuevos empleados y las máquinas se pusieran al día rápidamente. "Tener que lidiar con equipos nuevos que tienen diferentes niveles de conocimientos y computadoras Mac en todo tipo de estados", relata Dastres, "significaba que debía idear una forma diferente de encontrar información sobre una determinada máquina en cualquier momento y, a su vez, permitir que los técnicos locales de nivel 1 y 2 pudieran encontrar información sobre una máquina específica fácilmente. Slack fue un estupendo recurso para lograrlo”.

Dastres desarrolló un Slackbot llamado Jamf para el software empresarial de administración de TI. Este bot permite a los técnicos de asistencia técnica ejecutar fácilmente una "comprobación de estado" en cualquier máquina mediante un comando de barra diagonal en Slack. El comando muestra datos pertinentes de Jamf Pro en Slack. "El hecho de que una acción que requeriría mucho tiempo y experiencia para poder realizarla a través de la consola de Jamf Pro sea posible con tan solo un par de clics en Slack es realmente genial", sostiene Dastres.

Gracias al bot Jamf, los técnicos pueden encontrar una computadora específica al escribir una cadena de búsqueda, como un número de serie, una etiqueta de recurso, un nombre de usuario, una dirección IP o Mac, o incluso asteriscos "comodín" para completar los espacios en blanco. "A partir de esos resultados", explica Dastres, "hay un botón para obtener más información que se puede usar para ver un resumen completo del estado de una máquina". El bot marca elementos de acción con emojis para que los técnicos sepan a qué deben darle prioridad. "Con el emoji de advertencia, inmediatamente te das cuenta de que hay algo mal con esta Mac que debes investigar". El bot no solo ha permitido que los técnicos proporcionen soluciones más rápidas, sino también una asistencia proactiva a medida que SEEK se expande.

The SEEK app integrates with Slack
Matt Brewer15:25/jamf zmaxwell
Jamf botAPP
Mac: L3077
Site: Prod
JSS IT: 453
Serial Number: C03FT33FFVB8
Primary user: zmaxwell
More info

La misión de SEEK es conectar a personas que buscan empleo con empresas contratantes en todo el mundo. Gracias Slack, la empresa logró automatizar tareas rutinarias, compartir conocimientos y posibilitar la colaboración internacional. Esas ventajas permiten disponer de más tiempo para dar cabida a aspectos más importantes, como ayudar a 215 millones de personas (y seguimos contando) a tomar el próximo paso en su carrera profesional.