SEEK ist im Bereich der Vermittlung tätig. Doch, obwohl diese Beziehungen oft lang anhaltend sind und hoffentlich beide Seiten glücklich machen, sind sie nicht das, was Menschen außerhalb Australiens erwarten würden. Als wichtigster Stellenmarkt des Landes dreht sich bei dem in Melbourne ansässigen Unternehmen alles darum, die richtige Balance zwischen Arbeitgeberinnen bzw. Arbeitgebern und Arbeitssuchenden zu finden.
SEEK wurde 1997 gegründet und eroberte zunächst seinen Heimatmarkt. Danach machte sich das Unternehmen daran, seine Expertise im Bereich der Stellenvermittlung in neue Bereiche einzubringen. Eine Reihe strategischer Akquisitionen im asiatisch-pazifischen Raum und in Nord- und Südamerika erweiterten die Präsenz des Unternehmens auf Arbeitsvermittlung, Bildung sowie kommerzielle und gemeinnützige Unternehmen in 18 Ländern.
Dieses rasante Wachstum führte zu neuen Herausforderungen – darunter vor allem die Nutzung von Ressourcen und die Etablierung einer Team-Kultur in einem breit gefächerten Unternehmensportfolio. Für sinnvolle Verbindungen zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern benötigte das Unternehmen ein agiles Werkzeug für die Zusammenarbeit. Slack entwickelte sich schnell als Lösung der Wahl zur Vereinfachung der Kommunikation und zum Aufbau einer Community für die multinationalen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von SEEK.
Channels optimieren die Zusammenarbeit und Kommunikation
Ursprünglich vom DevOps-Team in der Unternehmenszentrale von SEEK eingeführt, ersetzte Slack in den australischen Niederlassungen des Unternehmens nach und nach Skype for Business als Kommunikationsmethode der Wahl, erläutert Mark Sweeney, Workspace Technology Manager bei SEEK. „Bevor wir uns versahen, wurde die Plattform bereits von der Hälfte des Unternehmens genutzt“, blickt er zurück. „Der Wechsel zu Slack brachte uns klare Vorteile.“
Slack-Channels, digitale Räume, in denen Projekt-Teams Ideen austauschen, Entscheidungen treffen und die Arbeit voranbringen, waren ein überzeugendes Verkaufsargument unter den Team-Mitgliedern. Als besonders wichtig erwiesen sich Channels für den Wissensaustausch, da SEEK die Integration neuer Übernahmen stemmen musste. „Wir haben mehrere Marken im asiatisch-pazifischen Raum, in Australien und Südamerika“, sagt Sweeney. „Sie alle bauten ihre eigenen mobilen Apps und Suchplattformen. Unsere Absicht war jedoch, das Ganze einmal aufzusetzen und dann global bereitzustellen, anstatt diese unterschiedlichen Projekt-Teams losgelöst voneinander arbeiten zu lassen.“
Glücklicherweise sprachen SEEK und die kürzlich übernommenen Unternehmen bereits eine gemeinsame Sprache: Slack. „Viele dieser Unternehmen haben Slack bereits eingesetzt, vor allem in ihren Projekt-Teams für Produktentwicklung und Strategie“, erklärt Sweeney. „Es war an der Zeit, diese Projekt-Teams zusammenzubringen, um gemeinsam an Produkten zu feilen und grenzüberschreitend zusammenzuarbeiten. Channels und Zoom, das sich gut integrieren lässt, waren der Schlüssel zu diesem Erfolg – sowohl für spontane Gespräche als auch für die Planung von Projekten. Channels haben eine große Rolle dabei gespielt, diese Projekt-Teams zusammenzubringen.“
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1Projekt-Teams aus dem gesamten Unternehmen verlassen sich auf Channels, um Probleme rund um die Uhr zu lösen. „Wenn etwas schiefläuft, zeigen die Channels ihre wahres Potenzial“, sagt Sweeney. „Die Leute bringen sich schnell ein, führen Gespräche, und die verschiedenen Stakeholder können ganz einfach nachvollziehen, wie es aktuell läuft.“
Mit der Zoom-Integration, der standardmäßigen Telefon- und Videokonferenz-App von SEEK, können Teammitglieder schnell einen Anruf zur weiteren Klärung einleiten, ohne jemals Slack zu verlassen. „Jemand kann sich mit einem Problem melden, wonach wir direkt zu Zoom wechseln können und den Betroffenen aus der Ferne helfen“, sagt Sweeney. „Es ist eine sehr enge Integration.“
Auch in puncto Aufbau einer unternehmensübergreifenden Team-Kultur haben sich Channels als sehr wertvoll erwiesen. „Unsere Teamkultur kommt ziemlich stark in Slack zum Ausdruck“, sagt Sweeney. „Hier arbeiten (Teams) zusammen und kommunizieren – egal, ob es um DevOps geht, darum, was man zum Mittagessen hatte oder ob Katzenbilder ausgetauscht werden. Bei Slack geht es nicht nur um Arbeit. Es geht darum, die Leute kennenzulernen.“
Als SEEK zu Slack wechselte, um seine Verbindungen und seine Kultur weltweit zu stärken, ging der E-Mail-Traffic deutlich zurück. Der primäre Slack-Workspace von SEEK hat jetzt mehr als 1.000 aktive Benutzerinnen und Benutzer pro Woche, die zusammen mehr als 25.000 Nachrichten pro Tag versenden. Dieser ständige Informationsfluss ermöglicht es dem Unternehmen, enger zusammenzuarbeiten und sein internes Know-how besser zu nutzen.
„Es war an der Zeit, diese Projekt-Teams zusammenzubringen, um gemeinsam an Produkten zu feilen und grenzüberschreitend zusammenzuarbeiten ... Channels haben eine große Rolle dabei gespielt, diese Projekt-Teams zusammenzubringen.“
Finbot beschleunigt den Service für das Team der Finanzverwaltung
Tag für Tag wurde das Team der Finanzverwaltung mit sich wiederholenden Fragen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus Vertrieb und Kunden-Service überhäuft. „Wir sahen uns jeden Tag mit 250 bis 300 unbeantworteten Fragen konfrontiert“, sagt Mathieu Longin, Finance Operations Manager von SEEK. Angesichts dieses Rückstands konnten die Anfragenden damit rechnen, Stunden (oder manchmal Tage) auf eine Antwort zu warten. „Wir bekamen immer wieder die gleichen Fragen von Stakeholdern: ‚Kann ich einen Kontoauszug bekommen? Kann ich einen Ausgabenbericht bekommen? Kann ich eine Kopie einer Rechnung bekommen?‘ Es sind diese Art von Fragen, die man nicht wirklich beantworten möchte, weil sie von deiner eigenen Arbeit ablenken. Wir haben uns oft gefragt, warum so etwas nicht automatisiert ist.“
Emily Purcell, Credit Controllerin von SEEK für Unternehmen und Behörden, und Bradley Bramham, Leiter des internen Support-Credit-Teams, stießen daraufhin eine vierjährige Suche nach einer Lösung an. Sie hatten sich mit dem Thema Robotic Process Automation beschäftigt, was jedoch für viele Interessengruppen zu komplex erschien. „Nachdem Slack vor zwei Jahren unternehmensweit eingeführt wurde, begannen wir, zu verstehen, was Slack alles leisten kann. Uns wurde klar, dass es sich um ein Tool handelte, mit dem wir eine größere Effizienz erzielen konnten.“
Dieses Aha-Erlebnis führte zu einer Beratung mit einem DevOps-Team, das sich bereit erklärte, die Herausforderung während eines dreitägigen Hackathons anzunehmen. Deren Lösung, Finbot genannt, gewann beim Hackathon den People's Choice Award.
Finbot fängt Routineabfragen in Slack auf. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können einen einfachen Befehl in Slack eingeben, um die Details eines Kontos anzeigen zu lassen. Sie können den Kontostand überprüfen oder einen Kontoauszug per E-Mail versenden – alles aus Slack heraus. Finbot enthält auch einen FAQ-Bereich, der mit der Intranet-Software-Lösung Jive verknüpft ist. Darin können SEEK-Mitarbeitende selbstständig Antworten auf Fragen finden. In Sekundenschnelle erreichen sie das, was früher mehrere Stunden oder Tage in Anspruch nahm. „Slack hat es uns ermöglicht, Service-Anfragen rund um die Uhr zu bearbeiten“, erklärt Longin. „Die vorherigen Reibungspunkte gehören jetzt der Vergangenheit an. Wir haben den Leuten ein Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem sie ihre Portfolios besser verwalten und ihre Kundinnen und Kunden besser betreuen können.“
Dank Finbot hat das Team der Finanzverwaltung einen deutlichen Rückgang der Anfragen verzeichnet, sodass es sich auf andere wertschöpfende Initiativen konzentrieren kann – einschließlich der Funktionen, die als nächstes zu Finbot hinzugefügt werden sollten.
„Slack hat es uns ermöglicht, Service-Anfragen rund um die Uhr zu bearbeiten“. Die vorherigen Reibungspunkte gehören jetzt der Vergangenheit an.“
Slack erleichtert die Durchführung von Computer-Zustandsüberprüfungen
Aufgrund der globalen Expansion von SEEK musste das Unternehmen nicht nur Standorte, sondern auch Technologie integrieren. Diesen Job übernahm Tania Dastres, eine leitende Apple-Systemadministratorin bei SEEK. Die oberste Priorität von Dastres ist es, sicherzustellen, dass Mac-Computer im gesamten Unternehmen reibungslos funktionieren und alle Sicherheitsprotokolle auf dem neuesten Stand sind.
Als SEEK nach Asien expandierte, stand Dastres vor einer doppelten Herausforderung: Es mussten sowohl neue Mitarbeitende als auch Rechner schnell auf den neuesten Stand gebracht werden. „Ich hatte mit neuen Projekt-Teams mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus und Macs in den verschiedensten Zuständen zu tun. Das bedeutete, dass ich einen anderen Weg finden musste, um jederzeit Informationen über einen bestimmten Rechner abfragen zu können. Außerdem ging es darum, die Technikerinnen und Techniker vor Ort auf einfache Weise Informationen über einen bestimmten Rechner herausfinden zu lassen. Slack war hierfür ein gutes Mittel.“
Dastres entwickelte einen Slackbot für die IT-Management-Software Jamf, der es Support-Technikerinnen und -Technikern ermöglicht, auf jedem Rechner über einen Slash-Befehl in Slack eine Zustandsprüfung durchzuführen. Der Befehl überträgt relevante Daten von Jamf Pro zu Slack. „Die Tatsache, dass eine Aktion, die früher nur mit viel Zeit und Erfahrung über die Konsole von Jamf Pro durchgeführt werden konnte, nun mit ein paar Klicks auf Slack möglich ist, ist wirklich cool“, freut sich Dastres.
Mit dem Jamf-Bot können Technikerinnen und Techniker einen bestimmten Computer finden, indem sie einen Suchbegriff wie z. B. Seriennummer, Geräte-Tag, Benutzername, IP-Adresse oder Mac-Adresse eingeben. Sogar „Wildcard“-Sternchen können verwendet werden, um etwaige Lücken zu füllen. „Für die dann angezeigten Ergebnisse gibt es jeweils eine Schaltfläche ‚Weitere Informationen‘, auf die man klicken kann. Daraufhin erhält man eine vollständige Übersicht über den Zustand eines Rechners.“ Der Bot markiert Aktionsobjekte mit Emojis, damit die Technikerinnen und Techniker wissen, worauf sie sich konzentrieren müssen. „Mit dem Warnhinweis-Emoji ist sofort klar, dass mit diesem Mac etwas nicht stimmt und dies untersucht werden muss.“ Der Bot hat es den Technikerinnen und Technikern nicht nur ermöglicht, schnellere Lösungen zu liefern, sondern auch proaktiven Support im Rahmen des fortlaufenden Wachstums von SEEK anzubieten.
Bei SEEK geht es darum, Arbeitssuchende und Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber rund um den Globus zusammenzubringen. Mit Slack konnte das Unternehmen Routineaufgaben automatisieren, Wissen austauschen und die internationale Zusammenarbeit ermöglichen. Diese Effizienzsteigerungen lassen mehr Zeit für die großen Dinge – wie die Unterstützung von 215 Millionen Menschen (Tendenz steigend) bei ihrem nächsten Karriereschritt.
