Matrice d’Eisenhower : Qu’est-ce que c’est et quelle est son utilité ?

Vous vous sentez submergé par une liste interminable de tâches à accomplir ? Vous éprouvez des difficultés à gérer et optimiser votre temps ? Une solution efficace est à votre disposition : la matrice d’Eisenhower. Permettant de classifier les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance, cette méthode est idéale pour mieux prioriser vos actions et ainsi atteindre vos objectifs en toute sérénité.

Quel est le principe de la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est un outil de productivité permettant de mieux gérer son temps. Elle tire son nom d’une citation du 34e président des États-Unis, Dwight David Eisenhower. Ce dernier, dans le cadre d’un discours en 1954, avait alors cité le Docteur J.Roscoe Miller, Président de la Northwestern University : « J’ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent. »

Cette déclaration a ensuite permis de concevoir une matrice des priorités, aujourd’hui couramment utilisée en entreprise. Son usage est idéal pour classer les différentes tâches à réaliser afin d’optimiser son temps ainsi que sa productivité.

Le principe de la matrice est de catégoriser ses tâches d’après leur urgence ou leur importance. Cette approche, qui peut sembler simple, permet en réalité de bénéficier de nombreux avantages :

• Clarification des priorités : En identifiant les tâches les plus importantes, il est possible de consacrer son énergie à ce qui est essentiel ;
• Accroissement de la productivité : En réduisant le stress tout en supprimant la procrastination, la matrice d’Eisenhower a un effet positif sur la productivité ;
• Communication plus efficace : La définition des priorités et l’attribution efficace des tâches permettent de fluidifier la communication interne ;
• Planification optimale : La réalisation des tâches dans un ordre logique est indispensable pour organiser les projets de manière efficace.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

L’intérêt principal de la méthode Eisenhower est d’identifier les tâches qui doivent retenir toute votre attention et nécessiter votre expertise. Ainsi, celles qui seront moins importantes ou moins urgentes pourront être déléguées ou reportées.

Vous pouvez utiliser la matrice de priorisation à titre individuel ou dans le cadre du management d’équipe. Pour un collaborateur, l’approche d’Eisenhower est idéale pour éviter de procrastiner et éliminer les possibles sources de distraction en allant directement à l’essentiel. Lors de la planification d’un projet, la matrice d’Eisenhower permet de gagner du temps, de respecter les délais de livraison et de rationaliser les efforts. Utiliser cette technique est alors parfait pour gérer efficacement les ressources humaines et financières mises à la disposition du chef de projet.

Dans le tableau de la matrice, il est nécessaire d’intégrer quatre zones, aussi appelées quadrants, pour classer les tâches selon leur degré d’urgence ou d’importance.

Quels sont les quadrants de la matrice d’Eisenhower ?

Toute matrice d’Eisenhower se compose donc de quadrants. Ces derniers sont incontournables pour classer les différentes tâches. Chacune de ces zones correspond à l’une des associations possibles entre l’urgence et l’importance des tâches considérées.

Quadrant 1 : Urgent et important

Le premier quadrant de cet outil de travail présente les tâches les plus décisives. Pour cette raison, elles doivent être traitées immédiatement et ne souffrir d’aucun retard. En effet, ces tâches sont stratégiques pour atteindre les objectifs de votre projet ou respecter les échéances à court terme. Ignorer les tâches du premier quadrant d’une matrice d’Eisenhower peut ainsi entraîner des répercussions importantes. Ce type de tâches peut aussi bien être une action à date limite très proche ou une crise qui doit être gérée dans les plus brefs délais.

Quadrant 2 : Pas urgent mais important

Ce second type de tâches est crucial pour la réussite de votre projet. Cependant, il n’est pas indispensable de les réaliser immédiatement : vous pouvez par exemple les planifier à long terme. Parmi les tâches qui sont susceptibles de rentrer dans cette catégorie, nous pouvons citer la planification stratégique ou bien encore la mise en place d’actions de formation professionnelle au bénéfice de vos collaborateurs.

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Ces tâches doivent être prises en charge dans des délais relativement courts, mais elles n’ont pas un impact majeur sur votre projet ou vos objectifs. Si vous recevez des requêtes de la part de collaborateurs ou de partenaires, il s’agit le plus souvent de tâches urgentes, mais pas importantes. Ces requêtes peuvent se matérialiser par des appels téléphoniques, des e-mails ou des sollicitations de collaborateurs qui aimeraient bénéficier de votre assistance. Bien que ces tâches doivent être résolues, il est généralement possible de les déléguer.

Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Enfin, certaines tâches ne sont ni urgentes ni importantes. En d’autres termes, elles ne possèdent pas de valeur ajoutée et n’ont pas d’échéance fixée. C’est la raison pour laquelle elles ont la faculté de vous faire perdre du temps ou de l’énergie tout en n’apportant rien de décisif à vos projets en cours. Il est donc fortement recommandé de tenter de minimiser voire de supprimer ces tâches. Cela vous donnera la possibilité de vous concentrer sur des actions plus capitales pour atteindre vos objectifs.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer vos priorités ?

Pour mettre à profit la matrice d’Eisenhower et optimiser votre temps de travail ainsi que l’efficacité de vos actions, il est nécessaire de mettre en place certaines étapes. Ces phases clés vous permettront de maximiser vos performances et celles de votre équipe.

Listez les tâches à réaliser

Pour commencer, toutes les tâches à effectuer doivent être listées. Cette étape est fondamentale, car elle a ensuite une incidence sur le déploiement de l’approche Eisenhower. Ajoutons que dans cette liste, vous retrouverez aussi bien les tâches à court terme, que les tâches à moyen terme ou les tâches à long terme. Plus la liste sera précise, plus la planification sera efficace en utilisant une matrice de priorisation des tâches.

Évaluez chacune des tâches

La seconde étape consiste à évaluer chacune des tâches selon son niveau d’importance ou d’urgence. Pour savoir si une tâche est importante, observez son impact sur vos objectifs ou sur différents aspects du projet en cours. L’urgence, quant à elle, est définie par la nécessité de réaliser rapidement une tâche.

Classez les tâches

Une fois les tâches évaluées, classez-les en utilisant la matrice d’Eisenhower. Il vous suffit de les placer dans l’un des quatre quadrants précédemment cités :

• Importantes et urgentes : Rangez ces tâches dans le quadrant supérieur gauche ;
• Importantes mais non urgentes : Classez-les dans le quadrant supérieur droit ;
• Urgentes mais non importantes : Catégorisez-les dans le quadrant inférieur gauche ;
• Pas urgentes ni importantes : Inscrivez-les dans le quadrant inférieur droit.

Planifiez vos actions

Lorsque l’ensemble des tâches est catégorisé au sein de la matrice de priorisation, vous pouvez mettre en œuvre un plan pour les résoudre. Il vous suffit d’appliquer la méthode d’Eisenhower :

• Quadrant 1 : Concentrez-vous en priorité sur ces tâches qui requièrent une attention immédiate. Elles doivent être réalisées sans attendre et ne souffrir d’aucun délai.
• Quadrant 2 : Ces tâches nécessitent une planification. L’idéal est de réussir à s’en occuper avant qu’elles ne deviennent urgentes à leur tour.
• Quadrant 3 : Ces tâches ne doivent pas déborder sur votre emploi du temps. Elles peuvent être déléguées à des collaborateurs. Si ce n’est pas possible, reportez-les.
• Quadrant 4 : N’apportant pas de valeur ajoutée et étant le plus souvent des distractions, ces tâches doivent être supprimées ou minorées.

Ajustez votre stratégie

Si la matrice d’Eisenhower est parfaite pour assurer une gestion efficace du temps et atteindre vos objectifs de manière optimale, elle ne doit toutefois pas être figée. Ainsi, n’hésitez pas à réévaluer de manière régulière la priorisation des tâches. En fonction des évolutions liées au projet, aux ressources disponibles ou aux tâches elles-mêmes, déplacez-les au sein de la matrice. De cette manière, vous vous assurez de toujours vous focaliser sur les tâches à la plus forte valeur ajoutée.

Comment créer votre matrice d’Eisenhower avec des outils de gestion des tâches ?

Pour mettre en place rapidement une matrice des priorités, il est pertinent d’utiliser un outil de gestion des tâches. En suivant quelques étapes simples, une plateforme adaptée va en effet vous permettre de réaliser votre matrice et profiter de ses atouts avec simplicité et efficacité.

Sélectionnez votre logiciel de gestion des tâches

Avant tout, choisissez quel outil ou plateforme sera utilisé pour réaliser votre matrice. Le logiciel retenu doit bien entendu posséder les fonctionnalités permettant la création de listes ou de tableaux.

Configurez l’espace de travail

Ensuite, rendez-vous dans l’outil sélectionné et créez un nouveau projet ou un nouvel espace de travail. N’oubliez pas de lui donner un nom indiquant clairement son utilité. Cela peut être par exemple «  Matrice d’Eisenhower  ».

Créez les quadrants de la méthode Eisenhower

En fonction de l’outil que vous utilisez, créez les quatre quadrants nécessaires à la matrice d’Eisenhower. Pour identifier ces quadrants, il est possible de créer des listes, des sections, des projets ou bien encore d’attribuer des étiquettes.

Ajoutez les tâches au sein du cadran

En reprenant la méthode d’Eisenhower, remplissez les différents quadrants avec les tâches à effectuer. Ces dernières doivent auparavant être catégorisées soigneusement pour assurer un classement pertinent.

Personnalisez votre matrice d’Eisenhower

N’hésitez pas à aller plus loin dans votre prise en main de la matrice d’Eisenhower. Certains utilisateurs utilisent des couleurs, d’autres des étiquettes ou des commentaires pour personnaliser leur tableau et faciliter la compréhension des informations qui y sont affichées.

Intégrez vos outils professionnels

Pour tirer pleinement profit de la matrice des priorités, il peut être opportun de connecter votre outil de gestion des tâches à d’autres logiciels, tels que la messagerie professionnelle d’entreprise ou le calendrier partagé. L’idéal est toutefois d’utiliser un seul et unique outil vous permettant de centraliser tous vos besoins, comme une plateforme de travail collaboratif.

Une méthode éprouvée de gestion du temps et de la productivité

En résumé, la matrice d’Eisenhower est un outil puissant. En classifiant les différentes tâches à réaliser, vous gagnez du temps, vous simplifiez la vie de vos collaborateurs et vous atteignez plus facilement vos objectifs. De plus, la matrice peut être utilisée pour la gestion d’équipe. En rationalisant le flux de travail et en améliorant la transparence de l’organisation des tâches, vos collaborateurs seront plus impliqués, plus productifs, tout en étant beaucoup moins sujets au stress.