Organiser ses tâches en projet et gestion de l’emploi du temps au travail

Pour respecter les délais et préserver votre productivité, il est important de s’organiser pour optimiser votre temps de travail. Heureusement, des méthodes de gestion de projet et des outils peuvent être mis à profit pour atteindre vos objectifs. En cadrant mieux vos journées, vous allez contrôler de manière optimale votre emploi du temps et prendre plus de plaisir à travailler sur les projets en cours. En maîtrisant le rythme, vous augmentez naturellement votre bien-être au travail et votre motivation.

Comment organiser ses tâches au travail ?

Pour réussir à optimiser son temps de travail, il peut être utile de mettre à profit certaines bonnes pratiques. Ces dernières peuvent bien entendu varier selon la nature de votre activité et vos préférences de travail.

Identifier les tâches à réaliser

Avant tout, faites l’inventaire de toutes les tâches à réaliser. Vous pouvez effectuer cette action au début de votre journée de travail ou lister vos tâches de manière hebdomadaire, l’essentiel étant de trouver un fonctionnement qui s’accorde avec vos habitudes de travail pour réussir à créer une routine.

Ces tâches peuvent être aussi bien un dossier à terminer qu’une réunion en visioconférence. L’important est de lister les choses à faire pour ne pas en oublier et être en mesure de les organiser pour gagner du temps.

Prioriser les tâches

Une fois que vous avez listé l’ensemble des tâches à réaliser, il est nécessaire de définir des priorités. De cette manière, votre temps sera mieux réparti et vous vous assurez de ne pas oublier de tâches importantes.

Classez donc les tâches que vous avez identifiées en fonction de leur importance et de leur urgence. Bien entendu, essayez de rester au maximum flexible. En effet, les imprévus restent possibles. Nous vous conseillons donc de toujours rester adaptable pour faire face à l’inattendu.

Créer un emploi du temps

Après avoir listé les tâches et hiérarchisé vos priorités, vous êtes fin prêt pour concevoir un emploi du temps flexible. Planifier les tâches à venir ainsi que les échéances est une obligation si vous désirez améliorer votre productivité.

En ajoutant les tâches à un emploi du temps, vous pouvez visualiser plus facilement le temps disponible. Lors de la réalisation de cet emploi du temps, pensez à inclure des moments de pause ainsi que du temps pour vous restaurer dans de bonnes conditions. Vous n’en serez que plus efficace pour atteindre vos objectifs.

Utiliser un outil d’organisation des tâches

Se servir d’un outil spécialisé dans l’organisation des tâches peut être très pertinent. D’une part, si vous utilisez un outil de gestion des tâches en ligne, vous aurez toujours à disposition votre emploi du temps et vous pourrez le consulter aisément. De plus, un tel outil peut vous permettre de partager votre planning avec les autres membres de l’équipe.

Si vous êtes chef de projet, ce type d’outil en ligne est parfait pour lister les tâches, les attribuer à vos collaborateurs, puis suivre l’évolution du projet.

Commencer par la tâche la plus complexe

Pour ne pas être tenté par la procrastination, il est conseillé de toujours commencer par la tâche la plus complexe. Vous vous attaquez directement aux tâches les plus importantes et conservez ainsi votre efficacité. En outre, en plaçant les tâches complexes en début de journée, vous optez pour le moment idéal où votre concentration est maximale.

De plus, éviter les tâches à faible valeur ajoutée comme la consultation de mails permet de ne pas perdre de temps inutilement. En d’autres termes, réalisez en priorité les tâches ambitieuses et finissez par les tâches secondaires.

Quel outil utiliser pour une bonne organisation des tâches ?

Pour bien planifier les tâches de votre journée, que cela soit à titre individuel ou dans le cadre d’une équipe de gestion de projet, vous devez avoir les outils nécessaires. Ces derniers peuvent prendre diverses formes : de la simple application permettant de créer une to-do list jusqu’à l’outil collaboratif en ligne.

L’important est de prendre le temps de choisir un outil qui correspond à vos besoins et à vos habitudes de travail. Votre logiciel idéal doit avant tout être simple d’utilisation et agréable. De cette manière, vous serez plus enclin à l’utiliser et ne perdrez pas de temps avec des menus peu ergonomiques Dans tous les cas, évitez les outils trop complexes qui risquent de ne pas impacter ou d’impacter négativement votre productivité.

Ensuite, il doit intégrer les fonctionnalités dont vous avez besoin dans le cadre de votre travail. En centralisant vos besoins vous gagnez du temps et travaillez plus sereinement. La sécurité est aussi un point essentiel à prendre en compte. En effet, même dans le cadre d’une utilisation individuelle en entreprise, il est important de sécuriser les données stockées et/ou échangées avec vos collaborateurs.

La meilleure solution est finalement de tester plusieurs outils. Ainsi, vous pouvez vous faire une idée concrète de la pertinence de l’outil envisagé. Pour cette raison, privilégiez les applications proposant des plans tarifaires gratuits. Ces derniers sont parfaits pour réaliser un test dans les meilleures conditions. Si le résultat répond à vos attentes, il sera toujours temps ensuite de passer sur une version payante.

Les méthodes pour organiser ses tâches

Différentes méthodes reconnues existent pour mieux gérer ses tâches au quotidien. Vous pouvez tester et utiliser conjointement plusieurs méthodes si cela s’avère pertinent dans le cadre de vos missions.

Les Post-it

En premier lieu, vous pouvez tout simplement inscrire sur des Post-its les tâches à réaliser. En utilisant différents codes couleurs, il devient simple de visualiser rapidement vos tâches sur différents Post-its placés sur votre bureau ou sur un tableau.

La to-do list chronologique

Décomposez vos tâches ou vos projets en sous-tâches, puis réalisez un rétroplanning. Il suffit ensuite de créer une to-do list en affectant une date à chaque tâche. Vous pourrez ainsi réaliser les tâches les unes après les autres pour vous assurer de respecter les échéances.

Le planning hebdomadaire ou mensuel

Si vous avez créé une to-do list, il est très simple de concevoir ensuite un planning hebdomadaire ou mensuel. Pour ce faire, divisez vos tâches par sept ou par trente. En les inscrivant dans un agenda, un calendrier ou des Post-its, vous pourrez étaler votre charge de travail sur une période donnée.

La matrice d’Eisenhower

Cette méthode est utilisée pour classer les tâches selon leur degré d’importance et d’urgence. En réalisant un tel classement, la matrice permet d’identifier une tâche :

• Importante, mais pas urgente : Décidez quand vous réaliserez ce travail ;
• Urgente et importante : Faites cette tâche immédiatement ;
• Ni importante, ni urgente : Réalisez ce travail plus tard ;
• Urgente, mais pas importante : Vous pouvez la déléguer à quelqu’un.

La méthode Kanban

Enfin, la méthode Kanban est une représentation visuelle des tâches à réaliser. Reposant sur un système de colonnes généralement de type «  À faire », «  En cours  » et «  Terminé  », la méthode Kanban est idéale pour suivre efficacement l’avancement d’un projet.

 

Les méthodes et les outils ne manquent pas pour apprendre à mieux s’organiser et améliorer sa productivité en entreprise. L’important est de tester différentes approches pour identifier celle qui vous convient le mieux. Vous devez vous sentir à l’aise en l’utilisant et elle doit s’adapter à votre flux de travail. Une fois ces conditions réunies, votre productivité sera grandement améliorée.