L’avenir sera collaboratif : comment les plateformes de communication transforment nos méthodes de travail

Pour nombre d’entre nous, le passage au le télétravail n’a pas été facile. Ce changement soudain a entraîné un mélange de stress, d’isolement et de difficultés.

Et nos outils de communication lents et cloisonnés ne nous ont pas aidés. Les lacunes de ces outils traditionnels étaient plus faciles à combler quand nous étions tous au bureau. Nous pouvions taper à la porte d’un collègue ou discuter d’un problème à la machine à café, demander de l’aide ou simplement bavarder en se croisant dans les couloirs.

Mais nos vieux outils ne sont pas adaptés au télétravail, qui nécessite une technologie permettant une collaboration fluide et rapide. Les salariés souhaitent utiliser des modèles de travail hybrides et flexibles à l’avenir, c’est pourquoi un nombre croissant d’entreprises doivent adopter ces plateformes collaboratives.

Une enquête de Wakefield Research confirme cette tendance. L’entreprise a interrogé des milliers d’utilisateurs et de décideurs informatique (décideurs IT) qui emploient des outils collaboratifs comme Slack et Microsoft Teams dans leur entreprise. Le but de l’étude : analyser la valeur des plateformes collaboratives rétrospectivement, sur l’année passée, et identifier les tendances qui définiront l’avenir de ces plateformes.

Points-clés

Les données indiquent un usage de plus en plus quotidien et normalisé de ces plateformes collaboratives. Elles réduisent l’utilisation des e-mails et des réunions. Elles transforment la communication professionnelle, qui devient plus rapide et plus humaine.

• Les plateformes collaboratives sont en train de remplacer rapidement les moyens de communication traditionnels. Presque la moitié des entreprises n’avaient jamais utilisé de plateforme collaborative avant la pandémie, mais 78 % des décideurs ITaffirment aujourd’hui qu’ils continueront d’utiliser Slack ou d’autres logiciels après le retour aux conditions de travail « normales ».
• Les salariés préfèrent les plateformes collaboratives aux e-mails et aux réunions. S’ils devaient choisir, plus d’un tiers des utilisateurs professionnels abandonneraient leur adresse e-mail plutôt que Slack, Teams ou d’autres solutions collaboratives. Et 95 % des utilisateurs de Slack affirment qu’ils préfèrent Slack aux visioconférences pour communiquer avec leur équipe.
• Les collaborateurs veulent pouvoir choisir leurs outils . 37 % des utilisateurs regrettent de ne pas pouvoir prendre part aux discussions à propos des logiciels sélectionnés par leur entreprise. Cette décision est pourtant cruciale lorsque la plateforme fait office de bureau virtuel. Par conséquent, les décideurs IT accordent plus d’importance à l’avis des salariés dans les décisions d’achats de logiciels. Plus de deux décideurs informatique sur cinq (41 %) déclarent que le soutien des collaborateurs a, entre autres, motivé leur décision de choisir Slack.
• 100 % des utilisateurs de Slack souhaitent continuer à utiliser Slack après la pandémie. Ils soulignent l’importance de pouvoir collaborer au moment qui leur convient le mieux, ce qui améliore la cohésion entre les équipes et renforce la productivité de chacun.

Les plateformes collaboratives sont essentielles à notre nouvelle manière de travailler

La transition brusque vers le télétravail en mars 2020 a accéléré les projets de transformation numérique. Prévus sur plusieurs années, ils ont été réalisés en l’espace de quelques semaines. Bien que ce changement ait été inattendu, de nombreux salariés souhaitent continuer le télétravail, ou le travail hybride présentiel/à distance.

Une étude menée par le Future Forum de Slack, un nouveau consortium conçu pour aider les entreprises à mettre en place les transformations nécessaires pour prospérer dans le nouveau monde du (télé)travail, a démontré que 72 % des salariés souhaitent suivre un modèle de travail hybride à l’avenir, qui permettrait d’alterner entre le travail à distance et les journées au bureau.

Presque la moitié des entreprises (47 %) n’avaient jamais utilisé de plateforme collaborative avant la pandémie. Compte tenu de cette transition vers des environnements de travail hybrides, il est évident que les plateformes collaboratives joueront un rôle de plus en plus important dans la communication professionnelle. Nous commençons tout juste à découvrir le potentiel de ces outils, car de nombreuses entreprises ont dû adopter ces plateformes collaboratives à la hâte, au début de l’année 2020.

Les plateformes collaboratives incarnent l’avenir

Mais malgré cette transition éclair, les utilisateurs, tout comme les décideurs IT, constatent que ce nouveau mode de communication est très efficace. La majorité d’entre eux n’a pas l’intention de revenir aux anciennes méthodes.

• 79 % des utilisateurs déclarent que leur plateforme collaborative est très importante pour leur travail.
• 78 % des décideurs IT déclarent qu’ils continueront à utiliser Slack et/ou Microsoft Teams, ou d’autres solutions collaboratives après la crise sanitaire.
• 100 % des utilisateurs de Slack souhaitent continuer à utiliser Slack après la pandémie. Ils soulignent l’importance de pouvoir collaborer au moment qui leur convient le mieux, ce qui améliore la cohésion entre les équipes et renforce la productivité de chacun.

Les plateformes de communication traditionnelles deviennent obsolètes

Les plateformes collaboratives gagnent en popularité. Les tendances indiquent que les méthodes de communication classiques sont en perte de vitesse.

• L’e-mail en perte de vitesse. Plus de la moitié des décideurs IT estiment qu’à partir de 2024, l’e-mail ne sera plus le principal outil de communication professionnelle. S’ils devaient choisir, 36 % des utilisateurs préfèreraient se passer des e-mails plutôt que de Slack, Teams ou d’autres solutions de collaboration.
• Les réunions remplacées par une communication asynchrone. Les utilisateurs estiment que 40 % de leurs réunions pourraient être remplacées par des fils de discussion asynchrones. 95 % des utilisateurs de Slack déclarent qu’ils préfèreraient communiquer avec leur équipe via Slack plutôt que par visioconférence.

Le télétravail s’est mis en place durablement, ce qui signifie que c’est également le cas pour les plateformes collaboratives, qui continueront également de façonner notre façon de communiquer dans le cadre professionnel.

Les salariés préfèrent Slack aux e-mails

Nous utilisons les e-mails depuis près de 50 ans. Il s’agit de l’outil de communication professionnelle par défaut. C’est aussi le vestige d’un modèle d’entreprise descendant et dépassé.

La transparence, la prise de décision ascendante et la collaboration sont les clés de la réussite pour les modèles de travail hybrides ou distribués. Mais la nature cloisonnée des e-mails éloigne les collaborateurs des informations dont ils ont besoin et les isole les uns des autres.

Bien que le PDG de Slack, Stewart Butterfield, ait déclaré « il n’y a aucun avantage à remplacer complètement les e-mails », Slack semble désormais devancer l’e-mail, aussi bien au niveau de la productivité que pour développer une culture d’entreprise saine ou encore prévenir le sentiment d’isolement.

Slack permet aux salariés de gagner du temps

Des études montrent que les e-mails nous occupent plus de 3 heures par jour (soit environ 37 % d’une semaine de travail), puisque nous devons surveiller notre boîte de réception, trier les e-mails indésirables, parcourir les longs fils de discussion de type « répondre à tous » et faire circuler les messages avant de prendre une décision.

Les canaux Slack simplifient la gestion de projet et accélèrent la résolution des problèmes pour les collaborateurs de chaque service, sans perte de visibilité ou d’informations. Cela permet d’améliorer fortement la productivité.

Notre étude a montré que les utilisateurs gagnent en moyenne 90 minutes par jour en remplaçant les e-mails par Slack. Cela représente 7,5 heures par semaine, ce qui signifie que Slack permet à ses utilisateurs d’économiser un jour de travail par semaine.

Slack favorise les relations humaines

Mais l’efficacité n’est pas la seule composante d’un bureau hybride productif. Pour rester impliqués, les salariés doivent également rester en contact. Au Future Forum, deux des cinq principaux défis liés au télétravail concernent la communication :

• Construire et conserver des relations de travail avec les collègues
• Le sentiment de solitude ou d’isolement

L’e-mail est un moyen de communication formel, ce qui ne facilite pas les relations avec les collègues en télétravail. Par défaut, un e-mail est envoyé à un destinataire unique, ce qui peut également renforcer le sentiment d’isolement puisque cela limite la visibilité et empêche les salariés d’interagir avec l’entreprise dans son ensemble.

Slack relie les collaborateurs en proposant bien plus qu’un outil de communication : il s’agit d’un environnement de travail virtuel. Sur Slack, les conversations ne sont pas nécessairement formelles. 80 % des utilisateurs Slack déclarent qu’ils enverraient sans problème un GIF dans un canal Slack, mais pas dans un e-mail groupé.

Cet environnement plus détendu renforce l’impression d’échanger avec des personnes réelles, et pas avec des noms d’utilisateur. Les canaux Slack dédiés à la culture d’entreprise permettent de lui donner une touche personnelle et humaine. 95 % des utilisateurs de Slack utilisent des canaux Slack dédiés à la cohésion d’équipe avec leurs collègues.

Slack élimine les obstacles à la communication

La nature très « officielle » de l’e-mail empêche les échanges informels qui forgent des relations. Les salariés dont les échanges avec un supérieur hiérarchique se limitent aux e-mails et à des réunions occasionnelles peuvent trouver difficile d’entrer en contact avec ce dernier, voire d’établir une relation professionnelle de qualité.

Slack facilite la communication avec les décideurs et les responsables, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. Cette fonctionnalité est disponible dès aujourd’hui, et intégralement compatible avec les régulations sur la propriété des données, sans que les services informatiques n’aient à supporter de lourdes charges de mise en place et de gestion. La moitié des utilisateurs de Slack préfèrent la plateforme pour communiquer avec les clients ou les consommateurs, et 96 % d’entre eux ont déclaré que Slack les aide à établir de meilleures relations avec leurs supérieur(e)s (par rapport aux e-mails).

Pour 96 % des utilisateurs, Slack est plus efficace que les e-mails lorsqu’il s’agit de tisser des liens avec des supérieurs

Maintenant que nous entrons dans l’ère du travail hybride, il est temps pour les entreprises d’adopter des outils collaboratifs. Ils améliorent la productivité et développent les relations humaines, où que soient les salariés.

Les collaborateurs jouent un rôle de plus en plus important dans les décisions d’achats de logiciels

Peu importe le niveau de technologie d’un outil : si vos salariés n’aiment pas l’utiliser, c’est une perte d’argent. Mais les décideurs IT et les utilisateurs finaux ont souvent des avis différents sur le rôle que doivent jouer les technologies et sur ce qui est le plus important.

Pour créer un stack technologique intéressant et utile, vous devez écouter les personnes qui seront concernées par vos décisions. 37 % des utilisateurs regrettent déjà de ne pas pouvoir prendre part aux discussions à propos des outils logiciels sélectionnés par leur entreprise.

Les salariés influencent fortement le choix de la plateforme collaborative de l’entreprise

L’enjeu est plus élevé lorsqu’il s’agit d’outils de communication. Dans un environnement de travail hybride, votre logiciel collaboratif devient véritablement le bureau central de l’entreprise.

Vous ne construiriez pas un labyrinthe dans le hall de vos locaux ; vous ne voulez pas non plus d’une plateforme non intuitive et frustrante pour ses utilisateurs. Sans surprise, donc, les décideurs IT écoutent de plus en plus les salariés pour choisir une plateforme collaborative comme Slack.

Dans notre enquête, nous avons observé que :

• 41 % des décideurs informatiques déclarent que le soutien de leurs collaborateurs a, entre autres, motivé leur décision de choisir Slack.
• 73 % des décideurs informatiques qui utilisent Teams affirment que leurs collaborateurs ont déjà exprimé le souhait d’utiliser Slack.
• 45 % des décideurs informatiques qui utilisent Teams se disent prêts à envisager l’acquisition d’un abonnement à Slack si leurs collaborateurs en faisaient la demande.

Pour répondre aux besoins des salariés, utilisez une stratégie « best of breed »

Pour choisir une plateforme collaborative qui réponde aux besoins des salariés, adoptez une approche « best of breed » : optez pour l’outil le mieux adapté à votre activité plutôt que d’adopter une suite logiciels d’un seul fournisseur et d’imposer une approche « tout intégré ».

Par exemple, les solutions Microsoft proposent une pile technologique pour chaque activité de votre entreprise. Mais si vous optez pour le logiciel d’un seul fournisseur pour gérer l’intégralité de votre entreprise, vous limitez sa capacité à répondre à vos besoins spécifiques puisque votre budget informatique est désormais lié à l’écosystème de ce fournisseur.

Même si les solutions d’un fournisseur unique sont réputées pour leur simplicité, elles ne constituent que rarement le meilleur choix pour tous les logiciels dont vous avez besoin. Prenons par exemple l’application Teams. Au début de la pandémie, les entreprises ont dû adopter rapidement une plateforme collaborative. Les deux principaux candidats étaient Slack et Microsoft Teams.

41 % des entreprises ont adopté leur plateforme collaborative au cours des cinq premières semaines. Les entreprises qui ont adopté Teams ont mis en moyenne 6,2 semaines pour être opérationnelles.

Les entreprises qui ont choisi Slack au début de la pandémie, en revanche, ont pu adopter pleinement la plateforme en 3,5 semaines en moyenne, soit environ moitié moins que pour Teams.

De ce fait, même s’il peut être tentant d’opter pour Teams si vous utilisez déjà Office 365 et SharePoint, le choix d’un écosystème à fournisseur unique plutôt qu’une approche « best of breed » limitera votre capacité à utiliser l’outil le plus adapté aux besoins de l’entreprise.

Slack pour une approche « best of breed ». En tant que plateforme ouverte, Slack vous permet de développer des solutions personnalisées et de les intégrer avec des milliers d’autres outils (dont Office 365 et SharePoint). Vous pouvez ainsi travailler avec vos collaborateurs pour mettre en place les technologies qui conviennent le mieux à votre entreprise. Slack représente les 2 % de votre budget logiciel qui augmentent la valeur des 98 % restants.

Les entreprises ont pleinement adopté Slack en 3,5 semaines en moyenne, soit la moitié du temps nécessaire pour adopter Teams

Le travail de demain sera collaboratif

L’explosion du télétravail nous a amenés à repenser nos communications professionnelles. Près de 80 % des utilisateurs déclarent aujourd’hui que leur plateforme collaborative est très importante, même si 47 % des entreprises n’en utilisaient pas avant mars 2020.

L’environnement de travail hybride peut donner l’impression de créer de nouvelles barrières. Mais grâce à des outils comme Slack, vous pouvez adopter une approche « best of breed » et créer la plateforme collaborative idéale pour votre entreprise.

Méthodologie

Cette enquête commandée par Slack a été menée par Wakefield Research entre le 9 et le 23 février 2021, via un e-mail d’invitation et un questionnaire en ligne. Elle a été transmise à plus de 3 000 utilisateurs utilisant Slack ou Microsoft Teams dans le cadre professionnel. Ces utilisateurs travaillent dans des entreprises de plus de 100 salariés qui ont souscrit à un forfait Slack ou Teams payant. 500 personnes ont été interrogées dans chacun des pays suivants : États-Unis, Royaume-Uni, France, Allemagne, Japon et Australie. Au cours de l’enquête, nous avons également interrogé 1 200 responsables informatique professionnels qui utilisent Slack ou Teams dans le cadre de leur travail et qui occupent des postes de responsables ou dirigeants dans des entreprises de plus de 100 salariés qui ont souscrit à un forfait Slack ou Teams payant. Pour ce panel, la représentation géographique était de 200 personnes pour chacun des pays mentionnés plus haut.