Une technicienne de laboratoire chez Nexomics
Témoignage client

Grâce à Slack, Nexomics livre plus rapidement les résultats de tests cancérologiques aux patients

« L’utilisation de Slack dans nos laboratoires permet à nos équipes de garantir la qualité des tests qu’ils effectuent et de raccourcir les délais d’obtention des résultats pour les patients et leur équipe de soin dans le monde entier. »

David LeeDirecteur de la stratégie, Peter MacCallum Cancer Centre, Nexomics

Résultats de l’utilisation de Slack :

« Grâce à la communication en temps réel dans Slack, les laborantins sont libérés de leurs boîtes de réception et délivrent plus rapidement les résultats des tests. »

Intégrations principales utilisées avec Slack :

  • Email
  • Google Drive
  • Simple Poll
  • Workast
  • Google Calendar
  • Nikabot Time Tracking

Le temps est un facteur clé pour les patients, les scientifiques et les médecins qui attendent les résultats de Nexomics, une équipe de services de laboratoire de l’institut à la pointe du traitement et de la recherche en cancérologie : le Peter MacCallum Cancer Centre (centre Peter Mac). Nexomics fournit des analyses médicales agréées en oncologie pour soutenir les essais cliniques et les tests médicaux au sein du service de biologie médicale.

Soucieuse de la santé de ses patients, l’organisation fait confiance à Slack pour optimiser sa communication et améliorer ses processus pathologiques. Depuis que ses équipes de scientifiques et de techniciens de laboratoires ont adopté Slack, Nexomics a pu développer des communications plus fluides, responsabiliser ses employés et accélérer les délais d’obtention des résultats des tests des patients.

« Avant que nous n’utilisions Slack, nous souffrions de problèmes de communication liés à l’utilisation de fax et d’e-mails pour travailler entre différents laboratoires et bureaux. Slack nous a permis de centraliser les communications de toute l’équipe. »

David LeeDirecteur de la stratégie, Peter MacCallum Cancer Centre, Nexomics

Obtention plus rapide des résultats des tests sanguins grâce aux canaux Slack

Dans les laboratoires de pathologie, le triage des échantillons de provenance internationale est l’une des tâches les plus ardues. Il survient souvent en dehors des horaires de bureau et peut mobiliser une douzaine de personnes d’équipes et de lieux de travail différents.Les tests d’échantillons doivent être réalisés rapidement, et uniquement par une équipe spécialisée.

Sans Slack, la communication et le triage des échantillons étaient plus lents et laborieux. Les laboratoires, les bureaux et les espaces de travail ne sont pas tous au même endroit. De plus, l’accès aux e-mails est limité dans les laboratoires. Les laborantins doivent retirer leurs gants et leurs blouses pour quitter leur poste et pouvoir envoyer un message. Les dispositifs mis en place ne permettaient pas aux équipes de communiquer directement entre elles.

« En arrivant le matin, je découvrais toujours une grande quantité d’e-mails reçus pendant la nuit, » témoigne Anna Korczynski, hématologue chez Nexomics. « Il me fallait un temps conséquent pour les lire et les trier, tout en m’assurant de prioriser correctement les tâches. »

Garantir l’intégrité d’un échantillon lors de sa réception, de son traitement et de son tri constituait un réel défi. Chaque minute passée à trier les e-mails inutiles, c’est une minute perdue dans la livraison des résultats aux docteurs et à leurs patients.

« Nous devons agir aussi vite que possible au sein du laboratoire. Tout ce qui n’est pas utile au patient est superflu. », affirme Anna Korczynski.

Une personne passant devant la réception du centre Peter Mac

Grâce à Slack, les scientifiques et les techniciens de laboratoire ont accès aux mêmes informations, mais elles sont désormais organisées en canaux Slack. Les canaux favorisent les messages concis plutôt que les e-mails très structurés. Ainsi, la planification des procédures (comme le triage des tests d’un échantillon non urgent) se fait maintenant en 5 minutes, alors que cela pouvait prendre jusqu’à une heure auparavant. Une chose ne change pas : la préservation du secret médical.

Selon David Lee, directeur de la stratégie pour le centre Peter Mac et ex-manager général des pathologies chez Nexomics, Slack offre un environnement de travail plus productif qui garantit la qualité des tests réalisés par les scientifiques. C’est devenu la pierre angulaire de ces opérations.

Il affirme que « les délais d’exécution sont importants. À l’autre bout de la chaîne, un patient attend les résultats pour savoir s’il peut bénéficier d’un certain traitement contre le cancer. »

Slack réduit le temps nécessaire pour recevoir les informations des pathologistes qui ne sont plus contraints de quitter l’environnement stérile du laboratoire.

Selon Chloe McDermott, scientifique chargée des essais cliniques chez Nexomics, « Slack améliore énormément les communications au sein du laboratoire. Avant, nous pouvions passer une heure par jour à chercher la bonne personne pour valider un échantillon. Grâce à Slack, nous obtenons cette réponse immédiatement. »

Si des échantillons internationaux parviennent au laboratoire de Nexomics pendant le week-end, les notifications du canal #nexomics_samples alertent les spécialistes dédiés aux cas urgents. Lorsqu’un docteur doit réaliser un test supplémentaire sur un même échantillon, ses e-mails sont envoyés vers #csr_requests au lieu de rejoindre une liste d’e-mails non lus, permettant ainsi de gagner une demi-heure. Les quantités d’échantillons sont souvent limitées et un test réalisé en retard pourrait nécessiter la prise d’un autre échantillon et ainsi retarder le traitement.

A sample sales and enterprise conversation in Slack
nexomics-samples
Lee Hao16 h 45@Sara Parras It looks like we have a sample coming in from Auckland, New Zealand this Saturday that requires attention. Will you be available to test it?
👀1
Sara Parras16 h 51@Lee Hao Yes I should be available. @Matt Brewer will you be monitoring #csr_requests just in case the doctor requests additional tests while I'm in the lab?
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Matt Brewer16 h 54@Sara Parras Yes I shall! According to #roster I'm on deck this weekend. Let me know how else I can help.
🙌2
Envoyer un message à #nexomics-samples

« Grâce à Slack, les membres de l’équipe n’ont plus besoin d’interrompre leur travail en laboratoire pour répondre aux e-mails. Nous avons ainsi réduit les délais de réception des résultats d’analyses, cruciaux pour le traitement de nos patients. »

Simon FoxResponsable du service central de réception des échantillons, Nexomics

Slack, clé de voûte d’une meilleure culture d’entreprise

La barrière physique entre le laboratoire stérile et les bureaux entraîne d’autres défis pour l’équipe. Cantonnés dans leur laboratoire et loin de leurs ordinateurs, les scientifiques pouvaient manquer des annonces à destination de l’hôpital ou du service tout entier. Contrairement aux autres équipes d’un hôpital, le personnel du laboratoire n’a pas un accès constant à l’intranet, ce qui représente un frein à une communication interne forte et accessible à tous. La mise en place de Slack a remplacé les communications via des tableaux d’affichage ou des vignettes collées sur les réfrigérateurs.

« Nous souffrions d’un net manque de communication, ce qui était néfaste pour la productivité et la culture de l’organisation », déplore David Lee. « Slack a résolu ces problèmes en remplaçant l’affichage des informations importantes et l’envoi d’e-mails qui ne seraient jamais lus. »

Selon Simon Fox, responsable du service central de réception des échantillons chez Nexomics, certains membres de son équipe ne consultaient pas régulièrement leur adresse e-mail de travail auparavant.

« Le fait d’avoir Slack affiché constamment sur un deuxième écran et de savoir quand les publications sont lues par l’équipe représente une grande avancée. Je n’avais plus besoin de parler à chaque personne, une par une, ou de rassembler un groupe pour communiquer une information. »

L’équipe de Nexomics utilise Slack pour améliorer sa productivité et renforcer sa culture interne grâce à :

  • la mise en ligne des indicateurs clés de performance (KPI) et la planification de réunion de management dans #path_management ;
  • la publication des horaires dans #roster 6 semaines à l’avance ;
  • le partage d’articles scientifiques publiés par leurs collaborateurs dans #path_news ;
  • l’attribution de récompenses et de témoignage de reconnaissance pour des performances exceptionnelles dans #kudos ;
  • l’organisation d’activités de renforcement d’équipe comme une chasse au trésor lors d’une fête dans #social ou #xmas_2019.

Slack permet aux employés de Nexomics de voir ce que font leurs collègues, tout en améliorant la fiabilité du laboratoire de pathologie, l’ambiance au sein de l’équipe et la productivité.

« Grâce à la mise en place de rappels et de réactions émoji dans les canaux Slack, les tâches répétées plusieurs fois par jour sont suivies, ce qui nous évite tout risque d’incident en cas d’afflux de travail important. »

Simon FoxResponsable du service central de réception des échantillons, Nexomics

Optimisation des opérations de laboratoire grâce à la mise en place des alertes critiques dans Slack

Les scientifiques de Nexomics mènent des tests sophistiqués et indispensables sur des substances biologiques extrêmement sensibles. Il est donc indispensable que l’environnement du laboratoire soit contrôlé de manière stricte. Slack participe à l’optimisation des tâches générales du laboratoire et améliore considérablement les réponses urgentes en éliminant la plupart des interruptions coûteuses.

Selon David Lee, « une chose aussi simple qu’un système d’annonce sonore indiquant l’arrivée d’un visiteur causait des problèmes de productivité à l’équipe, car les pathologistes étudient en même temps des échantillons au microscope, tout en prenant des notes au moyen d’un enregistreur vocal. Chaque annonce de ce système les contraignait à interrompre leur travail et à recommencer et constituait ainsi une forte distraction. »

Dans Slack, les notifications d’arrivée d’un visiteur et d’autres informations non urgentes sont publiées dans les canaux du laboratoire #visitors et #all_pathology. Les interruptions non urgentes du système d’annonce sonore ont été totalement éliminées.

A sample sales and enterprise conversation in Slack
visitors
Lisa Dawson13 h 31Hi @Arcadio Buendia! 👋Jessica Lowery is waiting in the pathology administrative lounge to see you.
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Arcadio Buendía13 h 41@Lisa Dawson Great, please tell her I will be leaving the lab in 5 minutes to greet her. Just finishing some sample testings.
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Matt Brewer13 h 46@Lisa Dawson just letting you know I'm expecting a shipment at 3:00pm today. Please let me know when it's arrived.
👍1
Lisa Dawson13 h 48@Matt Brewer Thanks for the notification. Pathology administrative services will sign for it and let you know when it's ready for pick up.
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Envoyer un message à #visitors

Slack a également remplacé l’ancien système de premier intervenant du laboratoire en ce qui concerne la conservation des échantillons dans un environnement protégé.

Selon David Lee, « si un réfrigérateur reste trop longtemps hors de sa plage normale de température, nous pouvons perdre tous les échantillons ou les réactifs qu’il contient. Avant que nous n’utilisions Slack, seules une ou deux personnes détenaient des appareils qui leur signalaient le déclenchement d’une alarme de température. Dorénavant, si une alarme se déclenche, une notification apparaît dans #path_alarms, et la bonne personne peut résoudre le problème. »

Simon Fox utilise également Slack pour épingler et automatiser des rappels dans le canal de communication interne du laboratoire pour les modifications des tâches routinières comme le remplissage des formulaires d’inscription des patients.

« Il est très difficile et chronophage de devoir parcourir l’ensemble des formulaires de requêtes du jour à la recherche de celui qui manque. Slack envoie un rappel aux personnes chargées de cette tâche plusieurs fois par jour, ce qui nous permet de mieux traiter le problème. »

Dans un monde où les délais d’obtention des résultats sont cruciaux pour les médecins et leurs patients, Slack a permis à Nexomics de se hisser à la pointe de l’innovation des soins de santé. L’équipe de scientifiques et de pathologistes a gagné un temps précieux par le passé, améliorant les soins aux patients et ouvrant la voie à ce qui est possible aujourd’hui dans l’industrie des soins de santé.