Depuis plus de 25 ans, l’agence de création internationale Sid Lee propose à ses clients prestigieux comme The North Face ou Dos Equis une gamme de services allant de la conception de marque aux solutions digitales, en passant par les services d’architecture d’entreprise. Les solutions créatives de Sid Lee s’appuient sur l’innovation, les idées stratégiques, la conception, le storytelling et les données. L’agence dispose de bureaux en Europe et en Amérique du Nord, et est fière de savoir s’adapter au changement.
Cela implique de rester ouvert à tout type de processus et de technologie. C’est dans cet esprit qu’en 2015, la communauté créative du bureau de New York a commencé, de sa propre initiative, à utiliser Slack, le système de messagerie sécurisé par canaux. Marc Lalande, directeur des systèmes d’information de Sid Lee, a cherché à comprendre pourquoi. « Nous avons évalué les risques », explique-t-il. Et après analyse de la situation, l’agence a décidé de sauter le pas. « Slack était à l’évidence un outil parfaitement adapté à notre culture. »
En 2016, l’ensemble de l’entreprise Sid Lee, sa communauté créative, son équipe de gestion et ses clients ont adopté Slack. Le déploiement a pris seulement trois mois, grâce à une communication constante, à la documentation des étapes, et à des vidéos et sessions de formation.
« Les collaborateurs de Sid Lee ont été bien préparés et formés à cette transition vers Slack », explique Marc Lalande. « Et peu de temps après le lancement, nous pouvions déjà compter plus de 150 000 messages par semaine dans Slack, ce qui prouve la réussite de cette transition et à quel point les salariés apprécient ce nouveau mode de collaboration. »
Les 900 collaborateurs de Sid Lee, répartis partout dans le monde, s’appuient désormais sur Slack pour optimiser les opérations, accélérer les projets et favoriser les interactions à l’échelle de l’agence avec leurs partenaires externes, le tout de manière sécurisée.
« Aucun autre outil n’est aussi efficace que Slack pour la communication », explique Marc Lalande. « Nous avons vraiment augmenté notre productivité. »
« Slack a rendu Sid Lee bien plus efficace, et nous n’utilisons plus les e-mails en interne. La donne a complètement changé. »
Utiliser les applications Slack et l’automatisation pour faire évoluer les activités à grande échelle
Lorsque Marc Lalande a rejoint Sid Lee en 2012, les équipes étaient systématiquement dans une posture réactive. Pour se développer efficacement, l’agence devait maîtriser les coûts informatiques et augmenter l’efficacité opérationnelle. Pour Marc Lalande, il aurait été nécessaire de doubler la taille de son équipe afin de développer les processus et le contenu qu’il avait en tête. Mais Slack proposait une solution plus efficace.
« Pour maximiser notre efficacité, nous automatisons autant de processus que nous le pouvons avec Slack », explique-t-il. « Nous passons ainsi d’une posture réactive à une approche proactive. »
Les collaborateurs de Sid Lee optimisent leur temps et leurs activités en suivant un ensemble de directives, conçues pour développer la continuité des opérations. « En appliquant ces bonnes pratiques, vous exploitez Slack pour gagner en efficacité », explique Marc Lalande.
Cela implique de s’affranchir des communications internes par e-mail et d’opter pour les canaux Slack, des espaces numériques pour partager des messages, des automatisations d’espace de travail, et des outils et fichiers. Au lieu d’être coincés dans des discussions e-mail interminables, les collaborateurs ont un contrôle total sur leurs communications. « Pour un directeur comme moi, c’est très important parce que je peux choisir les conversations auxquelles je souhaite participer », explique Marc Lalande.
Sid Lee intègre également ses outils et processus directement dans Slack. « Dès que nous avons un besoin précis, je vérifie la liste des applications », précise Marc Lalande. Même si certains clients travaillent avec Office 365 et que d’autres préfèrent Google, ils peuvent tous coexister dans Slack.
« Slack occupe une place centrale dans notre écosystème. Si votre application n’est pas intégrée à Slack, nous ne sommes pas intéressés. »
Auparavant, les renouvellements de contrat pour l’écosystème informatique de Sid Lee étaient gérés par des feuilles de calculs Microsoft Excel. Aujourd’hui, une personne de l’équipe des opérations gère le tout à l’aide de l’application Expiration Reminder pour Slack. Voici comment cela fonctionne :
- Des notifications Slack sont envoyées automatiquement vers le canal
#it_glb_renewals, en mentionnant les personnes en charge de renouveler le contrat de logiciel - Le responsable du contrat crée les tâches adéquates dans le système de gestion de projets de Sid Lee
- Ces tâches sont ensuite attribuées aux bonnes personnes, avec les échéances et les liens d’accès
« Ça nous change la vie de recevoir dans Slack toutes les informations sur les renouvellements de contrat », se réjouit Marc Lalande. « C’est beaucoup plus simple de tout gérer dans la plateforme que par e-mail. »
Par ailleurs, Sid Lee rationalise les processus grâce au Générateur de flux de travail, un outil sans code pour l’automatisation des tâches répétitives dans Slack. Pour ouvrir un nouveau projet, par exemple, les salariés partent du canal #internal_project_request_mtl et renseignent un simple formulaire, qui déclenche le processus correspondant dans Workday.
Au début de la crise sanitaire, les salariés devaient répondre à des questions dans un formulaire créé avec le générateur de flux de travail, avant de pouvoir entrer dans les bureaux. « C’était pour nous une solution temporaire efficace, avant que nous ne trouvions nos marques », explique M. Lalande.
Encourager les partenaires externes et les clients à collaborer avec Slack Connect
Si Sid Lee a entièrement adopté Slack pour la collaboration interne, Slack Connect permet de remplacer les e-mails au profit de canaux partagés avec les clients et les partenaires externes. « Grâce à Slack Connect, la dichotomie entre interne et externe est aujourd’hui révolue », se réjouit Marc Lalande.
Lors de l’intégration, Sid Lee encourage les clients à collaborer dans Slack Connect ou au sein de canaux avec accès invité simple. « Si nos partenaires externes ne connaissent pas Slack, nous les aidons à se familiariser avec l’outil, pour partager nos communications et collaborer », explique Marc Lalande.
Sid Lee fait partie de kyu, un collectif de 10 entreprises qui proposent à leurs clients une gamme complète de services créatifs. « Chaque entreprise de ce collectif dispose de sa propre équipe informatique, pour choisir la technologie avec laquelle elle souhaite travailler, et nous utilisons Slack Connect pour rester en contact les uns avec les autres », explique Marc Lalande.
« C’est beaucoup plus efficace de collaborer avec des partenaires externes dans Slack Connect. »
Développer une culture de télétravail et stimuler les interactions à tous les niveaux
Comme bon nombre d’entreprises dans le monde, Sid Lee a adopté un mode de fonctionnement hybride, et la communauté créative est intégralement en télétravail. Slack fait office de centre culturel. Grâce à l’application, l’agence favorise les interactions et facilite la communication entre équipes à tous les niveaux, où qu’elles se trouvent. « Il est évident que Slack stimule notre culture, aujourd’hui plus que jamais », explique Katia Aubin, vice-présidente des communications et de la marque.
Avec des bureaux à Montréal, Toronto, Paris, Londres, Los Angeles, New York et Seattle, il est important pour nous qu’aucun d’entre eux ne fonctionne en vase clos. « Dans ce contexte inédit, la communication entre nos différentes équipes est essentielle », explique Katia Aubin. « Slack offre une ligne de contact directe et authentique avec l’équipe de direction et avec notre communauté, pour favoriser les interactions et l’investissement personnel. Nous avons créé un nombre incroyable de canaux et de petites communautés dans Slack. »
Un #sidcares a été créé au tout début de la pandémie, pour permettre aux collaborateurs de partager des ressources, des articles, des informations sur les problèmes psychologiques et des conseils pour booster le moral des troupes. D’autres canaux de Sid Lee sont également très utilisés :
#news-gblpour les annonces à destination de l’ensemble de l’entreprise#newspour les informations spécifiques à chaque marché local- Des canaux
#freeleepour chaque bureau, dans lesquels les collaborateurs peuvent publier tout ce qui leur passe par la tête, des memes aux annonces de recherche d’appartement #press-coveragepour publier des reportages récents, comme lorsque Sid a remporté son Emmy
La création de canaux sans rapport avec le travail a également explosé, avec #finest_dogs_of_lee ou #sid-fami-lee, dans lequel les parents partagent des conseils, des astuces et des anecdotes sur leur vie de famille en télétravail. « Avec Slack, nous avons pu découvrir ce qui intéresse nos salariés, et ce qui compte pour eux », se félicite Katia Aubin. « Ces canaux stimulent la solidarité et l’accompagnement, apportent une touche de légèreté et renforcent la créativité dans l’équipe. »
« Il est indispensable pour nous de stimuler la créativité de nos équipes, et Slack nous aide à mieux apprécier et accompagner nos collaborateurs dans le monde entier, et à interagir avec eux. »
« C’est une chose de faire passer des messages clairs, mais il est important pour nous de savoir dans quelle mesure ils touchent nos collaborateurs », explique Katia Aubin. « Nous avons donc mis l’accent sur l’optimisation de Slack pour les communications internes, en analysant les sentiments et les interactions par collaborateur. » L’équipe en charge de la communication interne utilise par exemple un indicateur de performance pour suivre le nombre d’émojis sous chaque publication.
L’équipe dirigeante de Sid Lee organise des réunions collectives avec l’application Zoom pour Slack pour garder le contact avec tous les salariés, les tenir au courant et partager des informations générales sur l’entreprise. Ces réunions sont suivies d’un message publié dans le canal #_news_glb.
« Slack donne à chacun un accès plus direct à l’équipe dirigeante », explique Katia Aubin. « Et à mesure que nous continuons le télétravail, nous découvrons de nouveaux aspects de Slack, qui nous aident à profiter pleinement de notre expérience avec cette plateforme. »
Sid Lee a bien compris que la communication et la collaboration favorisent la créativité, et l’agence va continuer à utiliser Slack pour permettre à ses collaborateurs de maximiser leur potentiel et proposer des expériences exceptionnelles à tous les clients.
