Büro bei Sid Lee

Sid Lee steigert mit Slack die Effizienz und Kreativität

Seit mehr als 25 Jahren bietet die weltweit tätige Kreativagentur Sid Lee Kunden wie The North Face und Dos Equis eine breite Palette an Services – angefangen beim Markendesign über digitale Lösungen bis hin zu Architekturservices. Die Basis von Sid Lees kreativem Schaffen sind Innovationen, strategische menschliche Einblicke, Design, Storytelling und Daten. Die Agentur, die über Niederlassungen in Europa und Nordamerika verfügt, ist stolz darauf, sich leicht an Veränderungen anzupassen und diese aufzugreifen.

Dazu gehört auch eine große Offenheit für neue Technologien und Prozesse. Deshalb hat die Kreativabteilung im New Yorker Büro von Sid Lee 2015 eigenständig damit begonnen, die sichere Channel-basierte Kollaborationsplattform Slack zu nutzen. Marc Lalande, der Chief Information Officer bei Sid Lee, wollte wissen, warum. „Wir haben genau recherchiert“, sagt er, und nach sorgfältiger Analyse hat die Agentur beschlossen, den nächsten Schritt zu wagen. „Slack passt perfekt zu unserer Unternehmenskultur.“

2016 haben das gesamte Unternehmen, die Kreativabteilung, das Führungsteam und die Kunden von Sid Lee Slack bei sich eingeführt. Dank kontinuierlicher Kommunikation, Dokumentation, Schulungsvideos und -sitzungen dauerte der gesamte Prozess nur drei Monate.

„Als wir Slack im gesamten Unternehmen einführten, waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Sid Lee gut vorbereitet und entsprechend geschult“, sagt Lalande. „Schon kurz nach dem Start haben wir mehr als 150.000 Slack-Nachrichten pro Woche versendet. Das zeigt, wie erfolgreich diese Implementierung war und wie sehr die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Sid Lee diese neue Art der Zusammenarbeit lieben.“

Sid Lees weltweit tätiges Projekt-Team von 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwendet Slack, um seine Abläufe zu optimieren, die Arbeit schneller voranzutreiben und den Austausch innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnerinnen und Partnern zu fördern – und das alles auf sichere Art und Weise.

„Mit keinem anderen Tool lässt sich so effizient kommunizieren wie mit Slack“, sagt Lalande. „Wir sind wirklich produktiver geworden.“

marc lalande sid lee

„Dank Slack arbeitet Sid Lee jetzt so viel effizienter und es gibt keine internen E-Mails mehr. Das verändert einfach alles.“

Marc LalandeChief Information Officer, Sid Lee

Mit Slack-Apps und Automatisierung das Unternehmen global skalieren

Als Lalande 2012 zu Sid Lee kam, waren die Projekt-Teams in einem ständigen Reaktionsmodus gefangen. Für eine effektive Skalierung musste die Agentur die IT-Kosten in den Griff bekommen und die eigenen Abläufe effizienter gestalten. Damit Lalande den Prozess und die Inhalte umsetzen konnte, die ihm vorschwebten, musste er sein Projekt-Team verdoppeln. Aber Slack hielt eine effektivere Lösung parat.

„Wir automatisieren mit Slack so viele Abläufe wie möglich, um möglichst effizient zu sein“, sagt Lalande. „So müssen wir weniger reagieren und können mehr agieren.“

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Sid Lee nutzen ihre Zeit und ihre Ressourcen optimal, da sie eine Reihe von Richtlinien befolgen, die die Kontinuität des Unternehmens gewährleisten. „Wenn man diese bewährten Methoden beachtet, kann man Slack so effizient wie möglich nutzen“, sagt Lalande.

Dazu gehört der vollständige Verzicht auf interne E-Mail-Threads und stattdessen die Nutzung von Slack-Channels – virtuelle Räume zum Austausch von Nachrichten, Aufgabenautomatisierungen, digitalen Tools und Dateien. Anstatt in einer endlosen E-Mail-Schleife festzuhängen, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihre Kommunikation die volle Kontrolle. „Auf Führungskräfte hat das einen großen Einfluss, weil sie selbst entscheiden, woran sie sich beteiligen möchten“, sagt Lalande.

Sid Lee integriert darüber hinaus seine Tools und Workflows direkt in Slack. „Bei Bedarf rufe ich zuerst das App-Verzeichnis von Slack auf“, sagt Lalande. Obwohl einige Kunden mit Office 365 arbeiten und andere Google bevorzugen, kann alles in Slack parallel genutzt werden, erklärt Lalande.

„Slack ist für uns das Herzstück des Ökosystems. Wenn eine Anwendung nicht in Slack integriert ist, sind wir nicht interessiert.“

Marc Lalande Chief Information Officer, Sid Lee

Früher wurden alle Vertragsverlängerungen für das IT-Software-Ökosystem von Sid Lee über Excel-Tabellen verwaltet. Jetzt verwaltet eine Person aus dem Operations-Team alles mit Hilfe der Expiration Reminder-App für Slack. Das funktioniert so:

  • Slack-Benachrichtigungen werden automatisch an den Channel #it_glb_renewals gesendet, wobei die für die Verlängerung des IT-Softwarevertrags zuständigen Personen markiert werden
  • Die für den Vertrag verantwortliche Person erstellt die entsprechenden Aufgaben im Projekt-Management-System von Sid Lee
  • Diese Aufgaben werden zusammen mit Fristen und Links zugewiesen

„Alles für IT-Vertragsverlängerungen in Slack zu erhalten, war eine echte Transformation“, sagt Lalande. „Die Verwaltung in Slack ist so viel einfacher als mit E-Mails.“

Mit Hilfe von Workflow-Builder, einem Tool, das ohne Code auskommt und Routineaufgaben in Slack automatisiert, optimiert Sid Lee die Prozesse noch mehr. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter füllen zum Beispiel über den Channel #internal_project_request_mtl ein einfaches Formular aus, das einen entsprechenden Prozess in Workday anstößt, um ein neues Projekt zu starten.

Projekt im Workflow-Builder von Slack

 

Zu Beginn der Coronapandemie wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem mit Workflow-Builder erstellten Formular aufgefordert, vor dem Betreten des Büros eine Reihe von Fragen zu beantworten. „Das war eine gute Übergangslösung für uns, bis wir uns zurechtgefunden haben“, sagt Lalande.

Externe Partnerinnen und Partner sowie Kunden zur Zusammenarbeit in Slack Connect ermutigen

Obwohl Sid Lee die interne Zusammenarbeit bereits eingeführt hatte, hat Slack Connect E-Mails abgelöst und hat die Channel-basierte Kollaboration auch auf externe Kunden sowie Partnerinnen und Partner ausgedehnt. „Dank Slack Connect gibt es zwischen extern und intern keine Trennung mehr“, sagt Lalande.

Beim Onboarding ermutigt Sid Lee externe Kunden, mit Sid Lee in Slack Connect oder über einen Zugang als Channel-Gast zusammenzuarbeiten. „Wenn unsere externen Partnerinnen und Partner Slack noch nicht kennen, helfen wir ihnen, das Tool für die gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen“, sagt Lalande.

Sid Lee ist Teil von kyu, einem Kollektiv von zehn Unternehmen, die ihren Kunden das gesamte Spektrum an kreativen Services anbieten. „Jedes Unternehmen innerhalb des Kollektivs hat sein eigenes IT-Management-Team, das die Technologie auswählt, mit der es arbeiten möchte“, sagt Lalande, „und wir nutzen Slack Connect, um miteinander vernetzt zu bleiben.“

„Es ist viel effizienter, mit externen Personen in Slack Connect zusammenzuarbeiten.“

Marc LalandeChief Information Officer, Sid Lee

Eine Remote-Kultur fördern und den Austausch auf allen Ebenen vorantreiben

Wie ein Großteil der Welt arbeitet auch Sid Lee derzeit im Hybrid-Modus, bei dem die gesamte Kreativabteilung von zu Hause aus arbeitet. Mit Slack als Zentrum seiner Unternehmenskultur fördert die Agentur den internen Austausch und gibt Projekt-Teams die Möglichkeit, sich auf allen Ebenen zu vernetzen – egal, wo sie sich befinden. „Slack stärkt unsere Kultur jetzt zweifellos noch mehr“, sagt Katia Aubin, Vice President of Global Communication and Brand bei Sid Lee.

Mit Niederlassungen in Montreal, Toronto, Paris, London, Los Angeles, New York und Seattle ist es wichtig, dass kein Standort isoliert ist. „In diesen schwierigen Zeiten ist die Kommunikation mit unseren Projekt-Teams sehr wichtig“, sagt Aubin. „Slack bietet eine direkte, authentische Verbindung zwischen unserer Führungsebene und unserer Community und ermöglicht eine nachhaltige und wirkungsvolle Interaktion. Die Zahl der Slack-Channels und kleineren Communitys, die entstanden sind, ist wirklich toll.“

Gleich zu Beginn der Pandemie wurde der Channel #sidcares eingerichtet, in dem Teammitglieder Ressourcen, Artikel, Informationen über mentale Gesundheit und Tipps zur Stärkung der Arbeitsmoral austauschen konnten. Einiger der beliebten Channels bei Sid Lee sind:

  • #news-gbl für unternehmensweite Ankündigungen
  • #news für lokale Updates für die jeweiligen Märkte
  • Channels #freelee in jedem Büro, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so ziemlich alles posten – angefangen von Memes bis hin zu Wohnungsanfragen
  • #press-coverage, um aktuelle Clips hinzuzufügen, z. B. als Sid Lee seinen letzten Emmy Award gewann

Außerdem wurden immer mehr Channels eingerichtet, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, wie z. B. #finest_dogs_of_lee und #sid-fami-lee, in denen Eltern Tipps zum Zeitmanagement, lustige Aktivitäten und Geschichten über die Arbeit von zu Hause aus sowie die Betreuung von Familienmitgliedern austauschen. „Als Unternehmen mussten wir zunächst herausfinden, wofür sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter interessieren und was ihnen wichtig ist“, sagt Aubin. „Diese Channels bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Solidarität und Unterstützung, aber auch jede Menge Spaß und kreative Möglichkeiten.“

„Für uns ist es wichtig, die Kreativität unserer Projekt-Teams zu fördern, und Slack bietet uns die Möglichkeit, unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der ganzen Welt Anerkennung zu zeigen, sie zu unterstützen und mit ihnen zu interagieren.“

Katia Aubin Vice President, Global Communication and Brand, Sid Lee

„Die Entwicklung klarer Botschaften ist eine Sache, aber wir müssen auch wissen, ob sie bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ankommen“, sagt Aubin. „Wir konzentrieren uns also sehr darauf, wie wir Slack für die interne Kommunikation optimieren können, indem wir die Stimmung und das Engagement der Teammitglieder analysieren.“ Das interne Kommunikationsteam verfügt über einen einfachen Leistungsindikator, der die Anzahl der Emojis unter jedem Beitrag anzeigt.

Die Führungsebene von Sid Lee hält über die Zoom-App für Slack eine Telefonkonferenz für die gesamte Belegschaft ab, um mit ihnen in Kontakt zu bleiben, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und Neuigkeiten aus dem Unternehmen auszutauschen. Im Anschluss daran folgen weitere Nachrichten im Channel #news-glb.

„Slack bietet dem Projekt-Team zusätzlichen Kontakt zur Führungsebene“, sagt Aubin. „Und da wir weiterhin von zu Hause aus arbeiten, entdecken wir immer neue Facetten von Slack, die uns dabei helfen, die Plattform noch intensiver zu nutzen.“

Sid Lee weiß, dass Verbundenheit und Zusammenarbeit die Kreativität fördern, und die Agentur wird Slack auch weiterhin einsetzen, um das volle Potenzial ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuschöpfen und jedem ihrer Kunden unvergessliche Erlebnisse zu bieten.