Come gestire file in team nel modo più efficiente

Oggi ci si interroga ancora su come guidare i team a distanza, ma esiste una questione imprescindibile legata al corretto svolgimento delle attività del personale che opera da remoto: l’efficienza nella comunicazione e nella gestione file. Per questo, è essenziale avere chiare le soluzioni da introdurre, i modi in cui integrarle e i vantaggi che ne derivano.

Quanti strumenti potresti elencare a questo proposito? Sicuramente te ne vengono in mente almeno tre o quattro, ma sono tutti ugualmente efficienti? Se ne deve usare solo uno o è consigliabile combinarli? È possibile la gestione file in modo unificato in un ambiente professionale? Di seguito, daremo una risposta a queste e ad altre domande..

Fattori per la gestione file nel lavoro in team

Prima di parlare di come scegliere il giusto strumento di gestione file per la propria azienda, è necessario capire quali fattori fanno di un software la soluzione giusta per i propri affari. Ci sono alcuni aspetti che a questo punto si ritiene non siano negoziabili quando si parla di gestione collaborativa dei documenti:

Organizzazione

Un aspetto fondamentale quando si parla di gestione file è la loro organizzazione. In altre parole, a prescindere dalle dimensioni dell’azienda, l’implementazione di uno strumento che consenta la condivisione interna dei documenti deve prevedere la possibilità di classificarli e ordinarli; in caso contrario, il cambio di sistema potrebbe risultare caotico e, quindi, inefficiente e controproducente.

Disponibilità

Un’altra delle caratteristiche fondamentali della condivisione di file è la loro disponibilità permanente. L’eventualità che un utente abbia bisogno di accedere a un documento e non sia in grado di farlo non dovrebbe mai esistere, quindi questo è un punto fondamentale nella scelta degli strumenti e delle operazioni di lavoro appropriate a questo proposito.

Efficienza

Con l’implementazione di tecnologie di ogni tipo, l’obiettivo di ogni organizzazione è quello di migliorare l’efficienza, il che significa aumentare la produzione mantenendo – o addirittura riducendo – le risorse utilizzate per ottenerla. Pertanto, quando si utilizza una soluzione di gestione file, è indispensabile che funzioni in modo efficiente.

Comunicazione

A volte si ha semplicemente la necessità di scaricare un documento o di poterci lavorare contemporaneamente, ma in molti casi la comunicazione parallela tra gli utenti è strettamente necessaria per dare un senso all’interazione con il file. Pertanto, quello che ci si aspetta da un’applicazione è che faciliti le conversazioni interne, senza dover ricorrere a un’altra piattaforma.

Visibilità

Se prima abbiamo parlato di disponibilità, che implica la possibilità di accedere a un documento in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, non possiamo prescindere dalla sua visibilità. In altre parole, durante la gestione file, è necessario che questi non solo siano presenti, ma anche che sia possibile per ogni utente che ne abbia bisogno di interagire e lavorare rapidamente su di essi.

Controllo degli accessi

Tuttavia, non dobbiamo dimenticare i requisiti di sicurezza. È importante che i dipendenti di un’organizzazione possano accedere a un documento quando ne hanno bisogno, ma è altrettanto essenziale che possano controllare l’accesso a ogni informazione in modo che solo gli utenti autorizzati possano lavorarci. In questo modo, ID e password diventano i requisiti per strumenti di questo tipo.

Esperienza utente

D’altra parte, così come abbiamo identificato nell’efficienza dell’applicazione un’esigenza fondamentale per la gestione file, l’operatività degli utenti non è meno importante. Ciò dipende in larga misura dall’usabilità o dall’esperienza utente offerta dallo strumento. In questo senso, è consigliabile scegliere un’interfaccia semplice, facilmente comprensibile e, soprattutto, molto intuitiva.

Sicurezza

Infine, tornando al tema della sicurezza, non è solo il controllo degli accessi a dover essere preso in considerazione quando si implementa una soluzione di condivisione di file. Esistono molte altre misure necessarie per prevenire la perdita o il furto di informazioni riservate ed è consigliabile concentrarsi sulle possibilità sia accidentali che volontarie.

I migliori strumenti di gestione file

Per individuare le migliori soluzioni di gestione file sul mercato, è essenziale prendere in considerazione l’adempimento di tutti i fattori sopra elencati. Sebbene ve ne siano molte che potrebbero facilmente superarle, ve ne sono quattro che si distinguono dalle altre per le loro caratteristiche:

Onedrive

Onedrive è la soluzione di Microsoft per lavorare nel cloud. Questo strumento è indicato per team che utilizzano Windows come sistema operativo e consente di gestire file in modo semplice attraverso l’invio diretto o il trasferimento di link, rendendolo uno strumento efficiente per operazioni facili nella gestione congiunta dei documenti.

Dropbox

Dropbox è un classico della condivisione di file nel cloud. Si caratterizza soprattutto per la sicurezza che offre e per l’esperienza utente, in quanto il software è integrato come qualsiasi altro strumento nel sistema in cui i documenti sono archiviati e sono accessibili a tutti gli utenti con cui è stata condivisa la cartella in questione.

Google Drive

Google Drive è simile a Dropbox e, sebbene disponga di un’applicazione per dispositivi mobili e per desktop, per motivi di lavoro viene solitamente utilizzato attraverso il browser. Anche in questo caso la sicurezza e l’accesso sono di alto livello, oltre a essere uno strumento che consente di raggiungere livelli più elevati di organizzazione ed efficienza ai suoi utenti.

Seismic

Seismic è forse l’applicazione più sconosciuta per questo scopo in Spagna, anche se si sta diffondendo sempre di più grazie alla sua facilità di gestione dei documenti, distinguendosi soprattutto in un’area diversa dalle altre: la gestione dei file tra le aziende e i loro clienti, molto comune nell’ambito delle imprese B2B, dove il trasferimento di informazioni è costante.

Come implementare correttamente gli strumenti di condivisione di file

Come è possibile immaginare, l’ascesa della gestione dei documenti nel cloud, che consente la gestione file a un altro livello, sia personale che professionale, ha generato una proliferazione di strumenti atti a questo scopo. Abbiamo appena citato alcuni dei migliori, ma come scegliere quello giusto per la propria azienda tra tanti?

Analisi della situazione

Come sempre quando si tratta di mettere in pratica qualsiasi tipo di cambiamento in un’organizzazione, per quanto piccola, è essenziale prestare attenzione alla situazione attuale, alle esigenze in termini di condivisione di file – in questo caso – e ai miglioramenti attesi. Questo è il miglior punto di partenza per scegliere lo strumento giusto.

Definizione degli obiettivi

Dalla fase precedente, è necessario determinare una serie di obiettivi il più possibile concreti, che ci permettano di conoscere nel dettaglio lo scopo esatto dell’investimento in un nuovo strumento. Sul mercato esistono infinite soluzioni di elevata qualità, ma sicuramente non tutte sono in linea con gli obiettivi della propria azienda.

Ricerca e selezione degli strumenti

Una volta chiariti gli obiettivi, è il momento di cercare l’applicazione più adatta ad essi e all’azienda, in modo da fornire i risultati attesi quando si tratta di gestire file tra utenti e team. Gli esempi sopra riportati sono alternative sicure e altamente efficienti, anche se ciò non significa che siano quelle giuste per te.

Formazione del team

Hai già scelto lo strumento giusto per la condivisione di file interni all’azienda? Bene, ora è il momento di assicurarsi che i team siano pronti a lavorare con questo strumento o, se non lo sono, di fornire loro una formazione adeguata. In genere le applicazioni sono molto intuitive in questo ambito, quindi questa volta il training non durerà molto.

Integrazione graduale delle applicazioni

Un aspetto fondamentale che a volte viene dimenticato quando si implementa un nuovo strumento in ambito professionale è l’adattamento. I team di lavoro si adattano molto meglio al cambiamento se questo è graduale e, inoltre, la condivisione di file sarà più efficiente se questi vengono trasferiti gradualmente nella loro nuova destinazione.

Monitoraggio delle prestazioni

Infine, come nel caso dell’integrazione di qualsiasi software in azienda, anche se la manutenzione deve essere costante, è consigliabile monitorare i risultati che si stanno avendo. In questo modo è possibile verificare se è stata davvero la scelta giusta e se ha aumentato l’efficienza della gestione file.

Vantaggi della condivisione di file nel cloud

Una volte compresi gli aspetti fondamentali della gestione file, quali sono gli strumenti più diffusi sul mercato a questo scopo e come utilizzare quello giusto per la propria azienda, è il momento di capire quali sono i vantaggi che questo investimento può portare a un’azienda:

• Massimizzazione dell’efficienza operativa quando si riuniscono i team intorno a file di grandi dimensioni, poiché non è necessaria la spedizione.
• Possibilità di eseguire gran parte del lavoro sulla stessa piattaforma, poiché dispone di diversi strumenti di lavoro, con un notevole risparmio di tempo.
• Maggiore sicurezza, che dipende principalmente dai fornitori di servizi, sempre più evoluti da questo punto di vista.
• Miglioramento della comunicazione interna all’organizzazione, che si riduce ai canali strettamente necessari per la condivisione di file.
• Accessibilità da qualsiasi luogo o dispositivo e in qualsiasi momento, per facilitare il telelavoro.
• Unificazione e semplificazione della gestione delle attività di gestione file su un’unica piattaforma.

Slack rende efficiente la condivisione di file

Come si vede, la gestione file è oggi imprescindibile per qualsiasi azienda moderatamente digitalizzata. Tuttavia, anche la scelta degli strumenti giusti non garantisce una gestione di successo in questo senso: è essenziale diminuire il tempo impiegato per la loro gestione, per passare da uno all’altro e per l’interazione tra professionisti.

Slack è una soluzione che permette di unire tutti i suddetti strumenti in un unico luogo, facilitando la condivisione di file e la comunicazione tra i team. In questo modo, qualsiasi modifica applicata a un file condiviso verrà notificata a tutti i membri che vi lavorano, riducendo il tempo perso nella ricerca e nelle interazioni.