Metodologie Scrum: la gestione dei progetti più efficace

Nel momento attuale, in cui i progetti sono sempre più complicati, esigenti e volatili, le metodologie scrum sono tra le strategie più affidabili nella gestione dei progetti. Sono talmente rilevanti che la società di consulenza Randstad Technologies considera il ruolo di Scrum Master tra le dieci professioni più richieste nel settore tecnologico nel 2023.

Per capire questa tendenza in constante crescita è importante conoscere in cosa consistono le metodologie scrum, come si gestiscono i progetti con queste strategie e come applicarle in un’azienda. Inoltre, conviene spiegare anche i ruoli professionali che formano un gruppo di lavoro, le fasi di gestione e gli strumenti più comuni per adottare questa metodologia. A continuazione approfondiamo questo concetto.

In cosa consistono le metodologie scrum?

Le metodologie scrum hanno origine nel rugby, concretamente nella fase di gioco conosciuta come mischia, nella quale tutti i giocatori lottano insieme per prendere la palla e farla avanzare per sommare punti e raggiungere la vittoria. La strategia scrum pretende di raggiungere un obiettivo simile con il lavoro in gruppo in progetti complessi, lavorando in modo collaborativo per consegnare i compiti assegnati in modo regolare.

Le principali caratteristiche di un gruppo scrum

Per capire meglio le metodologie scrum è importante capire le caratteristiche comuni dei gruppi nelle quali si applicano, dato che dimostrano al meglio il funzionamento del metodo stesso. Parliamo di gruppi creativi, con certi controlli e supervisioni durante il progetto, che lavorano in modo autonomo e che imparano e si adattano mano a mano che il progetto avanza, in un processo in cui i ritmi si sovrappongono per avanzare congiuntamente.

Differenze tra le metodologie scrum e altri tipi di gestione

Questa non è l’unica opzione per gestire progetti mediante il lavoro di gruppo. Capire le differenze delle metodologie scrum con altre alternative, come Agile o Kanban, può aiutarci ad applicarle al meglio a livello aziendale, dato che in ogni organizzazione può essere più utile l’una o l’altra strategia.

Metodologia Kanban e metodologia scrum

La metodologia Kanban è basata in uno strumento che consiste nel gestire progetti attraverso degli schemi che hanno lo stesso nome. In questo caso, parliamo di una strategia completamente compatibile con lo scrum, dato che i software che funzionano in questo metodo sono compatibili con il funzionamento dei gruppi scrum; infatti si tratta di un’applicazione perfetta per strutturare compiti e le consegne corrispondenti.

Metodologia Agile e metodologia Scrum

La metodologia Agile è una strategia per la gestione dei progetti basata nell’apprendimento per ripetizione e il miglioramento continuo. La differenza con la metodologia scrum -che comunque condivide la stessa filosofia del lavoro- sta nel fatto che quest’ultima può essere inclusa nella prima, con l’aggiunta che in questo caso si utilizzano strumenti e pratiche concrete, mentre Agile è un metodo più generale.

Come adottare le metodologie scrum

L’adozione delle metodologie scrum per lavorare in gruppo dipende totalmente dalla comprensione del suo funzionamento. Una volta appresi gli elementi che compongono e vertebrano questo metodo di lavoro, applicarlo ai tuoi gruppi è semplice e naturale, ancor di più se conosci i suoi vantaggi e sai trasmetterli al resto dei membri del progetto. Ma intanto iniziamo con gli strumenti imprescindibili.

Product Backlog

Il Product Backlog è uno strumento che determina l’insieme di compiti da realizzare per completare un progetto. Si tratta di un documento che possono modificare i membri del gruppo, anche se solo il suo amministratore o proprietario -conosciuto in questo contesto come product owner- può aggiungere nuovi lavori o fasi.

Sprint Backlog

Lo Sprint Backlog si chiama così perché fa allusione a uno dei compiti da realizzare all’interno di un progetto, che si conosce come sprint nelle metodologie scrum. In questo documento si stabiliscono i ruoli di ognuno dei lavori, la sua durata stimata e le date di consegna, tenendo in considerazione che non devono esserci periodi poco produttivi tra una fase e la successiva.

Sprint Review

Lo sprint review non è altro che la revisione di questi sprints o compiti che sono stati realizzati fino a quel momento, e spetta al product owner. In questo caso, il gestore deve controllare ogni certo tempo le fasi del progetto che sono già state completate, qualcosa che in molti casi si fa con il cliente per trovare dei punti da migliorare e nuove idee per dare continuità al lavoro.

Planning Meeting

Una questione fondamentale delle metodologie scrum -e della filosofia di lavoro Agile in generale- è la pianificazione di ogni passo di un progetto. Questo include le riunioni che a volte possono risultare tediose e poco fruttifere, per cui devono essere totalmente giustificate e strutturate perché siano davvero utili.

I principali ruoli in un gruppo scrum

Le metodologie scrum non solo si strutturano attorno al progetto che si sta sviluppando, ma anche all’organizzazione dei membri del gruppo. Quando parliamo di queste strategie dobbiamo aver chiaro i ruoli definiti, in modo che ognuno in mente quali sono le sue funzioni. Vediamo quali sono questi ruoli.

Scrum master

Diciamo che lo Scrum Master è la colonna vertebrale del gruppo in questa metodologia. Ciò non significa che abbia un ruolo di coordinazione, ma piuttosto che si incarica di garantire che tutti i membri abbiano a disposizione tutto il necessario per lo sviluppo delle loro funzioni e che tutto si svolga al meglio, mantenendo il contaatto con il Product Owner.

Product Owner

Il Product Owner è colui che si incarica di dirigere il progetto, stabilendo gli obiettivi e i compiti da realizzare in ogni fase, oltre ad assegnarli a ogni membro del gruppo, calcolare i tempi di sviluppo e determinare le date di consegna. Allo stesso tempo, è il nesso tra il cliente e l’organizzazione in ogni progetto.

Gruppo Scrum

Il gruppo scrum o Scrum Team è formato dal resto dei membri che partecipano in un progetto. In questo caso, inoltre, ha senso l’uso della parola “gruppo” perché si tratta di una metodologia basata nella collaborazione tra tutti i membri per la consecuzione degli obiettivi.

Principali strumenti nelle metodologie scrum

E se parliamo dell’efficienza e della produttività come due delle caratteristiche principali delle metodologie scrum, non possiamo dimenticarci degli strumenti che permettono uno sviluppo agile dei progetti. In questo caso non parliamo dei fornitori, ma del tipo di applicazioni che devono formare parte di questo tipo di lavori in modo ineludibile.

Strumenti di gestione dei progetti

Gli strumenti per la gestione dei progetti sono un elemento fondamentale nelle metodologie scrum, dato che si tratta della base sulla quale si sviluppa tutto il lavoro. Parliamo, per esempio, degli schemi Kanban che abbiamo menzionato, dove si possono stabilire e visualizzare alla perfezione ognuno dei passi da portare a termine, a chi corrisponde farlo e in che date.

Strumenti collaborativi

Gli strumenti collaborativi, in molte occasioni, sono integrati nello stesso software di gestione dei progetti. Le applicazioni più complete da questo punto di vista offrono l’opzione ai membri del gruppo di introdurre compiti, di condividerli tra loro e di cambiare l’assegnazione degli stessi una volta completati.

Strumenti di comunicazione

Infine, gli strumenti di comunicazione sono il filo conduttore dei progetti sviluppati attraverso questa metodologia. I gruppi scrum si caratterizzano per stare costantemente in contatto, anche se parliamo in ogni caso di una comunicazione produttiva, per cui si richiedono strumenti che semplificano al massimo questo processo e aggruppino ogni tipo di soluzione attorno allo stesso.

Benefici dell’implementazione delle metodologie scrum

I gruppi scrum, basati su una metodologia di lavoro Agile, rivestono innumerevoli vantaggi per i partecipanti del progetto, come per i suoi gestori e clienti. Si tratta di una proposta efficiente pensata per ottimizzare il rendimento e la soddisfazione di tutte le parti, e i cui principali benefici sono questi:

• l’ambiente lavorativo è migliore, grazie alla comunicazione positiva come parte della metodologia.
• Si gestiscono adeguatamente i tempi e le risorse fin dall’inizio del progetto grazie alla pianificazione.
• La produttività delle aziende che adottano adeguatamente le metodologie scrum è indiscutibile e porta a una grande competitività.
• Le consegne programmate sono più realiste e si rispettano con più frequenza.
• Si limitano i tempi e si aumenta il livello di qualità dei compiti realizzati.
• La soddisfazione del cliente è garantita.
• Migliora l’immagine dell’organizzazione a livello interno ed esterno grazie a tutti questi vantaggi.

Perché gestire progetti con un gruppo scrum?

Le metodologie scrum non potrebbero essere comprese fuori da un contesto come il lavoro in gruppo, allo stesso modo che non si comprenderebbe la gestione dei progetti senza un gruppo che combini ruoli diversi. In questo modo, la pianificazione minuziosa, la revisione costante e lo sviluppo dei compiti nelle diverse fasi, incrementa considerevolmente la produttività e facilita il lavoro di ogni membro.

La base di ogni gruppo scrum che adotti queste metodologie sta sempre nella comunicazione fluida tra i suoi membri. Da questo punto di vista, Slack non solo permette che i gruppi si mantengano connessi attorno a una conversazione, ma riunisce in un unico posto gli strumenti necessari per la gestione di ogni progetto.