La digitalización, garantía de supervivencia en el mercado

La reciente pandemia por covid-19 ha supuesto la aceleración definitiva de un proceso que ya era imparable anteriormente: la digitalización empresarial ya es la realidad mayoritaria en negocios de cualquier ámbito y en todo el mundo. Según el reciente Observatorio sobre digitalización de GoDaddy en 2023, el 70% de las organizaciones en Alemania, el 66% en Estados Unidos y el 65% en España se han instalado en Internet.

Y es que la digitalización de las empresas no consiste únicamente en implantar nuevas tecnologías en los procesos. Esto se da por hecho, pero esta evolución va mucho más allá, convirtiendo a las organizaciones en entes completamente digitales. Pero, ¿cómo definimos la digitalización, por qué es imprescindible para tu negocio y de qué modo es posible implementarla? Te lo contamos en las siguientes líneas.

Qué es realmente la digitalización de las empresas

Cuando hablamos de digitalización, nos referimos al proceso a través del cual la información de una empresa se traslada del formato físico al digital mediante la integración de diversas herramientas y tecnologías. Esta es la definición más básica de un cambio que se antoja imprescindible para las organización y que reviste más complejidades de las que, a priori, puedas sospechar.

Diferencia entre digitalización y transformación digital

Para empezar, conviene diferenciar dos conceptos que a menudo se confunden, como son la digitalización y la transformación digital. Este segundo término nos traslada a una evolución total y conjunta de la organización, modificando estructuras, procesos e instalaciones para adaptarlos a la tecnología, mientras que la digitalización puede aplicarse en áreas concretas del negocio.

Tipos de digitalización según el objetivo

De este modo, el hecho de digitalizar distintas secciones de una organización nos brinda la posibilidad de llevar a cabo una transformación digital por fases, cuya incidencia en las cuentas de la empresa será menor, pero con un resultado similar. Veamos los tipos de digitalización que podemos implementar paulatinamente en función de los objetivos del negocio.

Digitalización del proceso productivo

Éste es, probablemente, uno de los tipos de digitalización más perceptibles en una empresa. Se trata de integrar la tecnología en los procesos operativos del negocio, en los cuales el producto o servicio se crea y se transforma. Este cambio suele requerir mayor inversión que otros, por lo que conviene implementarlo de forma precisa y certera, dividiendo su aplicación en diversas fases minuciosamente planificadas.

Digitalización en los servicios

En este caso cabe plantearse qué ofrece la empresa a sus clientes. Si se trata de servicios, hemos de tener en cuenta la posibilidad de digitalizarlos o, en caso de que hablemos de servicios digitales, mejorarlos o actualizarlos. Aunque en ocasiones puede parecer imposible, recuerda que la tecnología es adaptable a cualquier contexto con el fin de mejorarlo de un modo u otro.

Digitalización informativa o documental

La digitalización informativa o documental es una de las bases de este proceso, ya que implica a cualquier departamento o área de la empresa. Esta transformación supone eliminar cualquier documento físico para trasladarlo a un formato digital; en este sentido, si bien es posible recurrir a sistemas de almacenamiento propios, cada vez es más frecuente que las empresas mantengan sus datos en la nube.

Digitalización de modelos de negocio

Una de las grandes noticias de la evolución tecnológica reside en el aumento de posibilidades para las organizaciones en el mercado. Pese a las dificultades que conlleva un posible crecimiento, a día de hoy resulta más sencillo encontrar oportunidades de mercado, no sólo por la globalización, sino por el aumento de la capacidad de las empresas a la hora de crear nuevos modelos de negocio gracias a la digitalización.

Digitalización completa de la organización

Por último, y pese a que podríamos calificarlo como transformación digital, cabe mencionar la digitalización completa de una empresa. Teniendo en cuenta que el proceso puede llevarse a cabo de modo paulatino -y que, de hecho, esto es lo más habitual en la mayoría de organizaciones-, podemos hablar de digitalización en cada paso que se da hasta lograr el cambio completo.

Cómo implementar la digitalización en tu empresa

Como sucede con cualquier decisión que conlleva una inversión, llevar a cabo el proceso de digitalización en una empresa requiere de ciertos pasos ineludibles. Un sólo error en la implementación puede tener consecuencias negativas en el resultado final de la evolución, algo que conviene evitar siguiendo minuciosamente las siguientes etapas.

Estudio de situación y planificación de objetivos

Antes de comenzar con la introducción de cambios, por pequeños que sean, es esencial realizar un análisis de la situación y el contexto actual de la empresa. A partir de este punto de partida podremos identificar las necesidades de la organización y detectar oportunidades de mejora, lo que nos servirá para establecer unos objetivos adecuados.

Búsqueda y selección de herramientas

El mercado tecnológico está cada vez más saturado. Existen miles de herramientas para cubrir cada necesidad en una empresa, aunque no todas ofrecen exactamente lo mismo. Desde la irrupción de la inteligencia artificial, este fenómeno se ha multiplicado para bien y para mal: necesitarás más tiempo para seleccionar las opciones más adecuadas, pero los resultados serán inmejorables.

Implantación de los nuevos sistemas y procesos

Una vez seleccionados los sistemas y dispositivos que van a suponer la digitalización de determinadas secciones del negocio es momento de implantarlos. Ahora bien, este punto del proceso nunca será definitivo, ya que se requiere la realización de pruebas y la adaptación de cada software a las necesidades de la empresa antes de su integración definitiva.

Capacitación de los equipos de trabajo

Pero si hay una etapa fundamental en todo el proceso de digitalización de una empresa es la capacitación de los empleados. La cultura organizacional ha de cambiar para comenzar a trabajar de otro modo, siguiendo nuevas estrategias y aplicando métodos diferentes. Para ello, y pese a que en un principio pueda resultar complicado, la formación de los trabajadores ha de ser una etapa básica de la evolución de la empresa.

Implementación definitiva

Una vez que las herramientas han sido probadas y hay seguridad de que los empleados se han adaptado a ellas, pudiendo trabajar sin problemas en el nuevo entorno digital, es momento de llevar a cabo la integración definitiva de las tecnologías. No obstante, conviene incidir en que en un mercado tan cambiante nunca nada es definitivo, siempre puede ser interesante explorar nuevos sistemas.

Monitorización constante

Finalmente, la monitorización constante se posiciona como la etapa de cierre y apertura de la digitalización en las empresas. Pero, ¿por qué el seguimiento de las herramientas se sitúa en esta posición? Se trata de un último paso en la integración que no debe cerrarse nunca, puesto que el análisis permanente de las herramientas y los procesos puede suponer la identificación de nuevas necesidades, a partir de las cuales, efectivamente, se abriría otro proceso.

Las ventajas de digitalizar tu empresa

Más allá de los beneficios que puede aportar a tu empresa, la digitalización es un paso imprescindible para garantizar su supervivencia en el mercado. Así pues, ya que se trata de un proceso prácticamente obligatorio, veamos qué ventajas podemos extraer de este avance y que, en cualquier caso, siempre serán mayores que sus inconvenientes.

Incremento de la eficiencia productiva

Si hay un objetivo común a todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y sector, es la eficiencia productiva. Por eso, éste es uno de los principales argumentos para las empresas a la hora de afrontar su digitalización: reducción de costes, incremento de la producción y aumento de las ventas. A partir de aquí, ¿realmente se necesitan más ventajas?

Ahorro de costes

Acabamos de mencionarlo, pero este beneficio merece especial detenimiento. En muchas ocasiones, asociamos el ahorro de costes con la reducción de mano de obra humana, pero lo cierto es que esto no tiene por qué ser así. El simple hecho de limitar la tasa de error o de producir mayores cantidades en menos tiempo ya supone que los gastos sean menores.

Simplificación del trabajo documental

Como hemos comentado, la digitalización de documentos es uno de los principales aspectos a abordar en este proceso evolutivo. Y es que el trabajo documental es, probablemente, uno de los que mayor incidencia negativa puede tener en la productividad de una organización. En este sentido, la implementación de herramientas para la gestión de datos ha resultado diferencial para las empresas.

Aumento de la competitividad

A tenor de los beneficios mencionados hasta este momento, es evidente que la integración de tecnologías en un negocio supone una ventaja competitiva para cualquier empresa. Sin embargo, teniendo en cuenta que se trata de un movimiento indispensable, podemos hablar del aumento de la competitividad como una ventaja per se de este proceso.

Impulso a las relaciones con el cliente

En un momento en el que las relaciones con el cliente resultan más determinantes que nunca, la digitalización de los procesos de atención al cliente es de vital importancia. Los canales de comunicación se han multiplicado y cualquier perfil de la competencia va a estar disponible para dar esa respuesta que tu empresa no haya dado de forma inmediata. ¿La ventaja? Aprovechando la tecnología, este proceso puede darse también al contrario.

Agilidad en los flujos de trabajo en equipo

El trabajo en equipo siempre ha generado dificultades en las organizaciones, un obstáculo que se ha visto acrecentado con la normalización del teletrabajo. Sin embargo, la digitalización de las empresas ha supuesto un impulso para los flujos de trabajo que implican a un grupo de individuos, ya interactúen de modo presencial o lo hagan desde la distancia.

Mejora de la comunicación interna y externa

La comunicación es uno de los factores de mayor relevancia en las empresas, tanto a nivel interno como en lo que respecta a la interacción con agentes externos, como clientes y proveedores. Recurriendo a las herramientas adecuadas para impulsar la comunicación, la eficiencia se verá potenciada nuevamente, ya que se facilita la inmediatez y la transparencia.

Los desafíos que presenta la digitalización empresarial

Además de todas estas ventajas, la digitalización de los negocios también conlleva ciertos inconvenientes, hándicaps o dificultades. Sin embargo, la única opción aceptable es tomarse estos obstáculos como desafíos y oportunidades, ya que en cualquier caso vamos a tener que afrontarlos como un peaje ineludible a la hora de crecer como empresa.

La seguridad y la privacidad de los datos

La gestión documental es una de las primeras tareas que se digitalizan en la empresa. Esto implica el traslado de datos al ámbito digital y, con ello, una mayor vulnerabilidad de la confidencialidad y la privacidad. Para hacer frente a estos riesgos -algo que además está regulado legalmente- es imprescindible contar con un sistema de seguridad adecuado a estos efectos, nuevamente recurriendo a la tecnología.

Resistencia al cambio en clientes, proveedores y empleados

Una de las complejidades más frecuentes de la digitalización es que no todos los agentes que interactúan entre sí las llevan a cabo al mismo ritmo. En este sentido, los empleados deben adaptarse con la formación adecuada, los clientes acaban acostumbrándose al cambio, y los proveedores de servicios tienen el mismo interés por afrontar la digitalización -o deberían tenerlo-.

Grandes inversiones tecnológicas

Por último, no podemos obviar que la implantación de nuevas tecnologías en una organización conlleva una inversión considerable. Es cierto que a la larga se trata de ganar eficiencia y reducir costes, pero en un primer momento hablamos de un gasto que no todas las empresas pueden o están dispuestas a afrontar. En cualquier caso, no existen muchas más opciones, pues se trata de un proceso inevitable.

El impacto de la digitalización en las empresas

Si atendemos a las ventajas e inconvenientes que hemos mencionado hasta ahora, y todos los que se te pasen por la cabeza, parece evidente que el impacto de la digitalización en las empresas no es asunto baladí. Se trata de una transformación que afecta a todos los procesos de un negocio, desde la toma de decisiones determinantes hasta la generación de campañas de marketing, pasando por la recepción de nuevos empleados o la gestión de recursos humanos.

Ningún departamento de una empresa escapa a un crecimiento que, como decimos, se antoja tan imprescindible como inevitable para permanecer en un mercado que exige cambios. De hecho, ya son muchas las organizaciones -también pequeñas y medianas- que han comenzado a implementar la tecnología de forma paulatina. La pregunta es: ¿existe alguna posibilidad de escapar a la evolución?

Slack como herramienta definitiva en la digitalización empresarial

Como hemos podido ver, en el momento actual el mercado no exige únicamente la implantación de tecnologías para mejorar los procesos, sino que los negocios sean eminentemente digitales. Al cliente cada vez le interesa menos dónde se ubica una organización o cuáles son sus instalaciones, simplemente busca una gran experiencia en la interacción digital con las marcas.

Por eso, cada vez son más las empresas que crean sedes digitales para aumentar su competitividad centrándose en Internet. Y en este proceso de digitalización, cerca del 80% de las empresas de Fortune 100 se han apoyado en Slack Connect, agilizando sus procesos comunicativos de manera interna y externa, e integrando al mismo tiempo y en un mismo espacio las herramientas que necesitaban para lograrlo.