リマインドは、会議の予定や作業の期日などを忘れないように相手に知らせて、再確認したいときに役立ちます。
ここでは、ビジネスにおいてリマインドを活用するシチュエーションやその方法のほか、リマインドするときに押さえておくべきポイントなどについて解説します。
リマインドとは思い起こさせること
リマインドとは、「思い出させる」「思い起こさせる」といった意味を持つ言葉です。英語の remind は、「誰かに何かを思い出させる」という意味がある動詞で、日常会話でもよく使われます。ですが、日本のビジネス用語としては意味が強調されており、「念を押して確認する」「再確認する」といったニュアンスで使われます。
大事な要件を忘れないように、一度知らせた内容の再通知を行うことを目的としたメールは、「リマインドメール」と呼ばれます。また、指定した時間にメールやアラームで通知する機能、あるいはそのような機能を持つアプリを「リマインダー」と呼びます。
ビジネスでリマインドをするシチュエーション
実際にビジネスシーンでリマンドを利用するシチュエーションについて見ていきましょう。主に、下記のようなシチュエーションが考えられます。
会議などの日時再確認
会議やミーティングの予定が数日後に近づいているタイミングで、すでに出席が決まっている参加者に日時を再確認してもらうためにリマインドを行うケースがあります。
例えば、商談や打ち合わせのアポイントについて、取引先に対し打ち合わせの日時をあらためて知らせることで、確実に打ち合わせが行えるようにリマインドをします。
なお、こうした重要な会議やアポイントに関するリマインドの場合、リマインドメールなどを送るタイミングは、 3 日前から少なくとも前日までに行うことが目安とされています。
書類などの提出期限再確認
作成を依頼している書類などについて、相手に提出期限が近づいていることを知らせるためにリマインドを行うケースもあります。これは、締め切りの日時について再度知らせるとともに、進捗状況を確認するという意図です。
リマインドをするタイミングは、書類のボリュームやその場その場のスケジュール感によって異なります。
督促に伴う再確認
依頼した書類や作業、さらには入金などの期日・納期がすでに過ぎている場合にもリマインドが発生することがあります。目的は相手に問題があることを再認識してもらい、リマインド時点での進捗状況の確認と期日の再設定です。内容は督促や催促とほぼ同じですが、これもリマインドの一種といえます。
また、期日が目前に迫っているにもかかわらずリマインドメールに返信がもらえていないような場合に、もう一度確認やプッシュをするといったケースも、催促要素を持ったリマインドです。
予約者などへの再確認
セミナーなどのイベントを開催するにあたり、申込者に対して予約日時を知らせるリマインドもあります。これは、申込者に確実にイベントに参加してもらうよう促すとともに、欠席対応などをするためチェックの意味も持ちます。
セミナーに関するリマインドは、キャンセル対策として重要です。そのため、開催日の 1 週間前と前日、当日の 3 回程度リマインドメールを送るケースもあります。
休憩を取ることを促す
リモートワークでは、従業員に対して適度なタイミングで休憩を取るよう促すためのリマインドが行われるケースもあります。作業に従事している様子を直接確認するのが難しい状況では、こうしたリマインドの需要が高くなっています。
自分宛に忘れてはいけないことを知らせる
予定の日時や期日が決まっている事柄、あるいはタスクや To Do について、自分宛にリマインドするケースも挙げられます。
例えば、作業している最中に突発的な対応を求める連絡が来てもすぐには対応できない場合、後で対応することを忘れないよう自分宛にリマインドをしておくケースです。
リマインドをする方法は？
リマインドを行うには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、代表的な方法を 5 つご紹介します。
メールでリマインドする
リマインドに使われるツールとして、最もスタンダードなのがメールです。社内外を問わず仕事で誰かにリマインドをするとなったときは、まずメールで行うことを考える人が多いでしょう。
リマインドメールには要件をわかりやすく伝えることだけでなく、ビジネスマナーにかなったものでなければいけません。「挨拶」「本題」「締め」という 3 つの構成にし、たとえリマインドが目的であっても、「催促」や「念押し」めいたニュアンスにならない配慮も必要です。
ここでは、打ち合わせの日程と場所をリマインドする、具体的な例文をご紹介します。
上記のように、取引先などへのリマインドメールでは、件名や本文中に「リマインド」という言葉は使わないのが一般的です。
一方、セミナーなどのイベント用のサービスとしてのリマインドメールの場合は、むしろ件名や本文中にリマインドという言葉を使ったほうがわかりやすく伝えられます。
「間もなくセミナー開催日となりましたので、リマインドメールをお送りいたします」といった一文を加えるといいでしょう。
電話でリマインドする
リマインドのため先方に電話をかけて再確認する方法は、リマインドコールと呼ばれます。現在は、わざわざ電話をかけて連絡するという機会が減っていることもあり、リマインドコールはリマインド効果の高い方法といえるでしょう。反面、「メールで済むのでは？」というネガティブな印象を持たれる可能性もあります。
そのため、実際にリマインドコールがよく利用されるのは、マーケティングや営業活動の一環として行われる場合です。イベントやセミナーの参加予定者に電話での出欠の再確認をするだけでなく、新製品の案内も伝えることもできます。つまり、リマインドコールは、顧客へのアプローチやコミュニケーション維持のための手法でもあるのです。
直接口頭でリマインドする
直接会って、口頭でリマインドを行うのは、最もシンプルな方法です。特に、社内やチーム内のメンバー間であれば、会議や書類の提出、期日のある作業などについて口頭で確認するというのは、日常的に行われているはずです。
ただ、口頭でのリマインドは記録に残りませんので、日時、場所、内容などの情報が正確に伝わったかどうかがわかりにくいのが難点です。そのため、重要なリマインドの場合は、口頭だけでなく確認のためのメールも送るといいでしょう。
チャットで連絡しリマインドする
メールに代わる方法として、ビジネスチャットもリマインドによく使われるようになりました。社内や社外の場合でも、日頃からチャットで連絡をとり合っている場合は、メールよりも素早くリマインドしたい内容を伝えられますし、チャンネル内でリマインド情報を共有できます。
また、重要なリマインドメッセージはピン留めして、その日時が来るまで常時見えるようにできます。
チャットで資料提出の期限や場所をリマインドする場合は、下記のような簡単な文章となるのが一般的です。
リマインダーを使う
自分宛のリマインドをする場合は、リマインダーを使います。
スケジュール管理アプリやタスク管理アプリには、リマインド機能が備わっているものが多くあります。 iPhone では、標準で入っているリマインダーというアプリを使用するのが便利です。 Android 端末用にも、各種リマインダーアプリが存在します。
また、ビジネスチャットとしても知られる Slack にも、リマインダー機能があります。リマインドする内容を入力し、日時を指定すれば、 Slackbot からのダイレクトメッセージでリマインダー通知が届く仕組みです。
リマインドをする際に押さえておくべきポイント
リマインドを行うことはビジネスシーンで重要な役割を持ちますが、使い方には注意が必要です。ここでは、リマインドするときに押さえておくべきことや、注意すべきことをご紹介します。
簡潔にわかりやすく、漏れなく伝える
メールでは挨拶文なども必要ですが、最も肝心なのはリマインドしたい内容です。打ち合わせであれば日時と場所、当日用意してもらいたいものなど、簡潔にわかりやすく、漏れなく伝えましょう。
なお、リマインドとは別の用件がある場合は、リマインドメールとは別のメールをあらためて送るなどして、内容を分けるべきです。
催促ではなくケアという意識を持つ
書類などの提出を促す際のリマインドは、期日に間に合うよう催促するというニュアンスになってしまいがちです。特に、相手が取引先やクライアントであれば、リマインドを行うことで良くない印象を与えるのは避けたいところです。
そこで、リマインドする際には、相手の状況に応じたケアをするためのものという意識を持つようにしましょう。「お困り事やご不明点などがあればお申し付けください」といった一言を添えれば、印象もかなり変わります。自分の都合のみを優先させないようにする配慮ことが大切です。
社外向け・社内向けなど相手や状況に合わせた方法を選ぶ
リマインドはさまざまなシチュエーションで行われますので、相手や状況に合わせて適した方法を選ぶことも大切です。取引先の担当者宛てのリマインドならメール、チーム内で簡潔にリマインドするならビジネスチャットなど、ツールを使い分けましょう。
オンラインコミュニケーションを活用しよう
配慮の行き届いたリマインドを実践すれば、ビジネスを円滑に進められます。特に、オンラインでよくやりとりする取引先や、社内でもオンラインコミュニケーションを積極的に活用しているなら、リマインドの上手な活用が求められることが多いでしょう。
Slackには、チャンネル内のメッセージによるリマインド、ダイレクトメッセージによるリマインドといった機能が備わっています。賢く便利に、状況に合わせてリマインドを使いこなしてください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。