ビジネスコミュニケーションの目的とメリットとは?
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ビジネスコミュニケーションの目的とメリットとは?

ビジネスはコミュニケーションなくしては成り立ちません。そんなビジネスコミュニケーションの目的や、コミュニケーションスキルを身につけるメリットを解説します。

Slack チーム一同作成2022年7月27日

ビジネスは、コミュニケーションなくしては成り立ちません。ビジネスに携わっていれば、毎日ビジネスコミュニケーションは行われています。

では、そんなビジネスコミュニケーションの目的とは何なのか、コミュニケーションスキルを身につけて高めることで、どのようなメリットがあるのかを解説します。

ビジネスコミュニケーションとは?

ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスに関わるコミュニケーション全般を指す言葉です。社内の報連相(報告・連絡・相談)、意見交換、部下への指導、顧客対応はもちろん、社外パートナーとのやりとりがあります。

ビジネスコミュニケーションの手段は、対面・口頭による会話以外に、電話、メール、ビジネスチャット、ウェブ会議システムなどによるコミュニケーションがあります。

  • コミュニケーションの相手別・コミュニケーション内容の例
相手 コミュニケーション内容
同僚・先輩社員 意見交換、情報伝達、相談など
上司  指示・判断を仰ぐ、業務進捗報告、トラブル報告、事務連絡、相談など
部下・後輩 指示、連絡など
他部署 申請、要請、予算調整など
社外パートナー 意見交換、報告、連絡、相談など
対取引先 連絡、報告、販売促進、要望や質問への応答、クレーム対応

 

ビジネスコミュニケーションの目的

そもそもビジネスコミュニケーションは、何のために行うものなのでしょうか。続いては、「情報共有」「認識のずれを修正する」「風通しの良い職場を作る」「従業員エンゲージメントを強化する」という、ビジネスコミュニケーションの 4 つの目的についてご紹介します。

情報共有

普段の業務で行われているビジネスコミュニケーションに、情報共有があります。これは、各人が収集した、あるいは持っている情報を共有して確認し合ったり、活用したりするものです。

いわゆる報連相の中でも、報告と連絡は情報共有のために行います。スケジュールや進捗状況の確認などは、情報共有の典型です。

認識のずれを修正する

メンバー同士の認識のずれを修正するのも、ビジネスコミュニケーションの目的です。情報共有に似ていますが、単に情報を共有するだけではなく、考え方や価値観、コンセプトを共有するすり合わせをします。

風通しの良い職場を作る

風通しの良い職場を作ることを、ビジネスコミュニケーションの目的に掲げる企業もあります。風通しの良い職場とは、上下関係がフラットで、従業員の誰もが発言しやすく、自由な雰囲気の職場のことです。

この場合のビジネスコミュニケーションは、挨拶やちょっとした雑談も含みます。日常的で多様なコミュニケーションによって良好な人間関係が築かれ、職場環境が健全に保たれることが期待できます。

従業員エンゲージメントを強化する

従業員エンゲージメントの強化も、ビジネスコミュニケーションの目的のひとつです。ビジネスコミュニケーションが盛んに行われている会社では、一体感や結束感が生まれやすくなります。結果として、会社に対する信頼感や帰属意識、収益増大に貢献したいという自発的な意欲が生まれるのです。

このような従業員エンゲージメントの向上は、会社の業績アップや、より多くの人材の確保に結びつくものとして注目されています。

個人がビジネスコミュニケーション力を強化する 3 つのメリット

では、従業員がみずからのスキルとしてビジネスコミュニケーション力を強化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、 3 つのメリットを挙げてみましょう。

信頼感や安心感を与えられる

ビジネスコミュニケーション力が高い人は、相手に信頼感や安心感を与えます。

わかりやすいのは、しっかりと自社の商品やサービスの魅力を伝えられ、顧客の要望に的確な回答ができる営業担当者です。「この人になら任せられる」という感覚は、コミュニケーションを通じて得られるものです。

ただし、ビジネスコミュニケーション力は、話す能力に長けていることのみを指すわけではありません。

営業においても、話だけが巧みな人は、むしろ警戒心を抱かれることがあります。親身になって相手の話を聞き、理解し、求められる情報を的確に示したり、提案したりできる人の方が信頼感や安心感を与えられます。

仕事の正確性を高められる

ビジネスコミュニケーション力が求められるのは、営業職や販売職だけではありません。

例えば、ソフトウェア開発に携わるプログラマーは、チーム内のほかのメンバーとコミュニケーションをとる機会が多い職種です。また、顧客が必要としている要件や仕様について理解し、役割分担しているメンバーと確認をとり合いながら作業を進めていきます。

こうした職種におけるビジネスコミュニケーション力は、相手の伝える内容を正しく理解できるかどうかがより重要なポイントとなります。さらにいえば、相手の要求を正しく捉え、成果物に正確に落とし込めるかどうかも大切です。ビジネスコミュニケーション力の有無が、こうした仕事の精度に大きく影響します。

ネットワークを広げられる

ビジネスコミュニケーション力を身につけていれば、より多くの人とつながることができます。ネットワークを広げやすいというのも、見逃せないメリットです。

社内外に人脈が広がれば、仕事をするうえで大きな武器になります。特に必要な時、さまざまな人から情報を得られるというのは強みです。これは、どのような職種でも同じでしょう。

また、社外の人脈の場合、それほど親密ではないけれども、いざという時に連絡をとれるゆるやかなつながりも有用です。このような弱いつながりを確保しておくと、自分の周囲とは異なる新しい価値観にふれられたり、思わぬ情報を得られたりして、視野を広げることができます。

ビジネスコミュニケーションを構成する 3 つのスキル

ビジネスコミュニケーションを構成する力は、主に「伝える力」「聞く力」「質問する力」の 3 つのスキルから成り立っています。ここでは、それぞれのスキル内容と身につけ方についてご説明します。

伝える力

ビジネスコミュニケーションと聞いて真っ先に連想するのが、「伝える力」ではないでしょうか。

実際に相手に伝達したい情報を整理し、わかりやすく論理的に話を組み立てて伝えるというのは、ビジネスコミュニケーションの基本となるスキルです。

伝える力は、テクニックを学べば誰でもある程度身につけることができます。

例えば、論理的に話を組み立てるには、最初に結論(主張)を述べて、次にその理由(根拠)を話すというやり方があります。理由は 1 つでもいいのですが、同じ結論につながる理由を 3 つ程度挙げられれば、話の内容に十分な説得力を与えられるのです。

また、たとえを使って話すのも有効です。専門的でわかりづらいことを、一般の人にもイメージしやすいたとえを用いて伝えると、相手に興味を持ってもらいやすいですし、話の上手な人という印象も与えられます。日頃から意識して、自分なりのたとえ話の作り方を練習しておきましょう。

聞く力

相手の話を理解し、意図をつかむ能力が「聞く力」です。

相手が言いたいことを理解する時にも、結論(主張)と理由(根拠)を意識することが役立ちます。相手が何を結論として伝えようとしているのか、その理由は何なのかを意識して話を聞けば、話の要点がつかみやすくなります。

また、話を聞く時には、相手に共感することも大事です。人の話には論理だけではなく感情も含まれているもの。その感情をくんで、共感を示しながら傾聴すれば、自然なあいづちも出てきます。共感している空気を作り出すことで、相手も聞かれているという感覚が得られ、話をしやすくなるでしょう。

質問する力

話を聞きながら、適切なタイミングで質問もするべきです。「質問する力」を磨くことで、伝える側の話の内容を深掘りでき、聞く側の理解度も深まります。ビジネスコミュニケーションを、よどみのない会話として成立させることもできます。

質問の手法としては、「クローズドクエスチョン」と「オープンクエスチョン」の 2 種類があります。クローズドクエスチョンは相手が明確に答えられる選択肢を用意したり、「はい」か「いいえ」での回答を求めたりする質問です。これに対し、オープンクエスチョンは相手が自由に返答できる質問です。

どちらにもメリットとデメリットがあるので、具体的に絞って回答を聞きたいのか、あえてざっくりとした質問で話を引き出したいのか、その時々でうまく使い分ける必要があります。

Slack で豊かなビジネスコミュニケーションを

ここまで口頭で話すビジネスコミュニケーションについてご説明してきましたが、メールやビジネスチャットなど、文章(テキスト)を用いるコミュニケーションが急速に広まってきています。
例えば、ビジネスチャットとしても知られる Slack は、ビジネスコミュニケーションのための多彩な機能を備えています。

部署別やプロジェクトのチャンネルを作成して行うチーム内コミュニケーション、経営者も従業員も参加できる全社的コミュニケーション、外部パートナーなど社外のスタッフともセキュアにつながってコラボレーションできる Slack コネクト、いつでも切り替えて使える音声通話やビデオ通話などが用意されており、非常に柔軟性に富んでいます。

ビジネスコミュニケーションを語るうえで、今や Slack をはじめとするビジネスチャットの存在は無視することのできない重要なものとなっているのです。

Slack は社内外でつながる多機能コミュニケーションツール

ビジネスコミュニケーションの目的は、仕事の効率を上げ、同時に良い人間関係や職場の雰囲気を作り出すことにあります。それは、口頭での会話であっても、ビジネスチャットによるオンラインでのやりとりであっても同じです。

Slack は、ビジネスコミュニケーションを集約し、社内外でつながるための基盤となる多機能コミュニケーションツールです。まずは、メンバーを選んでチャンネルを作り、気軽に会話をするところからお試しください。

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了解です!

ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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