PayPay Uchida
仕事効率化

「Work From Anywhere」でオープンコミュニケーションの凄み体感

漏れ、サイロ、属人化。データリスクを排除して、在宅勤務もセキュアに。

Slack チーム一同作成2021年2月26日イラスト : Patrick Leger

体感的に全国ほとんどの店舗で利用可能な程、一気に普及した PayPay。その運営会社である PayPay 株式会社はコロナ以降、本社機能を無くして、全国 20 拠点のオフィスを残しながらも「Work From Anywhere」=安全な場所であればどこで働いてもよい社内制度に転換しました。オフィスは突如として、いつもみんなが集まる場所から、あえて会う「特別な場所」となりました。

これまで社内外関係者とのコミュニケーションは、対面を中心に電話、メール、チャットなど相手によってバラバラで統一されておらず、セキュリティやデータ管理の問題が指摘されていましたが、在宅・組織分散となって、その問題がさらに浮き彫りに。社員からは不安の声も聞かれました。

しかし意外なことに、実際に在宅勤務中心になっても、パフォーマンスは向上・維持できているとのこと。その理由は Slack の活用にあるそうです。営業統括本部加盟店サポート部部長内田翔さんに Slack 活用と導入メリットをお聞きしました。

在宅勤務で浮き彫りになった情報漏洩リスク

美容師から IT 業界への転身という異色のキャリアを持つ内田さん。 2008 年にソフトバンクに入社し、 2018 年に PayPay の立ち上げに参画。加盟店サポート部部長として、PayPay 加入後の店舗の利用促進を担当しています。

競争が激しいキャッシュレス業界の中で、 PayPay は 2018 年 10 月のサービスと後発ながら順調に利用を伸ばしており、 2020 年 10 月現在の利用者数約 3300 万人、利用可能箇所は全国 260 万に達しています。内田さんは「体感的に、日常使っているほとんどの店舗で PayPay が利用できるようになりました。世の中がキャッシュレスの時代になっているのを体感しています」と話します。

その加盟店拡大に欠かせないのが、全国津々浦々のお店まで PayPay 導入を推進する営業ネットワークです。同社は営業拠点を全国 20 カ所に設置し、さらに 30 以上のサテライトオフィスも作っています。

拠点の分散だけでなく、同社ではコロナ禍を機に働き方を大きく見直しています。Work From Anywhere の名のもと、在宅を基本にしたワークスタイルにシフトしました。「オフィスは作業する場所という考え方から、原則在宅で業務を行い、オフィスはチームワークによる価値を創出するため、従業員のエンゲージメントを高めるためにある『特別な場所』という考え方に変わりました」と内田さんは語ります。

ですが、Work From Anywhere を実現するためには課題がありました。同社の業務は正社員と業務委託の営業担当者、サポートスタッフ、外部の内勤社員など、異なる雇用形態の人がチームを組んで進めます。それぞれに対して扱える情報のセキュリティレベルが違うため、コミュニケーションを取る相手ごとに違うツールを使う必要がありました。これが大きな問題で、扱うツールとデータの管理が非常に煩雑で効率が悪いこと、また連絡のミスや抜け、データ漏洩によって事故が起こるリスクを伴っていました。

部門間の垣根を超えたオープンコミュニケーション

この課題を解決するために、同社ではメッセージプラットフォームである Slack を中心にコミュニケーションツールを一元化し、作業効率の向上とセキュリティの確保を図りました。

実際には、同社の人事部門が正社員、契約社員などのアカウントを一括で管理し、それぞれの従業員が入室可能なワークスペースを制御・監視しています。営業専用、内勤専用、社外オファー用のワークスペースなどが作られ、参加メンバーは最初から設定されているため、すぐに使いはじめることができます。メンバーが限定されているため、情報が関係者以外に漏れることがなく、安心してコミュニケーションがとれるようになりました。

「今までメールや電話、スプレッドシートなどを使って管理していたプロジェクトの情報が、Slack だけで一元管理できるようになったため、非常に効率が上がりました」と内田さんは話します。

また、Slack で内田さんが便利に使っているのは検索機能です。「特にデータを見る機会が多いので、ファイルの検索が非常に重宝しています。キーワードですぐに検索できるので、PC 内やメールから探す必要がなく、見逃していたやりとりからでもヒットします。これによって営業活動がさらに効率化したと思います」

ただ、これだけでは組織の垣根を越えたコミュニケーションが図れません。そこで同社では、元々部門毎に分かれていたワークスペースに、必要な外部のメンバーを招待し、個別に承認できるようにしています。これによって部門間に横串を入れ、セキュリティを保ちながらも横断的なコミュニケーションが可能になりました。

人事部門によるワークスペースの一元管理で情報の統制をかける一方で、全社でオープンに情報を共有できるパブリックチャンネルも設定しています。全社チャンネルでは社員同士がお祝いのメッセージを投稿し合ったり、日常の小さな出来事も気軽に共有する場となっています。

内田さん自身、最初はこうしたオンラインのコミュニケーションには少し抵抗があったそうですが、実際にやってみると、「みんなと触れあえる機会そのものが増えて、かつお互いに余計な時間を奪わないスマートなコミュニケーションができることがわかりました」と話します。

また、休暇申請など各種の承認・ルーチン業務にも Slack を連携させており、承認のスピードが格段に向上しただけでなく、漏れや時間のロスが起きなくなったそうです。

 7 割以上の従業員が「問題なし!」

この働き方に移行した際、うまくいくのか疑問視する意見もありました。ですが実際にやってみると、全体的なパフォーマンスは維持できており、従業員の満足度も高いことがわかりました。従業員への調査で、在宅勤務の生産性は 67.3% が「変わらない」または「向上した」と答え、目標の達成についても 71.6% が「達成できる」、また在宅勤務が可能な環境は 68.6% が「整っている」と回答しています。

このように素晴らしい成果を収めた Work From Anywhere の取り組みですが、成功の理由を内田さんは、働き方を三つの要素に分けたことにあると話します。まず、1 人で集中して行う仕事に対して、在宅やサテライトで快適に進められる環境を整えたこと。次に、重要な意思決定事項や従業員のメンタルケアなど、特別なことに対しては、あえてオフィスを活用するとルールを定めたこと。

そして、この在宅とオフィスの棲み分けを実現するために重要だった三つ目の要素が、安全かつ効率的なコミュニケーションツール、すなわち Slack の導入でした。

「在宅勤務そのものは、制度と環境を作れば導入できます。しかし、社員同士が会わない状況になると、どうしても士気が低下します。それを補うためのコミュニケーション環境の構築が極めて重要でした」

オフィスの使用が制限された中でも、社員のパフォーマンスが落ちず、満足度も高い理由は、Slack という 1 つのプラットフォームで業務を進めていることが大きいと、内田さんは話します。「Slack があることで、業務に集中しながら効率よくコミュニケーションがとれます。また高いセキュリティによって安心して部門を横断したやりとりも可能です。さらにあらゆる業務と連携し、 Slack 上に集約できます。それらが結果的に、社員アンケートの満足感に表れたと考えています」

コロナ禍で在宅中心の業務態勢に完全移行しながら、安全で活発なコミュニケーションと業務効率化を達成した PayPay 株式会社。「Work From Anywhere」のもと、向こう二年間でさらに加盟店を増やす計画の同社にとって、 Slack は不可欠のツールになったといえるでしょう。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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