自從開始使用 Slack 之後,REA Group 不但大幅減少開會次數,也成功推動了企業文化

「現在我們的團隊已經廣泛使用 Slack 了。不分時區,不分職位,在家中、在辦公室裡,或者是外出洽公時,我們都會使用 Slack,在 REA Group,Slack 就是讓工作一蹴可成的利器。」

REA Group人際敏捷度執行經理Alana Shepherd

REA Group 是在 1995 年於墨爾本東部的一間車庫裡設立的,以一家致力於讓全世界對房地產徹底改觀的公司來說,這樣的背景著實恰如其分。公司成立至今,規模已經拓展到員工人數達 3,000 名,經營據點遍佈三大洲,旗下更集結了 16 個品牌。

該公司一方面迅速成長,期間也專心致力於擴大傳播其出色的文化。帶領推動這項任務的人,是在 REA Group 擔任人際敏捷度執行經理的 Alana Shepherd。其團隊所秉持的宗旨,是要協助 REA Group 員工確實做好迎接成功的準備,並且能夠在工作上順利因應未來發展。

Shepherd 說道:「我們的技術團隊最早開始採用這個平台,成果非常好,所以我們自然會想在全公司擴大推動這個平台。

現在我們的團隊已經廣泛使用 Slack 了。不分時區,不分職位,在家中、在辦公室裡,或者是外出洽公時,我們都會使用 Slack,在 REA Group,Slack 就是讓工作一蹴可成的利器。」

「我只需要每星期撥出一小時的時間事先安排好發訊息的時間,不必再花時間寄發數百封的電子郵件,或是一天到晚忙著打電話、接電話。所以,現在我一星期就可以多出好幾個小時的時間,可以用來處理更重要的工作。」

REA Group人際敏捷度執行經理Alana Shepherd

跨越國家/地區、品牌和時區限制,積極擴大公司文化

REA Group 過了二十多個馬不停蹄的年頭,這樣的形容還算是輕描淡寫。從 1995 開始,該公司大幅增加員工人數、收購新品牌,並且建立全澳洲最熱門的房地產網站,該網站每月瀏覽人次約計 1200 萬。

Shepherd 表示,伴隨著蓬勃成長而來的,是莫大的挑戰。

她說:「我們收購、合併並擴大公司規模,自然必須面對業務分散所形成的挑戰。我們並不樂見新員工的到來導致溝通系統出現混亂分歧的情況。

Slack 是非常棒的統整工具,它能協調各項流程,更能讓所有人統一透過同一套系統完成工作。」

Slack 不僅對內發揮作用,更協助 REA Group 進一步加強其與外部合作夥伴及廠商之間的關係,箇中秘訣就在於 Slack Connect,有了這款軟體,外部協作完全都在頻道中進行,不必再仰賴電子郵件。

舉例來說,Shepherd 和她的團隊最近與外部供應商合作建構一個非常具有策略優勢的勞動力規劃方法。

Shepherd 說道:「我們的合作對象可以使用 Slack Connect 加入對話,所以能夠融入 REA Group 結構,瞭解我們的工作模式。

也因為如此,我們可以更快推動整個工作流程。」

提供雙向交流管道

Shepherd 認為,REA Group 的員工要能形塑公司文化,這一點相當重要。該公司的人力資源 (HR) 團隊要推動一項公司價值觀重塑專案,在過程中,他們運用 Slack 收集並鼓勵員工反映意見。

Shepherd 說道:「使用 Slack 之前,我們老是得寄大批意見調查電子郵件,還要花幾小時到幾天的時間設法得知員工所反映的意見。自從有了 Slack 之後,我們只要透過合適的頻道分享投票表決內容和意見調查連結,24 小時內就能收到回覆。」

更棒的是,該團隊也因為 Slack 的緣故而能收集到品質更好的意見。

「我們的員工會在對話串中留言,還會使用表情符號和短片積極參與討論。有些人甚至會直接向我們建議該如何改進意見調查題目。如果像以前一樣只靠寄送大批電子郵件,我們絕對得不到如此有深度的意見。」

另外,REA Group 也運用 Slack 與 REA 的員工代表大會整合,力求提高員工參與度。過去他們每季利用 Zoom 舉行員工代表大會。Shepherd 說道,儘管會後都會預留發問時間,但後續大多數的交流對話都是透過 Slack 進行的。

為了與員工代表進行多方溝通,REA Group 在其 #people-leaders 頻道建立了「全年無休」討論區。

Shepherd 說道:「以前我們會花好幾個小時的時間做準備,預想代表大會上可能會出現的問題。我們通常沒辦法在時間內釐清人們提出的所有問題。

自從在 Slack 採用整合式的對話模式後,我們發現員工參與度更高,而我們也能回答員工代表提出的更多問題。更棒的一點是,員工代表提出問題後,常常會有其他員工代表主動跳出來回答,根本不勞 HR 團隊回覆。」

Slack 是非常棒的統整工具,它能協調各項流程,更能讓所有人統一透過同一套系統完成工作。

Alana Shepherd

提高個人生產力

Slack 不但有益於推動公司文化,也有助於提高生產力。

Shepherd 也得以運用 Slack 工作流程召開非同步站立會議,避免浪費員工的時間。

「我們把站立會議變成自動化作業,團隊成員可以繼續走動工作,不必呆坐參與冗長的會議。人人都能按照自己的時間分享作業近況。」

個人生產力的角度來看,Shepherd 大力推崇能夠自行安排訊息發送時間這項功能。

「我只需要每星期撥出一小時的時間事先安排好發訊息的時間,不必再花時間寄發數百封的電子郵件,或是一天到晚忙著打電話、接電話。所以,現在我一星期就可以多出好幾個小時的時間,可以用來處理更重要的工作。」

隨處都能推動公司文化

REA Group 一直是備受肯定的最佳職場 (Great Place To Work)。Shepherd 表示,在這方面,Slack 絕對功不可沒。她特別愛用公司的頻道,這是個開放大家聚集在此分享構想、進行決策,並且秉持共同目標不斷前進的空間,員工在這裡可以積極參與並彼此交流。

「我最喜歡的其中一個頻道是 #parents-channel。為人父母者可以在這裡彼此交流、分享秘訣、互相聯絡、尋求幫助,也能在這裡找到歸屬感。」

她的團隊也將就職流程全數搬移到 Slack 上進行,讓新進員工從第一天就開始就有歸屬感並願意投入工作。

「要是沒有 Slack,我們就無法推動推動公司文化並擴大我們的團隊。」