作業効率を上げる鍵はオープンな情報共有にあり！

作業効率を上げ、生産性をアップするために欠かせないのが、まず 1 つひとつのタスクをきちんと効率的に行うこと。各メンバーが「移動時間にこの作業を片づけよう」「この作業は頭が冴えている朝に」と工夫して取り組んだとしても、チーム内で作業が重複していたり、必要な情報収集がしづらい環境だったりすると、せっかくのメンバーの心がけも生かしきれないことに。とてももったいない状況です。

そんな状況を避け、チームとして作業効率をアップさせるために大切なのが、オープンな情報共有です。「作業効率と情報共有…？それって直接関係あるの」と思うかもしれませんが、チームでのコミュニケーションを充実させることで、さまざまな側面から作業効率を上げられる可能性があります。今回は、オープンな情報共有がどのように作業効率を上げられるかを具体的にご紹介したいと思います。

1 . 作業の重複が減る

作業の重複、と言っても「まったく同じ作業を複数のメンバーがしていた」ということは稀かもしれません（もしあれば、もちろん改善しなくてはいけませんね！）。でも、もう少し曖昧な状況、例えば「毎週私が提出しているこのデータの一部って、あの部門で作ってるデータとほぼ同じかも」「すごく時間をかけてまとめたこの資料。だいたい作り終えてから『そういえば、昔誰かが似た資料を作ってたよ！』と言われても…」という状況は、情報共有がしっかりされていない場合、起こっても不思議ではありません。作業効率の観点からは大きな痛手です。

作業の重複を避けるために大切なのが、すべての情報を検索できるようにしておくことです。例えば、どの部門でも資料の共有から会話のやりとりまで、情報共有をすべて検索可能なプラットフォーム上で完結。そうすることで、必要な時に検索するだけですぐに欲しい情報を見つけることができます。何か資料を作ろうと思った時には必ず「その前にまず検索」というステップを入れるようにしておけば、他部門のものや過去の成果物がヒットするかもしれません。また「こんな資料を作る」という宣言をオープンな場でしておけば、同じタイミングで似た資料を作ろうとしている人が気づいて、互いに協力し合うこともできます。

2 . 自分で判断して動ける

作業効率を下げる原因の 1 つが、周囲に情報を確認したり、判断を仰いだりする時間。せっかく作業を進めようとしても、誰かから情報をもらわないといけない場合「この情報はあの担当者に聞いてみて」「このデータはあのフォルダだと思うよ」と言うモヤモヤした返答があることもしばしばあり、実際に欲しかった情報を手に入れ、作業のスタートラインに立つまでにひと苦労という場合も。また、本当に些細なことなのに上司の判断を待たなくてはならず、作業が中断され、そのまま放置…というのも珍しくない話です。

こうした状況を防ぎ、担当者が自分で判断して動くために大切なのが、情報収集しやすい環境を整えること。必要な情報が手に入れば、作業がはかどるのはもちろん、目的に向かってどう動くべきか、各メンバーが判断できる範囲が大幅に広がります。

スムーズな情報収集を可能にするには、情報をすべてオープンにして 1 か所に集約しておくこと。資料、データに限らず、各プロジェクトに関する会話もその場所で行い、ログとして残しておくのがおすすめです。こうすることで、最新情報だけでなく過去の類似したプロジェクトや関連資料に関する会話からも情報をキャッチできます。また、過去の担当者の視点や洞察を生かし、作業やアイデアを考えていたよりも一歩先へと発展させることができるかもしれません。

3 . 作業に集中できる

作業の重複を減らし、情報収集しやすい環境もバッチリ…だとしても、思いがけず他のタスクを急ぎで頼まれて本来の作業が進められなかったり、集中できなかったり、というのは避けたいところ。しっかり集中して作業を終わらせるためには、作業時間をしっかり確保し、チームとしてもその時間を尊重できることが大切です。

そのためにおすすめなのが、各メンバーが自分のスケジュールや状況を公開しておくこと。例えば、各自がGoogle カレンダーにそれぞれの作業の時間も含めてスケジュールを入力。そしてそのカレンダーをコミュニケーションツールに連携させておくと、他のメンバーも仕事の状況が一目で把握できます。

また、オンラインで「作業に集中しています」など、自分の状況を公開しておくのも一案ですし、「この絵文字は集中の意味だから、相談しに行くのを控える」などの決まりをチーム内で作っておくのもいいかもしれません。さらに、作業中にはさまざまな通知で気が散らないように、通知をオフにするなどの準備も大切。お互いに集中しやすい環境をサポートすることが、作業効率アップにつながります。

4 . 作業の進捗報告が要らなくなる

進捗報告のためにプロジェクトごと、またはチームごとに定例会議を行ったり、社内の報告資料を作成したりするのはよくあること。ただ現状共有をしたいだけなのに、そのために時間を取られて本来の作業やプロジェクトが滞ってしまうのは避けたいところです。

情報共有をオープンにすると、作業の進捗報告をカットでき作業効率アップが期待できます。作業の進捗、決定事項やその背景などをメンバーがいつでも確認できるようにしておくのです。すべてをそこに残しておけば、マネージャーや関係者は必要な時に自分で知りたい内容を確認しにいくことができます。そうすることでメンバーはわざわざ作業の進捗報告をする必要がなくなります。

加えて、こうすることでそのプロジェクト全体の進捗を見える化することができます。1 つひとつの作業はどのようなペースで進んでいるか？プロジェクトのスケジュールを考えた時に、作業のペースを変える必要はあるか？マネージャーにとって、全体像に基づいた判断がしやすくなり、担当者が問題に直面している時でも具体的な手助けがしやすくなるはずです。

作業効率を上げたい時には、その 1 つの作業だけを見て効率化を考えるより、チーム全体でその作業を捉えてみましょう。オープンな情報共有で 1 つひとつの作業の意味が明確になり、またメンバー同士で強調し合いながら作業効率を上げられるはずです。