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Mehr als nur Chatten: 10 intelligente Arbeitsweisen in Slack

Spare deinem Projekt-Team Zeit und gestalte den Arbeitsalltag für alle angenehmer, indem du Meetings, Projekte, Ankündigungen und vieles mehr in Channels verlagerst

Autor: Matt Haughey12. Dezember 2019Illustration von Josh Cochran

Slack ist die digitale Kaffeeküche deines Unternehmens: ein Verzeichnis, über das alle in deiner Organisation direkt miteinander kommunizieren können.

Über sogenannte Direktnachrichten können sich zwei Leute wie in einem kleinen Raum miteinander unterhalten. Sie eignen sich also hervorragend, um direkt und ungestört miteinander zu kommunizieren. Du kommst eigentlich nicht drum herum, ein paar DMs am Tag zu verschicken. Die enthaltenen Informationen bleiben aber den an der Unterhaltung beteiligten Unterhaltung vorbehalten. Wenn dein Projekt-Team also hauptsächlich über Direktnachrichten miteinander kommuniziert, erhältst du nur einen flüchtigen Eindruck von dem, was mit Slack alles möglich ist.

Das kannst du ganz einfach ändern. Beginne damit, deine Projekte in Channels zu organisieren statt über Direktnachrichten. Hierdurch entstehen transparentere, gemeinschaftliche Diskussionen, an denen sich das gesamte Projekt-Team beteiligen kann. Als nächstes kannst du einige der folgenden 10 Tipps nutzen, um effizienter zu arbeiten.

1. Beschleunige Genehmigungen durch Emojis

Beschleunige Genehmigungen in Slack durch Emojis
Mit Hilfe von Emoji-Reaktionen in Slack lassen sich Genehmigungsprozesse schnell und einfach gestalten. Bitte die prüfenden Personen in allen Channels, in denen über Anfragen entschieden wird, die jeweilige Anfrage mit dem Emoji 👀 zu übernehmen, um die anderen wissen zu lassen, dass sie an der Aufgabe arbeiten. Nach Abschluss der Prüfung sollten sie den ✔ setzen, damit alle wissen, dass die Genehmigung erfolgt ist.

2. Triff mit Hilfe von Umfragen schnell Entscheidungen

Einsatz von Emojis in Slack für eine Team-Umfrage im Channel
Brauchst du Unterstützung, um zwischen zwei Texten zu entscheiden? Oder um einen Ort für ein Team-Mittagessen auszuwählen? Egal, worum es gerade geht, mit einer Team-Umfrage in einem Slack-Channel kannst du im Handumdrehen eine Entscheidung herbeiführen. Du kannst die Emoji-Reaktionen von Slack nutzen, um eine Abstimmung auszuführen, oder eine spezielle App wie Polly oder Simple Poll hinzufügen, um Zugriff auf erweiterte Funktionen wie z. B. anonyme oder regelmäßige Umfragen zu haben.

3. Starte einen Videoanruf und gib deinen Bildschirm frei

Ein Videoanruf in Slack
Erspare dir die Mühe, einen Konferenzraum zu buchen. Lade deine Kolleg:innen stattdessen doch einfach zu einem Videoanruf ein. Slacks integrierte Anruf-App bietet Audio, Video und Bildschirmfreigabe, um dir die Arbeit an gemeinsamen Projekten zu erleichtern. Arbeitest du lieber mit einer speziellen Video-App wie Zoom oder Cisco Webex Meetings? Diese lassen sich ebenfalls in Slack integrieren. Du kannst sogar ein Meeting starten, indem du einen Slash-Befehl wie /zoom in das Nachrichtenfeld eingibst.

4. Verfolge und koordiniere deinen Kalender in Slack

Google Kalender-App für Slack
Installiere die Google- oder Outlook-Kalender-App für Slack, um Einladungen anzunehmen oder abzulehnen, benachrichtigt zu werden, wenn es Änderungen an einer Veranstaltungen gibt, oder an bereits begonnenen Meetings teilzunehmen – alles, ohne Slack zu verlassen. Beide Apps können dich darüber hinaus wochentags morgens mit einem personalisierten Tagesablauf begrüßen, um dich daran zu erinnern, was für dich an diesem Tag alles ansteht.

5. Halte dich mit Slack-Erinnerungen auch über Kleinigkeiten auf dem Laufenden

Eine Erinnerung in Slack
Slack verfügt über ein ganzes System aus Erinnerungen, das du nutzen kannst, um dein anstehendes Arbeitspensum stets im Blick zu behalten.

Einrichten einer Erinnerung auf der Slack Mobile App

Wenn du eine Nachricht in der Mobile App von Slack lange gedrückt hältst, kannst du aus dem angezeigten Kontextmenü eine Erinnerung für „morgen“ auswählen. Du erhältst dann am nächsten Tag um 9 Uhr morgens eine Benachrichtigung.

Wenn du spät abends noch eine Anfrage erhältst, klicke auf die Nachricht, um dich um 9 Uhr morgens daran erinnern zu lassen, wenn du wieder an deinem Schreibtisch sitzt. Du kannst auch monatliche Erinnerungen festlegen, z. B. damit du deine Ausgabenberichte pünktlich vor dem ersten jedes Monats fertigstellst.

6. Halte täglich Stand-up-Meetings in Slack ab

Ein tägliches Stand-up, das in Slack abgehalten wird
Für viele Projekt-Teams beginnt der Arbeitstag in der Regel mit einem 15- bis 30-minütigem Meeting, bei dem besprochen wird, wie die Arbeit der einzelnen Teammitglieder läuft. Im Laufe der Arbeitswoche bedeutet dies einen relativ hohen Zeitverlust, der von der eigentlichen Arbeit an den Projekten abgeht.

Du solltest daher versuchen, diese persönlichen Meetings durch tägliche kurze Team-Check-ins in Slack zu ersetzen. Lege eine Erinnerung fest, die in deinem Team-Channel morgens an jedem Wochentag gepostet wird und die dein Projekt-Team auffordert, sich zu einem kurzen Check-in zu melden. Hierdurch lässt sich der Zeitaufwand pro Person auf unter 30 Sekunden reduzieren, während sich Vorgesetzte und die übrigen Teammitglieder trotzdem weiterhin einen transparenten Überblick verschaffen können.

7. Organisiere und finde Dateien für ein Projekt


Damit du in Slack Dateien teilen kannst, brauchst du sie nur per Drag-and-drop in einem Channel ablegen. Dort kannst du dann im Projekt-Team diskutieren und zusammen an den Dateien arbeiten. Wenn du in einem Channel auf der Suche nach einer bestimmten Datei bist, schaue dir die Channel-Details an. Klicke hierzu in der Seitenleiste auf das ⓘ-Symbol und erweitere die Liste „Geteilte Dateien“.
Suche nach Dateien in einem Slack-Channel

8. Vernetze Mitarbeiter:innen mit Führungskräften

Fragerunde mit Führungsetage in Slack
Du kannst die Strategie der offenen Tür der Führungsetage im digitalen Bereich fortsetzen, indem du einen Channel erstellst, in dem Mitarbeiter:innen Fragen an die Führungskräfte stellen können. Dies könnte ein wöchentliches Frage-und-Antwort-Format sein, bei dem den ganzen Tag (und von überall in der Welt) Fragen gestellt werden können.

9. Erhöhe die Sichtbarkeit von Neuigkeiten und Updates im Projekt-Team

Eine unternehmensweite Ankündigung in Slack
Damit sie Ankündigungen durch wöchentliche Update verbreiten oder sicherstellen zu können, dass wichtige Informationen auch wirklich ihre Adressat:innen finden, nutzen viele Unternehmen in Slack den vorkonfigurierten Standard-Channel #allgemein zur Verbreitung von unternehmensweiten Ankündigungen. Es besteht sogar die Möglichkeit, die Posting-Berechtigungen einzuschränken, damit nur Administrator:innen oder Mitglieder des Kommunikationsteams dort etwas teilen können und der Channel themenbezogen bleibt. Wenn du unseren Plus- oder Enterprise Grid-Plan nutzt, kannst du die Posting-Berechtigungen für beliebige Channels in Slack festlegen.

10. Erledige schnell Anfragen an dein Projekt-Team

Mit unserer neuen Workflow-Builder-Funktion können alle Benutzer:innen, die zu einem kostenpflichtigen Slack-Plan gehören, eine große Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben in nur wenigen Minuten automatisieren.
Ein IT-Anfrage-Workflow in Slack, der in Workflow-Builder erstellt wurde
So kannst du sofort loslegen: Importiere diesen Workflow (in der Abbildung oben) in einen Channel wie z. B. #hilfe-it, um es deinem IT-Team zu ermöglichen, eingehende Anfragen innerhalb von Slack zu priorisieren. Alle in deinem Büro können den Workflow nutzen, um Hilfe von deinem IT-Team anzufordern, egal ob es um eine neue Maus oder Tastatur geht, eine schlechte WLAN-Verbindung in einem Konferenzraum oder den Zugriff auf einen Dateiserver.

Es gibt aber noch viele weitere Nutzungsmöglichkeiten. Du kannst Slack nutzen, um deine Projekte und deine Arbeit zu organisieren, über alles, was dein Projekt-Team tut, auf dem Laufenden zu bleiben, und selbst um mit Personen außerhalb deiner Organisation zusammenzuarbeiten, z. B. mit Kunden und Berater:innen.

Darüber hinaus gibt es Apps für Soziales und Lustiges wie Lunch Train, um dein Projekt-Team zum Essen zusammenzubringen, Donut, um deine Kolleg:innen besser kennenzulernen oder CatFacts, um … ach, einfach nur so. In unseren Slack-Tipps findest du alle möglichen Anregungen, was du und dein Projekt-Team mit Slack über das Chatten hinaus so alles anstellen könnt.

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