Sorge mit Aufgabenmanagement für einen produktiven Arbeitstag

Im Arbeitsalltag fallen verschiedene Aufgaben an, sei es die Buchhaltung, der Entwurf eines Logos oder die Organisation eines Meetings. Da sich Umfang, Dringlichkeit und Anforderungen unterscheiden, müssen Aufgaben sinnvoll geplant und verwaltet werden. Genau dabei kommt Task- oder Aufgabenmanagement ins Spiel. Wie das konkret aussieht und welche Aufgabenmanagement-Tools es gibt, erfährst du hier.

Aufgaben erledigen: Was heißt das eigentlich?

Eine Aufgabe ist eine Art Arbeitsschritt mit einem klaren Ziel. Sie gibt vor, was getan werden muss, etwa einen Bericht zu verfassen oder ein Vertriebsgespräch zu führen. In der Regel haben Aufgaben eine Deadline und Verantwortliche. Die Aufgabe kann zum Beispiel lauten, dass ein Projekt-Team bis zum Monatsende eine Präsentation für den Kundentermin erstellen soll.

Aufgaben lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Einzelfall-Aufgaben sowie koordinierte und geplante Aufgaben. Einzelfall-Aufgaben werden oft spontan vergeben und sind relativ simpel. Das kann die Beantwortung einer E-Mail sein oder ein Datenabgleich. Koordinierte und geplante Aufgaben sind aufwändiger und werden daher oft in Unteraufgaben und auf mehrere Personen aufgeteilt. Soll etwa ein Konzept für eine öffentliche Ausschreibung erstellt werden, sind viele Einzelschritte wie die Ideenentwicklung oder die Ressourcenplanung notwendig. Die Grenzen zwischen Aufgabe und Projekt sind hier fließend.

Die Ziele des Aufgabenmanagements

Dem englischen „Task Management“ entlehnt bezeichnet Aufgabenmanagement die Verwaltung einer oder mehrerer Aufgaben. Es umfasst Aufgaben konkret aufzulisten, sie zu planen, umzusetzen und den Fortschritt zu kontrollieren. Im Grunde handelt es sich um die gleichen Prozesse oder Phasen im Projektmanagement, nur, dass es hier um einzelne Aufgaben geht. Das Aufgabenmanagement ist daher auch ein wichtiger Teil des Projektmanagements.

Allerdings fallen Aufgaben auch über die Projektarbeit hinaus an, vor allem im Tagesgeschäft. Jede Abteilung eines Unternehmens hat spezifische Aufgaben, die geplant, umgesetzt und kontrolliert werden müssen. Im HR-Bereich kann das zum Beispiel die Erstellung von Gehaltsabrechnungen oder die Bearbeitung von Urlaubsanträgen sein. Eine komplexere Aufgabe ist die Rekrutierung neuer Fachkräfte. Dazu gehören Einzel- und Unteraufgaben wie die Erstellung von Stellenausschreibungen, das Lesen von Bewerbungen oder die Teilnahme an einer Jobmesse.

Sowohl bei geplanten als auch bei Einzelfall-Aufgaben ist es wichtig, Ressourcen sinnvoll zu nutzen und Prioritäten zu setzen. Routinearbeiten wie die Administration sollten nicht liegen bleiben, wenn spontan eine neue Aufgabe anfällt. Hier helfen Task Management Tools, den Überblick zu behalten.

Digitale Tools erleichtern das Task Management

Unternehmen können Aufgabenmanagement-Tools in drei Bereichen einsetzen: für die Aufgabenverteilung, das Projektmanagement und zur Kommunikation.

• Aufgabenverteilung: Task Management Tools bieten die Möglichkeit, Verantwortliche für eine Aufgabe zu taggen. Die Person erhält Benachrichtigungen darüber, welche Aufgabe ihr zugeteilt wurde und bleibt über alle relevanten Updates und Deadlines im Bilde. Das funktioniert beispielsweise mit dem Projektmanagement-Tool Trello, wo digitale Karten für Aufgaben erstellt und über praktische Funktionen verwaltet werden. Mehr dazu erfährst du im Abschnitt über die fünf besten Aufgabenmanagement-Tools. 
• Projektmanagement: Eine klassische Art, Aufgaben zu managen, sind To-do-Listen. Diese lassen sich mit Task Management Tools auch digital anlegen, bearbeiten und abhaken. Das hilft, den Überblick zu behalten und Fortschritte zu messen. Wurden beispielsweise acht von zehn To-dos abgehakt, ist die Aufgabe zu 80 Prozent erfüllt, was digitale Task Management Tools visuell darstellen.
• Kommunikation: In Gruppenchats oder eigens erstellten Channels können sich alle Beteiligten austauschen, wichtige Nachrichten anpinnen, Links und Dokumente teilen sowie neue Mitglieder hinzufügen. Über die Suchfunktion lassen sich ältere Nachrichten wiederfinden, und Threads bieten die Möglichkeit, Unterhaltungen zu spezifischen Aufgaben zu führen, ohne dass die Nachrichten im Chatverlauf untergehen. Lies dazu auch unseren Artikel, wie du die Kommunikation im Team verbessern kannst. 

Die 5 besten Aufgabenmanagement-Tools

Es gibt eine Vielzahl an Aufgaben- und Projektmanagement-Tools. Die meisten kannst du sogar direkt in Slack integrieren, sodass alle Tools über eine zentrale Plattform zur Zusammenarbeit zugänglich sind. Das spart Zeit, da Mitarbeitende nicht zwischen Benutzeroberflächen hin- und herwechseln oder Passwörter für einzelne Anwendungen heraussuchen müssen. Die fünf besten Aufgabenmanagement-Tools, die sich in Slack integrieren lassen, findest du hier.

Asana

Asana zählt zu den weltweit bekanntesten Projektmanagement-Tools und bietet die Möglichkeit, Aufgaben einfach zu verwalten und Fortschritte zu messen. Zu den vielen Funktionen gehören das Erstellen von Aufgaben, Timelines und Listen, die Rollenverwaltung, der Kalender, das Monitoring sowie Nachrichten für die direkte Kommunikation. Damit soll Asana – der Name ist den Asanas (Yogaübungen) entlehnt – Unternehmen und Projekt-Teams helfen, sprichwörtlich in den Flow zu kommen.

Trello

Dieses agile Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool ist eine Art Kanban-Board und dank seiner intuitiven Gestaltung sehr einfach zu nutzen. Mit Trello kannst du mehrere Arbeitsbereiche anlegen, zum Beispiel für ein Projekt oder eine Abteilung. Innerhalb der Arbeitsbereiche lassen sich Karten für einzelne Aufgaben erstellen und per Drag & Drop spaltenweise verschieben, zum Beispiel von „Zu erledigen“ nach „In Arbeit“ oder „Feedback benötigt“. Du kannst Deadlines einrichten, Personen konkrete Aufgaben zuweisen, Checklisten anlegen, Briefing-Dokumente hochladen und vieles mehr.

Jira

Für Aufgaben, deren Fortschritt kontinuierlich gemessen werden muss, eignet sich Jira. Das Tool verfügt über eine Monitoring- und Zeiterfassungs-Funktion und kann Reportings erstellen. Anhand derer kannst du Arbeitsprozesse genau beobachten und ggf. optimieren. Außerdem verfügt es über klassische Task Management Features, mit denen sich Aufgaben zuweisen und planen lassen. Eine beliebte Alternative ist Monday, ein Tool mit dem sich viele Arbeitsschritte automatisieren lassen.

Notion

Dieses Tool eignet sich nicht nur als digitaler Notizzettel. Notion ist eine Art Wissensdatenbank, in der alle für eine Aufgabe oder ein Projekt wichtigen Informationen wie der Projektplan oder Protokolle abgelegt werden können. Das ist besonders für komplexe Aufgaben und Projekte mit vielen Beteiligten von Vorteil, denn so haben alle jederzeit Zugriff. Alternativ kannst du Dokumente über Slack Document Sharing teilen.

Wrike

Mit dem Task Management Tool Wrike lassen sich Aufgaben in vier einfachen Schritten erstellen. In einem Pop-up-Fenster trägst du den Titel der Aufgabe und die Beschreibung ein, wählst ein verantwortliches Teammitglied aus und legst die Deadline fest. Automatische Benachrichtigungen zu Updates halten dich auf dem Laufenden. Tipp: In Slack kann eine neue Aufgabe direkt mit dem Slash-Befehl /wriketask kreiert werden.

Welche Vorteile Aufgaben Management Tools haben

Digitale Tools wie Asana oder Wrike verfügen zwar über unterschiedliche Funktionen, doch sie alle erleichtern das Aufgabenmanagement in drei Punkten. Sie

• steigern die Effizienz, 
• bieten mehr Überblick und 
• vereinfachen ortsunabhängiges Arbeiten.  

Im Vergleich zu E-Mails oder Telefonaten erlauben digitale Tools jederzeit Zugriff auf wichtige Details. Alle Beteiligten können sich selbstständig über Aufgaben informieren, ohne Führungskräfte oder Teammitglieder fragen zu müssen. Das spart wertvolle Zeit, die sonst für Direktnachrichten oder Meetings aufgewendet werden muss.

Eingestellte Deadlines und automatisierte Erinnerungen helfen, Verzögerungen im Ablauf zu vermeiden. Außerdem lässt sich der Fortschritt einfacher messen und übersichtlich darstellen. Ein Boost für Produktivität und effizientes Arbeiten.

Die Kommunikation läuft ortsunabhängig über ein zentrales Tool, was insbesondere für Remote-Projekt-Teams und Mitarbeitende im Home-Office von Vorteil ist. Denn nicht nur Rückfragen werden ohne Umwege geklärt. Auch Erfolge können digital gefeiert und gewürdigt werden.

Aufgaben erledigen mit Slack und anderen Tools

Ob Führungskraft oder Teammitglied, Projektarbeit oder Tagesgeschäft: Aufgaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens, und sie werden oft wie nebenbei verwaltet und erledigt. Doch es lohnt sich, Task Management als Prozess wahrzunehmen und Aufgaben bewusst zu planen, durchzuführen und auszuwerten. Mit Aufgabenmanagement-Tools wie Wrike oder Jira vereinfachst du diesen Prozess, arbeitest effizienter, hast mehr Überblick und verbesserst die Kommunikation im Projekt-Team. Mit Integrationen bietet Slack zentralen Zugriff auf all diese Tools, was auch auf einen weiteren Produktivitätsfaktor einzahlt: das Zeitmanagement.