Eine Holzhand mit einer Lupe bietet eine bildliche Darstellung von SEEK, Australiens größter Job-Suchmaschine.
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Wie SEEK Slack nutzt, um seine Stellenvermittlungs-Services weltweit zu skalieren

„Nachdem Slack vor zwei Jahren unternehmensweit eingeführt wurde, begannen wir zu verstehen, was Slack alles leisten kann. Uns wurde klar, dass es sich um ein Tool handelte, mit dem wir eine größere Effizienz erzielen konnten.“

Mathieu LonginFinance Operations Manager, SEEK

Ergebnisse der Nutzung von Slack:

„Wir haben den Leuten ein Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem sie ihre Portfolios besser verwalten und ihre KundInnen besser betreuen können.“

Wichtige Integrationen mit Slack:

  • Zoom
  • GitHub
  • Envoy
  • Polly

SEEK ist im Bereich der Vermittlung tätig. Doch obwohl diese Beziehungen oft lang anhaltend sind und hoffentlich beide Seiten glücklich machen, sind sie nicht das, was Menschen außerhalb Australiens erwarten würden. Als wichtigster Stellenmarkt des Landes dreht sich bei dem in Melbourne ansässigen Unternehmen alles darum, die richtige Balance zwischen Arbeitgebern und Arbeitssuchenden zu finden.

SEEK wurde 1997 gegründet und eroberte zunächst seinen Heimatmarkt. Danach machte sich das Unternehmen daran, seine Expertise im Bereich der Stellenvermittlung in neue Bereiche einzubringen. Eine Reihe strategischer Akquisitionen im asiatisch-pazifischen Raum und in Nord- und Südamerika erweiterten die Präsenz des Unternehmens auf Arbeitsvermittlung, Bildung sowie kommerzielle und gemeinnützige Unternehmen in 18 Ländern.

Dieses rasante Wachstum führte zu neuen Herausforderungen – darunter vor allem die Nutzung von Ressourcen und die Etablierung einer Team-Kultur in einem breit gefächerten Unternehmensportfolio. Für sinnvolle Verbindungen zwischen den MitarbeiterInnen benötigte das Unternehmen ein agiles Werkzeug für die Zusammenarbeit. Slack entwickelte sich schnell als Lösung der Wahl zur Vereinfachung der Kommunikation und zum Aufbau einer Community für die multinationalen MitarbeiterInnen von SEEK.

Geteilte Channels optimieren die Zusammenarbeit und Kommunikation

Ursprünglich vom DevOps-Team in der Unternehmenszentrale von SEEK eingeführt, ersetzte Slack in den australischen Niederlassungen des Unternehmens nach und nach Skype for Business als Kommunikationsmethode der Wahl, erläutert Mark Sweeney, Workspace Technology Manager bei SEEK. „Bevor wir uns versahen, wurde die Plattform bereits von der Hälfte des Unternehmens genutzt“, blickt er zurück. „Der Wechsel zu Slack brachte uns klare Vorteile.“

Die Funktion der Geteilten Channels von Slack, mit der Personen aus zwei verschiedenen Unternehmen im selben virtuellen Workspace zusammenarbeiten können, war ein wichtiges Argument für die Team-Mitglieder. Als besonders wichtig erwiesen sich Geteilte Channels für den Wissensaustausch, da SEEK die Integration neuer Übernahmen stemmen musste. „Wir haben mehrere Marken im asiatisch-pazifischen Raum, in Australien und Südamerika“, sagt Sweeney. „Sie alle bauten ihre eigenen mobilen Apps und Suchplattformen. Unsere Absicht war jedoch, das Ganze einmal aufzusetzen und dann global bereitzustellen, anstatt diese unterschiedlichen Teams losgelöst voneinander arbeiten zu lassen.“

Glücklicherweise sprachen SEEK und die kürzlich übernommenen Unternehmen bereits eine gemeinsame Sprache: Slack. „Viele dieser Unternehmen haben Slack bereits eingesetzt, vor allem in ihren Teams für Produktentwicklung und Strategie“, erklärt Sweeney. „Es war an der Zeit, diese Teams zusammenzubringen, um gemeinsam an Produkten zu feilen und grenzüberschreitend zusammenzuarbeiten. Geteilte Channels und Zoom, das sich gut integrieren lässt, waren der Schlüssel zu diesem Erfolg – sowohl für spontane Gespräche als auch für die Planung von Projekten. Geteilte Channels haben eine große Rolle dabei gespielt, diese Teams zusammenzubringen.“

An example conversation in the SEEK #global-job-feed Slack channel
global-job-feed
Steve Young9:59 UhrHi 👋 @Sara Parker, could you shed some light on jobs jobsdb-hk-309146 and jobsdb-hk-247152. They appear in the report and should be live, but I'm not seeing a message for them.
👍1
Lisa Zhang10:02 UhrSeems to be a regional issue. I'm looping in @Arcadio Buendía—he's closest to it. Arcadio, can you please advise?
🙇1👀1

Teams aus dem gesamten Unternehmen verlassen sich auf Geteilte Channels, um Probleme rund um die Uhr zu lösen. „Wenn etwas schiefläuft, zeigen die Channels ihre wahres Potenzial“, sagt Sweeney. „Die Leute bringen sich schnell ein, führen Gespräche, und die verschiedenen Stakeholder können ganz einfach nachvollziehen, wie es aktuell läuft.“

Mit der Zoom-Integration, der standardmäßigen Telefon- und Videokonferenz-App von SEEK, können Teammitglieder schnell einen Anruf zur weiteren Klärung einleiten, ohne jemals Slack zu verlassen. „Jemand kann sich mit einem Problem melden, wonach wir direkt zu Zoom wechseln können und den Betroffenen aus der Ferne zu helfen“, sagt Sweeney. „Es ist eine sehr enge Integration.“

Auch in puncto Aufbau einer unternehmensübergreifenden Team-Kultur haben sich Geteilte Channels als sehr wertvoll erwiesen. „Unsere Teamkultur kommt ziemlich stark in Slack zum Ausdruck“, sagt Sweeney. „Hier arbeiten [Teams] zusammen und kommunizieren – egal ob es um DevOps geht, was man zum Mittagessen hatte oder ob Katzenbilder ausgetauscht werden. Bei Slack geht es nicht nur um Arbeit. Es geht darum, Leute kennenzulernen.“

Als SEEK zu Slack wechselte, um seine Verbindungen und seine Kultur weltweit zu stärken, ging der E-Mail-Traffic deutlich zurück. Der primäre Slack-Workspace von SEEK hat jetzt mehr als 1.000 aktive BenutzerInnen pro Woche, die zusammen mehr als 25.000 Nachrichten pro Tag versenden. Dieser ständige Informationsfluss ermöglicht es dem Unternehmen, enger zusammenzuarbeiten und sein internes Know-how besser zu nutzen.

„Es war an der Zeit, dass diese Teams zusammenkommen, um gemeinsam an Produkten zu feilen und grenzüberschreitend zusammenzuarbeiten. Geteilte Channels haben eine große Rolle dabei gespielt, diese Teams zusammenzubringen.“

Mark SweeneyWorkspace Technology Manager, SEEK
'Mitarbeiterin arbeitet in einem Café an ihrem Laptop.'
'Zwei SEEK-Mitarbeiter brainstormen neue Ideen rund um einen Tisch voller Diagramme und Ausdrucke.'

Finbot beschleunigt den Service für das Team der Finanzverwaltung

Tag für Tag wurde das Team der Finanzverwaltung mit sich wiederholenden Fragen von MitarbeiterInnen aus Vertrieb und Kunden-Service überhäuft. „Wir sahen uns jeden Tag mit 250 bis 300 unbeantworteten Fragen konfrontiert“, sagt Mathieu Longin, Finance Operations Manager von SEEK. Angesichts dieses Rückstands konnten die Anfragenden damit rechnen, Stunden (oder manchmal Tage) auf eine Antwort zu warten. „Wir bekamen immer wieder die gleichen Fragen von Stakeholdern: ‚Kann ich einen Kontoauszug bekommen? Kann ich einen Ausgabenbericht bekommen? Kann ich eine Kopie einer Rechnung bekommen?‘ Es sind diese Art von Fragen, die man nicht wirklich beantworten möchte, weil sie von deiner eigenen Arbeit ablenken. Wir haben uns oft gefragt, warum so etwas nicht automatisiert ist.“

Emily Purcell, Credit Controllerin von SEEK für Unternehmen und Behörden, und Bradley Bramham, Leiter des internen Support-Credit-Teams, stießen daraufhin eine vierjährige Suche nach einer Lösung an. Sie hatten sich mit dem Thema Robotic Process Automation beschäftigt, was jedoch für so viele Interessengruppen zu komplex erschien. „Nachdem Slack vor zwei Jahren unternehmensweit eingeführt wurde, begannen wir zu verstehen, was Slack alles leisten kann. Uns wurde klar, dass es sich um ein Tool handelte, mit dem wir eine größere Effizienz erzielen konnten.“

Dieses Aha-Erlebnis führte zu einer Beratung mit einem DevOps-Team, das sich bereit erklärte, die Herausforderung während eines dreitägigen Hackathons anzunehmen. Ihre Lösung, Finbot genannt, gewann beim Hackathon den People's Choice Award.

Finbot fängt Routineabfragen in Slack auf. Die MitarbeiterInnen können einen einfachen Befehl in Slack eingeben, um die Details eines Kontos anzeigen zu lassen. Sie können den Kontostand überprüfen oder einen Kontoauszug per E-Mail versenden – alles aus Slack heraus. Finbot enthält auch einen FAQ-Bereich, der mit der Intranet-Software-Lösung Jive verknüpft ist. Darin können SEEK-MitarbeiterInnen selbstständig Antworten auf Fragen finden. In Sekundenschnelle erreichen sie das, was früher mehrere Stunden oder Tage in Anspruch nahm. „Slack hat es uns ermöglicht, Service-Anfragen rund um die Uhr zu bearbeiten“, erklärt Longin. „Die vorherigen Reibungspunkte gehören jetzt der Vergangenheit an. Wir haben den Leuten ein Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem sie ihre Portfolios besser verwalten und ihre KundInnen besser betreuen können.“

The SEEK app integrates with Slack
Lee Hao11:40 Uhr/finbot help
FinbotAPP

Hi there,

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Common queries
Account Summary Customer Statement PO Status Vendor Invoice FAQ

Dank Finbot hat das Team der Finanzverwaltung einen deutlichen Rückgang der Anfragen verzeichnet, sodass es sich auf andere wertschöpfende Initiativen konzentrieren kann – einschließlich der Funktionen, die als nächstes zu Finbot hinzugefügt werden sollten. 

„Slack hat es uns ermöglicht, Service-Anfragen rund um die Uhr zu bearbeiten. Die vorherigen Reibungspunkte gehören jetzt der Vergangenheit an.“

Mathieu LonginFinance Operations Manager, SEEK

Slack erleichtert die Durchführung von Computer-Zustandsüberprüfungen

Aufgrund der globalen Expansion von SEEK musste das Unternehmen nicht nur Standorte, sondern auch Technologie integrieren. Diesen Job übernahm Tania Dastres, eine leitende Apple-Systemadministratorin bei SEEK. Die oberste Priorität von Dastres ist es, sicherzustellen, dass Mac-Computer im gesamten Unternehmen reibungslos funktionieren und alle Sicherheitsprotokolle auf dem neuesten Stand sind.

Als SEEK nach Asien expandierte, stand Dastres vor einer doppelten Herausforderung: Es mussten sowohl neue MitarbeiterInnen als auch Rechner schnell auf den neuesten Stand gebracht werden. „Ich hatte mit neuen Teams mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus und Macs in den verschiedensten Zuständen zu tun. Das bedeutete, dass ich einen anderen Weg finden musste, um jederzeit Informationen über einen bestimmten Rechner abfragen zu können. Außerdem ging es darum, die TechnikerInnen vor Ort auf einfache Weise Informationen über einen bestimmten Rechner herausfinden zu lassen. Slack war hierfür ein gutes Mittel.“

Dastres entwickelte einen Slackbot für die IT-Management-Software Jamf, der es Support-TechnikerInnen ermöglicht, auf jedem Rechner über einen Slash-Befehl in Slack eine Zustandsprüfung durchzuführen. Der Befehl überträgt relevante Daten von Jamf Pro zu Slack. „Die Tatsache, dass eine Aktion, die früher nur mit viel Zeit und Erfahrung über die Konsole von Jamf Pro durchgeführt werden konnte, nun mit ein paar Klicks auf Slack möglich ist, ist wirklich cool“, freut sich Dastres.

Mit dem Jamf-Bot können TechnikerInnen einen bestimmten Computer finden, indem sie einen Suchbegriff wie z. B. Seriennummer, Geräte-Tag, Benutzername, IP-Adresse oder Mac-Adresse eingeben. Sogar „Wildcard“-Sternchen können verwendet werden, um etwaige Lücken zu füllen. „Für die dann angezeigten Ergebnisse gibt es jeweils eine Schaltfläche ‚Weitere Informationen‘, auf die man klicken kann. Daraufhin erhält man eine vollständige Übersicht über den Zustand eines Rechners.“ Der Bot markiert Aktionsobjekte mit Emojis, damit die TechnikerInnen wissen, worauf sie sich konzentrieren müssen. „Mit dem Warnhinweis-Emoji ist sofort klar, dass mit diesem Mac etwas nicht stimmt, das untersucht werden muss.“ Der Bot hat es den TechnikerInnen nicht nur ermöglicht, schnellere Lösungen zu liefern, sondern auch proaktiven Support im Rahmen des fortlaufenden Wachstums von SEEK anzubieten.

The SEEK app integrates with Slack
Matt Brewer15:25 Uhr/jamf zmaxwell
Jamf botAPP
Mac: L3077
Site: Prod
JSS IT: 453
Serial Number: C03FT33FFVB8
Primary user: zmaxwell
More info

Bei SEEK geht es darum, Arbeitssuchende und Arbeitgeber rund um den Globus zusammenzubringen. Mit Slack konnte das Unternehmen Routineaufgaben automatisieren, Wissen austauschen und die internationale Zusammenarbeit ermöglichen. Diese Effizienzsteigerungen lassen mehr Zeit für die großen Dinge – wie die Unterstützung von 215 Millionen Menschen (und mehr) bei ihrem nächsten Karriereschritt.