Aumenta tu productividad con las siete mejores con herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a aumentar su productividad gracias a una mejor organización de las tareas y una comunicación interna más fluida.

Las herramientas de gestión de proyectos son un conjunto de aplicaciones y soluciones diseñadas para ayudar a las empresas a planificar, coordinar y ejecutar proyectos de manera eficiente. De hecho, las herramientas colaborativas contribuyen a aumentar la productividad del trabajo en equipo hasta en un 30%, de acuerdo con un estudio de McKinsey.

Sin duda, una gestión de proyectos eficiente es indispensable para alcanzar el éxito empresarial. No obstante, coordinar a un equipo de trabajo, hacer un seguimiento de todas sus tareas y asegurarse de que estas se realizan dentro de los plazos y presupuestos puede resultar algo complicado y estresante.

En este artículo, te explicamos qué son exactamente las herramientas de gestión de proyectos y cómo estas pueden ayudar a tu empresa a trabajar de manera más inteligente y eficiente. Además, también te recomendamos las siete herramientas más populares del mercado.

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos son software diseñado para ayudar a las empresas a planificar, coordinar y ejecutar proyectos de manera eficiente. Pueden incluir funciones para la planificación de tareas, la asignación de recursos, el seguimiento del progreso, la comunicación del equipo y la gestión del presupuesto y del tiempo.

Lo cierto es que las herramientas de gestión de proyectos son especialmente útiles para empresas que manejan proyectos complejos y que, por tanto, tienen que coordinar a equipos de trabajo de diferentes departamentos o ubicaciones geográficas. En este sentido, con estas herramientas, los equipos pueden trabajar juntos de manera más ágil, lo que conlleva una mayor productividad y una optimización de los recursos.

Las herramientas de gestión de trabajo permiten a los equipos de trabajo colaborar en tiempo real, compartir archivos, comunicarse de manera efectiva y mantenerse al día de los proyectos en curso. Además, se integran con otras herramientas de gestión de proyectos, lo que las hace más útiles para aquellas empresas que ya utilizan otras aplicaciones similares.

Las siete mejores herramientas de gestión de proyectos

En la actualidad, y debido a todas las ventajas que ofrecen, existe una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Cada una de ellas tiene sus características y funcionalidades únicas, adaptadas a diferentes necesidades y tipos de proyectos.

A continuación, presentamos una lista de las 7 mejores herramientas de gestión de proyectos que destacan por su eficacia y popularidad entre los equipos de trabajo.

1. Slack

Slack, ahora potenciada con IA, es una herramienta de colaboración en línea que se utiliza para mejorar la comunicación y la coordinación en el trabajo en equipo.

Se trata de una plataforma de comunicación basada en la nube que se centra en la mensajería instantánea, la colaboración en documentos y la gestión de proyectos. Además, cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android, lo que permite que los miembros del equipo puedan acceder a la plataforma desde cualquier lugar.

Con Slack, los equipos pueden crear canales de comunicación para discutir sobre cualquier tema y compartir archivos. Asimismo, también incluye la posibilidad de realizar videollamadas y llamadas de voz, gestionar tareas y automatizar procesos.

2. Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que permite a los equipos organizar, planificar y colaborar en proyectos de manera eficiente. Con su interfaz intuitiva y funciones como tableros Kanban, líneas de tiempo y calendarios, Asana facilita el seguimiento del progreso y la asignación de tareas. Además, ofrece integraciones con otras aplicaciones populares, lo que la convierte en una gran opción para equipos de todos los tamaños.

3. Trello

En los últimos tiempos, Trello se ha convertido en una de las herramientas más versátiles y populares en cuanto a productividad se refiere.

Esta plataforma de gestión de proyectos utiliza un sistema de tableros, listas y tarjetas que permite organizar y priorizar tareas de manera visual e intuitiva. Trello destaca por su simplicidad y flexibilidad, adaptándose a diversos tipos de proyectos y metodologías de trabajo. Además, ofrece funciones de colaboración en tiempo real, lo que facilita la comunicación y el seguimiento del progreso entre los miembros del equipo.

4. Notion

Notion es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que combina notas, bases de datos, wikis y tareas en una sola plataforma. Su flexibilidad permite a los equipos personalizar su espacio de trabajo según sus necesidades, desde la planificación de proyectos hasta la gestión del conocimiento. Con su capacidad para crear páginas interconectadas y bases de datos relacionales, Notion ofrece una solución integral para la organización y colaboración en proyectos de cualquier escala. Además, integra un asistente de IA para aumentar la productividad.

5. Jira

Más enfocado hacia la gestión de proyectos de software, Jira es una herramienta potente y flexible diseñada especialmente para equipos de desarrollo (aunque se puede utilizar en otros sectores).

Ofrece funciones avanzadas como seguimiento de problemas, planificación ágil y generación de informes detallados. Con su capacidad para adaptarse a diferentes metodologías de trabajo, como Scrum o Kanban, Jira se ha convertido en la opción preferida para muchas empresas tecnológicas.

6. Monday

Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos muy visual y personalizable. Ofrece una variedad de vistas, incluyendo tableros Kanban, diagramas de Gantt y calendarios, para adaptarse a diferentes estilos de trabajo. Con su sistema de bloques, los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados y automatizaciones, lo que la hace perfecta para equipos que buscan una solución flexible y escalable. Es ideal para pequeñas empresas.

7. Microsoft Project

Microsoft Project es una herramienta robusta y completa, especialmente diseñada para la gestión de proyectos complejos y a gran escala. Ofrece funcionalidades avanzadas de programación, asignación de recursos y análisis de costes. Aunque tiene una curva de aprendizaje más pronunciada, es particularmente útil para proyectos que requieren una planificación detallada y un seguimiento preciso de los recursos.

¿Cómo Slack puede mejorar la gestión de proyectos?

A continuación, te contamos las principales ventajas de Slack y por qué se ha convertido en una de las mejores herramientas de gestión de proyectos del momento:

Comunicación

Una de las principales formas en las que Slack mejora la gestión de proyectos es facilitando la comunicación síncrona y asíncrona entre los miembros del equipo, con el objetivo de agilizar el intercambio de información en los proyectos.

Por un lado, puedes crear canales de comunicación para discutir temas específicos. Por el otro, también tienes la posibilidad de comunicarte en tiempo real, de manera que puedes obtener una respuesta más rápida a tus preguntas y resolver problemas de forma más eficiente.

Colaboración

Con Slack, también puedes colaborar en tiempo real en documentos y tareas, ya que puedes compartir archivos o documentos y realizar ediciones en tiempo real. Es decir, todos los miembros del equipo pueden trabajar juntos de manera instantánea y en remoto.

En este sentido, esta herramienta de gestión de proyectos te ayuda a mantener el proyecto por el buen camino y a asegurarte de que todas las tareas se completan a tiempo.

Integraciones

Por último, Slack se integra con otras herramientas de gestión de proyectos, lo que puede mejorar la visibilidad y el seguimiento de los proyectos al estar todo en una misma plataforma.

Si quieres mejorar la coordinación y la eficiencia de tu equipo, puedes integrar Slack con otras herramientas de gestión de proyectos, como Trello, Asana y Jira.

Ejemplos de casos de éxito de Slack

Muchas empresas ya usan esta herramienta de gestión de proyectos que ha demostrado ser una herramienta eficaz a la hora de colaborar y coordinar los equipos. Te presentamos algunas de ellas.

Airbnb

La plataforma de alojamiento compartido ha utilizado Slack para conectar a su equipo global de empleados y colaboradores. Según nos cuentan, esta herramienta les ha permitido una mayor colaboración y visibilidad de los proyectos en curso, lo que en su caso se ha traducido en más eficiencia y en una reducción del tiempo de comercialización.

IBM

IBM también ha utilizado Slack para coordinar a su equipo de ingenieros durante la creación de su sistema de inteligencia artificial, Watson. En concreto, les ha ayudado a mantener el proyecto dentro de los plazos y presupuestos.

Ticketmaster

Ticketmaster, la empresa líder en venta de entradas para eventos ha utilizado Slack para mejorar la colaboración entre sus equipos de marketing y desarrollo. Esta plataforma ha contribuido a que la empresa cuente con una mejor coordinación y un intercambio de información más fluido y, en consecuencia, una mayor eficiencia en el desarrollo y en la promoción de productos.

HubSpot

La plataforma de marketing y ventas HubSpot ha utilizado Slack para mejorar la coordinación de su equipo de soporte al cliente. La comunicación más rápida y efectiva que les ha brindado esta herramienta ha mejorado la satisfacción de sus usuarios y ha aumentado la retención de clientes.

Como puedes ver, Slack es una herramienta de gestión de proyectos y de colaboración en línea que puede mejorar la comunicación, coordinación y productividad de tus equipos de trabajo. Además, ha demostrado su eficacia en diferentes empresas de diversos sectores, como en desarrollo de software, soporte al cliente y en la coordinación de equipos globales.

Con Slack, se acabaron los equipos aislados y la gestión de proyectos se vuelve sencilla y colaborativa. Gestiona todos los detalles de tus proyectos bajo el mismo techo.

FAQS

¿Cuál es la diferencia entre una herramienta de gestión de proyectos y una herramienta de gestión de tareas?

La diferencia entre una herramienta de gestión de proyectos y una herramienta de gestión de tareas es que, mientras que la primera está orientada a la gestión del trabajo y la comunicación en equipo, la segunda hace referencia a herramientas más enfocadas en la organización y seguimiento de tareas individuales.

¿Cómo funciona una herramienta de gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos es una plataforma digital que ofrece distintas funcionalidades orientadas a la gestión del trabajo en equipo. Mediante una interfaz de usuario intuitiva, estas herramientas permiten a los equipos planificar, asignar y hacer seguimiento de tareas, compartir archivos, comunicarse en tiempo real y colaborar en tiempo real

¿Vale la pena usar una herramienta de gestión de proyectos?

Según el estudio de McKinsey “Digital collaboration for a connected manufacturing workforce”, el uso de herramientas de gestión de proyectos digitales puede aumentar la productividad de los equipos hasta en un 30 %, ya que facilita la planificación de tareas, su seguimiento, la colaboración entre sus miembros y la definición de objetivos y plazos de entrega.