Le recrutement de nouveaux collaborateurs est un grand défi pour les ressources humaines. Surtout à l’heure de la guerre des talents, où attirer et recruter un bon candidat mais surtout, le faire rester est sans doute l’un des plus grands challenges.
Ce parcours de recrutement est souvent ponctué de nombreuses étapes chronophages, qui impliquent le traitement de données dispersées, rendant la recherche du candidat idéal assez complexe. Beaucoup d’outils existent pour aider les ressources humaines dans cette tâche, secteur dans lequel la transformation digitale est lancée depuis un certain nombre d’années. Et en 2020, une enquête indiquait que la digitalisation de la fonction RH était le deuxième projet prioritaire pour 39% des DRH interrogés.
Aujourd’hui, Slack apporte une dimension supplémentaire au processus de recrutement, en permettant la centralisation des étapes et des données, pour une plus grande rapidité et une plus grande fluidité dans ce processus.
Slack permet en effet de mutualiser un certain nombre d’applications et d’outils au même endroit, au sein de sa plateforme collaborative. Il est possible d’effectuer 100% du processus de recrutement dans Slack.
À la fois outil collaboratif de travail et plateforme de communication, Slack permet non seulement de suivre le recrutement d’un candidat jusqu’à son intégration mais également de générer des conversations et de retrouver facilement toutes les données importantes concernant le parcours du candidat puis du collaborateur (données accessibles aussi bien au collaborateur concerné qu’au département RH). Plateforme collaborative générant, par les échanges qui l’animent, une grande base de connaissances, Slack est un facilitateur pour la fonction RH en général et pour le parcours de recrutement en particulier.
Rechercher les meilleurs talents avec Slack
En cas de diffusion interne d’un poste, Slack permet, via des canaux dédiés, d’effectuer un recrutement plus rapide parmi les collaborateurs de l’entreprise.
Quand il s’agit de recruter vers l’extérieur, les RH utilisent de nombreux outils on et offline : chasseurs de tête, solutions dédiées à la fonction RH, réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, etc. L’enjeu est alors de centraliser tous ces outils et de gagner du temps.
« Nous avons une intégration avec Greenhouse, dans laquelle les recruteurs peuvent choisir de recevoir automatiquement des notifications de CV dans Slack » explique Rachel Noble.
« Cette intégration dans Slack est utile pour la communication avec le responsable du recrutement qui, lui, n’utilise pas beaucoup Greenhouse mais qui passe la majeure partie de la journée dans Slack, » souligne Amy Dearking. Les données de Greennhouse sont alors directement rapatriées dans Slack ».
On peut aussi utiliser Slack Connect, qui permet aux entreprises de se connecter avec des interlocuteurs extérieurs, par exemple pour utiliser Linkedin Recruiter. « Nous utilisons Slack Connect pour dialoguer avec des fournisseurs, y compris LinkedIn » explique Amy Dearking.
Slack utilise également les services de la société Gem, une solution d’acquisition de talents qui automatise les tâches. Par exemple, Gem extrait de Linkedin les meilleurs profils et s’intègre à Slack.
Il existe encore de nombreuses solutions dédiées aux Ressources Humaines et au recrutement, présentes dans l’app directory de Slack :
L’app directory de Slack abrite de nombreuses applications, à intégrer en un clic et accessibles ensuite directement depuis la plateforme collaborative
Dans ce guide du recrutement, Slack explore certaines de ces applications, leurs atouts, leurs fonctionnement avec Slack et à quel moment du processus de recrutement on peut les utiliser.
Une plateforme performante, de multiples possibilités
Chez Slack, les recruteurs utilisent les mêmes outils que dans les autres entreprises, mais directement depuis Slack. «100% de notre processus de recrutement est activé directement sur la plateforme Slack, avec tous les outils intégrés permettant cette expérience» explique Amy Dearking, Global Recruiting Infrastructure & Operations Leader chez Slack. « Les recruteurs n’ont donc pas besoin de quitter Slack pour mener toutes leurs transactions, ou même recevoir des CV de candidats. Nous avons capitalisé sur la puissance de Slack pour améliorer cette expérience.»
« L’avantage utiliser Slack, c’est qu’il suffit de s’identifier une seule fois, pour avoir accès depuis un seul endroit à de multiples systèmes », ajoute Amy Dearking.
Slack permet d’optimiser les solutions RH en permettant de tout lancer depuis sa plateforme collaborative et ainsi, de retrouver et partager rapidement des informations au cours de toutes ces étapes.
Utiliser la plateforme collaborative Slack permet de cibler plus rapidement les bons candidats et de constituer sa « shortlist » de profils à contacter.
« Il est plus facile de trouver la bonne personne pour le poste lorsque vous pouvez déplacer les candidats plus rapidement dans le processus de recrutement avec Slack.»
Les recruteurs peuvent aussi créer des canaux pour :
Dans un canal, on trouve toutes les personnes invitées à l’utiliser mais également tous les documents et informations afférents à la discussion. En créant un canal dédié au recrutement, les utilisateurs peuvent débattre de sa candidature, afficher à son CV, consulter le feedback de son entretien depuis un seul endroit, Slack, sans quitter la plateforme et avec la possibilité de tout retrouver après coup en termes d’informations et de documents.
Exemples de canaux dédiés aux recruteurs : proposition de candidats, partage de CV et suivi du parcours de recrutement.
Un parcours de recrutement plus fluide et facilité par Slack
Les utilisateurs de Slack peuvent aussi utiliser des fonctionnalités très pratiques pour suivre un recrutement.
Par exemple, un « RecruiterBot » rappelle automatiquement à un recruteur de partager son feedback au sujet d’un entretien avec un candidat dans le canal dédié, pour faciliter le suivi de cette candidature et tous les échanges ultérieurs. Tout est fait depuis Slack en quelques clics, ce qui permet un suivi pertinent, plus rapide et traçable.
Exemple d’utilisation d’un bot : se rappeler de poster son feedback après l’entretien d’un candidat. Le bot permet également d’intégrer un questionnaire pré-rempli et ce feedback sera visible par les autres utilisateurs du canal.
La société Slack utilise aussi des canaux d’offres, pour échanger au sujet des négociations avec les candidats qui ont réussi leurs entretiens et qui ont été sélectionnés pour rejoindre Slack. Cela permet de finaliser le recrutement et la proposition faite au candidat.
Diffuser les bonnes informations pour faciliter l’intégration
Les premiers jours d’un candidat au sein d’une entreprise sont vraiment déterminants pour la suite de son parcours professionnel au sein de l’entreprise. L’intégration d’un nouvel arrivant est essentielle. Arriver en terrain plus ou moins connu, se sentir déjà intégré, avoir accès à des informations-clés qui permettent de ne pas être perdu le premier jour… Autant de points cruciaux qui permettent une bonne intégration.
Slack aide les recruteurs à accueillir au mieux leurs nouveaux collaborateurs. Ceux-ci peuvent être invités dans un canal réservé aux nouveaux arrivants. Dans ce canal de bienvenue, les nouveaux collaborateurs sont accueillis par petits groupes et par dates d’arrivée et peuvent ainsi trouver facilement toutes les informations qui leur seront utiles.
« Chez Slack, dans notre canal d’onboarding, 5 messages peuvent être épinglés, ce qui est pratique pour toute nouvelle personne qui arrive dans le canal » précise Rachel Noble.
Exemple de canal pour les nouveaux arrivants chez Slack : retrouver tous les documents utiles dès son arrivée et communiquer avec l’équipe
Slack permet ainsi de se concentrer pleinement sur l’intégration du nouveau collaborateur.
Cette connexion dès l’arrivée du collaborateur est en effet fondamentale, elle va au-delà des communications habituelles, plus hermétiques, et permet vraiment qu’il se sente pleinement intégré. Par exemple, en ayant de nouveaux interlocuteurs en dehors des ressources humaines : son futur manager, sa future équipe… Cette connexion très qualitative à son nouveau réseau est d’ailleurs un 5 des points clés, les « 5 C », relevés par Talya N. Bauer, spécialiste des relations professionnelles dans un guide Slack à destination des recruteurs : conformité, clarification, culture, connexion et confiance.
Marquer l’arrivée avec un accueil réussi
Il est important d’insister : le premier jour et les premières semaines d’un collaborateur donnent véritablement la température de ce que sera son vécu au sein de l’entreprise ! Les contraintes sanitaires ne doivent pas être un obstacle à la créativité d’un accueil chaleureux.
Certaines entreprises utilisent au quotidien de nombreux canaux Slack
- Au quotidien, Slack est l’outil principal de communication et de travail. En guise de bonnes pratiques, Slack, dans son mini-guide pour l’intégration des nouveaux employés, recommande de faire découvrir tous les canaux au fur et à mesure :
- d’abord un accès aux canaux principaux et aux applications les plus utilisés ;
- dans un second temps, les applications utilisées moins souvent ou plus complexes, afin de ne pas noyer le nouveau collaborateur sous des process, au détriment du fond.
- Slack est aussi une base de connaissances : lorsqu’on ajoute une nouvelle personne dans un canal, tout l’historique reste accessible. « Nous avons un canal d’échange onboarding par région par pays, dans lequel toute l’équipe a accès à l’historique de ce qui s’est passé avant», explique Rachel Noble, GMS, Responsable Operations RH, Mobilité internationale et Immigration chez Slack.
- Un générateur de flux de travail permet aussi de poser des questions et trouver des ressources et réponses automatiques, pour être au même niveau d’information que les autres collaborateurs sur des questions précises liées à des process, à l’historique d’un projet…
Depuis mars 2020, Slack a recruté 1200 personnes à travers le monde en 100% digital. Rachel Noble se souvient : « Normalement, les nouveaux collaborateurs passent une semaine à San Francisco pour leur intégration. Le week-end où nous avons décidé de fermer et d’annuler les voyages, début mars 2020, en raison de la crise sanitaire, nos équipes ont travaillé tout le week-end et créé un programme d’intégration virtuel en seulement 2 jours. Tout était prêt dès le lundi pour les nouveaux arrivants. Comment aurait-on fait sans Slack ? »
« Aujourd’hui, on peut considérer que ce ne sont plus nos bureaux de San Francisco le siège social…mais bien Slack ! » remarque-t-elle.
Suivre et valoriser le parcours
Après avoir reçu de la part de l’entreprise un accueil sur mesure puis s’être intégré, le collaborateur de l’entreprise va, à son tour, apporter sa valeur ajoutée et commencer à pouvoir exercer sa mission, ce pourquoi il a été recruté. Pour les recruteurs, c’est le moment de valoriser ce travail effectué, de sceller l’intégration par une première reconnaissance du travail.
«Je dirais que les nouveaux employés atteignent leur pleine productivité environ 25% plus tôt car il y a moins de questions posées. Ils savent où se trouvent les documents et où y accéder avec Slack.»
Sur Slack, marquer cette reconnaissance est d’autant plus forte qu’elle est lue par les autres contributeurs (voire par toute l’entreprise) et qu’elle peut susciter des réactions d’encouragement et des acclamations avec les fameux « reacji » les emojis pour réagir à une publication, applaudir, encourager, féliciter… 👏🚀🥇👍🎉💯 😍
La question de l’utilisation des outils collaboratifs dans le recrutement, qu’il s’agisse de rechercher ou de recruter un candidat, est incontournable, surtout dans un cadre de télétravail généralisé. Aujourd’hui, Slack est la plateforme collaborative partenaire d’un recrutement soigné et d’une intégration réussie, en raison de sa structure d’échanges, des interactions qu’elle suscite et de la base de connaissances qu’elle génère au fur et à mesure de son utilisation.
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