Améliorer les échanges entre équipes grâce au logiciel de messagerie pro Slack

Fluidifiez et dynamisez les échanges entre les différents collaborateurs de votre entreprise avec un logiciel de messagerie moderne, performant et attrayant. Envoyez et recevez des messages en toute sécurité et optimisez chaque jour le travail en équipe. Atteignez vos objectifs sereinement et de manière collaborative.

Collaborez avec votre équipe grâce au logiciel de messagerie

Communiquez à tout moment avec vos collaborateurs. Où qu’ils se trouvent, vous pouvez envoyer ou recevoir des messages en toute simplicité. Slack vous offre en effet l’opportunité de centraliser tous vos besoins et de réunir tous vos collaborateurs au sein d’un hub numérique. La flexibilité offerte par ce logiciel de messagerie professionnel est idéale pour optimiser le management d’équipe et la gestion de vos tâches. À tout instant, transmettez des informations ou envoyez des fichiers, même volumineux, en quelques secondes et sans aucun effort. Pour ajouter un peu de dynamisme aux échanges, Slack vous offre la possibilité d’intégrer des emojis et des listes à puces à vos messages.

Renforcez la collaboration avec votre logiciel de messagerie pro

En organisant vos différentes conversations en canaux, vous rationalisez le travail en équipe. Chaque utilisateur peut trouver à tout instant l’information dont il a besoin pour réaliser une tâche spécifique. Si besoin, lancez en quelques instants un appel vidéo avec n’importe quel collaborateur. Organisez des réunions rapidement et selon vos besoins pour avancer ensemble sur les projets importants. Les multiples intégrations logicielles proposées par Slack sont alors idéales pour contextualiser la conversation. Vous pouvez ainsi retrouver les documents incontournables, envoyer des fichiers volumineux essentiels et partager votre écran pour collaborer en temps réel.

Discutez en toute sécurité avec vos collaborateurs grâce au logiciel de messagerie professionnelle

Bénéficiez d’une sécurité optimale dans le cadre de votre travail collaboratif. Avec la gestion des identités et des appareils, vous vous assurez que seuls vos collaborateurs et les appareils autorisés ont la possibilité d’accéder à vos échanges en ligne. Le chiffrement des données en attente et en transit préserve en permanence la confidentialité des informations stratégiques de votre entreprise. Avec le programme de sécurité interne Slack, votre entreprise et l’ensemble de ses données sont sécurisées à tous les niveaux. Vous et vos équipes avez ainsi la sérénité requise pour vous concentrer sur l’essentiel : vos projets.

Qu’est-ce qu’un logiciel de messagerie ?

Un logiciel de messagerie est un programme informatique qui permet aux individus de recevoir et d’envoyer des messages. Un logiciel de messagerie peut envoyer des messages en utilisant un réseau de communication tel qu’internet ou utiliser le réseau interne de l’entreprise.

Un logiciel de messagerie peut être une boîte mail installée sur un ordinateur, sous forme d’application ou un service de webmail. Ces deux derniers outils sont en effet utilisés pour envoyer ou recevoir des emails. Les boîtes de réception d’emails peuvent se connecter à plusieurs comptes de messagerie sur le Web via les protocoles POP et IMAP. Cependant, elles représentent des cibles de choix pour les individus malveillants qui cherchent à subtiliser les informations de l’entreprise.

Un logiciel de messagerie peut aussi être intégré à une plateforme en ligne tout-en-un telle que Slack. Dans ce cas, la sécurité est plus importante, car ce type d’outil n’est pas la cible de spams ou d’hameçonnages.

Un des atouts du logiciel de messagerie électronique sous forme de plateforme est également d’aller plus loin. En effet, il présente de nombreuses fonctionnalités, très utiles en entreprise. Nous pouvons notamment citer la possibilité de lancer des appels vidéo, gérer des flux de travail ou se connecter à différentes applications externes.

Les collaborateurs peuvent alors communiquer en temps réel dès qu’ils en ressentent le besoin. Ils peuvent aussi stocker des messages, rechercher des messages spécifiques sur la plateforme, échanger des documents volumineux ou bien encore créer des dossiers pour pouvoir organiser les messages reçus.

Ainsi, l’intérêt du logiciel de messagerie est de proposer aux collaborateurs une manière simple et efficace de communiquer. Les différentes fonctionnalités sont pertinentes pour intégrer un logiciel de messagerie aux processus actuels de l’entreprise sans difficulté.

Comment choisir son logiciel de messagerie ?

Avant d’acquérir un service de messagerie, il est indispensable d’évaluer différentes solutions pour vous assurer de faire le meilleur choix pour votre entreprise. Par conséquent, vous devez nécessairement prendre en compte des critères de sélection incontournables.

Pour choisir un logiciel de messagerie pro adapté à vos besoins, nous vous recommandons d’examiner les points suivants :

• La facilité d’utilisation du logiciel et son ergonomie ;
• La compatibilité de l’outil avec votre système d’information ;
• Les intégrations proposées par le service de messagerie ;
• Les fonctionnalités offertes par le logiciel ;
• Le coût du déploiement de cette solution ;
• Les éléments de sécurisation de l’outil.

La première chose à prendre en compte est la facilité d’utilisation. En effet, les meilleurs logiciels présentent une ergonomie et une esthétique attrayantes. Ce point est très important. Lorsque vous allez accueillir de nouveaux talents au sein de votre équipe, ces derniers doivent être en mesure de prendre en main votre logiciel de messagerie professionnelle dans les meilleurs délais. De plus, un outil agréable et convivial augmentera l’engagement de vos équipes et les encouragera à collaborer via ce logiciel en ligne.

Votre logiciel de messagerie doit nécessairement être compatible avec votre SI. En d’autres termes, vous devez vous assurer que le logiciel que vous avez retenu fonctionne de manière optimale avec les ordinateurs ou les terminaux mobiles de votre entreprise. Est-il compatible avec le système d’exploitation de vos machines fixes (Windows, Mac OS ou Linux) ? Est-il possible de le télécharger sur les smartphones ou tablettes fonctionnant sous iOS ou Android et fournis par l’entreprise à vos collaborateurs ?

Le point suivant concerne les intégrations logicielles proposées par le service de messagerie. Si les intégrations sont nombreuses et fonctionnelles, vous aurez plus de facilité à intégrer l’outil à votre workflow. De plus, vous serez en mesure d’automatiser certaines tâches si votre nouveau logiciel le permet. En effet, si ce dernier est en capacité de se connecter à vos solutions cloud, vous accéderez sereinement à tous vos documents en travail. La plateforme Slack peut notamment se connecter très facilement avec des outils connus tels que Zoom, Google Drive ou Calendly.

Ensuite, les fonctionnalités proposées doivent correspondre à vos besoins. Pour s’en assurer, prenez le temps d’inventorier les fonctionnalités que vous utilisez fréquemment. Puis, vérifiez que le nouvel outil est en mesure de les proposer. Cela peut par exemple concerner l’envoi de pièces jointes volumineuses. Vous pouvez également sélectionner un logiciel de messagerie comportant des fonctionnalités que vous n’utilisez pas encore. Cela peut être pertinent si votre logiciel actuel est pensé pour un usage basique ou non professionnel.

Le coût de la solution de messagerie est lui aussi un point incontournable. Pensez à comparer les plans tarifaires des différents outils que vous envisagez d’utiliser. Prenez aussi le temps de contrôler si ce nouveau logiciel de messagerie propose une version d’essai. Il s’agit en effet du meilleur moyen pour tester l’outil avant de l’intégrer pleinement aux flux de travail de vos équipes.

Enfin, la sécurité doit être au cœur de vos préoccupations. Les logiciels de messagerie par email sont notamment l’objet d’attaques récurrentes par des pirates informatiques. Pour cette raison, vous devriez éviter ce type de logiciel et/ou opter pour une solution comportant des éléments de sécurité robustes.

Comment un logiciel de messagerie professionnelle aide à la gestion de projet ?

Un logiciel de messagerie pro peut contribuer à améliorer la gestion de projet au sein de votre entreprise de plusieurs manières :

• Faciliter la communication entre les différents membres de l’équipe ;
• Favoriser le travail collaboratif au cours du projet ;
• Assurer une gestion des tâches optimale ;
• Réaliser un suivi des étapes du projet.

Le premier élément à prendre en considération est la facilité de communication interpersonnelle permise par un logiciel de messagerie. En effet, les différents membres de l’équipe vont avoir la capacité de communiquer simplement et rapidement avec n’importe quel autre collaborateur. De plus, même si une grande distance les sépare ou si l’un des participants est en télétravail, la communication reste fluide et productive ce qui optimise la productivité même en télétravail. En outre, un tel outil peut aussi être utilisé avec les clients ou les fournisseurs. Ainsi, à chaque étape l’information circule de manière fluide et les processus sont performants.

La collaboration est en outre au cœur du logiciel de messagerie électronique. En centralisant les données du projet et ses forces vives, le travail en équipe gagne en pertinence. Le partage de documents et de fichiers volumineux par exemple devient une simple formalité. Les processus sont donc accélérés et les tâches sont réalisées plus rapidement. De plus, la capacité à organiser des visioconférences de manière impromptue est idéale pour faire des points réguliers sur l’avancée du projet.

En outre, la gestion des tâches est bien plus efficace en utilisant un logiciel de messagerie. Des outils comme Slack, qui possède de nombreuses intégrations, sont en mesure d’optimiser cet aspect des projets. Quelques minutes suffisent alors pour créer et attribuer des tâches à un ou plusieurs collaborateurs au sein de l’équipe concernée. Par ailleurs, les canaux de triage peuvent être mis à profit pour organiser les tâches et définir des priorités. Tous ces éléments concourent à un gain de temps considérable et une amélioration du travail en équipe.

Un logiciel de messagerie professionnelle peut aussi être utilisé de manière très efficace pour opérer un suivi des progrès du projet en cours. Si l’outil de messagerie propose d’accéder à l’historique des messages échangés et des documents partagés, vous pouvez le consulter en quelques clics. De cette manière, il devient possible de revenir sur certains points précis du projet et résoudre des problèmes qui pourraient survenir, mais aussi améliorer les processus.

Ainsi, un outil de messagerie bien choisi peut faciliter la gestion de projet de manière notable. Il permet d’accélérer les processus, de fluidifier les échanges et de gérer le travail collaboratif. Par conséquent, un tel logiciel est très pertinent pour rentabiliser les projets et améliorer la productivité.

Comment organiser vos conversations avec un logiciel de messagerie pro ?

Plus qu’un simple outil pour envoyer des messages, un logiciel de messagerie professionnelle vous permet d’organiser vos conversations pour gagner en efficacité. Des fonctionnalités nombreuses et pensées pour le milieu de l’entreprise sont indispensables pour accroître de manière significative la performance de votre équipe.

En premier lieu, les logiciels de messagerie vous proposent de créer des dossiers de messages pour organiser les conversations. Slack va même plus loin grâce aux canaux. La création d’un espace collaboratif ou d’un canal est idéale pour que les collaborateurs puissent échanger sur un sujet en particulier ou avancer sur un projet spécifique. Dans chaque canal, les participants ont la possibilité d’envoyer des messages, partager des fichiers ou lancer un appel vidéo.

Les canaux sont donc des espaces virtuels riches en possibilités. Ces derniers peuvent être privés ou publics selon vos besoins. De plus, quelques minutes suffisent pour ajouter des canaux pour les équipes, les projets et les rôles. Cette polyvalence des canaux est parfaite pour organiser de manière efficace les différentes conversations professionnelles.

Une autre manière pertinente d’organiser les conversations dans un logiciel de messagerie est de mettre à profit les balises ou les étiquettes. Grâce à ces dernières, il est possible de marquer des messages importants ou de les retrouver facilement. La plateforme Slack vous propose d’utiliser des préfixes pour indiquer l’objectif de chaque canal tels que « #ventes-Paris » ou « #projet-nouveau-site ». Grâce à ces préfixes, vos collaborateurs ou vos partenaires externes ont la possibilité d’utiliser les canaux pour publier des informations, partager des rappels ou participer à des conversations.

Par ailleurs, les outils de messagerie pro vous proposent aussi d’utiliser des filtres. Ces derniers sont parfaits pour rechercher des messages selon des critères prédéfinis. Vous gagnez ainsi du temps et trouvez rapidement l’information recherchée. La plateforme Slack permet quant à elle de trier les résultats selon quatre catégories différentes: messages, fichiers, canaux et personnes. Ensuite, vous pouvez même préciser votre recherche en fonction de :

• La date de création du message ;
• La personne à l’origine du message ;
• Les canaux où il a été publié ;
• Le type de fichier transmis.

Ces fonctionnalités sont des incontournables pour organiser l’information de manière rationnelle et performante. De cette manière, vos collaborateurs ne perdent pas de temps à rechercher durant de longues minutes des informations essentielles à la réalisation des tâches qui leur ont été confiées.