Entreprise et covid : retrouver la croissance après la crise

Alors que la transformation digitale prenait de plus en plus de place au sein des entreprises depuis un certain nombre d’années, la crise a accéléré  ce mouvement. 

 

La crise a permis aux sociétés de se réinventer et les a poussées à le faire en un temps record. Beaucoup d’entreprises ont pu traverser cette période de transformation digitale en misant sur de fortes capacités d’adaptation et sur l’adoption de modes de travail véritablement collaboratifs. Le tout, soutenu par des outils adéquats suscitant l’adhésion et même l’enthousiasme des collaborateurs. 

 

Nous avons fait un tour d’horizon de ces entreprises de la Next Generation, en croissance -voire en hyper croissance- qui ont su repenser le travail et croître grâce à la performance de Slack. 

 

Slack : faciliter le tournant digital et collaboratif, même pendant la crise

 

Quel est le point commun entre Losam Agency, Aircall, Cityscoot ou encore Doctolib ? Ces acteurs ont tous augmenté leur performance d’entreprise pendant la crise et à l’issue de celle-ci. Et elles sont toutes utilisatrices de Slack !

 

Losam Agency, première agence de marketing et networking BtoB, accompagne Slack depuis 2020 sur des dimensions de conseil en marketing rédactionnel et digital, est aussi un client enthousiaste de Slack ! Tout au long de l’année, l’agence crée des opportunités de networking de haut niveau pour ses clients. Cela passe, entre autres, par l’organisation d’événements permettant des échanges structurants et laissant une part très forte aux échanges spontanés et confidentiels entre pairs, au-delà des expertises business qui se confrontent : « Nous connectons nos clients avec des décideurs pour améliorer leurs performances commerciales et leur business » explique Joanna Spiette, COO de Losam Agency.

 

Pour Losam Agency, le principal défi à relever pendant la crise a été le passage au digital pour tous ses événements, en conservant tout le dynamisme et la richesse des échanges. Pari réussi : l’entreprise a su s’adapter très rapidement et mener tous ses événements en basculant en deux semaines vers le 100% digital. Ainsi, toutes les sessions prévues ont été maintenues !

 

Au début du confinement du printemps 2020, l’agence fonctionnait encore beaucoup avec la messagerie WhatsApp et des e-mails. Cependant ce modèle, s’il était encore possible en présentiel, a montré ses limites en télétravail. « Avec WhatsApp et les emails, nous allions vite être submergés : ce n’était pas efficace. Cela ne nous permettait pas de structurer l’information. Or, mars et avril 2020 sont en général des périodes de forte activité et 2020 n’a pas fait exception à la règle », précise Joanna Spiette. Et ce, d’autant plus que l’agence est passée de 0 à 40 collaborateurs en 4 ans, avec un recrutement qui s’est particulièrement accéléré pendant la crise.

 

La crise a ainsi été pour l’agence l’occasion de faire preuve d’une grande capacité d’adaptation et de repenser certains modes de travail pour l’avenir. « Lorsque nous avons commencé à utiliser Slack, tout le monde était en attente d’un outil centralisé ! » souligne Sophie Tribondeau, chef de projet au sein de Losam Agency.

 

Slack accompagne aujourd’hui ces changements et comme dans de nombreuses entreprises, son apport et ses avantages se manifestent dans l’optimisation de la gestion de projet, la facilitation du quotidien managérial ou opérationnel et le maintien d’une communication interne riche.

 

 

• Chez Doctolib, la croissance de la demande avait en effet rendu indispensable l’utilisation de Slack ! L’outil collaboratif a permis d’optimiser tous les process de travail quotidien, avec non seulement l’adoption de la plateforme comme outil unique de communication entre les équipes, mais aussi comme un véritable bureau à distance virtuel, pour optimiser le management et les process dans une période de recrutement en hausse

 

 

Certaines entreprises l’utilisaient quant à elles depuis un certain moment. Aborder la crise avec Slack leur a ainsi permis de renforcer et d’optimiser leur utilisation de la plateforme collaborative. D’autres avaient quant à elles déjà tiré parti du meilleur de Slack bien avant la crise, notamment pour optimiser leurs process et augmenter leur performance d’entreprise.

 

• Chez Fabernovel, par exemple, Slack est là depuis toujours ou presque. Client historique de Slack, le groupe très innovant et tourné vers les technologies a vite vu le potentiel d’une telle solution. Par exemple, les équipes de développement conçoivent leurs propres applications intégrées à Slack. Et via Slack, le groupe enrichit sa communication interne en proposant des temps d’échanges qualitatifs et ludiques pour maintenir une bonne cohésion d’équipe, ce qui a permis de conserver des liens qualitatifs même au plus fort de la crise. 

• Au sein de Figaro Classifieds, Slack a été l’occasion de repenser toute la communication interne et la façon de travailler en évitant les silos et en ayant un meilleur partage entre les différentes entités du groupe, ce qui a renforcé la culture d’entreprise. Y compris à distance, et même avec des entités très distinctes les unes des autres.
• Cityscoot, service de scooters électriques en libre-service, utilise Slack pour centraliser les communications et structurer les projets et les actions de terrain par canaux. Le but : être toujours plus proche du client, être réactif dans la réponse à ses besoins et lui offrir une expérience fluide.

• L’entreprise de livraison de repas Deliveroo tire parti de Slack pour automatiser et structurer l’analyse des données issues des commandes de ses clients, ce qui permet à l’entreprise d’optimiser son service et de prendre les bonnes décisions. La plateforme collaborative a aussi été clé dans l’automatisation de certains processus, permettant aux équipes d’êtres plus productives.
• Chez Aircall, Slack permet d’intégrer tous les nouveaux collaborateurs à distance, d’augmenter la performance au travail des équipes techniques et commerciales ainsi que la qualité de son offre de téléphonie logicielle et sa relation client.
  • Voodoo a aussi misé sur Slack pour s’adapter aux nouveaux modèles de travail et a même créé des canaux consacrés au télétravail, pour mieux accompagner les équipes. En parallèle, des canaux plus conviviaux ont été créés également, pour maintenir un lien de qualité et favoriser la proximité entre collaborateurs, même à distance. 

   

   

  • Pendant la crise, ManoMano s’est appuyé sur Slack pour lancer un nouveau service très réactif à destination de ses clients, mais aussi pour bien accueillir ses nouveaux collaborateurs à distance (avec par exemple, des canaux dédiés à leur intégration). L’entreprise utilise également Slack au quotidien pour fédérer ses équipe techniques et commerciales et les aider à être plus performantes.

   

  

   

• Enfin, Deezer utilise également Slack, et a automatisé un grand nombre de notifications dans l’outil collaboratif pour être réactif sur tous les incidents potentiels.Découvrez sur ce lien d’autres témoignages d’entreprises !Tous ces clients de Slack ont ainsi exploité le meilleur de l’outil :
  • qu’il s’agisse de mieux communiquer (les canaux permettent de cibler les sujets et les interlocuteurs), 
  • de bien s’organiser (chaque canal Slack est dédié à un projet et on peut lancer autant de fils de discussion que nécessaire par sous-thématique) 
  • ou encore de piloter efficacement leur performance (par exemple, les nombreuses intégrations permises par Slack peuvent donner lieu à du « ticketing » en temps réel)

   

  Voyons plus en détails leurs meilleures pratiques et astuces pour utiliser Slack ! 

   

  Slack : la mise en relation de tout un écosystème de connaissances pour mieux structurer les projets d’entreprise

   

  « Slack permet de segmenter l’information, d’éviter les échanges inutiles et de créer son espace de travail personnalisé »

   

  Slack est central pour structurer le travail et les projets : « Une journée type : on ouvre Slack, et tout découle de là », résume Haritiana Razakarisoa. « Slack est très pratique pour retrouver des éléments liés à un projet », note Amala Garret.

  Une fois un projet achevé, on peut quitter la conversation mais aussi archiver les communications pour alléger un peu sa liste de canaux. Conversations que l’on peut retrouver à tout moment, grâce à l’outil de recherche.

  Cette gestion de projet et d’accès à toute la base de connaissances liée à ce projet est aussi possible avec tous les interlocuteurs de l’entreprise, grâce à Slack Connect. 

  Incontournable des communications externes, Slack Connect fédère en un seul lieu les personnes, les connaissances, les outils et les process. Une entreprise peut réunir ses clients, partenaires, prestataires, fournisseurs dans des canaux dédiés, sécurisés et sans sortir de « son » Slack !

   

  Comme beaucoup d’entreprises, Losam Agency utilise aussi Slack Connect avec certains de ses clients, prestataires ou de ses partenaires. Beaucoup moins contraignant que les échanges par mail avec des pièces jointes parfois lourdes ou le risque de perte d’informations, Slack Connect fonctionne exactement comme sur des canaux internes. 

   

  Ces canaux permettent de retrouver plus facilement des documents, ce qui est d’autant plus précieux lorsqu’on travaille avec une équipe disparate au sein de plusieurs entités et non plus en interne. « Le travail à distance implique aussi que nous travaillerons de plus en plus avec des entités 100 % digitalisées ou en ‘full remote’. Dans ce contexte, un outil comme Slack est hyper confortable -et sera de plus en plus nécessaire ! » prédit Amala Garret.

   

  Manager et piloter en quelques clics

   

  Le fait de pouvoir classer les projets dans des canaux dédiés permet de les suivre de manière fluide et de retrouver tous les éléments liés à chaque projet au bon endroit. 

   

  Pour les chefs de projet, cette structuration est essentielle car ils traitent de nombreux éléments en permanence, en parallèle les uns des autres. Et pour les managers, cela permet d’aller plus vite dans leur processus de validation, pour permettre au projet d’avancer de façon plus efficace.

   

  « Slack est un outil extrêmement agréable pour communiquer avec des petits groupes de personnes » constate Amala Garret. « On embarque plus facilement une équipe sous ce type de format plutôt qu’avec des chaînes de mails à répétition. Et aucune question ne passe à la trappe ! » Slack a grandement facilité les échanges avec son équipe à distance : « Ce que j’apprécie aujourd’hui chez Slack en tant que Directrice de pôle, précise-t-elle, c’est qu’on peut en un clic, et très facilement, valider des éléments, ce qui est une grosse différence avec les mails. Même en mobilité, avec l’interface Slack sur le téléphone, c’est simple et rapide ».

  
  Joanna Spiette précise quant à elle : « Les managers et les dirigeants ont chacun leur canal de validation. Par exemple, sur le canal #validation-joanna, je sais que je retrouverai tous les documents à approuver de la part des équipes, ce canal n’est dédié qu’à cela ».

   

  Ce type d’utilisation de Slack est pertinent car dans la journée chargée d’un manager, consacrer un temps précis à la validation de contenus ou de décisions est un temps qui nécessite de la concentration : cela évite donc d’être sollicité tout au long de la journée et permet de dédier un temps précis aux validations de toutes sortes, en dehors des urgences.

   

  Cette possibilité de déconnexion temporaire pour aller se consacrer à des tâches de relecture de validation et de correction est permise dans Slack. Cette possibilité de travail asynchrone dans le travail est précieuse, à l’heure où des mails sans rapports les uns avec les autres surgissent souvent par dizaine dans les boîtes mails.

   

  Mais bien sûr, il faut savoir aussi désactiver les notifications quand c’est nécessaire, car Slack reste un outil très réactif, au service de l’utilisateur. Il ne faut donc pas succomber à l’hyper connexion : « Je fais très attention à l’heure à laquelle je poste mes messages car je sais que les équipes reçoivent les notifications et sont tentés d’y répondre immédiatement » précise Amala Garret.

   

  En effet, pendant la crise, les collaborateurs des entreprises ont eu tendance à rester connectés trop longtemps avec leur job, du fait du format atypique de travail.

   

  Une communication interne enrichie… et plus aucun e-mail en interne !

   

  « Slack a engendré une baisse drastique des e-mails. Notre volume d’e- mails internes a diminué, et les e-mails reçus et envoyés sont aujourd’hui majoritairement externes ».

   

  Le canal #losam-teamest un véritable lieu de partage, un canal d’équipe pour échanger au quotidien, partager les annonces… « Slack a remplacé le mail en interne ! C’est vraiment l’outil central de communication » souligne Haritiana Razakarisoa. Sur le canal #losam-team, les collaborateurs peuvent interagir avec des emojis, des GIF, partagent des anecdotes et de la musique ….

   

   

  

  L’agence a également créé un canal #outils. Il permet de retrouver toutes les informations utiles sur les process de travail de Losam, les outils utilisés, les mots de passe, des liens et tutos à consulter… Ce canal est connecté à des fiches « Notion »  ou à des documents Dropbox Paper, qui servent de tutoriels pour les nouveaux arrivants ou de rappel pour les équipes qui ont besoin de les consulter à nouveau. « Chaque nouvel arrivant est ajouté à ce canal », précise Haritiana Razakarisoa.

 

Ainsi à tout moment, quelqu’un qui cherche à résoudre une question de process ou d’outil peut trouver sa réponse en quelques clics. « La plateforme devient du coup une grande base de connaissances permettant d’échanger l’information importante et de se former en continu au quotidien », explique Sophie Tribondeau.

 

Cela permet ainsi à tout nouvel arrivant de se mieux se familiariser avec les outils et process de l’agence.

 

Slack permet aussi d’autres types de partages, qui consolident la culture d’entreprise : « Sur Slack, nous partageons aussi les réalisations et les succès ! » relate Sophie Tribondeau. Par exemple sur le canal #content dédié aux contenus créés par l’agence, chacun peut retrouver les réalisations des équipes pour les clients et réagir en félicitant les auteurs du post avec l’aide des reacjis. Ce type d’interaction permet de maintenir le lien entre les collaborateurs tout en valorisant leur travail.

 

Quelques astuces et bonnes pratiques de Losam Agency à s’approprier pour allier bien-être au travail et performance !  👀🚀👍   🔔 Utiliser la fonctionnalité native de rappel dans Slack, lorsqu’on n’a pas le temps de traiter un message dans l’immédiat.   💤 Désactiver les notifications et rappels sur des tranches horaires déterminées, consacrées aux réunions, aux rendez-vous ou à des plages de travail lorsque le besoin d’être très concentré s’impose.   ✍️ Une astuce de manager : en cas de consultation tardive de contenus à valider, rédiger toutes les réponses à l’avance, mais en se les envoyant à soi-même dans la messagerie privée de Slack. Cela permet de ne pas écrire à des heures tardives aux collaborateurs et le lendemain matin, il ne reste plus qu’à copier-coller toutes ses réponses afin de leur permettre d’avancer sur la suite. Mais on peut aussi utiliser cette fonctionnalité de Slack : planifier une heure d’envoi ultérieure de messages déjà rédigés !    📌 Utiliser la fonction « épingler » notamment dans le cadre d’un projet d’envergure, pour les éléments prioritaires qu’on a besoin de garder en tête ou tout autre point précis.   ✅ Définir un lexique des émoticônes utilisées : les managers et leurs équipes décident à l’avance quel emoji utiliser pour quel message. Par exemple : les yeux, pour indiquer qu’on est en train de relire un document ou le « check » vert pour indiquer que ce document a été relu et approuvé.    🚦Prendre l’habitude, en tant que collaborateur ou manager, d’indiquer ses moments de disponibilité sur son statut afin de ne pas être dérangé au mauvais moment. Une fonctionnalité qui permet du coup le travail asynchrone.   💡 Ne pas hésiter à suivre tous les tutos de Slack, par l’intermédiaire des démos des équipes commerciales mais aussi sur YouTube : Slack est très intuitif, néanmoins la plateforme regorge de fonctionnalités très pratiques que l’on ne voit pas forcément au premier coup d’œil !

 

Les intégrations et applis préférées de Losam Agency !

 

A retrouver sur : Slack apps directory

 

 

Mais aussi Pick-up, un outil de gestion de tâches et de ticketing qui permet de marquer un message en tant que tâche à traiter, afin de ne pas l’oublier.

 

Et bien sûr, l’intégration de la messagerie habituelle (Outlook, Gmail…) directement dans Slack, pour ne rater aucune communication