Les responsables financiers qui réussissent sont ceux qui se concentrent sur la croissance de l’entreprise tout en travaillant en étroite collaboration avec les dirigeants pour faire progresser l’activité. Pour être efficace, il faut collaborer avec de multiples parties prenantes à travers de nombreux systèmes d’enregistrement et disposer d’une visibilité précise et en temps réel sur la santé financière de l’entreprise. Tout accroc en cours de route (comme des inexactitudes dans la communication des chiffres de l’entreprise) pourrait compromettre les performances de l’entreprise ainsi que la perception qu’en ont les actionnaires, les analystes et les clients. La valeur des actions pourrait chuter, et les contrats, les fusions et les acquisitions majeurs pourraient être retardés ou même bloqués.
« Slack augmente notre efficacité. Nous n’avons pas besoin de consulter cinq applications différentes pour prendre une décision ou résoudre un problème. »
Face à des enjeux aussi importants, les équipes financières de Salesforce comptent sur Slack pour les aider à réussir. Slack a contribué à transformer la façon dont elles travaillent en regroupant leurs outils de rapport, leurs processus et leurs membres au sein d’un espace de travail sécurisé. Aujourd’hui, les équipes financières bénéficient d’une meilleure visibilité et de délais d’approbation et de prise de décision plus courts. Selon des données internes, Salesforce a réduit les délais d’approbations de fusions et d’acquisitions de sept jours à moins de trois heures grâce aux flux de travail Slack en 2023.
« Slack est un outil extrêmement efficace pour nous », a déclaré Jordy Brazier, vice-président directeur de la croissance et de l’automatisation chez Salesforce. « C’est un moyen beaucoup plus rapide d’interagir entre les fonctions, et il n’est pas nécessaire de consulter cinq applications différentes pour prendre une décision ou résoudre un problème. »
Voici quelques exemples illustrant la façon dont les équipes financières de Salesforce utilisent Slack comme plateforme de productivité optimisée par l’IA.
Partager et agir sur des données précises dans les canaux Slack
Les responsables des équipes financières ont besoin d’accéder à des informations précises et en temps réel pour clôturer leurs rapports trimestriels. Avant d’adopter Slack, les équipes financières de Salesforce passaient des heures à examiner de nombreux rapports et tableaux de bord produits par diverses sources pour s’assurer que les données étaient exactes. Désormais, tous les ensembles de données sont regroupés dans un canal Slack.
Les canaux sont des espaces flexibles créés pour des projets ou des comptes spécifiques qui regroupent les personnes, les outils et les fichiers dont les équipes ont besoin pour travailler. Ils peuvent être publics ou privés, ce qui signifie que les informations sensibles peuvent être partagées en toute sécurité avec des groupes de personnes sélectionnées. Le fait de disposer d’un espace unique où une équipe peut discuter et agir sur les données permet aux équipes financières de gagner un temps précieux.
« Le fait de pouvoir travailler de manière asynchrone et d’utiliser des canaux au lieu de planifier une réunion chaque fois que nous avons besoin de clarifier quelque chose nous aide à fonctionner comme une équipe internationale unifiée, bien que nous soyons dispersés dans le monde entier », déclare Jon Worthington, vice-président exécutif des opérations de revenus mondiales chez Salesforce. « Cela diminue les temps de réponse parce qu’il y a une communauté au sein du canal, ce qui permet d’obtenir des réponses rapidement. »
Alors que d’autres plateformes sur le marché contraignent les équipes à travailler sur leurs outils propriétaires (mais cloisonnés), nos intégrations avec plus de 2 600 applications qui permettent de gagner du temps et donnent aux équipes l’accès aux meilleurs outils de reporting financier du secteur lorsqu’elles en ont besoin. Les équipes financières de Salesforce utilisent les tableaux de bord Tableau pour obtenir les derniers chiffres prévisionnels et Slack Sales Elevate pour obtenir les données les plus précises sur le pipeline d’opportunités en temps réel de Sales Cloud directement dans Slack, là où elles travaillent déjà.
« La possibilité de travailler de manière asynchrone et d’utiliser des canaux au lieu de planifier une réunion chaque fois que nous avons besoin de clarté nous aide à fonctionner comme une équipe internationale unifiée. »
Pour assurer toutes leurs tâches, les équipes de Salesforce utilisent les listes Slack, une solution de gestion du travail disponible dans les canaux et les messages Slack. Prenons l’exemple de la préparation d’une conférence téléphonique sur les résultats. Tout responsable de la gestion de l’appel peut démarrer une liste dans un canal spécifique créé pour préparer l’appel. Toutes les tâches précédant l’appel (le script, les diapositives, la documentation pour les analystes…) peuvent être ajoutées à une liste avec les échéances respectives et les parties prenantes responsables de chaque tâche. Si l’un des intervenants se demande qui doit réviser ses notes d’information, il peut simplement @mentionner cette personne sous le fil de discussion et lui concocter un clip avec ses questions et ses préoccupations. L’auteur peut alors répondre et télécharger des fichiers supplémentaires pour obtenir plus d’informations. Le fait de disposer de ces informations centralisées aide les chefs de projet et les responsables à organiser et à suivre le travail jusqu’à sa finalisation.
« Il est beaucoup plus facile et rapide d’obtenir des réponses dans Slack que de frapper à la porte du bureau d’un collègue en espérant qu’il ait le temps de vous aider. »
Lorsque l’activité est intense, il n’est pas toujours facile de suivre chaque conversation dans Slack. Les clients qui achètent la fonctionnalité d’IA générative de Slack, Slack AI, peuvent obtenir une vue d’ensemble des priorités de leurs différentes équipes en générant le résumé d’un canal entier ou de fils de discussion spécifiques. La fonction récap de Slack AI, par exemple, aide les responsables financiers à rester coordonnés en créant un résumé quotidien automatisé de canaux spécifiques. Ainsi, ils peuvent rattraper leur retard en quelques secondes et se concentrer sur le plus important : obtenir une vue d’ensemble complète de la santé financière de l’entreprise.
Automatiser les approbations avec des flux de travail et des bots
Selon des données internes, les équipes financières de Salesforce ont approuvé plus de 850 000 déplacements et dépenses en 2023. Un membre de l’équipe peut recevoir une centaine de demandes par jour. Sans la possibilité d’automatiser les demandes entrantes, celles-ci peuvent s’accumuler et ralentir les opérations.
Avant d’adopter Slack, les collaborateurs de Salesforce soumettaient des demandes au service financier par e-mail, et le processus traînait pendant des jours. Les équipes financières de l’entreprise devaient suivre des e-mails qui se perdaient dans leur boîte de réception, et les allers-retours étaient nombreux car les informations manquaient et étaient dispersées dans différents systèmes. Salesforce a accéléré son processus de demande des dépenses en intégrant presque tous les systèmes nécessitant des approbations dans Slack grâce au générateur de flux de travail de Slack, un outil de création sans code. Depuis, le temps de réponse moyen pour les approbations dans Salesforce est passé de deux jours à deux heures, selon les données internes de l’entreprise.
Grâce à l’application d’approbation sur mesure de l’entreprise, les salariés soumettent leurs dépenses à l’aide d’un flux de travail qui les invite à fournir toutes les informations de la demande dans un canal Slack. Celles-ci sont alors visibles et traçables jusqu’à leur système d’enregistrement initial, ce qui réduit le temps nécessaire à l’identification et à la résolution des problèmes. Lorsqu’un collaborateur souhaite réserver un vol sur un site tiers, il soumet la demande de dépense et un membre de l’équipe financière en est averti et peut l’approuver en cliquant sur un bouton dans le canal.
« Avant Slack, tout le monde recevait des e-mails. C’était une source de déconcentration. Slack a changé la donne. »
Les équipes financières de Salesforce utilisent également un bot personnalisé pour procéder à des ajustements de prix sur les contrats soumis par les commerciaux et les gestionnaires de comptes. Le bot extrait les données des enregistrements de GRC pour remplir un modèle de document avec la nouvelle structure du contrat et les notes pertinentes, puis il alerte toutes les parties prenantes. Les responsables peuvent approuver la demande instantanément après avoir obtenu les données dont ils ont besoin, sans avoir à rechercher les informations dans divers e-mails ou applications.
Josh Clark, responsable senior des produits et des opérations de tarification chez Salesforce, explique que le bot aide à gérer les millions d’approbations annuelles. « Avant Slack, tout le monde recevait un e-mail unique, quel que soit le compte qui demandait un changement. Les salariés les désactivaient. C’était une source de déconcentration », a-t-il déclaré. « Slack a changé la donne. Désormais, les collaborateurs ne voient que les contrats sur lesquels ils travaillent, et ils peuvent réunir toutes les personnes impliquées dans un même fil de discussion, ce qui permet de résoudre les problèmes beaucoup plus rapidement. »
Travailler plus rapidement avec des partenaires externes sur des informations confidentielles
Une société cotée en bourse comme Salesforce doit rester en conformité avec la loi Sarbanes Oxley (SOX), sans parler de toutes les autres réglementations fédérales, nationales et internationales relatives à l’intégrité des données, à l’audit et aux structures de reporting. Les équipes de conformité des entreprises ont besoin d’un moyen rapide, productif et sécurisé pour travailler avec leurs partenaires et leurs fournisseurs externes.
« La possibilité d’intégrer des fournisseurs tiers dans un canal et de collaborer avec eux de la même manière qu’avec notre propre personnel est extrêmement précieuse. »
Slack Connect est la solution qui répond à toutes les attentes des équipes financières de Salesforce. Cela a fondamentalement modifié le travail des responsables comme Sarah Semprez, vice-présidente mondiale de la conformité SOX de Salesforce, car elle sécurise le travail grâce aux fonctionnalités de sécurité de niveau professionnel et aux normes de conformité de Slack. Lorsque les salariés communiquent par e-mail, il y a toujours un risque que quelqu’un partage accidentellement des éléments confidentiels avec la mauvaise adresse. Slack Connect permet d’éviter cela.
En outre, Slack Connect accélère le travail en étendant toutes les capacités de Slack aux personnes avec lesquelles les équipes financières travaillent en dehors de l’entreprise, dans des canaux dédiés et sécurisés. Lors de fusions-acquisitions, Slack Connect permet aux équipes de partager facilement des documents et des conversations avec des partenaires externes afin que l’entreprise puisse passer plus rapidement à l’étape d’harmonisation. Qu’il s’agisse d’une équipe de consultants ou du représentant d’un fournisseur, chacun peut lancer ou rejoindre un appel d’équipe pour discuter rapidement des éléments d’un audit, répondre à des questions en partageant un bref clip, ou compiler des informations dans un canevas.
« La possibilité d’intégrer des fournisseurs tiers dans un canal et de collaborer avec eux de la même manière que nous le faisons avec notre propre personnel est extrêmement précieuse. Une grande partie de nos activités nécessite une interaction constante », déclare Sarah Semprez. « C’est impossible par e-mail. Il n’y a pas vraiment eu de discussion à ce sujet : les parties externes comme PricewaterhouseCooper doivent être intégrées dans Salesforce à l’aide de Slack. Elles constituent une extension de notre équipe. »
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