Tres formas en las que Slack ayuda a los equipos de finanzas de las empresas a ser más productivos

Los gerentes financieros de éxito se centran en impulsar el crecimiento de la empresa a la vez que trabajan estrechamente con los ejecutivos para que el negocio avance. Hacer bien el trabajo requiere colaborar con varias partes interesadas en muchos sistemas de registros y tener una visibilidad precisa y en tiempo real del estado financiero de la empresa. Cualquier problema que se presente, como imprecisiones en la presentación de las cifras financieras de la empresa, podría comprometer el rendimiento de esta, así como la percepción que tienen los accionistas, analistas y clientes. El valor de las acciones podría desplomarse, y las grandes negociaciones, así como las fusiones y adquisiciones, podrían retrasarse o paralizarse por completo.

Con unas expectativas por todo lo alto, los equipos de finanzas de Salesforce confían en Slack para alcanzar el éxito. Slack ha ayudado a transformar la forma de trabajar de los equipos agrupando sus herramientas de generación de informes, los procesos y las personas en un espacio de trabajo seguro. Ahora, los equipos de finanzas han conseguido mayor visibilidad y unos tiempos más rápidos en la aprobación y la toma de decisiones. Según sus datos internos, en 2023 Salesforce ha reducido los tiempos en las aprobaciones de fusiones y adquisiciones, pasando de hasta siete días a menos de tres horas con los flujos de trabajo de Slack.

“Slack es una solución muy eficiente para nosotros”, ha afirmado Jordy Brazier, vicepresidente sénior de Crecimiento de ingresos y automatización de Salesforce. “Es una forma mucho más ágil de interactuar entre las funciones, y no tienes que mirar cinco aplicaciones distintas para tomar una decisión o resolver un problema”.

A continuación se muestran algunas formas en las que los equipos de finanzas de Salesforce utilizan Slack como su plataforma de productividad con inteligencia artificial.

Generación de informes y toma de decisiones a partir de datos precisos en canales de Slack

Los gerentes de los equipos de finanzas necesitan acceso a información precisa y en tiempo real para elaborar los informes trimestrales. Antes de adoptar Slack, los equipos de finanzas de Salesforce dedicaban horas a analizar varios informes y paneles que generaban una variedad de fuentes para asegurarse la exactitud de los datos. Ahora, todos estos conjuntos de datos están incluidos en un canal de Slack.

Los canales son espacios flexibles creados para proyectos o cuentas específicos que incluyen a las personas, las herramientas y los archivos necesarios para que los equipos realicen el trabajo, y pueden ser públicos o privados, lo que significa que la información confidencial se puede compartir de forma segura con grupos limitados de personas. Contar con un único lugar donde un equipo puede mantener conversaciones y tomar decisiones en torno a los datos ahorra un tiempo valioso a los equipos de finanzas.

“Poder trabajar de forma asincrónica y usar canales en vez de programar una reunión cada vez que hemos de aclarar algo nos permite funcionar como un equipo global unificado, pese a estar repartidos por el mundo”, ha comentado Jon Worthington, vicepresidente ejecutivo de Operaciones globales de ingresos en Salesforce. “Acelera los tiempos de respuesta porque hay una comunidad en el canal, lo que permite que las respuestas sean rápidas”.

Mientras que otras plataformas existentes en el mercado limitan el trabajo de los equipos a las herramientas de su propiedad (aunque aisladas), nuestras integraciones con más de 2600 aplicaciones, con las que ahorrarás tiempo, permiten a los equipos acceder a las mejores herramientas de generación de informes financieros del sector cuando las necesitan. Los equipos de finanzas de Salesforce utilizan paneles de Tableau para obtener las previsiones más recientes y Slack Sales Elevate para disponer de los datos más precisos de canalizaciones de oportunidades en tiempo real desde Sales Cloud directamente en Slack, en los recursos en los que ya están trabajando.

Para estar al día en todas sus tareas, los equipos de Salesforce usan listas de Slack, una solución de gestión del trabajo disponible en canales y mensajes de Slack. Por ejemplo, piensa en la preparación de una conferencia de resultados financieros. Cualquier empleado que dirija la gestión del proyecto de la conferencia puede empezar una lista en un canal específico creado para colaborar en torno a la conferencia. Las diversas tareas previas a la conferencia (orden del día, presentación, documentación para analistas) se pueden añadir a una lista con los plazos respectivos y las partes interesadas responsables de cada tarea. Si uno de los ponentes tiene una pregunta sobre quién debe revisar sus notas informativas, puede simplemente @mencionar a esa persona en los hilos de la conversación y dejar un clip con sus preguntas e inquietudes. A continuación, el autor puede responder y subir más archivos para aportar más contexto. Tenerlo todo en un lugar visible ayuda a los gestores de proyectos y los gerentes a organizar y hacer un seguimiento del trabajo para su finalización.

Cuando hay mucho trabajo, no siempre se puede estar al día de cada conversación en Slack. Para los clientes que compran la oferta de IA generativa de Slack, IA de Slack, los equipos obtienen una idea general de sus prioridades generando resúmenes de todo un canal o de hilos de conversaciones específicos. Por ejemplo, la función Síntesis de IA de Slack ayuda a los gerentes de finanzas a estar al tanto de las tareas más importantes creando un resumen diario automatizado de canales específicos, de modo que pueden ponerse al día en cuestión de segundos y centrarse en las tareas más importantes, con lo que obtienen una imagen completa del estado financiero de la empresa.

Automatización de aprobaciones con flujos de trabajo y bots

Según datos internos, los equipos de finanzas de Salesforce han cumplimentado más de 850 000 aprobaciones de viajes y gastos en 2023. Un solo miembro del equipo puede recibir un centenar de solicitudes en un día y, en caso de no disponer de una forma de automatizar las solicitudes entrantes, se pueden amontonar y ralentizar las operaciones.

Antes de la adopción de Slack, los empleados de Salesforce enviaban solicitudes a sus homólogos por correo electrónico, y el proceso se alargaba durante días. Los equipos de finanzas de la empresa necesitaban hacer un seguimiento de los correos electrónicos, que podían perderse en su bandeja de entrada, y había muchos intercambios de mensajes porque faltaba información y estaba repartida en diferentes sistemas. Salesforce ha acelerado el proceso de solicitud de gastos integrando la gran mayoría de sistemas que requieren aprobaciones en Slack, gracias al creador de flujos de trabajo sin código de Slack. Ahora, el tiempo medio de respuesta para las aprobaciones en Salesforce ha pasado de dos días a menos de dos horas, según datos internos de la empresa.

Gracias a la aplicación Aprobaciones personalizada de la empresa, los empleados envían los gastos mediante un flujo de trabajo que les indica que aporten todos los detalles de la solicitud en un canal de Slack. A continuación, la información es visible y se puede hacer un seguimiento desde el canal, y se localiza en el sistema de registro correspondiente, lo que reduce el tiempo necesario para identificar y resolver problemas. Cuando un empleado quiere reservar un vuelo en un sitio externo, envía la solicitud de gastos y un miembro del equipo financiero recibe una notificación y puede aprobarlo con un solo clic en el canal.

Los equipos de finanzas de Salesforce también utilizan un bot personalizado para poder realizar ajustes en los precios de los contratos que envían los representantes de ventas y los gerentes de cuentas. El bot extrae datos de los registros de CRM para rellenar una plantilla de documento con la nueva estructura de la negociación y las notas relevantes y, a continuación, envía un aviso a todas las partes interesadas. Los gerentes pueden aprobar la solicitud de inmediato tras analizar todo el contexto, sin necesidad de hacer un seguimiento de toda la información en varios correos electrónicos o aplicaciones.

Josh Clark, gerente sénior en el departamento de operaciones de precios y productos de Salesforce, ha afirmado que el bot ayuda a gestionar los millones de aprobaciones que se generan todos los años. “Antes de trabajar con Slack, todos recibían el mismo correo electrónico masivo, con independencia de qué cuenta solicitaba un cambio. Entonces, era habitual que se desactivaran las notificaciones. Generaba mucho ruido”, ha dicho. “Todo eso ha cambiado con Slack. Ahora las personas solo ven las negociaciones en las que trabajan, y pueden reunir a las personas necesarias bajo un mismo hilo de conversaciones, de modo que los problemas pueden resolverse con mucha más rapidez”.

Trabajo más rápido con socios externos sobre información confidencial

Una empresa que cotiza en bolsa como Salesforce debe cumplir con la ley Sarbanes Oxley (SOX), aparte de con un sinfín de normativas federales, estatales e internacionales sobre la integridad de datos, la auditoría y las estructuras de elaboración de informes. Los equipos de cumplimiento en las empresas necesitan una forma rápida, productiva y segura de trabajar con socios y proveedores externos.

Slack Connect es la solución que cumple todos los requisitos de los equipos de finanzas de Salesforce. Ha sido algo revolucionario para directivas como Sarah Semprez, vicepresidenta global de cumplimiento de SOX de Salesforce, porque mantiene la seguridad del trabajo con las funciones y estándares de cumplimiento normativo de seguridad de nivel empresarial de Slack. Cuando las personas trabajan con el correo electrónico, siempre existe la posibilidad de que alguien comparta por error un libro de contabilidad con un correo electrónico equivocado. Gracias a Slack Connect, estos accidentes no ocurren.

Además, Slack Connect acelera el trabajo ampliando todas las capacidades de Slack a las personas ajenas a la empresa con las que trabajan los equipos de finanzas en canales especializados y seguros. Durante las fusiones y adquisiciones, Slack Connect facilita el uso compartido de documentos y conversaciones de los equipos con socios externos, de modo que la empresa puede alcanzar la armonización más rápido. Ya sea un equipo de consultores o un representante de un proveedor, cualquiera puede empezar una junta o unirse a ella para analizar rápidamente apartados de una auditoría, responder preguntas compartiendo un clip rápido o recopilar información con un canvas.

“Poder incluir a proveedores externos en un canal y colaborar con ellos del mismo modo que lo hacemos con nuestros empleados es muy valioso. Gran parte del trabajo que hacemos requiere una interacción constante”, ha afirmado Semprez. “Trabajar con el correo electrónico no funciona. Ni siquiera había debate en torno a esto; las partes externas, como PricewaterhouseCooper, tienen que estar muy integradas con Salesforce mediante Slack. Son una extensión de nuestro equipo”.

Suministro de una plataforma segura para fomentar la productividad

Cuando los equipos de finanzas trabajan en Slack, la organización puede centrarse en el trabajo estratégico que impulsa los resultados. Descubre lo que Slack puede hacer por tu departamento financiero. Contacta con nuestro equipo de ventas.