Perché usare il cloud per la condivisione file in un team

La condivisione file è probabilmente una delle azioni più ripetute negli uffici di qualsiasi organizzazione moderatamente digitalizzata. Il lavoro in team, sia esso di persona o a distanza, comporta inevitabilmente che più membri si occupino in simultanea di un singolo documento.

Tuttavia, nonostante sia un’azione quotidiana, non sempre questo processo viene svolto in modo efficiente. La condivisione file  necessita di una certa conoscenza degli strumenti da utilizzare e una gestione agile degli stessi che eviti perdite di tempo. Soprattutto, però, richiede che tutti i membri del team sappiano dove trovare ogni documento in qualsiasi momento.

Come caricare i documenti nel cloud e condividerli

Il ruolo del cloud è essenziale quando si tratta del caricamento e della condivisione di file. Per questo è fondamentale la qualifica dei dipendenti in tal senso, in modo che diventi uno scenario abituale per il lavoro in team e l’interazione con file di ogni tipo. Per chi è abituato a eseguire questa procedura quotidianamente è facile, ma non fa mai male ricordarla per dimostrarne la semplicità

Aggiungere il documento alla piattaforma abituale

Indipendentemente dallo strumento scelto, copiare e incollare o trascinare i file è l’opzione abituale quando si vuole creare un documento offline e trasmetterlo al resto del team una volta che è stato completamente o parzialmente sviluppato. In questo modo, vengono condivisi i file lavorati in precedenza.

Creare un nuovo documento dall’interno dello strumento stesso

D’altra parte, è sempre più frequente iniziare il processo direttamente all’interno dello strumento. In altre parole, il file viene creato sulla piattaforma stessa e i membri del team possono interagire con esso fin dall’inizio, anche se è possibile eseguire questa operazione individualmente e lavorare sul documento da soli.

Includere gli altri membri del team di lavoro

In ogni caso, se si vuole che diversi dipendenti partecipino allo sviluppo dello stesso file, chi lo crea deve condividerlo con il team concedendo delle autorizzazioni. In questo senso, è essenziale determinare quali membri debbano interagire con ogni documento per gestirlo nel modo più efficiente possibile.

Impostare le autorizzazioni per ciascuno di essi

A questo punto, la maggior parte delle piattaforme offre la possibilità di integrare diversi ruoli, come quello relativo all’editing, alla lettura, alla correzione di bozze o di scrivere commenti e suggerimenti in parallelo senza manipolare le informazioni presenti sul documento. Anche in questo caso, è essenziale una chiara assegnazione delle responsabilità e dei compiti.

Comunicare la creazione del documento

Oltre alla condivisione file, una delle chiavi del lavoro in team è la comunicazione. In genere, le stesse piattaforme di gestione di file condivisi basate sul cloud offrono la possibilità di generare avvisi automatici quando si condividono i documenti, un automatismo che, per quanto minimo possa sembrare, è un piccolo passo verso l’efficienza operativa.

Lavorare online contemporaneamente

Scopo del caricamento dei documenti nel cloud e della loro condivisione con altri membri del team è quello di lavorare all’unisono sullo stesso file, nello stesso momento o in differita e, naturalmente, da qualsiasi luogo. In questo modo si riduce la necessità di comunicazione e di spiegazione tra i dipendenti, perché le prestazioni di ciascuno di loro possono essere visualizzate in ogni momento.

Perché condividere i file nel cloud?

È sufficiente concentrarsi sul processo appena illustrato per comprendere i vantaggi della condivisione file nel cloud. Ma perché questa metodologia dovrebbe essere comune nelle organizzazioni e nei team abituati a lavorare con le informazioni? Perché è abitudine che più individui interagiscano con esse, il che porta a diversi vantaggi da tenere in considerazione:

Accessibilità per tutto il team

Caricare i documenti nel cloud significa che tutti i membri del team possono accedervi per lavoro, a condizione che abbiano ricevuto le autorizzazioni appropriate per farlo. In questo modo, si evita l’invio di e-mail, dispendioso in termini di tempo, la duplicazione dei file e gli intervalli di tempo tra un’azione e l’altra.

Eliminazione delle barriere temporali e spaziali

A proposito di temporalità, questa è una delle caratteristiche principali del lavoro con le piattaforme cloud: non ci sono limiti temporali o spaziali, in quanto tutti i dipendenti possono interagire con il documento in qualsiasi momento e da ogni luogo, non solo perché non si tratta di un file fisico, ma anche perché non è necessario che si trovi sul proprio dispositivo.

Aumento dell’efficienza produttiva

L’eliminazione di compiti ripetitivi, che si risolvono in automatico grazie alla possibilità di condividere file nel cloud, ha portato a un significativo aumento dell’efficienza. Grazie a questa evoluzione sono scomparse numerose comunicazioni inefficienti, molto più lente e, soprattutto, dispendiose in termini di tempo nei processi davvero rilevanti.

Miglioramento della comunicazione nei team

Mantenere i canali di comunicazione abituali per lo scambio di messaggi di maggiore importanza, mentre quelli relativi al processo di lavoro vengono registrati nel documento, ha fatto sì che la comunicazione tra i team sia molto più fluida ed efficace. Eliminando un compito spesso noioso, aumentiamo anche la motivazione dei dipendenti.

Riduzione delle perdite di tempo

Una delle ragioni di questo aumento di efficienza è l’eliminazione delle perdite di tempo, che fino all’avvento di questi strumenti erano completamente standardizzate. La condivisione di file online permette di focalizzare il lavoro sul documento stesso e non su attività esterne come correzioni, comunicazioni eccessive, spiegazioni o condivisione di altri file.

Monitoraggio più semplice per la supervisione

Anche la supervisione dei progetti trae vantaggio dal cloud. La persona incaricata di coordinare, dirigere e gestire qualsiasi processo deve anche essere parte attiva per quanto riguarda i documenti, per i quali in molti casi ne è persino il creatore e il possessore. In ogni caso, anche il monitoraggio del lavoro è più efficiente in questi ambienti.

Organizzazione

Il fatto che ogni file si trovi nello stesso posto per tutti gli utenti, organizzato gerarchicamente secondo le metodologie di lavoro abituali del team, è uno dei principali vantaggi del caricamento dei documenti nel cloud e della loro condivisione. Infatti, è una delle ragioni della riduzione delle perdite di tempo.

Rispetto delle date di consegna

Visibilità e monitoraggio costante da parte del project manager – anche in molti casi, anche da parte del cliente – consentono di tenere conto dei ritmi di lavoro e di adattare di conseguenza la data di completamento. Allo stesso tempo, questo monitoraggio spesso si trasforma in un ulteriore impulso alla produttività dei team.

L’importanza di scegliere lo strumento giusto per il caricamento dei documenti

Ora che sono stati chiariti i vantaggi della condivisione file nel cloud, è bene sottolineare che il loro sfruttamento dipende in larga misura dalla scelta della piattaforma. È essenziale che gli strumenti siano adeguati alle esigenze dell’azienda e che combinino il maggior numero possibile di funzionalità, affinché l’investimento sia davvero vantaggioso per l’impresa.

Slack semplifica il processo di condivisione file

Uno dei principali vantaggi di Slack come piattaforma di comunicazione risiede nella sua capacità di combinare diversi strumenti per la condivisione file nel cloud. In questo modo, indipendentemente dalla soluzione scelta da ciascun team di lavoro, tutto può essere gestito dallo stesso luogo in modo molto più efficiente.

D’altra parte, il caricamento dei documenti è molto più semplice per i team di lavoro, poiché ogni azione viene notificata automaticamente tramite Slack a tutti i membri che lavorano sul file, riducendo così i tempi di conversazione o le riunioni inutili. In breve, è un modo molto più agile e veloce di gestire i documenti.