近年、働き方改革や従業員のメンタルヘルスケアとともに注目度が高まっているのが、「職場環境改善」です。一口に職場環境改善といっても、その内容は、オフィスの物理的な環境から労働時間、職場の人間関係まで多岐にわたります。そのため、何からどうやって改善すれば良いのだろうかと戸惑ってしまうケースも多いかもしれません。
働きやすい快適な職場環境づくりは、企業の務めともいえますが、そもそも職場環境改善とはどのようなことを指すのでしょうか。この記事では、職場環境の定義や、職場環境改善によって得られる効果のほか、具体的な改善方法などについて解説します。
職場環境に含まれる要素
職場環境改善を考える前に、まず、職場環境とは何を指すのかを知っておく必要があります。職場環境とは、職場で働く従業員を取り巻くあらゆる環境のことで、主に下記のような要素で構成されています。
物理的環境
物理的環境とは、オフィス空間におけるエアコンの温度設定や照明の明るさのほか、トイレや更衣室といった設備などを指します。また、騒音対策や有害物質対応、受動喫煙の防止などの要素も、物理的環境に含まれます。
これらがどの程度の範囲であれば適切といえるかは、その場所で行う作業の内容によって異なります。
人間工学的な側面
作業スペースや作業姿勢、資材の取扱方法などに関する内容は、人間工学的側面における職場環境にあたります。
従業員が仕事をしやすいようなさまざまな工夫が求められますが、具体的には、作業場所のレイアウトや作業台の配置、パソコンや機器などの使いやすさが挙げられます。
また、作業に関わる指示内容をわかりやすく表示したり、心身に負担をかける過密作業を避けたりすることなども必要です。
人間関係
職場の人間関係は、従業員の働きやすさやストレス状態に大きな影響を与えます。円滑なコミュニケーションができて上司や同僚に相談しやすい環境であれば、従業員がモチベーションを保ちながら意欲的に仕事に取り組むことができるでしょう。
反対に、コミュニケーション不足で報告・連絡・相談が滞るような環境では、業務の進行にも悪影響を及ぼしてしまいます。
飲み会や雑談が頻繁に行われていると人間関係が良好だと思われがちですが、一概にそうとも言い切れません。従業員によっては、このような業務外の関わりにストレスを感じることもあるため、注意が必要です。
仕事内容
仕事の負荷や裁量権も、職場環境を構成する要素のひとつです。従業員の経験やスキルを考慮して、適した仕事を任せなければ、従業員が業務に対するモチベーションを維持したり、高いパフォーマンスを発揮したりすることは難しいでしょう。
また、業務の難度や業務量に無理がある場合、残業の恒常化を招く原因になります。適材適所の配置を行い、休日や休暇が十分取れるようにすることも、職場環境の要素に含まれます。
職場環境を改善することで得られる効果
労働安全衛生法の第三条には、事業者の責務として、「快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて職場における労働者の安全と健康を確保しなければならない」とあります。職場環境の改善は、企業の義務といっても過言ではないのです。
加えて、職場環境の改善を行うことで、企業はさまざまなメリットを得られます。職場環境改善によって期待できる効果について見ていきましょう。
従業員のストレス軽減
作業がしにくい室内環境や多すぎる仕事量、ぎくしゃくした人間関係などは、従業員の心身に大きなストレスを与えます。
これらの職場環境を改善することで、従業員が感じるストレスを軽減させることが可能です。ストレスのかかる状態が続くと、パフォーマンスの低下やミスの増加だけではなく、従業員本人のメンタルヘルスの不調にもつながります。
ストレスの要因となるような職場環境は、いち早く改善を進めるべきでしょう。
人間関係の改善
職場環境の改善に取り組むことで社内のコミュニケーションが活性化し、良好な人間関係の構築につながります。職場環境改善には、上司や同僚とコミュニケーションがとりやすい環境の整備も含まれるため、改善によって情報共有がスムーズになり、仕事の質の向上といったメリットも期待できます。
部署の垣根を越えたコミュニケーションによって、新しいアイデアやイノベーションが生まれることもあるかもしれません。
また、従業員にとって、ストレスの主な要因になるのが、職場の人間関係です。人間関係が改善されれば従業員のストレスも軽減し、職場内の雰囲気も改善されやすくなります。
作業効率の向上
物理的環境や人間工学的側面における職場環境の改善を行うと、心身ともに負担が少なく、作業のしやすい職場づくりを目指すことが可能です。
また、職場環境改善により社内の人間関係が良好になり、従業員のストレス要因が減ることは、職場の風通しが良くなるだけではなく、作業効率が上がることにもつながります。
快適で働きやすい環境は、従業員のモチベーションや生産性の向上に貢献するでしょう。
離職率の低下
職場環境の改善によって、適切な業務体制や評価制度などが整うと、従業員は安心して仕事に打ち込めるようになります。安心して働ける職場では従業員の満足度やエンゲージメントが高まり、人材が定着しやすくなるでしょう。このような好循環が、離職率の低下へとつながっていくのです。
なお、従業員が離職して新たな雇用が必要になると、採用コストや育成コストといった費用負担も発生します。職場環境の改善は、このようなリスクを防ぐメリットもあるといえます。
職場環境を改善するポイントとは？
職場環境改善の重要性は理解していても、いざ実践しようとすると、何から手をつけたらいいのかわからないということもあるかもしれません。
ここからは、職場環境を改善するための具体的なポイントについて解説していきます。
コミュニケーションの活性化
職場環境の改善を図る時、まず取り組みたいのが社内コミュニケーションの活性化です。従業員のストレスや作業効率の低下、業務トラブルなど、働きやすさを妨げる多くの課題の要因には、コミュニケーション不足が関わっていることが多いためです。
コミュニケーションを活性化させるには、固定席を廃止してフリーアドレス制を導入したり、休憩や食事に利用できるフリースペースを設置したりする方法があります。職場の実態を把握するため、現場で感じていることや、どのような点を改善すべきかなど、従業員にアンケートを実施するのもいいでしょう。
作業環境を整える
従業員が集中して仕事に取り組めるように、作業環境（オフィス）を整備しましょう。整理整頓され、清潔感のあるオフィス環境を作るには、空調の温度設定が適切かどうか、照明は作業しやすい明るさかどうかといったことにも配慮が必要です。
また、ネット環境をはじめ、作業に必要な備品や機器などをそろえ、必要に応じて従業員に配布します。作業場所以外にも、快適で衛生的なトイレの確保や、ゆっくりとくつろげる休憩場所なども、大切な改善ポイントです。
勤務制度を整える
従業員のニーズに合わせた働き方に柔軟に対応したり、法律で定められている福利厚生以外の制度を充実させたりすることも、快適で働きやすい職場環境につながります。
ただし、いくら制度を整えても、実際に利用しづらいようでは意味がありません。休暇や研修などの制度が適切に運用されるように、企業からの働きかけも必要です。
業務や業務量の適切化
従業員のスキルに対して難度が高すぎる、または低すぎる業務や、定められた労働時間内では終わらない過大な業務量などは、見直しを行う必要があります。
業務の役割分担を適正に行ったら、責任の所在を明確にしておくことも重要です。業務の進め方や手順について、個人やチームの裁量範囲を増やしたり調整したりすることも、職場環境改善のひとつです。
特に繁忙期などは、特定の部署や人に作業が集中しないように配慮し、人員や業務量の最適化を行いましょう。
人事評価の適切化
不適切または不透明な人事評価は、従業員のモチベーション低下を招きます。適切で公平性の高い人事評価と、評価の結果が正しく反映される報酬制度の構築は、安心で快適な職場環境の条件のひとつです。
人事評価においては、能力や実績にもとづく評価を、従業員自身が納得できる形で受け取れるようにすることが大切です。評価制度は必要に応じて見直し、ブラッシュアップを重ねていきましょう。
正しいストレスチェックの実施
ストレスチェックとは、従業員自身のストレスへの気づきを促し、メンタルヘルス不調のリスクを低減させることを目的に実施する検査です。
2015年に労働安全衛生法が改正され、常時 50 人以上の労働者がいる事業場（職場）では、毎年1回のストレスチェックの実施が義務付けられています。労働者が50人未満の事業場では努力義務とされていますが、従業員のメンタルヘルス対策として、できるだけ実施することが望ましいとされています。
ストレスチェックの結果を集計・分析すると、高ストレス者の多い部署が明らかになります。ストレスチェックを正しく実施・評価し、従業員本人のセルフケアを促すとともに、職場環境の改善に役立てることが重要です。
ライフワークバランスを考慮した働き方の導入
職場環境を改善するには、ライフワークバランスに配慮した業務体制の整備が求められます。
近年ではリモートワーク（テレワーク）や時短勤務、フレックス制度など、働き方の選択肢も増えています。時間や場所にとらわれない働き方を選べることは、職場環境の良し悪しを左右する大きなポイントになるでしょう。
ライフワークバランスの推進は従業員エンゲージメントの向上にもつながり、業務効率や生産性、人材定着率をアップさせる効果も期待できます。
業務に合ったビジネスツールの導入
ビジネスツールの活用によって無駄な作業や手間を削減すれば、職場環境の快適さは格段に向上します。
ビジネスツールには、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツール、スケジュール管理ツール、コミュニケーションツールなど、さまざまな機能と種類があります。
「業務に適しているか」「誰もが使いやすいか」といったポイントを踏まえて、自社に合ったビジネスツールを選びましょう。
企業内や部署内のコミュニケーションを活発にする
社内の活発なコミュニケーションを促すには、コミュニケーションツールの導入が効果的です。
ビジネスコミュニケーションツールとして知られている Slack は、グループチャット、 1 対 1 でのメッセージのやりとり、映像と音声でコミュニケーションを行えるビデオ会議など、多彩なコミュニケーション機能で社内のコミュニケーションを円滑化・活性化させることができます。
リモートワークなどで従業員同士が直接顔を合わせる機会が減少しても、このようなツールを活用すればスムーズなコミュニケーションが可能です。
職場環境を改善する際の注意点
職場環境改善は、ただ闇雲に進めればいいというわけではありません。職場環境の改善に取り組む際には、下記の点に注意しましょう。
改善の方法によっては、改悪になる可能性もある
職場環境の改善を行っても、一朝一夕には効果は表れません。加えて、改善の方法によっては、一時的に不利益が生じる可能性もあります。
なぜなら、従業員の考え方や好みは一人ひとり異なり、快適だと感じる環境には個人差があるからです。
例えば、空調温度ひとつとっても、同じ設定温度で、暑すぎると感じる人もいれば、寒さを感じる人もいるでしょう。また、人によっては変化を嫌い、改善したことがかえってストレスになってしまうケースも考えられます。
職場環境の改善は、従業員にとって不公平さが生じるものであってはいけません。改善した箇所については注意深く分析と検証を重ね、必要に応じて個別の配慮を行うことも大切です。
継続できる改善計画を立案する
職場環境改善は、長期的な計画のもとに取り組まないと、なかなか思うような成果は出にくいものです。
改善を行ってすぐに効果が感じられないと、「改善の意味はあるのだろうか」「以前のままの方がよかったのではないか」など、ネガティブな考えが浮かんでしまうこともあります。
職場環境を改善する担当者のモチベーション低下を防ぐためにも、改善内容によって即効性のないものもあることをあらかじめ確認しておきましょう。そのためにも前提として、組織全体で長期的に継続できる改善計画を立てる必要があります。
適切な職場環境改善は従業員のモチベーションアップにつながる
企業には、従業員の心身の健康と職場環境に配慮する義務があります。同時に、職場環境を改善することで、従業員のモチベーションアップや業務効率の向上といった多くのメリットも得られるでしょう。
また、職場環境を適切な状態に改善することは、従業員のストレスを軽減することにもつながります。職場環境改善に向けて、職場のコミュニケーションを円滑化するには、 Slack のようなコミュニケーションツールを活用するのが効果的です。
企業の将来的な成長を目指すためにも、従業員が気持ち良く快適に働ける職場環境づくりを進めましょう。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。