リモートワーク時代のコミュニケーションとは?課題や解決策を解説
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リモートワーク時代のコミュニケーションとは?課題や解決策を解説

コロナ禍を経て増加したリモートワーク(テレワーク)。リモートワークの普及率や今後の展望のほか、リモートワークが抱える課題と解決策について解説します。

Slack チーム一同作成2022年5月25日

新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革を受け、新たなワークスタイルとして定着しつつあるリモートワーク(テレワーク)。リモートワークの普及はさまざまなメリットをもたらす一方で、「コミュニケーションのとりづらさ」や「従業員が孤独感を感じてしまう」といった問題も顕在化し、新たな課題も見えてきました。

ここでは、リモートワークの普及率や今後の展望のほか、リモートワークが抱える課題と解決策について解説します。

リモートワークの現状

まずは、ワークスタイルの多様化やコロナ禍の感染リスク対策などを背景に、当たり前の働き方となったリモートワークの現状について確認しておきましょう。

厚生労働省が 2020 年に発表した第 1-3 回「新型コロナ対策のための全国調査」によると、リモートワークの普及率は全国平均で約 27 %ですが、地域によって導入率が異なります。また、総務省が 2021 年に発表した「テレワークの実施状況」の業種別テレワーク実施率によると、最も導入が進んでいる情報通信業では 54 %に達するものの、医療や介護、宿泊・飲食、運輸、郵便などの業種では、低い水準にとどまっています。

このように、リモートワークの導入状況は、地域や業種によって開きがあるようです。

首都圏では 2.5 人に 1 人がリモートワークを実践

国土交通省が発表した「令和 3 年度 テレワーク人口実態調査」によれば、企業に属する「雇用型テレワーカー」の割合は 27.0 %、フリーランスなどの「自営型テレワーカー」の割合は 27.3 %で、リモートワークの普及が進んでいることを示しています。

なお、首都圏(東京都、埼玉県、千葉県、神奈川県)における雇用型テレワーカーの割合は 42.1 %、自営型テレワーカーの割合は 38.7 %となっており、約 2.5 人に 1 人がリモートワークを行っている計算となります。

雇用型テレ和0ーカーの割合
自営型テレワーカーの割合

引用:国土交通省「令和 3 年度 テレワーク人口実態調査(令和43月)

リモートワークは働き方改革として今後も普及が見込まれる

リモートワークが急速に浸透した背景には、コロナ禍の感染リスク対策として企業や団体などが導入を進めたことに加え、「働き方改革」による後押しも少なくありません。

政府が主導する働き方改革とは、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「育児や介護との両立などといった、働き手のニーズの多様化」などの社会環境の変化に対応するため、すべての働き手にとって働きやすい労働環境構築を目指すものです。

このような背景から、企業は従業員の多様な働き方を支援するべく、フレックスタイム制度、育休・産休、育児期間中の時短勤務制度などとともに、リモートワークの導入も進めています。

コロナ禍における感染リスク対策と働き方改革。近年、リモートワークが急速に普及した背景には、この 2 つが大きな要因となっていることは間違いないでしょう。

リモートワークのメリット

リモートワークは、オフィスに人が密集することを回避し感染リスクを低減する効果や、多様な働き方の実現以外にも、さまざまなメリットがあります。

例えば、「通勤のわずらわしさから解放される」「働く時間や環境に自由度がある」「終業時間になったらすっぱりと仕事を終えられるので、プライベートの時間が増える」といった働き手のメリットはもちろん、「通勤費、出張費のコストを削減できる」「場所にとらわれない人材の雇用と活用機会が増える」「生産性や業務効率の向上」など企業側のメリットもあります。

また、リモートワーク導入によって企業全体のデジタル化が推進され、先進的な企業としてイメージアップにつながる場合もあるでしょう。リモートワークが働き方として定着すれば、コロナ禍や災害などの緊急時でも業務遂行ができるため、事業継続性の維持にも有用です。

リモートワークの課題や問題点

リモートワークが浸透しつつあるというものの、導入に向かない業種があるのも事実です。

例えば、リアルに人と接することが前提の販売職や医療・介護・福祉サービス、飲食サービスなどが挙げられます。さらに、製造や輸送、建設、運搬など、実際に現場に出向いて作業を行う業種は、そもそもリモートワークに向かず、導入自体が困難です。

リモートワークで孤独や不安にさいなまれる従業員も

リモートワークが増えると、コミュニケーションの質や量が変化して、戸惑う人も多くいます。オフィスに出社すれば、チームメンバーとの世間話、ランチなどで交流する機会が多くありますが、リモートワークのみだとこうした交流が少なくなりがちです。

そのため、自宅で PC に向かって業務をこなしていても、なんとなく違和感がある。これは、オフィスでの取るに足らない雑談が、業務を行う上でも大切だということにほかなりません。

リモートワークではこれまで当たり前だった仲間との交流が減るため、人によっては寂しさを感じる場合もあります。交流が少なく孤独を感じるのは、「つながりを持ちたい」という人間の根本的な欲求が損なわれるということ。リモートワークが原因で気分が落ち込んだり、不安な気持ちになったりして、「出社型勤務のほうが性に合っている」と感じる人もいるようです。

もちろん、通勤のわずらわしさや人間関係から解放されるメリットのほうが大きいと感じる人もいますので、何を優先するかは組織ごとに見極めが必要です。

リアルなコミュニケーションのほうが良いと感じる場合も

オフィスで仲間と顔を合わせて仕事をするほうが、やりやすいと感じる人もいるのも事実です。

例えば、経験の浅い若い社員の中には自己管理に慣れておらず、一人で業務をこなすことにハードルの高さを感じる人もいます。こういうタイプの人は、上司や同僚がそばにいて相談しやすい環境に身を置くことに安心感を持つはずです。一方、マネージャーの立場なら、今までそばで見ていたチームメンバーをリモートワークでどう管理し評価するか、戸惑う人もいるでしょう。

成果物の可否だけでなく、さまざまな状況判断を通して業務進行する人にとっては、リアルなコミュニケーションのほうが適している場合もあります。

リモートワークにおけるコミュニケーション不足の解決策

リモートワークが原因で起こるコミュニケーションの不足にはどんな解決策があるのでしょうか。コミュニケーション不足解消対策やコミュニケーションツール活用の観点から考察してみましょう。

業務外でのコミュニケーション機会を設ける

オフィスに出社すれば、ランチタイムやコーヒーブレイク、各種社内イベントなどを通じて仲間との親睦を深め合う機会が豊富にあります。しかし、リモートワークではそうした機会が少なく、結果としてコミュニケーション不足に陥ってしまいます。

リモートワークにおいても、コミュニケーションツールを利用してコーヒーブレイクやオンライン飲み会を積極的に開催し、業務以外で仲間と交流を深めるのもいいでしょう。離れた仲間となごやかに交流できれば親しみを感じ、業務時とは違った人柄や良さを知ることで、仲間意識の高まりも期待できます。

業務以外のオンラインミーティング開催で大切なのは、「自由参加にする」ことです。強制参加にすると、業務の一環として命令されているような気持ちになり、不満を持つ人がいるためです。

業務スタイルに適したコミュニケーションツールを採用する

どのコミュニケーションツールをどのようなやりとりに使うのか。ツールは、その特性を見極めて選ぶことも大切です。例えば、メールや電話といった旧来のコミュニケーションツールは、対外的に用いることが多く、かしこまったやりとりとなる傾向があります。

Slack などのビジネスチャットツールや、 Zoom などのウェブ会議ツールを用いれば、会議中の資料共有が容易になり、 1 対 1 だけでなく 1 対多や多対多のコミュニケーションも可能で意思疎通がスムーズです。現状、電話や FAX 、メールだけで業務を行っている場合は、コミュニケーションツールの導入で格段にコミュニケーションの質が向上するかもしれません。

コミュニケーションツールを効果的に活用する

ビジネスチャットツールやウェブ会議ツールには、便利な機能が多数搭載されており、うまく活用すればコミュニケーション不足の解消に役立ちます。

例えば、ビジネスチャットツールの Slack には、チーム内でのコミュニケーションに適した「グループチャット」、スレッド内で特定の相手に話しかける「メンション」、少人数でのコミュニケーションに最適な「ダイレクトメッセージ」など、さまざまな機能があります。

チャットでは、テキストだけでなく絵文字やスタンプも利用できるため、くだけた会話も可能です。こうした軽い会話は、リアルな交流に近いリラックス感があるのも大きなメリットだといえるでしょう。

また、コミュニケーションツールの多くは、会議運営に役立つ機能があります。「ファイル共有機能」を使えば会議中に資料を配布したり、資料を PC のモニターで共有しながらプレゼンしたりすることができ、口頭のみの説明より相互理解が容易で、業務効率化の面でも有益です。

コミュニケーションツール導入の成功事例

リモートワークを導入しにくい業種でも、ビジネスコミュニケーションツールを導入することで業務効率を大きく向上できる場合があります。

創業 130 年以上の歴史を持つ株式会社カクイチは、これまでメールや電話、 FAX 、口頭といった旧来型のコミュニケーション方法を業務で用いていました。しかし、「 1 対 1 の会話しかできない」「その場に居合わせた当事者同士しか会話に参加できない」という問題を認識していたそうです。

そこで、ビジネスチャットツールの Slack を導入したところ、「 1 対多」のコミュニケーションが可能になるのと同時に、コミュニケーションのログ機能により、それまでのコミュニケーションの過程が視覚化されたため、業務に携わるメンバーがいつでも会話に途中参加できるように。結果として、組織全体の情報共有が促進され、意思決定のスピードが上がったそうです。

このように、今ある課題に適切なコミュニケーションツールを選んで対応することで、リモートワークにおけるコミュニケーション不足だけでなく、ビジネスのさまざまな課題を解決できる場合があります。

ビジネスチャットツールで、リモートワークのコミュニケーションが向上を

新たなワークスタイルとして定着しつつあるリモートワークには多くのメリットがあります。しかし、「コミュニケーションのとりづらさ」や「従業員が孤独感を感じてしまう」という課題の解決が急務であることもわかってきました。

このようなリモートワークにおけるコミュニケーションの課題や、ビジネス上のコミュニケーション課題を改善するには、既存の業務スタイルやコミュニケーションの傾向を分析し、最適なウェブ会議ツールやビジネスチャットツールなどの導入を検討しましょう。コミュニケーションの質が上がれば業務効率も上がり、より良い職場環境づくりにもつながっていくはずです。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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