体調不良など、何らかの理由で欠勤・遅刻する際、その旨を勤怠連絡する必要があります。無断での欠勤や遅刻は、上司や同僚、後輩などに迷惑をかける可能性がありますから、絶対に避けなくてはなりません。
今回は、勤怠連絡にメールを使う場合のポイントについて解説します。また、ビジネスツールを使った勤怠連絡の方法やメリットについても見ていきましょう。
そもそも勤怠とはどういう意味？
勤怠とは、「出勤」と「欠勤」を表す言葉です。ですが、出勤するのが大前提ですので、勤怠連絡という言葉は、主に欠勤や遅刻など「本来の勤務日に出勤できない理由」を連絡する際に使用する言葉です。
なお、勤怠管理は、指定された勤務日に間違いなく出勤を確認し、その事実を記録しておくという意味で使われます。
勤怠連絡は法律上も必要？
遅刻や欠勤をすれば、上司や同僚、取引先などに迷惑をかける可能性が高いので、業務としての勤怠連絡の必要性は、誰しもが理解できるでしょう。しかし、勤怠連絡は、法律上のルールにも大きく関わってきます。
欠勤や遅刻をした際の給与の扱いは、就業規定に記載されているはずです。従業員が欠勤・遅刻した際は、ルールに従って給与を調整したり、出勤日数の記録に反映させたりしなくてはなりません。また、従業員の勤怠に関する記録は、 3 年間保管することが労働基準法で定められています。こうした管理をきちんと行い、ルールどおりに運用していくためにも、勤怠連絡が必要とされているのです。
勤怠連絡にはどのような方法がある？
勤怠連絡は、どのような手段で行うのが良いのでしょうか。勤怠連絡を行う方法として、よく使われているのは「電話」と「メール」です。しかし、どちらの方法が良いかは、ケースバイケースです。どのように電話・メールを使い分ければいいのかを整理しておきましょう。
電話
欠勤や遅刻によって業務に差し障りがある場合は、確実に用件が伝わる電話で連絡するのがマナーです。電話は双方向でやりとりができるうえ、電話口の相手に伝わったかどうかを確認できます。勤怠連絡は主に直属の上司に対して行うケースが多いはずですが、上司の側が確認したり、聞いたりしたいことがあれば、その場で解決できる点も電話ならではのメリットです。
メール
企業によっては、勤怠連絡をメールで行うのがルールの場合もあります。必ずしもルールではない企業の場合でも、体調不良などで声が出ない時などは、電話よりもメールが適しているでしょう。
また、欠勤が複数日にわたる場合、業務の引継ぎなどの連絡事項が多くなる可能性があります。用件が複数ある場合は、箇条書きで整理してメールに記載したほうが相手にとって理解しやすく、後で見返しもしやすいはずです。
勤怠連絡をメールでする時のポイント
勤怠連絡をメールでする場合、電話のように双方向でのコミュニケーションが成立しませんので、あらかじめ必要になりそうな欠勤時の対応方法などを、できるだけ伝える必要があります。その際、どのような点を押さえておけば良いのでしょうか。特に重要なポイントをご紹介します。
なるべく早く送信する
メールは電話とは違い、受け取った相手がいつ確認するか不明確です。勤務開始時刻の直前に欠勤や遅刻をメールで伝えても、すぐに確認してもらえない可能性が高いでしょう。メールは時間に余裕がある場合の連絡手段と捉え、欠勤や遅刻が判明した時点ですぐに送る必要があります。
急な事情で欠勤・遅刻する場合は、メールではなく電話を使うほうが賢明です。自分自身にとって便利な連絡手段かどうかではなく、相手にとって負担の少ない連絡手段を選びましょう。
用件がわかる件名にする
メールを受信した相手がひと目でわかる用件にすることは、非常に重要です。例えば、「ご連絡」など内容がわからない件名にすると、他のメールに紛れてしまう可能性がありますし、開封が後回しになるかもしれません。勤怠に関する連絡であるとすぐにわかるよう、「欠勤連絡」「本日はお休みします」など、件名に用件を簡潔に記載しましょう。
シンプルでわかりやすい文章にする
勤怠連絡の目的は、欠勤・遅刻するという事実を伝えるためです。相手が必要としている情報を簡潔にわかりやすく記載しましょう。例えば体調不良の場合、「昨晩から熱が出始め、今朝体温を測ったところ 38℃ あったため…」などと経緯を長々と書くと用件がわかりにくくなってしまいます。相手が知りたいのは欠勤・遅刻する事実とその（簡潔な）理由ですので、「体調不良のため」「発熱のため」といった書き方で十分です。業務の引継ぎが必要な場合も、できるだけポイントを絞ってシンプルに書きましょう。
出勤予定日を明記する
勤怠連絡を受けた上司にとって、「なぜ休むのか」だけでなく「次はいつ出勤できるのか」は、確認しておきたいポイントです。そこで「明日は出勤予定です」など、現時点での明日以降の予定を伝えましょう。出勤予定が不明の場合は、「本日、病院で診察を受けて再度ご連絡いたします」といった一言を添える必要があります。
業務で引継ぎがある場合はその旨を明記する
欠勤する当日にやっておくべき業務があれば、他の従業員が代わりに担当する必要があります。当日の予定と対応の必要がある業務を記載し、欠勤したことで業務が大きく混乱しないように配慮しましょう。有給休暇など事前に決まっていた休日の場合は、業務を誰に引き継いだのかを伝えておくとより親切です。
緊急時の連絡方法を記載する
重大なトラブルが発生した場合など、緊急時に連絡をとるための手段をメールに記載しましょう。携帯電話番号がベストですが、メールをすぐに確認できる場合はメールアドレスでも構いません。病院にかかる場合など、電話に出られない時間帯があるようなら、その旨を記載しておきます。
宛先に配慮する
勤怠連絡の宛先は基本的に直属の上司ですが、業務の引継ぎがある場合は引き継ぐ相手もCCなどに入れておくといいでしょう。メールを受け取った上司が、代わりの担当者にメールを転送する必要がなくなり、負担を軽減できるからです。また、他部署にも関係者がいるようなら、メールの宛先に加えておくと不在の旨を伝えます。
ビジネスツールを利用した勤怠連絡のメリット
勤怠連絡は電話やメールの他、コミュニケーションツールやチャットツールで行う方法もあります。各種ツールを活用する主なメリットは、次のとおりです。
電話やメールよりも手間がかからない
チャットツールは用件を手短に伝えやすので、電話やメールと比べると送受信する双方にとって負担の少ない連絡手段です。メールよりも新着メッセージを即時確認しやすく、用件が伝わるまでのタイムラグを最小限に抑えられます。
また、スタンプなどの機能を活用すれば、メッセージを確認したことを少ないアクションで伝えやすいでしょう。手間や負担を軽減できるという点で、チャットツールは優れた連絡手段といえます。
要点を押さえやすい
あらかじめ勤怠連絡用のフォーマットを作成しておけば、要点を押さえて連絡事項を送りやすいでしょう。当日の To-Do リストを準備しておけば、チャット上で To-Do リストを共有するだけで、業務の引継ぎに役立つ場合もあります。必要な資料などがあれば、チャットに添付することも可能です。要点を押さえて勤怠連絡を行うためにも、チャットツールは便利な連絡手段といえます。
後から見返しやすい
チャットツールは会話の履歴が残るため、後からやりとりを見返しやすいというメリットがあります。目的のキーワードでメッセージを検索できるなど、メールと比べて情報が散逸しにくく、検索性に優れています。業務の引継ぎが必要な場合にも、過去のメッセージを引用すれば、わかりやすく伝えられるでしょう。
複数人とのやりとりが簡単
チームや担当業務ごとに専用のグループチャットを作っておくと、複数人でのやりとりができます。日頃から連絡をとり合う必要のあるメンバーをグループに追加しておけば、急いでいる時にも誤送信などのリスクを下げられるでしょう。複数人での情報共有がしやすく、勤怠連絡にも便利に活用できるのがチャットツールの特徴です。
Slack なら勤怠連絡もスムーズ
勤怠連絡をはじめ、さまざまな業務連絡をスムーズに行うためのツールとして、ビジネスチャットとしても知られる Slack を活用してみてはいかがでしょうか。 Slack の主な特徴と活用するメリットについてご紹介します。
状況に応じた使い分けがメールよりも簡単
Slack ではダイレクトメッセージの他、グループチャットを活用することで状況に応じた使い分けが簡単にできます。伝えるべき情報に合わせてグループを選択すれば良いため、メールと比べて誤送信の不安も軽減できるでしょう。あらかじめ目的に応じてグループを作成しておけば、勤怠連絡をより手軽かつ短時間で行えます。
セキュリティが高いため情報漏洩のリスクを抑えられる
Slack のセキュリティレベルはグローバルスタンダードですので、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。情報共有の他、ファイル共有や業務引継ぎを安全に行えるでしょう。新たにツールを導入する際、コンプライアンスやセキュリティガイドラインに配慮する必要がありますが、 Slack の堅牢なセキュリティであれば安心して導入・活用できます。
ハドルミーティングやウェブ会議機能も使える
Slack で活用できるのは、チャット機能だけではありません。ハドルミーティングやビデオ会議機能も備えていますので、資料の共有と口頭説明を組み合わせて業務引継ぎを進められます。メールなど文字だけのやりとりで伝える場合と比べて、よりわかりやすく正確なニュアンスで引継ぎができるでしょう。
勤怠連絡にはビジネスツールがおすすめ
勤怠連絡は、欠勤や遅刻の際には必須です。不在となることで勤務先や取引先が混乱しないよう、可能な限り早く手短に伝えます。今回解説したポイントを参考に、適切な方法と伝え方で勤怠連絡を行いましょう。
勤怠連絡のように早く簡潔にメッセージを伝えたいシーンでは、ビジネスツールを活用するのがおすすめです。ビジネスツールで連絡をスムーズにとり合い、コミュニケーションの負担を最小限に抑えてみてはいかがでしょうか。勤怠連絡の手段として、ご紹介した Slack をはじめとするビジネスツールの導入を検討してみてください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。